Gestión de oportunidades de venta en pymes

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¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua! Este artículo trata sobre la gestión de oportunidades de venta en la Casita de MÍA. Una actividad clave del área funcional “mercadeo y ventas”, dentro de la estrategia para la relación con los clientes.

En muchas pymes, a partir de la etapa funcionamiento regular, la gestión de oportunidades de venta demanda recursos y atención. De manera particular, en aquellas empresas en las que es común que las solicitudes de pedidos y servicios se originen a partir de oportunidades.

Por supuesto, hay empresas que en la etapa de funcionamiento regular solo se dedican a producir el bien o servicio y vender, haciendo lo necesario para mantener la facturación. Sin embargo, otras empresas necesitan gestionar las oportunidades de venta para facturar y ganar clientes.

Gestión de oportunidades de venta en pymes

La Casita de MÍA se especializa en venta de productos y servicios relacionado con el chocolate

Gestión de oportunidades de venta en pymes

En diversos artículos de este blog sobre gestión de oportunidades de venta, hemos señalado hasta 7 etapas por los que puede pasar una oportunidad:

  1. Nueva
  2. Propuesta
  3. En negociación
  4. En revisión
  5. Pospuesta
  6. Ganada
  7. Perdida

Es difícil afirmar si estas “etapas” están bien o no. Para algunas empresas probablemente sea la mejor forma de gestionar sus oportunidades de ventas.

Nuestra recomendación es que debes tener solo los estados necesarios, pues para cada uno, hay que dedicar esfuerzo. Y por tanto, deben estar justificados para mantenerlos.

Antes de hablar sobre el caso de La Casita de MÍA y la herramienta que utiliza para realizar la gestión de oportunidades, veamos primero:

  • ¿Qué son las oportunidades?
  • ¿Dónde aparecen en el embudo de ventas?
  • ¿Cuáles son las ventajas de su gestión?

¿Qué son las oportunidades?

La gestión de oportunidades de venta es un proceso que demanda identificación, comunicación y análisis de los clientes interesaos en adquirir nuestros productos o servicios.

El proceso finaliza con el cierre de la venta (oportunidad ganada) o con la declaración de su perdida (oportunidad fallida o perdida).

Tener datos sobre las etapas y el camino recorrido de una oportunidad de venta, genera información para tomar decisiones. Toda gestión implica experiencia que puede ayudar a mejorar el área funcional de mercadeo y ventas.

Una oportunidad de venta es toda aquella posibilidad que tenemos de establecer una relación comercial con un cliente. Demanda, según el tipo de empresa que tengamos, un proceso comercial que finaliza con una venta, cuando es ganada.

¿Dónde aparecen en el embudo de ventas?

Las oportunidades surgen de personas o empresas que tienen interés en nuestros productos o servicios. El nombre común que se les da es leads o clientes potenciales.

Los clientes potenciales pueden ser identificados de muchas formas, a través de diferentes medios. Es un tema del que hemos hablado en otros artículos referidos al embudo de ventas.

La gestión de las oportunidades, por tal razón, exige organizar la fuerza de ventas, asociando los diversos estados o etapas por los que puede pasar. El paso por cada estado permite, en muchos casos, estimar la probabilidad de éxito de que la oportunidad termine en una venta.

Gestión de oportunidades de venta en pymes

Gestión de oportunidades de venta con el CRM Comercial de Platzilla

En el caso de La Casita de MÍA, que se apoya en el CRM Comercial de la plataforma de aplicaciones Platzilla, los conceptos de clientes potenciales y oportunidades tienen similitud.

Un cliente potencial es una persona o empresa que ha “llegado” al CRM, porque ha mostrado interés en el producto o servicio. Para La Casita de MÍA, en particular, está interesado en los productos de chocolate o en los servicios que presta (eventos sociales o formación).

Una “oportunidad” es en lo que se convierte el cliente potencial, al confirmar que tiene interés real en el producto o servicio.

El embudo de ventas

El embudo de ventas no es más que un plan para captar y gestionar clientes, y con esto, conseguir ventas. Involucra, claro está, la gestión de oportunidades de venta.

Muchas son las formas de identificar las etapas que conforman el embudo de ventas. Lo esperado es que cada pyme diseñe su embudo, en función del tipo de producto o servicio que oferta.

Gestión de oportunidades de venta en pymes

Ejemplo de embudo de ventas

Para ilustrar esto de manera fácil, veamos la primera versión que crearon Karla y María Valentina en La Casita de MÍA. Se basaron en 5 fases:

  • 1ra. fase: búsqueda de leads.
  • 2da. fase: identificación y clasificación de leads (prospectos).
  • 3ra. fase: oportunidad (cliente potencial interesado en el producto o servicio).
  • 4ta. fase: calificación (el comercial determina qué tipo de producto o servicio estaría dispuesto a adquirir el cliente. Según el caso, el cierre de la venta puede darse en esta misma etapa).
  • 5ta. fase: cierre (etapa final, en la que el cliente realiza la compra del producto o servicio).

Es común que a una oportunidad se le asigne 2 estados básicos:

  1. Oportunidad en curso. Conocida como oportunidad “viva” (con varios estados)
  2. Oportunidad cerrada. También conocida como oportunidad “muerta” (estados: ganada o perdida)

Las oportunidades en curso son aquellas en las que alguien del equipo de La Casita de MÍA está trabajando actualmente. No se han transformado en venta y por tanto deben ser gestionadas.

Las oportunidades cerradas son aquellas en las que el cliente ya tomó una decisión, dando lugar a una oportunidad ganada o perdida (fallida).

¿Cuáles son las ventajas de su gestión?

Según el tipo de empresa pyme, la gestión de oportunidades puede o no ser un asunto esencial.

Por ejemplo, si las ventas que realiza tu empresa son de mediana o gran magnitud, con procesos que exigen varias semanas, entonces la gestión de oportunidades es clave.

En cualquier caso, se trata de una actividad que genera beneficios como:

  • Mejora la calidad de las reuniones comerciales
  • Disminuye el tiempo de cierre de ventas, por el foco en el proceso
  • Brinda una imagen de profesionalismo y da confianza al cliente
  • Cuando se utiliza una aplicación, como el CRM Comercial de Platzilla, facilita el intercambio de información entre comerciales. El equipo dispone de la “historia” que se está desarrollando o que se desarrolló con el potencial cliente.

En el caso de La Casita de MÍA, parte de sus clientes y potenciales clientes, son otras empresas. En particular, agencias de festejos que subcontratan sus servicios para apoyar en la atención de los asistentes a eventos.

Gestión de oportunidades de venta

Gestión de oportunidades de venta

Las oportunidades son principalmente de servicio de fuentes de chocolate, con apoyo para la decoración de mesas, surtido de frutas y dulces. Además de operarios uniformados y cualificados en reposición constante.

La capacitación: clave para gestionar oportunidades

En La Casita de MÍA, antes de iniciar la gestión de oportunidades de venta, el equipo se capacitó.

Todo el equipo necesitaba conocer sobre los productos y servicios, por el rol que juegan y su contribución al éxito de la empresa. Éxito que se materializa con las ventas ganadas.

Para las dueñas es claro que el equipo debe estar preparado para evitar que, por falta de información, se pierdan ventas. Por tal razón, aplicaron los siguientes pasos:

Paso 1: aprendieron detalles de los productos y servicios

El personal de ventas se capacitó sobre los atributos de los productos que se ofrecen. La clave es responder con seguridad todas las preguntas del cliente, en particular, para el caso de los servicios.

En el caso de los productos de chocolate, es importante conocer aspectos relacionados con los beneficios para salud, por ejemplo.

Gestión de oportunidades de venta en pymes

Conocer con detalles el producto es esencial para gestionar oportunidades de venta

Paso 2: organización de las áreas funcionales

Todo el personal está al tanto de las tareas de las áreas funcionales de La Casita de MÍA. Es un elemento que da confianza al personal, en caso de que se requiera información o apoyo de otras áreas, como producción y operaciones, mercadeo, finanzas, talento humano, etc.

Cuando La Casita de MÍA alcanzó el funcionamiento estable, estas áreas tomaron forma propia, gracias al apoyo de los colaboradores contratados.

Paso 3: evolución de los productos y servicios

El equipo de trabajo contó con vídeos, artículos y documentos sobre las marcas ofertadas en diversos tipos de chocolates. Se trata de material de apoyo dado por los proveedores.

Con relación a los servicios prestados en La Casita de MÍA, Karla y María Valentina documentaban casos de éxito, lo que mejoraba el conocimiento para la atención del cliente.

Todo esto ayudó a mejorar las propuestas de ventas. Sin duda, elementos clave para crear e innovar en la empresa.

Gestión de oportunidades de venta en pymes

Conocer la historia del producto o servicio es importante para la gestión de oportunidades

Paso 4: manejar información sobre la competencia

Aunque para La Casita de MÍA no es un punto esencial, el equipo estaba informado acerca de competidores directos. Entre otras razones, para hacer seguimiento a sus productos, técnicas de ventas y estrategias utilizadas.

Karla y María Valentina saben que la información es poder. Un poder que da confianza, una de las características de todo vendedor estrella.

Estados de una oportunidad en La Casita de MÍA

Para el caso de La Casita de MÍA, las fases utilizadas para gestionar oportunidades de venta son:

  1. Nueva: oportunidad identificada (Iniciación)
  2. En negociación: oportunidad en proceso
  3. Cerrada con éxito: venta efectiva del producto o servicio. En el caso del servicio, puede implicar gestión de contratos
  4. Perdida: venta no lograda o cerrada (fallida). Se registran las posibles causas.
Gestión de oportunidades de venta en pymes

Fases utilizadas para gestionar oportunidades de venta

Con estas fases las empresarias obtienen, por ejemplo, información sobre el rendimiento del equipo de ventas y causas de pérdida de oportunidades. También, y quizás lo más importante, información sobre las oportunidades en proceso para un momento determinado.

Con el CRM Comercial de Platzilla, el equipo tiene vistas de las oportunidades en proceso, como la siguiente:

Gestión de oportunidades de venta en pymes

Vista de oportunidades en un calendario, diferenciando la fase con un color

¿Por qué gestionar las oportunidades fue clave para La Casita de MIA?

  • Al gestionar las oportunidades aumentó el cierre de ventas (oportunidades ganadas). Al tener la aplicación CRM Comercial, el equipo tuvo control de todo lo que se iba desarrollando, aparte de definir detalles como fechas estimadas de cierre, valor de la oportunidad, entre otros datos. De esta manera lograron tener una visión para tomar acciones.
  • Mejoró el seguimiento. Con la plataforma Platzilla mantuvieron la información de todas las oportunidades actualizada. Facilitó la colaboración del equipo en la gestión de la información.
  • Permitió tomar acciones correctivas a tiempo. Tener a la vista las oportunidades en proceso facilita el orden y, por supuesto, una mejor gestión. Da insumos para el análisis del proceso comercial.
Gestión de oportunidades de venta en pymes

Ejemplo de lista de oportunidades en La Casita de MÍA

Para finalizar esta entrega, te dejo 5 preguntas sencillas:

  1. ¿Puedes vender sin tener un proceso de gestión de oportunidades?
  2. De no tenerlo, ¿venderías más si aplicaras la gestión de oportunidades?
  3. Si lo tienes, ¿cómo gestionas las oportunidades de venta en tu empresa?
  4. ¿Es un proceso claro y dominado por todo el equipo?
  5. ¿Están capacitados para hacerlo bien?

En fin, no importa tanto qué nombres y qué fases manejes para tus oportunidades de venta. Lo importante es tenerlas a la vista, que aporten valor y que den información sobre cómo va la gestión. Para esto, la plataforma de aplicaciones Platzilla es una herramienta ideal para la gestión fácil de una pyme. Te invito a probarla.

¡Hasta el próximo artículo!

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