Gestión de negocios. ¿Qué hacer para alcanzar el funcionamiento óptimo?

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¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua y gestión de negocios! En este te comentaremos parte de las acciones realizadas por empresarios y gestores exitosos, para alcanzar el funcionamiento óptimo de sus empresas.

Se trata de la continuación del interesante artículo denominado Gestión de empresas. ¿Cómo crecer hasta el funcionamiento óptimo?

En dicho artículo hicimos referencia a 2 herramientas tecnológicas que son de gran utilidad para que las empresas en crecimiento logren mayor competitividad, cualquiera sea el sector al que pertenezcan:

  • Software CRM para gestionar la relación con los clientes
  • Sistema de gestión empresarial (ERP)

Algunos de los beneficios que obtiene la empresa cuando se implementa este tipo de herramientas tecnológicas, son los siguientes:

  • Integración y estandarización de las actividades del negocio.
  • Eliminación de retrabajos.
  • Información en línea para mejorar la toma de decisiones.
  • Establecimiento de buenas prácticas para la mejora continua.
  • Generación de información con vistas variadas para conocer la marcha de la empresa, entre muchos otros beneficios.

Aparte de la implementación de herramientas de gestión, existe un elemento clave para alcanzar el funcionamiento óptimo, relacionado con la gestión de negocios. Se trata de la madurez de las áreas funcionales.

A propósito de gestión de negocios, un artículo que te recomendamos leer es el siguiente:

Gestión de negocios. ¿Qué hacer para alcanzar el funcionamiento óptimo?

Antes de incorporar herramientas para la gestión de negocios, hay que mejorar las áreas funcionales y elevar el nivel de madurez de la empresa.

En varios artículos hemos hablado de nivel de madurez. Pero, ¿sabes qué significa? ¿Cómo saber si una empresa tiene alto nivel de madurez?

Si la empresa tiene alto nivel de madurez, su funcionamiento no depende del personal en forma exclusiva. Las actividades no se detienen cuando el responsable no está. Esto es posible cuando existe una cultura de trabajo colaborativa, basada en buenas prácticas.

Cuando la empresa está volcada en la mejora continua y se utilizan indicadores para evaluar el desempeño de las áreas, fortalece su nivel de madurez. Además, la innovación con seguridad, es parte de su cultura. Esto es clave en la gestión de negocios exitosos.

Para alcanzar la etapa de funcionamiento óptimo, el empresario y su equipo deben evaluar qué áreas funcionales necesita mejorar. Es decir, qué áreas deben desarrollar de forma deliberada.

Ejemplo de áreas funcionales en empresas. Gestión de negocios

Ejemplo de áreas funcionales en empresas

No todas las áreas se desarrollan de la misma manera. Depende del tipo de empresa. Una fábrica de teléfonos celulares demanda una organización diferente a una venta de prendas de vestir, por ejemplo.

Con un plan de acción, que puede surgir de un diagnóstico empresarial, se mejora la organización y se eleva la eficiencia en las diferentes áreas que lo requieran.

El diagnóstico empresarial es una herramienta para la gestión de negocios

El diagnóstico empresarial es una herramienta para la gestión de negocios

Luego de un proceso que debe ser iterativo (mejora continua), se incorporan herramientas de gestión de negocios para apalancar el nivel de las áreas funcionales. Bien ejecutado el plan de acción, la organización mejorará y sacará provecho de las herramientas incorporadas.

Algunas de las áreas que deben ser desarrolladas para alcanzar el funcionamiento óptimo, las comento en lo que sigue.

Dirección estratégica

¿En qué etapas de la empresa se habla de dirección estratégica?

Como sabes, en las primeras etapas de una empresa las claves son “sobrevivir” y “aguantar”. En la puesta en marcha y en funcionamiento regular, el empresario no tiene tiempo más que para atender la gestión y la administración.

Al alcanzar la etapa de funcionamiento estable, lo típico es que el empresario comience a pensar con detenimiento en la misión y la visión.

Con tiempo para la gestión, surgen inquietudes sobre lo que se hace y hacia dónde va la empresa. Se comienzan a delinear objetivos estratégicos.

Visión. Gestión de negocios

Con tiempo para la gestión, surgen inquietudes sobre lo que se hace y hacia dónde va la empresa. Gestión de negocios

Estos elementos son necesarios para orientar los cursos de acción y así fortalecer la empresa. De otra forma, se corre el riesgo de perder el rumbo y sucumbir.

Uno de los puntos de apoyo para responder a la pregunta cómo crecer, está en la dirección estratégica. En particular, uno de los aspectos del que se ocupa, es el de diseñar e implementar la estrategia gestionando los recursos de la organización. El propósito es obtener, mantener o potenciar las ventajas competitivas en el mercado.

Estructura organizacional

La estructura organizacional involucra dos aspectos: organización del trabajo y poder de decisión.

Organización del trabajo

Un ejemplo al respecto es el de JM Sports que alcanzó un buen grado de formalización de las funciones al interior de la empresa.

Con el apoyo del equipo, la empresa contó con una división del trabajo clara para todos. Establecieron reglas y procedimientos documentados sobre las funciones y sus relaciones.

Por otra parte, en JM Sports se creó una jerarquía con una distribución bien definida de responsabilidades. En algunos casos, el responsable dispuso de recursos propios para operar, con autonomía.

Para alcanzar el funcionamiento óptimo, una empresa debe desarrollar su estructura organizacional, asegurar la división del trabajo y la asignación formal de responsabilidades. Esto es clave para el crecimiento sin contratiempos.

Poder de decisión

En el caso de JM Sports, Juan delegó no solo actividades, también el poder de decisión en algunas áreas funcionales.

Una empresa no puede crecer si el empresario concentra el poder de decisión.

El volumen de trabajo no le permitirá tomar decisiones oportunas. Por ello, a partir del funcionamiento estable, el proceso de toma de decisiones debe ser formal. Es un aspecto que involucra el área funcional liderazgo y toma de decisiones.

Talento humano

¿Cómo crecer sin personal capacitado? En el caso de JM Sports, esta área fue desarrollada de manera importante, aplicando prácticas propias de empresas exitosas.

En resumen, las principales prácticas que pueden aplicarse para crecer, estando en la etapa de funcionamiento estable, son las siguientes:

1. Desempeño de personal. Para mejorar el desempeño se desarrollan las competencias técnicas del personal. Además, cada trabajador debe ocupar el puesto para el cual tiene las mejores habilidades.

2. Política de personal. Debe darse capacitación, según criterios explícitos; y debe existir una política de empleo, para la incorporación de trabajadores en función de las necesidades de la empresa.

El talento humano capacitado es el motor en toda empresa. Gestión de negocios

El talento humano capacitado es el motor en toda empresa

3. Incentivos y beneficios del personal. Una empresa exitosa cuenta con una política de incentivos, conocida por todos. También, con un sistema de evaluación, tal como lo tiene JM Sports, con incidencia en los beneficios otorgados.

4. Clima y motivación del personal. El cuarto aspecto tiene que ver con el grado de pertenencia de los trabajadores. Es clave que todo el personal se identifique con la empresa. Esta debe proveer los medios para el desarrollo personal y laboral. Si el personal participa de un buen clima laboral, la rotación se minimiza.

Para alcanzar el funcionamiento óptimo, una empresa necesita fortalecer el talento humano. La capacidad de la organización depende del conocimiento y de las habilidades del equipo.

Área de finanzas

Esta área, común en toda empresa, comienza a desarrollarse en la etapa de funcionamiento regular. De manera particular, las subáreas de contabilidad, facturación e impuestos.

Una empresa en funcionamiento óptimo habrá abordado exitosamente, además, las siguientes subáreas:

  • Análisis de costes
  • Indicadores financieros

La toma de decisiones en las empresas se apoya, en parte, en indicadores financieros, como los que se describen en el artículo:

El valor de las métricas e indicadores o ratios financieros, está en la comparación de los mismos para períodos similares. De lo cual se obtiene información que puede ser determinante para tomar cursos de acción.

Con estos se puede conocer, para un momento dado, la situación financiera de la empresa y cómo ha ido su evolución.

Producción y operaciones

Siguiendo la experiencia de JM Sports, la empresa, estando en funcionamiento estable, avanzó en aspectos como la gestión de proveedores, el control del inventario y la planificación de la producción. Estas son actividades propias de la gestión de negocios.

En cuanto a los proveedores, aplicaron criterios de selección y tenían dos o más proveedores para cada insumo clave.

Para alcanzar el funcionamiento óptimo, abordó aspectos como la calidad del producto entregado por parte del proveedor y controló la confiabilidad de los mismos. Toda la información estaba disponible bajo una herramienta de gestión.

En cuanto al control del inventario, la empresa contaba con un proceso definido para la adquisición, recepción, sistematización y control de insumos.

Gestión de negocios

La producción en JM Sports alcanzó un nivel de desempeño alto

Además, al tener la información registrada, disponía de planes de compras según el inventario de productos e insumos.

Respecto a la planificación de la producción, mercadeo y ventas suministraba información diaria de ventas, por los diferentes canales, de manera automática.

Con esta información, más la relacionada con el pronóstico de la demanda, las metas fijadas de ventas y la proveniente de finanzas, se plantificaba la producción.

Mercadeo y ventas

Una empresa en funcionamiento óptimo atiende de manera planificada las siguientes subáreas de mercadeo y ventas:

  • Relación con los clientes. Centra esta relación en una estrategia CRM centrada en el cliente.
  • Segmentación, mercado y posicionamiento. Dirige el esfuerzo a distinguir segmentos y definir sus principales clientes. Conoce qué valoran los clientes del producto y para qué realmente lo utilizaban.
  • Desarrollo de productos. Crea nuevos productos a partir de la experiencia con el cliente, es decir, escucha al cliente. Aplica métodos para innovar en valor.
  • Precio de productos. La fijación de precios se basa en la estructura de costes y el análisis de precios de la competencia.
  • Gestión de venta. Los responsables disponen de  todos los recursos para gestionar la relación con los clientes.
  • Distribución. Se definen los canales de distribución óptimos según el tipo de producto o servicio.

Gestión de la información

Una experiencia interesante de gestión de la información, como área funcional, es la de Geosama, consultora en geología aplicada.

¿Cómo incorporó Geosama la gestión de la información? 

Por la experiencia de los socios, desde el momento en que ejecutaron su primer proyecto trazaron pautas para gestionar la información. Unos más que otros, tenían experiencia en gestión de negocios. Conocían la importancia de gestionar la información.

En general, la información clave para Geosama era la siguiente:

  • Información de clientes con los que ya habían tenido contratos.
  • Datos de potenciales clientes o prospectos.
  • Repositorio de proyectos. Incluía documentos administrativos, de gestión y productos entregados.
  • Información administrativa de la empresa (documentos de la empresa y socios, solvencias, pagos realizados, facturas emitidas, minutas de reuniones semanales, etc.).
  • Memorias de casos no exitosos de contratación. De estas, sacaban lecciones aprendidas.
  • Fuentes de información técnica sobre geología aplicada

Por otra parte, el equipo mantenía una comunicación fluida. Realizaba una reunión todos los lunes a primera hora. Revisaban la agenda de la semana, acordaban acciones, conocían detalles de las contrataciones y de los proyectos; etc.

Todo lo discutido y acordado quedaba registrado. De allí se alimentaba la agenda de trabajo y la planificación de tareas.

Como se señala en el artículo, esta era una de las áreas funcionales con mayor nivel de madurez en Geosama.

Gestión de la información con un CRM. Caso: consultora Geosama

Otras áreas funcionales

Según el contexto de la empresa, para alcanzar el funcionamiento óptimo tendrá que desarrollar todas o casi todas las áreas funcionales que conocemos.

En tal sentido, la mejora continua es un aspecto esencial, junto a la incorporación de herramientas de gestión. En la cultura de la empresa, la calidad debe ser uno de los valores principales.

Las áreas funcionales se desarrollan en las etapas, según su contexto. El nivel de madurez cambia

Las áreas funcionales se desarrollan en las etapas, según su contexto. El nivel de madurez cambia

Un excelente ejercicio que te propongo, en tu rol como gestor o empresario, es reflexionar sobre estas 12 áreas. De acuerdo con la percepción que tengas, puedes identificar en cuáles has avanzado y en cuáles necesitas mejorar.

Para crecer hay que tener personal capacitado

Las empresas más competitivas del mundo se afanan por atraer y captar el talento. Para una empresa que quiera alcanzar y mantenerse en funcionamiento óptimo, contar con personas que tengan el “know how” (los conocimientos prácticos y habilidades), es un propósito constante.

Es esencial tener un equipo competente, gente creativa y que se sienta motivada para aportar. Personal con este perfil, desde luego, es el principal motor para la empresa.

Una debilidad común es que las empresas no siempre saben cómo atraer y retener gente competente. Por eso existen profesionales en la gestión del talento humano, que se pueden contratar como servicios externos, es decir, outsourcing, para atender el área funcional.

Todos los puntos tratados en este artículo y en el anterior, son propios de la gestión de negocios, que forman parte de empresas en camino a la etapa de funcionamiento óptimo.

Pero, como ya sabes: ¡no hay recetas para la gestión de negocios!

Las empresas son únicas y su crecimiento depende en buena medida de las competencias del empresario o gestor.

Implantar la mejora continua y estrategias, como la de CRM, es necesario para avanzar por las etapas y llegar a funcionamiento óptimo.

¡Hasta pronto!

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