5 tips para una eficiente gestión de flotas de transporte

¿Quieres conocer tips claves para una gestión exitosa de flotas de transporte? Pues, si es así, ¡este artículo es para ti!

Te presento 5 consejos claves que debes atender para asegurar el logro de los objetivos en esta compleja tarea.

Y es que una buena gestión de flotas aumentará la productividad de tu empresa y, con ello, la capacidad de competir en el mercado.

La experiencia señala que la utilización de una flota de transporte, destinada a prestar servicios a terceros o a realizar una actividad propia, debe ser implantada aplicando buenas prácticas para alcanzar la eficiencia en “tareas” y costes.

En tal sentido, una primera clave es contar con un software del tipo SaaS (Software as a Service) que te permita tener el control -en línea- de todos los elementos involucrados en la gestión.

Por ejemplo, la gestión de flotas con Webfleet es una opción muy interesante, que presenta una serie de funcionalidades que vale la pena analizar.

Ahora, para lograr el propósito de este artículo, te invito a centrarnos en 3 puntos. Estos son los siguientes:

  • Tipos de flotas y sus características
  • 5 tips para una eficiente gestión de flotas de transporte
  • Un consejo más para la gestión de flotas.

Y sin más preámbulos, vamos por el aprendizaje prometido… que te permitirá mejorar la gestión de tu flota de transporte, mientras reduces los costes.

5 tips para una eficiente gestión de flotas de transporte
La gestión de flotas demanda el control de los factores claves de manera diferente.

Tipos de flotas y sus características

Una flota de transporte es, comúnmente, un conjunto de automóviles de los que dispone una empresa, que puede involucrar vehículos industriales ligeros, pesados, para turismo, todoterrenos, entre otros.

Es evidente que la gestión de una flota de coches para el transporte de pasajeros no es igual, por ejemplo, a la de una flota de camiones dedicada a transportar materiales para la construcción.

En términos generales, existen 3 tipos de flotas que tienen formas de operación y características propias, por lo que su gestión varía en complejidad.

Un primer tipo de flota es la que involucra rutas planificadas. Por lo general, se trata de vehículos que transportan mercancías, aunque también puede referirse a transporte de trabajadores o turistas.

Si las rutas son conocidas, se conocerá la distancia a recorrer, con lo que se podrán calcular otras variables, como, por ejemplo, el consumo promedio de combustible.

Un segundo tipo de flota de vehículos es la que tiene una demanda aleatoria. Es claro que se trata de una gestión diferente al caso previo, que aplica en empresas de servicio de transporte para terceros, o con entrega de mercancía de clientes.

Y, por último, podemos hacer referencia al caso de flotas en las que el vehículo es asignado a un conductor, con una actividad permanente, aunque la ruta no siempre sea fija.

Estos tres ejemplos de tipos de flotas demandan el control de los factores claves de manera diferente. Por lo que la gestión de cada flota será única, con énfasis en el control de unas u otras variables, según el caso.

Flotas de transporte según su tamaño

Para efectos de gestión y control, podemos tener en cuenta el tamaño de las flotas:

  • En primer lugar, las flotas pequeñas, que suelen involucrar hasta 10 vehículos, no demandan sistemas de administración complejos. Salvo casos excepcionales, en la organización no se requerirá una unidad o área de transporte.
  • En segundo lugar, las flotas medianas, que suelen involucrar hasta 20 vehículos, exigen una atención exclusiva, con un responsable que dé cuenta del control de costes. La complejidad en su operación requiere de la utilización de sistemas de gestión automatizados.
  • Y por último, las flotas grandes (de más de 20 vehículos), requerirán de un departamento especializado en la administración de flotas. Y para ello, debe contar con tecnología de gestión de flotas para analizar el desempeño de este tipo de activos.
5 tips para una eficiente gestión de flotas de transporte
Recuerda que según los requerimientos de la empresa, se diseñará el tipo de control

5 tips para una eficiente gestión de flotas de transporte

Con lo comentado en la sección anterior estamos listos para centrarnos en los consejos prometidos. Y, desde ya, ten en cuenta que no haré distinción en la aplicación de estos tips, pues todos aplican a los tipos y tamaños de flotas señaladas.

El énfasis sobre qué variables y factores controlar, es cuestión de cada empresa. Pero, al final, todo es importante en términos de la eficiencia esperada en la gestión de flotas de transporte.

#1. Registrar la flota en un software en línea

Un primer punto es el siguiente: apoyarse en un software tipo SaaS, por las ventajas que esta tecnología representa.

Es una herramienta necesaria para el control y gestión de flotas de vehículos con facilidad. Porque, como ya sabes, es una tarea difícil de ejecutar con una simple hoja de cálculo.

Observa que es imperativo mantener un seguimiento diario y detallado de la flota, para lo que debes atender, al menos, lo siguiente:

  • Registrar los datos e información crítica relacionada con cada vehículo, para conocer métricas individuales de costes y consumo de recursos.
  • Verificar y controlar la demanda de las diversas áreas internas o de los clientes, para medir el rendimiento logrado por el servicio prestado.
  • Tener datos proyectados y hacer cálculos para la renovación de la flota, más la cobertura de garantías y otros factores claves.
  • Mantener la información legal y administrativa de cada vehículo, para una respuesta oportuna frente a terceros o entes reguladores.

#2. Controlar la flota con un sistema de rastreo satelital

El rastreo satelital de flotas ya no es un lujo. Es una necesidad en cualquier tipo de empresa con flotas… por muchas razones.

Algunas de las razones más importantes son las siguientes:

  • El rastreo satelital disminuye los costes de transporte y permite fomentar la seguridad de todos, incluyendo a los clientes. La seguridad es un principio clave para fidelizar a nuestros clientes.
  • Mediante el uso de la tecnología GPS (en inglés, Global Positioning System), tendrás conocimiento en tiempo real sobre el estado de los vehículos, incluyendo parámetros como la velocidad, la ruta o el recorrido que está haciendo y las horas de descarga de mercancía.

Observa que la tecnología GPS es mucho más que seguridad. Toda la información que suministra es insumo para apoyar el mantenimiento y el cálculo de costes con un alto “grado” de precisión.

Algunos datos que nos permite tener el rastreo satelital son los siguientes:

  • control de excesos de velocidad;
  • control de rutas ejecutadas versus las planificadas;
  • disminución de tiempos por paradas innecesarias;
  • control de temperatura para el caso de transporte de productos refrigerados;
  • alertas inmediatas por situaciones climáticas imprevistas.

Todos estos factores nos permitirán tener capacidad de respuesta para los clientes, además de la confiabilidad del servicio y la seguridad de que la mercancía será entregada a tiempo.

No disponer de esta tecnología, hoy día, representará una  clara desventaja frente a la competencia.

Considera el rastreo satelital para tu flota de transporte
Considera el rastreo satelital para tu flota de transporte

#3. Planificar el mantenimiento de la flota de transporte

Podría hablarte, en este punto, de varios tipos de mantenimiento. Pero, hay dos principales que son obligatorios o imperativos.

  • Mantenimiento preventivo: este se basa en la información del fabricante. Tiene una frecuencia recomendada en los manuales, que en la mayoría de los casos, viene dada por el kilometraje. Es un mantenimiento que no implica altos costes, además de que son fáciles de planificar. Observa, además, que no implica “sobresaltos” en el flujo de caja de la empresa.
  • Mantenimiento predictivo: es un mantenimiento que demanda “conocer” al vehículo, con base en la experticia de los usuarios y de su historial de reparaciones. En este caso, debemos aplicar algún tipo de técnica para anticipar y pronosticar fallas, a partir de su condición actual. Por lo tanto, también puede ser planificado.

Es claro que contar con un plan de mantenimiento es esencial para minimizar situaciones o problemas críticos. La disponibilidad continua de cada vehículo debe tomarse como un reto.

En tal sentido, todos los involucrados deben registrar los datos generados por cada vehículo, de manera oportuna, en la aplicación en línea utilizada para tal fin.

Por ejemplo, son datos claves para cada vehículo los siguientes:

  • El detalle de los mantenimientos y reparaciones que ha requerido.
  • Información sobre “problemas tipo” conocidos para cada vehículo y sus soluciones.
  • Datos históricos sobre reparaciones y otras eventualidades por tipo de vehículo y marca.

Quizás, un aspecto esencial en ese punto, es la proactividad de los responsables con respecto al mantenimiento de la flota.

Esto determinará en gran medida, la reducción de problemas potenciales y mejorará la vida útil del activo.

#4. Instalar mecanismos de medición de combustible

Una forma de reducir costes es controlando el consumo de combustible. Y no basta con recargar el tanque con el combustible más barato, pues es necesario que los vehículos logren un rendimiento de combustible óptimo.

Esto viene dado por el fabricante. Pero, en la práctica, es necesario analizar el dato y mantener su control.

Mediante alertas, después de cada viaje, podemos conocer si el promedio está fuera del rango esperado y actuar en consecuencia. Un consumo excesivo, no justificado, puede dar pistas sobre otros problemas.

Por supuesto, para alcanzar esta meta es necesario planificar las rutas, evitar cargas fuera de los límites establecidos, administrar el uso del aire acondicionado, entre otros aspectos.

#5. Definir métricas para gestión eficiente de flotas

Un último consejo clave que debo dejarte, está relacionado con la definición de métricas e indicadores para hacer seguimiento a la eficiencia de la flota de vehículos.

Lo ideal es tener todos los datos – y por ello es imprescindible una herramienta como la gestión de flotas con Webfleetpara obtener información sobre cada vehículo en particular, sobre la relación costes/beneficios con las áreas o clientes, con los conductores o usuarios, etc.

Y para esto, será necesario decidir qué se quiere medir para analizar periódicamente, más allá de la información y de los reportes que nos brinde el software utilizado.

Al respecto, te comparto una lectura interesante: Definición de indicadores de gestión. ¡Guía fácil!

Un consejo más para la gestión de flotas de transporte

Te dejo un consejo más sobre la gestión de flotas… ¡Que nadie te dará!

Si estás analizando la opción de iniciar una empresa que involucre una flota de transporte, es importante que tomes los 5 consejos desde ya.

Porque lo común es que una empresa inicie sus operaciones, por ejemplo, con una flota pequeña. Y que el empresario considere que es suficiente tener el control en una hoja de cálculo, tal como se hace con la contabilidad en las primeras etapas.

¡Eso no está mal!

Pero…

¿Acaso no es mejor contar con datos confiables desde el primer día?

Si hablamos de una empresa que comercializará frutas, un software puede ser un lujo en sus inicios. Puede representar un coste que no se justifica, sobre todo si se está en la fase “travesía del desierto”.

Pero, en el caso de una inversión alta en activos – como lo es una flota de transporte – la necesidad de controlar y gestionar es perentoria. Perder datos claves para su gestión, es un ¡error fatal!

5 consejos para una eficiente gestión de flotas de transporte
Una empresa de transporte debe tener una eficiente gestión de la flota desde el primer momento…

Además, para una empresa que esté transitando sus primeras etapas, existen alternativas de software en la nube de bajo coste.

Recuerda que un software SaaS no demanda tener técnicos informáticos, pues la implantación suele ser sencilla y, con apoyo del proveedor, muy rápida.

Ten en cuenta que los problemas de servidores y otros tantos, más técnicos, son resueltos por el proveedor sin pagos adicionales.

Por lo tanto, ¡no hay excusas!

Si quieres tener una ventaja competitiva dentro del sector transporte, debes contar con un sistema de gestión de flotas para disminuir costes y maximizar la eficiencia.

Esto te permitirá, además, mejorar tus tarifas de servicio e incrementar las ventas.

Gracias por leerme.    

¡Hasta la próxima!  

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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