Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

. Nov 6, 2018.

¡Tal vez estés aburrido de tantos consejos que te han dado para mejorar la eficiencia y la productividad! Sin embargo, te recomiendo atender las 3 prácticas básicas que te compartimos en este artículo, para que organices a tus equipos de trabajo, mientras avanzas. ¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial!

Todo empresario ha soñado con encontrar la receta definitiva para lograr la productividad en su organización. – ¿Los has soñado, cierto?

Nuestra experiencia nos dice que en muchos casos, es posible lograr el orden necesario para ser más productivo. Si bien, no hay una receta infalible, las 3 prácticas que te comentaré son claves. Es algunos casos, suficientes.

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

En otras palabras, el sueño se logra si encuentras una forma de organizarte. Una forma de organización que te permita lograr propósitos como los siguientes:

  • Uno, que todo el personal esté desahogado, y que trabaje sin extrema presión.
  • Dos, que no se acumulen las tareas de manera “infinita”.
  • Tres, que nadie se lleve trabajo para hacer durante el fin de semana.
  • Cuatro, que todos los colaboradores finalicen sus tareas a tiempo.
  • Cinco, que nadie se atrase en sus tareas por culpa de un colaborador.
  • Seis, que todos los colaboradores sepan dónde encontrar la información compartida.

¿Crees que puedes tener una organización que te permita conseguir todos estos propósitos?

Pues ciertamente no es fácil, pero tampoco es imposible. La clave está en que el equipo pueda alinearse en torno a la aplicación de ciertas prácticas. Estas, a su vez, deben ser sencillas, dado que poner de acuerdo a más de dos personas, no es asunto fácil.

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

El equipo debe alinearse para mejorar

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Veamos 2 casos típicos, con respecto a la “organización” de tareas básicas.

Ejemplo #1: hay personas que necesitan tener todo bajo control. Una práctica es hacer listas de comprobación o checklist para todo. Cuando las listas de comprobación son muchas, es probable que pienses en una herramienta de apoyo. Una herramienta para organizarlas y que no se te escape nada. Además, que te facilite la actualización, que es un tema clave.

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Ejemplo #2: hay personas que son “descuidadas” y que se entienden bien con la espontaneidad e improvisación. Si es tu caso, seguramente tenderás a evitar cualquier herramienta que implique “control”. Te resulta más fácil planificar sobre la marcha y tomar nota solo de aquellas tareas importantes.

No podemos decir que uno es mejor que el otro, porque si funciona para quien lo aplica, estará bien. Podríamos decir que ambas formas de organizarse son válidas, si se logra el propósito: cumplir con las tareas.

Ambos ejemplos son “sistemas de organización”; cada uno con su nivel diferente de detalle y precisión.

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Un calendario de tareas es ideal para organizar la actividad diaria

Es muy probable que ahora estés pensando en tu caso. Todos empleamos formas para organizar la actividad diaria; y todas serán válidas si cumplen el propósito.

Pero… ¿qué ocurre en una empresa?

La actividad diaria en una empresa debe pasar por una organización que coordine, entre otras cosas, las tareas realizadas por 2 o más colaboradores.

Esto es obligatorio. La forma de organizarse puede ser más o menos estructurada, o más o menos definida… Pero lo que sí debe, es ser un “sistema de actividades” acordado y entendido por todos.

Una empresa implica la ejecución de tareas que necesitan la coordinación de equipos de trabajo. En tal caso, no puede dejarse al libre albedrío de cada empleado, la organización de las mismas.

Y justo al tratar de coordinar la actividad diaria, surge el conflicto. Este aparece cuando 2 colaboradores tienen distintas formas de organizar su actividad, que suelen colisionar. Como en los 2 ejemplos vistos.

Para ilustrar esto, veamos una situación habitual en las pymes:

  • Un colaborador, recién ingresado a la empresa, dedica toda la mañana a buscar la información para realizar un informe, solicitado por su jefe con urgencia. Utiliza horas para consultar la información, que está por todas partes. Por fin logra reunir el material para elaborar el mejor informe posible.
Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

  • Al compartir con sus compañeros el esfuerzo hecho para reunir la información, uno de ellos comenta que esta está almacenada en carpetas compartidas, a la vista de todos.
  • Algunos miembros del equipo lamentan no haberle informado. Pero reconocen que a veces la información no está disponible, porque suelen olvidar actualizarla.

Sin duda, el nuevo colaborador se sentirá un poco frustrado, pues ya habría terminado su informe…

Buenas prácticas para organizar equipos de trabajo

Es claro que lo comentado en la sección previa, ilustra situaciones comunes que llevan al retrabajo. Un tema de interés para los sistemas de calidad.

La duplicidad de tareas es uno de los problemas más habituales entre colaboradores, inclusive dentro de un mismo equipo.
Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

La duplicidad de tareas es uno de los problemas más habituales

Existen 3 prácticas que minimizan la falta de organización de los equipos y el retrabajo. Estas son:

1. Centralizar y actualizar las tareas compartidas

Utilizando un medio, como un documento compartido o una aplicación, todas las tareas que impactan a más de un miembro del equipo, deben estar registradas.

Esto puede hacerse, al menos, mediante un documento compartido y almacenado en la nube (apoyándose en aplicaciones como OneDrive o Google Drive).

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Según sea el caso, un colaborador (por ejemplo, el responsable del equipo) puede encargarse de actualizar el avance de las tareas. Lo que evita, además, la duplicidad de las mismas y asegura la fiabilidad del documento.

Sin embargo, lo ideal es que sea cada miembro del equipo, el que actualice y comparta el estado de las tareas:

  • brindando visibilidad a los involucrados,
  • compartiendo comentarios según el caso,
  • manteniendo la información actualizada,
  • asumiendo la responsabilidad de facilitar la colaboración; entre otras acciones.

Una alternativa a un documento en la nube, es una aplicación que disponga de un calendario de tareas. Y que además, disponga de privilegios de acceso para los equipos de trabajo de la empresa.

2. Almacenar todos los documentos o archivos en un espacio compartido

Junto con las tareas, debe existir un “lugar” en el que esté el material, los datos, la información, presentaciones, informes, etc., necesarios para la actividad diaria.

Este “lugar” puede ser la nube o un servidor propio, al que se acceda de manera rápida y fácil, con el debido control.

La organización de los documentos es un elemento clave. Por lo que debe existir un “convenio” entre los integrantes de los equipos de trabajo, para la clasificación y el etiquetado correspondiente.

¿De qué sirve un “lugar” con toda la información, si localizar un documento no es una acción fácil y rápida? Una empresa mediana genera cientos de documentos por mes. Buscar un informe del semestre anterior, puede convertirse en una tarea titánica.

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Buscar un informe… puede convertirse en una tarea titánica

Para no perder tiempo en la búsqueda de documentos, debes tener un repositorio y un convenio para su organización. Y junto con esto, debes aplicar buenas prácticas de respaldo.

Pero no solo es tener los documentos organizados. Lo ideal es, además, que estén enlazados con las tareas, cuando esto aplique. Así, accederás a tareas que te indicarán los documentos asociados. ¡Y si esto lo haces con 2 o 3 clics, mejor!

3. Conocer los eventos de todos los colaboradores

Con las tareas organizadas, los documentos ordenados y fáciles de recuperar, el otro punto clave es conocer los eventos de los colaboradores del equipo.

No hay excusa para no aplicar esta práctica, pues puedes utilizar tu propio gestor de correo (por ejemplo, Outlook o Gmail). Pero si tienes una aplicación que incorpore la gestión de calendarios, mejor para la empresa.

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Organice a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

Conocer los eventos de tu equipo, te permite tener una mayor claridad sobre su disponibilidad. Lo que conlleva a coordinar con éxito la actividad diaria. Así podrás balancear la carga de trabajo, y podrás planificar la semana con mayor precisión.

Estas 3 prácticas descritas, son sencillas y totalmente aplicables en todo tipo de empresa. Sin embargo, no siempre implementarlas es fácil. La experiencia nos dice que solo cuando los colaboradores perciben o “disfrutan” de sus ventajas, es que la hacen suyas.

De hecho, cuando el “sistema organizativo” funciona y es aceptado por todos, la herramienta puede ser una simple hoja de cálculo. Pero es claro que, cuando el volumen de tareas crece, lo ideal es una herramienta de gestión.

Notas finales:

  • La adopción de una herramienta para coordinar la actividad diaria de los equipos de trabajo, debe tomar en cuenta a los colaboradores.
  • Forzar el uso de una herramienta en particular, puede conllevar a que en pocos días, todos regresen a su propia forma de organización. Así lo demuestra nuestra experiencia.
  • Debes saber que, en resumidas cuentas, no hay una herramienta perfecta, que sirva para todos por igual. Por lo que la herramienta que funciona mejor es la que se elige en consenso, la que los colaboradores harán suya, al ritmo que impongan.

Por supuesto, un pilar clave es la capacitación, así como el desarrollo de habilidades blandas, que fomentan la necesidad de colaboración y el trabajo en equipo.

Nuestra recomendación: aplique prácticas básicas para organizar a tus equipos de trabajo, mientras avanzas…

¡Hasta la próxima entrega!

Comentarios

Comentarios

Recibe un resumen de nuestros mejores artículos y recursos GRATIS en tu email

Como tú, tampoco nos gusta el spam, por lo que solo te escribiremos 1 vez por semana

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR