Empresas de organización de eventos: aliadas de las pymes

¿Sabías que las empresas de organización de eventos pueden convertirse en fuente de ingresos para tu pyme? En esta lectura te explico. ¡No te la pierdas! 

Te preguntarás, cómo una empresa de organización de eventos puede impulsar los ingresos de tu pyme… ¡Pues existen varias formas! 

Pero por el momento, piensa en ellas como un canal de distribución y venta interesante, que puede llegar a cumplir un papel clave para tu empresa. 

Aquí te explico los detalles y te dejo algunas prácticas que hasta en tu propia pyme puedes aplicar. 

Para lograr el propósito de este artículo, verás el siguiente contenido preparado para un excelente aprendizaje.

  • Empresas de organización de eventos, aliadas de las pymes
  • Buenas prácticas en las empresas de organización de eventos
  • Impulsa tu pyme con la participación en eventos
  • Comentarios de cierre

Ten en cuenta desde ya, que la organización de eventos no solo es presencial. 

En la actualidad, cada vez hay más agencias de organización de eventos en línea, como si fueran un gran espectáculo en vivo.

Ya te estarás dando cuenta de que las empresas de organización de eventos tienen mucho que ofrecer a las pymes. Y pueden llegar a ser un canal de ventas importante. 

Dicho esto, te invito a leer con atención los siguientes puntos.

Empresas de organización de eventos: aliadas de las pymes

En términos generales, la organización y gestión de eventos es un proceso que incluye el diseño, planificación y producción de congresos, ceremonias, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una con propósitos específicos. 

Algunos de estos eventos ya pueden ser con participación de grupos vía videoconferencia o por otros medios apoyados en la web.

Es un proceso que suele ser complejo y que demanda de las empresas especializadas herramientas idóneas para hacerlo bien. 

Exige coordinar actividades y tareas, muchas de las cuales no estarán del todo bajo el control de la empresa, pues suelen intervenir muchos otros actores.

Por ejemplo, están las tiendas online especializadas en regalos de empresa, como son los lanyards personalizados, a las que se subcontrata en muchos tipos de eventos. Un caso interesante es www.maxilia.es.

Los lanyards personalizados son uno de los regalos publicitarios perfectos para todo tipo de eventos o como artículo de merchandising.

Ahora bien…

Te pongo el ejemplo de una empresa que comercializa maquinaria para la construcción o para la manufactura, en general. 

Una estrategia interesante que hemos visto es la presentación de sus productos y servicios en eventos anuales, en el sector correspondiente.

Y hasta participan en eventos más formales, relacionados con los avances de la tecnología en la construcción o manufactura.

Por supuesto, participar en eventos de este tipo tiene costes. Pero si el evento es de la calidad esperada, también genera ingresos y, lo más importante, activos intangibles para la pyme.

¡Esto es importante, ¿cierto?!

Para seleccionar la empresa de organización de eventos que será tu aliada, debes conocer algunos detalles de cómo funcionan.

Empresas de organización de eventos: aliadas de las pymes
Las empresas de organización de eventos son aliadas que debemos aprovechar.

Algunos elementos que debe conocer sobre empresas de organización de eventos

El proceso clave en la organización de eventos implica las siguientes actividades:

  • Formulación del presupuesto y plan de actividades.
  • Selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el evento. O el medio si es en línea.
  • Contratación de servicios y publicidad, según sea el caso y la dimensión del evento.
  • Tramitación de permisos y autorizaciones, según la normativa que aplique.
  • Acuerdos y supervisión de los servicios de transporte, servicios gastronómicos o catering.
  • Coordinación de la logística integral, entre otras muchas actividades.

Es importante verificar si la empresa organizadora de eventos tiene buenas prácticas en la ejecución del proceso. De hecho, el plan debería diferenciar al menos 3 fases: antes, durante y después.

Es claro que el éxito del evento estará no solo en la elección de la temática y en los invitados a exponer productos/servicios o transmitir conocimiento, sino en la calidad de todo el proceso. 

En tal sentido, debes buscar una empresa aliada que aplique la gestión de eventos con un nivel alto de calidad y profesionalismo. No contrates a la ligera.

Por ejemplo, en el plan debe contemplar – previo al evento –  la inscripción de los asistentes: empresas, autónomos, interesados, universidades, etc. 

Es común que en la propia inscripción, que debería ser un proceso fácil y rápido, ¡los asistentes consigan obstáculos! 

Buenas prácticas en las empresas de organización de eventos

En este punto quiero que te pongas al tanto sobre las buenas prácticas que deben mostrar las empresas de organización de eventos. 

En nuestra experiencia, un primer elemento en la fase inicial, en la que el público hace su primer contacto a través de su inscripción y pago, es que la empresa se apoye en un software para gestión de eventos. 

Recuerda que la primera impresión vale mucho. Aplica en casi todo.

Así que el contacto que se genera, después de la promoción que verán los interesados, debe garantizar un proceso sencillo, ágil y seguro. 

Es clave que se encuentre con un sitio web diseñado de manera atractiva e interesante. Y que se despliegue en cualquier dispositivo.

Por otro lado, ten en cuenta estas 3 recomendaciones importantes:

  • En primer lugar, es ideal que la empresa aplique un enfoque sostenible en la organización del evento. Por lo tanto, al contratar a terceros para cubrir actividades claves, debe procurar que sean proveedores que apliquen criterios de sostenibilidad.
  • En segundo lugar, la empresa debe elegir una sede accesible en transporte público, para el caso presencial. Si no es posible, debe establecer un servicio de transporte, evitando en lo posible, que los asistentes acudan en su propio coche. Es claro que esto dependerá del tipo de evento y de la audiencia esperada.  
  • Y en tercer lugar, la empresa debe gestionar la logística del evento y revisar la información general que será compartida. Incluyendo las recomendaciones a los expositores. 
Empresas de organización de eventos: aliadas de las pymes
Las empresas de organización de eventos deben aplicar buenas prácticas en la prestación de su servicio.

Claves para participar en eventos

Al seleccionar el evento en que participarás con tu equipo de trabajo, ten en cuenta lo siguiente:

  • Un primer punto es analizar el formato del evento. También debes tener claro el segmento de clientes o el target que será posible alcanzar.
  • Precisar la propuesta de valor: ¿qué es lo que se está ofreciendo? Debemos tener claro los datos sobre el evento en términos de qué, cómo, dónde y cuándo tendrá lugar.
  • Otro punto es desglosar todas las tareas y actividades que nos compete, en función de las instrucciones de la empresa organizadora. Si es la primera vez, podemos buscar apoyo para asegurar una lista exhaustiva.
  • Al tener la lista de actividades, clasifícalas según una línea de tiempo. Esto parece fácil, pero no siempre lo es. Contacta al personal de protocolo y conoce los detalles para que tu presencia sea memorable. 
  • Elabora un plan (tareas – recursos – tiempo – responsables) y marque los hitos. Es decir, puntos de control que consideres necesarios, según sea tu participación. No dejes todo a la empresa organizadora del evento.
  • No desestimes las actividades posteriores al evento. Saca provecho de la participación y consigue más clientes y aliados para tu pyme.

Impulsa tu pyme con la participación en eventos

Tal como ya lo indicamos, la participación y la organización de eventos es una oportunidad para que nuestra pyme se proyecte, en la búsqueda de uno o varios objetivos.

Seleccionar la empresa organizadora y los eventos no es una tarea sencilla, cuando se busca la calidad y un excelente retorno. 

En todo caso, lo que sí es cierto es que puede dejar muchas ganancias tangibles e intangibles. Además, quienes asisten a un evento suelen tomar muy en cuenta a los expositores. 

Observa que con un evento podemos, por ejemplo:

  • Presentar o dar publicidad a nuestros productos o servicios. Incluso, a una idea en marcha.
  • Crear una mejor experiencia de marca para posicionarse en el segmento que nos interesa.
  • Captar prospectos y fidelizar clientes, porque al vernos allí, sentirán que estamos trabajando para mejorar y ser más competitivos.
  • Por supuesto, incrementar las ventas de nuestra pyme.
  • Fortalecer al equipo de trabajo y asegurar que se sientan más integrados.
  • Lograr contactos con personalidades reconocidas en el sector, lo que da un valor añadido.
  • Acceder a datos y experiencias de competidores, que nos permite “medirnos” con ellos para seguir en la ruta de ser mejores.

Elige con cuidado el “formato del evento” presencial

Según sea el propósito que persigamos, debemos elegir con cuidado el “formato del evento” en el que estaremos. 

Porque no solo se trata de exposiciones de productos y servicios en el sector en que estemos.

En el caso de los eventos presenciales, podemos ir más allá y participar en formatos que fomenten la comunicación y el compartir conocimiento.

Si eres el dueño de una empresa que vende maquinaria para la construcción o para el desarrollo de estudios geológicos, ¿no estarías interesado en conocer los avances en el sector? 

Esto es parte de la “vigilancia tecnológica” que deberías estar haciendo para ser competitivo. 

Hay formatos tipo simposio, congreso o conferencia, entre otros. Es importante tener en cuenta que tienen diferentes formas de ejecutarse. 

Por ejemplo:

  • Simposio. Se aplica para abordar un tema específico. Intervienen diferentes expertos, que dan su punto de vista sobre la materia en cuestión. Es habitual que antes de concluir el evento puedan hacerse preguntas. En muchos casos, los participantes también presentan sus conclusiones finales.
  • Congreso. La característica principal de los congresos es que son reuniones que se dan cada cierto tiempo. Los participantes suelen pertenecer a un sector particular. Lo habitual es que dure uno o dos días. Son reuniones en las que se trata un tema, se comparte información y/o se imparte formación específica.
  • Conferencia. Detrás de esta clase de eventos suele encontrarse una empresa, una asociación o una institución educativa. Son eventos que admiten diferentes formatos y, en muchas ocasiones, la prensa local es convocada para proyectar los hitos o hechos relevantes.
¿Te animas a participar en un evento con tu pyme?
¿Te animas a participar en un evento con tu pyme?

Comentarios para cerrar

Es interesante saber que, en general, el mercado de los eventos es identificado con el acrónimo MICE:

  • Meetings (reuniones)
  • Incentives (incentivos)
  • Conferences (congresos)
  • Exhibitions (exposiciones)

Y es que no solo se trata de una oportunidad de emprendimiento con un modelo de negocio interesante, sino que para muchas pymes, participar en eventos puede impulsar los ingresos y lograr más clientes.

En otras palabras…

Todo evento en el que podamos participar es una oportunidad que nos permitirá acercarnos a prospectos y clientes, en un espacio diferente al de nuestra empresa o al de las tiendas.

En muchas ocasiones y según el sector en que estemos (por ejemplo, el de servicios) la presencia en eventos puede constituir un canal para nuestro modelo de negocio. ¿Lo habías pensado?

En conclusión, participar en eventos con nuestra empresa puede ser una estrategia para lograr diferentes propósitos, incluso más allá de conseguir clientes y aumentar las ventas. 

Quizás puede ser una oportunidad para apalancar el desarrollo de nuestra organización y posicionar la marca.

Es claro que involucrarse en la organización de eventos demanda esfuerzo, disposición y pasión por lo que hacemos.  

¿Te animas a participar en un evento con tu pyme?

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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