¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

. Ago 1, 2018.

Una empresa con éxito no es aquella que sólo es rentable. Una empresa es exitosa porque percibe, pero también porque entrega valor a sus clientes con servicios y productos útiles para su calidad de vida.

El empresario exitoso se ocupa, también, del crecimiento de sus colaboradores, de la disponibilidad de herramientas y, además, de aportar beneficios a la sociedad.

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial!

Por supuesto, decir que una empresa es exitosa – o no – es una cuestión relativa. Dependerá de los criterios que se apliquen.

Cuando se consulta sobre este punto, algunos empresarios se limitan a indicar que ser exitoso no es más que tener la rentabilidad esperada. Pero para otros, es lograr objetivos más allá de la rentabilidad, incluyendo aspectos intangibles.

Lo que sí es claro es que una empresa exitosa es una empresa sostenible. Es decir, crea valor económico, medioambiental y social a corto, mediano y largo plazo. Contribuye con el aumento de la calidad de vida y al progreso real de la sociedad (Tomado de http://www.eoi.es/).

10 cualidades clave que debe tener una empresa para considerarse exitosa son:

  1. Enfoque en el cliente
  2. Entrega valor a la cadena de suministro
  3. Cuida a sus colaboradores
  4. Usa correctamente sus recursos y protege al medio ambiente
  5. Tiene control de sus procesos
  6. Ofrece un ambiente seguro a sus colaboradores
  7. Apuesta por la innovación
  8. Tiene un buen manejo y uso de sus finanzas
  9. Invierte en lo importante
  10. Retribuye a la sociedad y tiene un compromiso real con sus dueños o socios

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

Además de las 10 cualidades indicadas, existen otras que son tal vez “más básicas”, pero igualmente importantes, para lograr el éxito. Más tangibles, palpables o perceptibles, si se les quiere asignar adjetivos.

Una de ellas se relaciona con la forma en que el equipo aprovecha las herramientas disponibles en la empresa. En particular, las que apoyan la gestión de la información.

En este sentido, toda empresa con éxito sí tiene herramientas de gestión. Herramientas utilizadas por el equipo de trabajo, que son indispensables para gestionar la información, uno de los activos más valiosos para cualquier empresa.

Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión

Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión

Sobre herramientas para la gestión de la información encuentras un buen número de artículos en este blog. Por lo que a continuación te compartimos un resumen de aspectos relevantes con relación al aprovechamiento de estas herramientas por parte de los equipos de trabajo y de los empresarios, en particular.

¿Cuándo incorporar herramientas de gestión?

Sin importar el tamaño y la complejidad de la empresa, todos los colaboradores necesitan disponer de un medio para el control de sus actividades y de la información. Un medio que, además, les permita la integración y el seguimiento de tareas.

Está claro que una empresa en la puesta en marcha o en la etapa de funcionamiento regular, no tiene recursos para contratar herramientas de gestión. Y muy probablemente, el número de colaboradores y la cantidad de actividades no tengan una complejidad grande. Por lo que esto supondría poca urgencia para la adquisición de herramientas para el manejo de la información.

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

Una empresa en sus primeras etapas no tiene recursos para contratar herramientas de gestión

Sin embargo, por nuestra experiencia y habiendo visto muchos casos, consideramos que la incorporación de herramientas debe ser “lo antes posible” en el ciclo de vida de la empresa. Esto es necesario para empresas que buscan el crecimiento, ser sostenibles y, por lo tanto, competitivas. Es decir, calificar como empresas con éxito.

Características de herramientas de gestión en la nube

Lo común es que las empresas pequeñas y medianas busquen soluciones en la nube, pues se trata de una tecnología que simplifica la implementación y mejora la experiencia de los colaboradores.

Las 5 características que destacamos en herramientas de gestión en la nube, son:

1. Seguridad de la información y ahorro en costes de infraestructura

Una aplicación en la nube permite que tu información esté siempre accesible y minimiza los problemas típicos de seguridad en el entorno tecnológico de la empresa.

El proveedor de servicio es responsable de la seguridad y disponibilidad de los datos. Tiene medios para hacerlo y no constituye para el cliente, un coste importante adicional.

Una empresa en sus primeras etapas no tiene recursos para mantener una infraestructura para sus aplicaciones informáticas. En tal sentido, las soluciones en la nube constituyen una excelente opción.

2. Eficiencia en la operación

El empresario y su equipo ganan eficiencia al realizar más operaciones en una misma cantidad de tiempo, respecto al caso en que no disponga de herramienta de gestión.

El tiempo que se “gana” lo dedicará cada colaborador a realizar análisis que aporte valor, o a mejorar la relación con los clientes, por ejemplo.

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

Podrán, en general, atender más requerimientos de clientes internos y externos, y dará respuesta oportuna, gracias a las herramientas de que disponga la empresa.

3. Acceso más cómodo e inmediato

Las empresas con éxito contratan aplicaciones en la nube, porque permiten acceder a la información desde cualquier lugar y con diversos dispositivos móviles.

El único requisito para trabajar online con este tipo de aplicaciones es contar con una buena conexión a Internet. Esto supone una interesante ventaja para los trabajadores, que pueden acceder a ellas desde cualquier lugar, incluso desde su casa.

4. Escala según el crecimiento de la empresa

Una buena herramienta de gestión en la nube facilita la adaptación al tipo de empresa y sus necesidades específicas. Muchas de ellas permiten contratar aplicaciones según las necesidades de información de la empresa. Es decir que solo pagas por lo que utilizas. Esto te permite escalar según crecen las áreas funcionales en la organización.

5. Facilidad de uso

Otras de las característica importantes es la relacionada con la facilidad de uso. Una aplicación fácil de usar y con menos funcionalidades puede ser preferible a una muy completa, pero difícil de aprender a utilizar.

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

Otras de característica importante en una herramienta de gestión es la facilidad de uso

En las empresas que apenas recorren las primeras etapas, no hay tiempo para un aprendizaje lento de las herramientas que se adopten para gestionar información.

Las aplicaciones, en tal sentido, deben facilitar el aprendizaje, minimizar tiempos y recursos para aprovechar al máximo sus potencialidades.

¿Para qué se utiliza una herramienta de gestión?

Como ya indicamos, las empresas con éxito disponen de herramientas para gestionar de manera ágil la información de sus áreas funcionales.

Una premisa, por ejemplo, es que en empresas con éxito un dato solo se trascribe una vez, y queda a la disposición de todos los que lo necesiten. Se evita así pérdida de tiempo al transcribir más de una vez los datos, y además, se minimiza la inconsistencia en la información disponible.

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

Una herramienta de gestión asegura la calidad de los datos

Por ejemplo, se crea una factura a partir de los datos de un cliente y de ciertos artículos, y se comparte con las áreas que necesiten realizar trámites con ellas. Áreas como tesorería, contabilidad, cuentas por cobrar, ventas, entre otras.

Desde nuestra perspectiva, el para qué se utiliza una herramienta de gestión, apunta a elementos que están mucho más allá de operaciones básicas. Lo importante, para nosotros, es que una herramienta de gestión se utiliza en empresas con éxito para mejorar la eficiencia empresarial.

Esta mejora pasa por 4 áreas que conforma un índice que denominamos, Índice IDEAL:

  • Foco en la misión, visión y valores
  • Control de la gestión en las áreas funcionales
  • Colaboración en la gestión de la información
  • Mejora continua, como parte de la cultura organizacional

El índice IDEAL es un modelo práctico no solo para diagnosticar la eficiencia en empresas, sino para dar pautas de cómo mejorar continuamente.

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

El índice IDEAL es un modelo práctico para diagnosticar la eficiencia empresarial

De manera particular, hacemos referencia a 2 elementos: el control y la colaboración.

Control y colaboración con herramienta de gestión

En el caso del control, el propósito es detectar, corregir y encaminar las acciones para lograr los objetivos de la organización. Para corregir el rumbo, cuando sea necesario. Y también para detectar riesgos que terminen en problemas para la empresa.

Una herramienta de gestión, en tal sentido, aporta informes e indicadores por áreas funcionales y a nivel global, por lo que es un pilar en el seguimiento del logro de objetivos.

Con el control también puede apoyarse aspectos como:

  • Asignación de recursos
  • Seguimiento de acciones
  • Evaluación del resultado

Para conocer más sobre el control, como área del índice IDEAL, te comparto al final un artículo con detalles sobre el mismo.

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

Con respecto al área colaboración, consideramos principalmente 2 “niveles”:

  • Colaboración a nivel interno, entre los empleados de la organización
  • Colaboración a nivel externo, a través de la visibilidad de la información que se brinda a clientes e interesados, Es decir, a los que participan en la gestión de información, desde afuera de la organización.

Como sabemos, en una empresa hay información de muchos tipos, que se encuentra en diversas presentaciones. En nuestro caso, nos interesamos por la información que tiene un “ciclo de vida”.

Este ciclo inicia cuando se capturan datos o se crea la información, que pasa por diferentes estados, hasta su disposición final.

Es claro que una herramienta de gestión, es un medio clave para fomentar y asegurar la colaboración en la empresa. Esto es clave, porque es difícil que el ciclo de vida de la información esté en manos de un único empleado.

¿Toda empresa con éxito tiene una herramienta de gestión?

Una herramienta de gestión es un medio para fomentar la colaboración

Resumen

La respuesta a la pregunta planteada en el título de este artículo, es clara: en efecto, toda empresa con éxito se apoya en herramientas de gestión.

Desde el punto de vista del Índice IDEAL, hay al menos dos elementos clave que se apoyan en tales herramientas: el control y la colaboración.

Una aplicación facilita el control de la empresa, a nivel de áreas, talento humano y, por supuesto, a nivel global. Los indicadores son necesarios para este control.

Por otra parte, en la gestión de la información participan diversos actores, internos y/o externos, que colaboran para que ciertas tareas y actividades se ejecuten de manera oportuna. Lo que se refleja en los estados o cambios que sufre la información.

A esto se agrega el hecho de que al tener la información organizada y priorizada, el empresario y su equipo se enfocan en lo importante. Esto favorece también el foco y la mejora continua, las otras áreas del Índice IDEAL.

¡Hasta la próxima entrega!

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