Una empresa con éxito siempre tiene un software de gestión

.

Una empresa con éxito no es aquella que sólo es rentable. Una empresa es exitosa porque percibe, pero también porque entrega valor a sus clientes, con servicios y productos útiles para que mejoran su calidad de vida. Parte del éxito está en que se apoya en un software de gestión.

El empresario exitoso se ocupa, también, del crecimiento de sus colaboradores, de la disponibilidad de herramientas y, además, de aportar beneficios a la sociedad. Por supuesto, decir que una empresa es exitosa – o no – es una cuestión relativa. Dependerá de los criterios que apliquemos.

Cuando se consulta sobre este punto, algunos empresarios se limitan a indicar que ser exitoso no es más que tener la rentabilidad esperada. Pero para otros, es lograr objetivos más allá de la rentabilidad, incluyendo aspectos o elementos intangibles.

Lo que sí es claro es que una empresa exitosa es una empresa sostenible. Es decir, crea valor económico, medioambiental y social a corto, mediano y largo plazo. Contribuye con el aumento de la calidad de vida y al progreso real de la sociedad (Tomado de http://www.eoi.es/).

Hay 10 cualidades que debe tener una empresa para considerarse exitosa. Estas son:

  1. Enfoque en el cliente.
  2. Entrega valor a la cadena de suministro.
  3. Cuida a sus colaboradores.
  4. Usa correctamente sus recursos y protege al medio ambiente.
  5. Tiene control de sus procesos.
  6. Ofrece un ambiente seguro a sus colaboradores.
  7. Tiene un buen manejo y uso de sus finanzas.
  8. Invierte en lo importante.
  9. Retribuye a la sociedad y tiene un compromiso real con sus dueños o socios.
  10. Apuesta por la innovación.
Una empresa con éxito siempre tiene un software de gestión
Una empresa con éxito siempre tiene un software de gestión

Una empresa con éxito siempre tiene un software de gestión

Es claro que algunas de las cualidades señaladas estarán más «presentes» o marcadas que otras, según el tipo de empresa. Pero podemos afirmar que en todos los casos, al pasar por las etapas, estas y otras serán parte de su cultura. Solo así alcanza el funcionamiento óptimo.

Además de las 10 cualidades indicadas, existen otras que son tal vez “más básicas”, pero igualmente importantes, para lograr el éxito. Más tangibles, palpables o perceptibles, si se les quiere asignar adjetivos.

Una de ellas se relaciona con la forma en que el equipo aprovecha las herramientas disponibles en la empresa. En particular, las que apoyan la gestión de la información.

En este sentido, toda empresa con éxito sí utiliza herramientas de gestión. Herramientas utilizadas por el equipo de trabajo, que son indispensables para gestionar la información, uno de los activos más valiosos para cualquier empresa.

Sobre herramientas para la gestión de la información encuentras un buen número de artículos en este blog. Por lo que a continuación te compartimos un resumen de aspectos relevantes con relación a su aprovechamiento por parte de los equipos de trabajo y de los empresarios, en particular.

¿Cuándo incorporar un software de gestión en la empresa?

Sin importar el tamaño y la complejidad de la empresa, todos los colaboradores necesitan disponer de un medio para el control de sus actividades y de la información. Un medio que, además, les permita la integración, la colaboración y el seguimiento de tareas.

Está claro que una empresa en la puesta en marcha o en la etapa de funcionamiento regular, puede no tener recursos para contratar herramientas de gestión. Y muy probablemente, el número de colaboradores y la cantidad de actividades no tengan una complejidad grande.

Por lo que esto supondría poca urgencia para la adquisición de herramientas para el manejo de la información. ¿Pero es esto cierto del todo?

Toda empresa (micro, pequeña o mediana) puede disponer de un software de gestión desde el arranque de sus operaciones...
Toda empresa (micro, pequeña o mediana) puede disponer de un software de gestión desde el arranque de sus operaciones…

Sin embargo, por nuestra experiencia y habiendo visto muchos casos, consideramos que la incorporación de herramientas debe ser “lo antes posible” en el ciclo de vida de la empresa. Esto es necesario para empresas que buscan el crecimiento, ser sostenibles y, por lo tanto, competitivas. Es decir, calificar como empresas con éxito.

Características del software de gestión en la nube

Lo común es que las empresas pequeñas y medianas busquen soluciones en la nube, pues se trata de una tecnología que simplifica la implementación y mejora la experiencia de los colaboradores.

Las 5 características que destacamos en herramientas de gestión en la nube, son:

1. Seguridad de la información y ahorro en costes de infraestructura:

Una aplicación en la nube permite que tu información esté siempre accesible y minimiza los problemas típicos de seguridad en el entorno tecnológico de la empresa.

El proveedor de servicio es responsable de la seguridad y disponibilidad de los datos. Tiene medios para hacerlo y no constituye para el cliente, un coste importante adicional.

Una empresa en sus primeras etapas no tiene recursos para mantener una infraestructura para sus aplicaciones informáticas. En tal sentido, las soluciones en la nube constituyen una excelente opción.

2. Eficiencia en la operación:

El empresario y su equipo ganan eficiencia al realizar más operaciones en una misma cantidad de tiempo, respecto al caso en que no disponga de herramienta de gestión.

El tiempo que se “gana” lo dedicará cada colaborador a realizar análisis que aporte valor, o a mejorar la relación con los clientes, por ejemplo.

Empresa con éxito tiene una herramienta de gestión
Empresa con éxito tiene una herramienta de gestión

Podrán, en general, atender más requerimientos de clientes internos y externos, y dará respuesta oportuna, gracias a las herramientas de que disponga la empresa.

3. Acceso más cómodo e inmediato:

Las empresas con éxito contratan aplicaciones en la nube, porque permiten acceder a la información desde cualquier lugar y con diversos dispositivos móviles.

El único requisito para trabajar online con este tipo de aplicaciones es contar con una buena conexión a Internet. Esto supone una interesante ventaja para los trabajadores, que pueden acceder a ellas desde cualquier lugar, incluso desde su casa.

4. Escala según el crecimiento de la empresa:

Una buena herramienta de gestión en la nube facilita la adaptación al tipo de empresa y sus necesidades específicas. Muchas de ellas permiten contratar aplicaciones según las necesidades de información de la empresa. Es decir que solo pagas por lo que utilizas. Esto te permite escalar según crecen las áreas funcionales en la organización.

5. Facilidad de uso:

Otras de las característica importantes es la relacionada con la facilidad de uso. Una aplicación fácil de usar y con menos funcionalidades puede ser preferible a una muy completa, pero difícil de aprender a utilizar.

Empresa con éxito tiene una herramienta de gestión
Otras de característica importante en una herramienta de gestión es la facilidad de uso

En las empresas que apenas recorren las primeras etapas, no hay tiempo para un aprendizaje lento de las herramientas que se adopten para gestionar información.

Las aplicaciones, en tal sentido, deben facilitar el aprendizaje, minimizar tiempos y recursos para aprovechar al máximo sus potencialidades.

¿Para qué se utiliza una herramienta de gestión?

Como ya indicamos, las empresas con éxito disponen de herramientas para gestionar de manera ágil la información de sus áreas funcionales.

Una premisa, por ejemplo, es que en empresas con éxito un dato solo se trascribe una vez, y queda a la disposición de todos los que lo necesiten. Se evita así pérdida de tiempo al transcribir más de una vez los datos, y además, se minimiza la inconsistencia en la información disponible.

Una herramienta de gestión asegura la calidad de los datos – Empresa con éxito tiene una herramienta de gestión

Por ejemplo, se crea una factura a partir de los datos de un cliente y de ciertos artículos, y se comparte con las áreas que necesiten realizar trámites con ellas. Áreas como tesorería, contabilidad, cuentas por cobrar, ventas, entre otras.

Desde nuestra perspectiva, el para qué se utiliza una herramienta de gestión, apunta a elementos que están mucho más allá de operaciones básicas. Lo importante, para nosotros, es que una herramienta de gestión se utiliza en empresas con éxito para mejorar la eficiencia empresarial.

Esta mejora pasa por 4 áreas que conforma un índice que denominamos, Índice IDEAL:

  • Foco en la misión, visión y valores.
  • Control de la gestión en las áreas funcionales.
  • Colaboración en la gestión de la información.
  • Mejora continua, como parte de la cultura organizacional.

El índice IDEAL es un modelo práctico no solo para diagnosticar la eficiencia en empresas, sino para dar pautas de cómo mejorar continuamente.

Áreas que conforma el Índice IDEAL
El índice IDEAL es un modelo práctico para diagnosticar la eficiencia empresarial

De manera particular, hacemos referencia a 2 elementos: el control y la colaboración.

Control y colaboración con herramienta de gestión:

En el caso del control, el propósito es detectar, corregir y encaminar las acciones para lograr los objetivos de la organización. Para corregir el rumbo, cuando sea necesario. Y también para detectar riesgos que terminen en problemas para la empresa.

Una herramienta de gestión, en tal sentido, aporta informes e indicadores por áreas funcionales y a nivel global, por lo que es un pilar en el seguimiento del logro de objetivos.

Con el control también puede apoyarse aspectos como:

  • Asignación de recursos.
  • Seguimiento de acciones.
  • Evaluación del resultado.

Para conocer más sobre el control, como área del índice IDEAL, te comparto al final un artículo con detalles sobre el mismo.

El control tiene como propósito detectar, corregir y encaminar las acciones
El control tiene como propósito detectar, corregir y encaminar las acciones

Con respecto al área colaboración, consideramos principalmente 2 “niveles”:

  • Colaboración a nivel interno, entre los empleados de la organización
  • Colaboración a nivel externo, a través de la visibilidad de la información que se brinda a clientes e interesados, Es decir, a los que participan en la gestión de información, desde afuera de la organización.

Como sabemos, en una empresa hay información de muchos tipos, que se encuentra en diversas presentaciones. En nuestro caso, nos interesamos por la información que tiene un “ciclo de vida”.

Este ciclo inicia cuando se capturan datos o se crea la información, que pasa por diferentes estados, hasta su disposición final. Es claro que una herramienta de gestión, es un medio clave para fomentar y asegurar la colaboración en la empresa. Esto es clave, porque es difícil que el ciclo de vida de la información esté en manos de un único empleado.

Ejemplo de un software de gestión:

A continuación encuentras un enlace a un software de gestión, ideal para pymes: Platzilla. Es una aplicación en la nube que tiene múltiples ventajas y que puede ser adoptado desde el inicio de las operaciones, por su bajo coste. Haz clic en la imagen….

Un software de gestión es un medio para fomentar el control y la colaboración en una empresa con éxito

¿Qué es Platzilla?

Podemos decir que es un software con una fortaleza clave: es fácil de adaptar a prácticamente cualquier tipo de pyme. Esto es así, porque provee un conjunto de funcionalidades para personalizar sus formularios y el comportamiento de los mismos, de manera sencilla y con unos pocos clics.

Comentarios finales

El título de este artículo lo podemos tomar como afirmación verdadera, pues en efecto, toda empresa con éxito se apoya en herramientas de gestión. En el caso de las pymes, una solución viable es el uso de aplicaciones en la nube, como el caso de Platzilla.

Este se basa en el modelo «software como servicio» que funciona bajo suscripción en lugar de una compra. El software se utiliza en línea. Los documentos y la base de datos permanecen en la nube, a los que accedemos desde cualquier computador o dispositivo. Los interesados hacen uso de las aplicaciones y solo pagan un aporte mensual, según su uso.

Por otra parte, desde el punto de vista del Índice IDEAL, hay al menos 2 elementos clave que se apoyan en tales herramientas: el control y la colaboración.

Gestionar Fácil

Una aplicación facilita el control de la empresa, a nivel de áreas funcionales operativas. Por ejemplo, ventas o inventarios. Y, por supuesto, a nivel global. Los indicadores son necesarios para este control.

Por otra parte, en la gestión de la información participan diversos actores, internos y/o externos, que colaboran para que ciertas tareas y actividades se ejecuten de manera oportuna. Lo que se refleja en los estados o cambios que sufre la información.

A esto se agrega el hecho de que al tener la información organizada y priorizada, el empresario y su equipo se enfocan en lo importante. Esto favorece también el foco y la mejora continua, las otras áreas del Índice IDEAL.

¡Muchas gracias por leernos!

Artículos recomendados para aprender más:

Más de Estrategias de mejora

Más de Gestión general

Google AdSense Matched Content Widget

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR