Destrucción de documentos en la empresa. Buenas prácticas.

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¿Cómo llevas a cabo la destrucción de documentos en tu empresa? ¿Conoces y aplicas buenas prácticas? La destrucción de documentos es una actividad clave para un funcionamiento responsable de toda empresa. Grandes o pequeñas, las organizaciones acumulan información de diversos tipos y en diversos soportes. Es un tema al que debemos prestar atención. De esto hablamos en este artículo. ¡Bienvenidos(as)!

Como empresarios, gestores o responsables de área funcionales, debemos prestar atención a la destrucción de documentos. Hablamos no solo de los físicos; también de los digitalizados. Porque todos terminan ocupando espacio y, pasado un tiempo, se vuelven inútiles o son inservibles. Si no aplicas buenas prácticas para desecharlos, estos pueden ir a parar en manos poco prudentes. De hecho, ¡revisa ahora mismo las papeleras!

Listados con datos de clientes y de empleados, de transacciones bancarias, cheques anulados… son documentos que pierden vigencia y utilidad. Y según sea la legislación que aplique, pierden valor para efectos de reclamos. Si observas con cuidado en tu empresa, es probable que tengas en cada oficina documentos que ya no requieres y que, por lo tanto, deberías eliminar.

Destrucción de documentos en la empresa. Buenas prácticas.
Destrucción de documentos en la empresa. ¿Aplica buenas prácticas?

Con seguridad sabes que existen empresas que ofrecen el servicio de destrucción de documentos; pero en muchos casos, estas no explican con claridad el porqué de la importancia de este servicio. Y tampoco la técnica que utilizan para hacerlo. Por tal razón, veremos algunos consejos y recomendaciones al respecto.

Y desde ya, la primera recomendación clave es dejar en manos de expertos esta tarea. Sobran las razones para contratar empresas especializadas en destrucción de documentos, tanto físicos como digitalizados. Por ejemplo, si los documentos involucrados corresponden a material confidencial, ¿no será necesario asegurar la aplicación de prácticas que garanticen el resultado, con la seguridad del caso?

Buenas prácticas en la destrucción de documentos

Tal vez consideres que una medida suficiente sea la que aplican algunos empresarios: compran una máquina de destrucción de documentos y realizan la tarea en su propia empresa. Si bien esto tiene la ventaja de no tener que pagar por el servicio, también tiene varios puntos en contra. Uno es tener que destinar horas de trabajo de sus propios colaboradores a realizar la tarea. Además, nada asegura que lo harán bien, ¿cierto?

Ejecutar la tarea dentro de la empresa también puede terminar transformando la buena intención, más en un problema que en una solución. Es por ello que la mejor opción es buscar apoyo en empresas que se dedican a prestar el servicio, ya sea en el local del cliente o en sus propias instalaciones.

Tal vez tengas dudas con relación a entregar sus documentos a un tercero, para que haga el trabajo de destruirlos. Pero esto no es problema, porque las empresas especializadas en la materia certifican el cuidado y transporte seguro de los documentos y, si los requieres, permiten que presencies el momento de la destrucción.

En otros casos, la garantía de un servicio de calidad se apoya en la grabación del proceso de destrucción de archivos en un circuito cerrado de televisión. Grabación que luego estará a la disposición de los clientes para su verificación.

Destrucción de documentos en la empresa. Buenas prácticas.
Tal vez tengas dudas con relación a entregar sus documentos a un tercero…

Buenas prácticas en el proceso de destrucción de documentos

1. Recolección con contenedores de seguridad:

Según sea el caso, habrá clientes que contraten el servicio de manera puntual y otros en forma periódica. Por lo que el prestador del servicio recogerá los documentos que se vayan a destruir de acuerdo con el tipo de contrato que se establezca.

Los documentos son recogidos en contenedores de seguridad, para que la empresa contratante esté segura de la confidencialidad del proceso. Estos contenedores se encuentran sellados y nadie puede acceder a su interior. En tal sentido, todos los empleados pueden estar seguros de que cuando depositan en ellos un documento u otro soporte, es como si ya lo hubieran destruido.

2. Recogida y transporte de contenedores:

Una vez que la documentación está en los contenedores, estos son recogidos y transportados de manera segura hacia las instalaciones de destrucción confidencial de documentos. Por supuesto, el transporte es cerrado y con él se adoptan todas las medidas necesarias para evitar la sustracción o los accesos indebidos.

Los vehículos en los que se transportan los contenedores están equipados con localización GPS. Así se sabe en todo momento dónde se encuentra la documentación confidencial. Los vehículos que trasladan los contenedores a las instalaciones de destrucción son custodiados de manera permanente.

¿Estás consciente de cómo se acumulan los documentos en tu empresa?
¿Estás consciente de cómo se acumulan los documentos en tu empresa?

3. Destrucción confidencial de documentos:

El tercer paso es la destrucción efectiva de los documentos. Al arribar el vehículo a la planta, se procede a la descarga de contenedores en un recinto cerrado. Y previo a la destrucción, se realiza la lectura de los precintos, registrando la hora de recepción de los contenedores, entre otros datos.

Al realizarse la destrucción de documentos, la empresa elabora un certificado, en el que quedan reflejados la trazabilidad y el tamaño de partícula de la destrucción. Y como indicamos antes, el cliente puede solicitar que el proceso sea filmado.

Lo común es que al final del proceso de destrucción, las partículas resultantes sean destinadas a fábricas de reciclaje. De esta manera se completa una óptima gestión ambiental. Por supuesto, dependerá del método aplicado. La trituración de documentos es la opción más recomendable.

Gestionar Fácil.

No podemos olvidar que también es esencial la destrucción de archivos en soportes “informáticos”. Como sabemos, la tecnología ofrece diversas opciones, dado que ya es común que pequeñas, medianas y grandes empresas digitalicen sus documentos y los almacenen en tales soportes. Es clave tener en cuenta que el “borrado” simple en estos medios no garantiza, para nada, la eliminación definitiva de los datos.

El “borrado” simple en soportes "informático" no garantiza la eliminación definitiva de los datos.
El “borrado” simple en soportes «informáticos» no garantiza la eliminación de los datos.

Con los conocimientos apropiados, la información eliminada puede ser recuperada. Por lo que este aspecto también debe ser objeto de mucha atención.

En tal sentido, debemos asegurarnos de tener un servicio completo, que nos apoye en la destrucción de documentos en los diversos soportes que utilicemos. Pues solo así estaremos logrando la seguridad requerida en esta materia.

Dos beneficios clave de la destrucción de documentos

La destrucción de documentos tiene un beneficio directo, que ya mencionamos: nos permite el ahorro de espacio físico, no teniendo que destinar áreas a mantener archivos muertos o alquilar espacios para su almacenaje. Lo que también se traduce en menos costes. Además, nos ayuda a evitar que en los puestos de trabajo se acumulen papeles inservibles.

Otro beneficio, quizás de mayor importancia según el tipo de documentos y su contenido, es la seguridad. Al contratar a una empresa especializada, estaremos aplicando una medida de seguridad, puesto que la “limpieza disciplinada” impedirá que personas no autorizadas accedan en algún momento a tales documentos.

Según sea el tipo de empresa y el sector en el que desarrollemos nuestra actividad, habrá un entorno más o menos competitivo. Por lo que no destruir documentos y archivos de manera apropiada, puede dar lugar a fuga de «información sensible». ¿Te imaginas perder la próxima innovación en tu producto, por no aplicar buenas prácticas en el desecho de documentos claves?

Por tal motivo, el servicio de destrucción de documentos se vuelve un punto importante para las empresas que quieran mantener su privacidad y la confianza de sus clientes y colaboradores. Al respecto, vale la pena pensar en un aliado en esta materia, que se encargue de atender la destrucción confidencial de soportes con información sensible, liberándonos de los aspectos que esto implica.

Como hay diferentes tipos de información en una empresa y, por lo tanto, muchos tipos de documentos de los cuales necesitas deshacerse – llegado su momento – clasificar los soportes puede ser una buena práctica. Para ello, habrá responsables dentro de la empresa, que darán cuenta de la destrucción periódica de documentos inservibles o sin vigencia.

¿Qué documentos debemos destruir?:

Los prestadores del servicio de destrucción de documentos recomiendan que se destruyan, al menos, los siguientes:

  • Listados ya no utilizados de clientes.
  • Historiales de personal y currículos.
  • Listados de inventarios y precios.
  • Facturas anuladas, presupuestos y declaraciones de Impuestos.
  • Planes de marketing.
  • Información contable (borradores), cheques pagados y anulados.
  • Números de cuentas y de tarjetas de crédito.
  • Información de crédito a clientes y contratos.
  • Informes e historiales médicos.
  • Cálculos de nóminas, lista de firmas autorizadas.
  • Informes de I+D, etc.

Por supuesto, hablamos de documentos que han perdido vigencia (inservibles) o que no necesitamos mantener almacenados, después del tiempo fijado por leyes locales.

Destrucción de documentos en la empresa. ¡Aplica buenas prácticas!

Conclusiones

¿Qué importancia le das a la destrucción de documentos en tu empresa? Tal como pudiste ver en lo comentado, no se trata solo del espacio físico que podemos liberar y de los costes de mantener almacenados documentos que han dejado de ser útiles.

Aparte de este punto, está la seguridad. Información contable, financiera, sobre clientes y proveedores, sobre el personal o sobre la gestión de la empresa, nunca debe ir a manos de extraños. Es responsabilidad de la empresa que dicha información, cuando corresponda, sea destruida de manera apropiada.

Por ello, aplicar buenas prácticas en su destrucción, apoyados por empresas con las competencias para tal fin, es la mejor opción. Así que si aún no cuentas con un aliado de seguridad en esta materia, tal vez sea hora de considerarlo.

¡Muchas gracias por leernos!

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