Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

. Oct 22, 2018.

¡Bienvenidos a un nuevo artículo tutorial sobre la plataforma de aplicaciones Platzilla! En esta entrega te hablaremos, a manera de resumen, de la gestión de datos e información en un módulo de Platzilla.

Te contaremos detalles de lo que puedes hacer con los datos e información, así como las posibilidades que te brinda la plataforma para personalizar sus módulos. ¡Este tutorial te ayudará a conocer más sobre Platzilla!

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Pantalla de acceso o login

Distinciones entre datos e información

No haremos una discusión teórica sobre las distinciones entre datos e información. Lo que sí haremos en mostrar algunas características que nos ayuden a diferenciar los términos para comprender, en el contexto del artículo, lo que señalamos en cada caso.

¿Qué son los datos?

La palabra datos proviene del latín –datum– que hace referencia a “lo que se da”; en consecuencia, datos se refiere a la representación simbólica de hechos o informaciones, ya sea mediante números o palabras.

En informática es un término muy utilizado. Toda la información que se introduce o que sale de un computador se presenta en forma de datos. Es decir, los datos son las expresiones generales que se usan para describir los atributos de un valor, una condición o un hecho.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Cuando los datos se agrupan, se combinan y analizan, terminan dando información difícil de obtener por otro medio

Es un término muy utilizado también en estadística y diversas ramas de las matemáticas. En esto casos, para hacer referencia a las unidades que se desean calcular o a las que se desean agrupar según diversos criterios.

¿Qué es información?

La palabra información deriva del sustantivo latino informatio(-nis) (del verbo informare, con el significado de “dar forma a la mente”, “disciplinar”, “instruir”, “enseñar”). Ya en latín la palabra informationis era usada para indicar un “concepto” o una “idea”; pero no está claro si tal palabra pudiera haber influido en el desarrollo moderno de la palabra información.

En diversas ramas de las ciencias humanas, se denomina información al conjunto de elementos o datos que dan sentido y significado a objetos, situaciones, hechos o entidades.

En el ámbito de la informática, la información está conformada por un conjunto de datos procesados de forma tal que generen un significado. En las ciencias sociales, se dice que información es un conjunto de elementos que una vez procesados e interrelacionados, dan significación y valor a un concepto o entidad determinada.

Tomando como base lo anterior, datos e información no son sinónimos. Podemos afirmar que los datos están inmersos en la información. Ésta a su vez requiere de datos para dar significado a un hecho o entidad.

Es importante, por tal razón, no utilizar estos términos como sinónimos, sobre todo en materia informática y comunicacional.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Platzilla es una plataforma con un conjunto de funcionalidades que hacen posible la gestión de la información. Atiende áreas funcionales de una pyme, a través de sus Aplicaciones. Estas, a su vez, están conformadas por Módulos, que contienen datos e información.

Por ejemplo: la aplicación CRM Postventa está conformada, en su versión original, por los siguientes módulos:

  1. Clientes
  2. Contactos
  3. Incidencias
  4. Contratos de servicio
  5. Equipamiento
  6. Preguntas frecuentes

Cuando un usuario se da de alta en la plataforma e incorpora CRM Postventa en su instancia particular, Platzilla le muestra estos módulos en su menú estándar:

  • Entradas: Clientes, Contactos, Contratos de servicio, Equipamiento y Preguntas frecuentes.
  • Planificación (no incluye módulos de CRM Postventa)
  • Ejecución: Incidencias.
Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Platzilla muestra los módulos en su menú estándar

Los módulos son contenedores de información que cuentan con un número de funcionalidades para hacer posible la gestión de datos e información, de manera fácil.

El usuario puede crear, a partir de las funcionalidades, módulos adecuados o personalizados para dar respuesta a las necesidades de información de su empresa.

Un ejemplo para ilustrar lo indicado es el siguiente:

Suponga que tu pyme se especializa en desarrollo de diseño gráfico para empresas o entes de todo tipo. Un dato que te puede interesar de tus clientes es la dirección actual de su página web.

Cuando ingresas al módulo de clientes, ese dato podría no estar en la versión original o estándar de la aplicación.

¿Qué debes hacer? – Pues incluir en el módulo la solicitud – que puede ser opcional – del dato “página web”.

Cuando el usuario ingrese al formulario Clientes, tendrá la opción de suministrar el dato página web del cliente que esté ingresando.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Ejemplo de un formulario para clientes (gestión de datos e información en módulos)

Lista de tareas que puedes hacer en un módulo de Platzilla

  • Importar y exportar datos
  • Editar y crear campos en el módulo
  • Crear filtros para diversas vistas de la información
  • Definir la permisología para los registros del módulo
  • Agregar tablas en módulos
  • Definir listas personalizadas
  • Agregar botones personalizados
  • Generar conversaciones asociadas a la información del módulo
  • Realizar ediciones, eliminaciones y envíos de manera masiva
  • Relacionar módulos según la lógica del negocio
  • Crear cálculos para diferentes campos
Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Vista de información en un módulo de Platzilla

Como puedes ver, se trata de un número importante de funcionalidades que te permiten adecuar cada módulo de tus aplicaciones.

Esto constituye una fortaleza, pues te garantiza dar respuesta a los requerimientos particulares de información de tu empresa. Y todos estos ajustes y personalización lo haces como administrador, sin la necesidad de un técnico.

Importar y exportar datos

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

El proceso de importar y exportar datos es muy sencillo. Lo puedes realizar en minutos, siguiendo unos pasos fáciles de ejecutar.

Para importar:

  • Accedes a un formulario a través de la opción importar.
  • Descargas la plantilla que te indica cómo colocar los datos a subir.
  • Al tener los datos listos en la plantilla, seleccionas el archivo.
  • Al tener el archivo en pantalla, haces clic en importar.
Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Pasos generales para importar datos en un módulo

Con relación al proceso de exportar datos, haciendo clic en la opción exportar, descargas todos los registros en un archivo con formato hoja de cálculo.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Ejemplo de datos exportados del módulo Clientes

Editar y crear campos en el módulo

Una de las funcionalidades importantes que brinda flexibilidad en Platzilla es la de editar y crear campos en un módulo. Tal como lo indicamos en el ejemplo del dato “página web”.

En la vista Editor de Disposición, a la que se accede a través de la opción campos del módulo, Platzilla presenta bloques de información.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Ejemplo del formulario Editor de Disposición (módulo clientes)

Con los bloques podemos agrupar campos, dando orden a los mismos, para mejorar la usabilidad al ingresar datos. Por ejemplo, en el caso de Clientes, podemos tener varios bloques:

  • Información básica o general
  • Información específica
  • Datos de facturación
  • Otros datos

En este caso, cada bloque tendrá un cierto número de campos, según el caso y las necesidades de información de la empresa.

Los campos pueden ser de diversos tipos, incluyendo uno especial: el de referencia a módulo. Este permite establecer una relación entre un registro en un módulo con otro, en otro módulo. Por ejemplo:

  • Podemos relacionar un Curso de formación (Módulo Formación) con un Facilitador (Módulo Miembro del Equipo).

En el menú de selección del campo encuentras los atributos que debes suministrar para cada tipo.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Para aprender más te dejo este vídeo tutorial que ilustra cómo personalizar módulos, incluyendo la edición y creación de campos:

Crear filtros para diversas vistas de la información

Un aspecto clave en toda aplicación es la recuperación, organización, selección y priorización de la información. Todo esto lo puedes enmarcar, junto con otras operaciones, en gestión de la información.

En el caso Platzilla, los filtros en los módulos son una herramienta que te permite crear vistas de la información. Desde vistas simples (una lista sin filtros) hasta vistas complejas, utilizando filtros por campos y filtros de colores.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Gestión de datos e información. Ejemplo de vista con filtros de color para el campo “fase de venta”

Para crear y editar filtros cuentas con un asistente, muy fácil de seguir. Quizás lo más importante es tener claro qué necesitas o qué deseas tener en la vista.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Crear, editar o eliminar filtros

Con el propósito claro sobre la vista que deseas tener, pasas a seleccionar los campos a mostrar y los filtros para organizar la información. Finalmente, debes decidir si necesitas diferenciar registros por el valor de un campo, como “estado”, “estatus”, “tipo”, etc.

Gestión de datos e información en un módulo de Platzilla

Asistente para crear vistas en módulos, utilizando filtros

Para aprender más te dejo este vídeo tutorial que ilustra cómo crear filtros en los módulos de Platzilla:

Hasta aquí esta primera entrega…

Para no hacer más largo este artículo, dejaremos las restantes funcionalidades para otra entrega similar.

En esta revisamos las siguientes 3 funcionalidades que nos apoyan en la gestión de datos e información en un módulo de Platzilla:

  • Importar y exportar datos
  • Editar y crear campos en el módulo
  • Crear filtros para diversas vistas de la información

Sin duda, todas estas funcionalidades hacen flexible y facilitan de manera importante la personalización de los módulos, de las aplicaciones y de toda la plataforma Platzilla.

Si aún no has creado una cuenta freemium en Platzilla, te invitamos a hacerlo. ¡Es fácil! Sigue este breve tutorial para registrarte:

Regístrate en Platzilla. Te lo explicamos paso a paso

¡Hasta la próxima entrega!

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