Evaluación de la eficiencia operativa. Cuellos de botella.

. Jul 24, 2019.

La eficiencia operativa de toda empresa pasa por detectar y eliminar los famosos cuellos de botella. Como sabemos, un cuello de botella implica aquellas “situaciones” que hacen a una determinada cadena productiva más lenta de lo esperado. Por «cadena productiva» podemos entender procesos de todo tipo, no solo de creación de bienes o servicios. En tal sentido, por ser un tema relevante queremos dedicar esta entrega a conocer algunos detalles al respecto. ¡Bienvenidos(as)!

¿De dónde proviene el término «cuello de botella» y qué relación tiene con las empresas? Este término hace referencia, de manera literal, al cuello de una botella que restringe el flujo de salida del líquido que se encuentra en ella. Y esto ocurre de la misma forma en muchas empresas, en las que determinados puntos críticos reducen el flujo de salida de los productos y/o servicios en sus procesos.

Cuando la empresa está en funcionamiento estable, todos sus procesos suelen tener un ritmo más o menos homogéneo. Según sea su “capacidad”, el ritmo del proceso es previsible. Por supuesto, siempre habrá variables que generen «ruido» en el proceso.

Pero en condiciones normales, podemos calcular de antemano y planificar soluciones o medidas para que el proceso logre un rendimiento dentro de ciertos parámetros.

Evaluación de la eficiencia operativa. Cuellos de botella
Evaluación de la eficiencia operativa. Cuellos de botella.

En muchos casos, el cuello de botella es una situación imprevista. Puede ocurrir que la capacidad de producción del “sistema” se restrinja de forma sorpresiva, lo que conduce a una reducción inevitable de los niveles de rendimiento, eficacia y productividad.

¿Por qué se originan los cuellos de botella?

Todos los procesos en una organización son diferentes y, por lo tanto, las causas de la aparición de cuellos de botella varían en función de las características de los mismos. Por ejemplo, un caso típico en pymes es el cambio de colaboradores en puntos críticos.

También, en algunas ocasiones la causa de la ralentización de un proceso es la falta de personal o la rotación que puede sufrir una organización. Otra causa puede ser la avería de un equipo o una máquina responsable de llevar a cabo acciones dentro del proceso.

Pero un cuello de botella no solo puede aparecer por falta de recursos. Por ejemplo, también puede ser originado por una mala gestión del proceso. Problemas que se reflejan en errores como la falta de recursos, excesiva permisividad en los plazos establecidos, mala contratación de proveedores o distribuidores o hasta personal no competente para ejecutar las tareas.

En cualquier caso, lo que es cierto es que un cuello de botella siempre provoca retraso o paralización. Lo que incide directamente en un aumento de los costes generales, afectando todo el proceso productivo y de gestión de la organización.

Evaluación de la eficiencia operativa. Cuellos de botella
Evaluación de la eficiencia operativa. Cuellos de botella

¿Qué genera un cuello de botella?

Los motivos principales que generan cuellos de botella los podemos clasificar como sigue:

  1. Falta de materiales y fallas en equipos. Un proceso de producción requiere de insumos y máquinas que estén en condiciones óptimas. Es clave que se lleve a cabo –en forma periódica- el inventario para reconocer qué componentes presentan fallas, con el fin de evitar que el proceso se retrase y con ello aumente los costes.
  2. Personal sin competencias técnicas y sociales. Contar con personal idóneo y preparado hará que el proceso de producción avance según lo previsto y sin contratiempos. Observe que no solo se trata de las competencias técnicas, sino también de las sociales y de comunicación. Tener un colaborador que no conoce el proceso o que es ineficiente puede causar pérdidas económicas e incluso humanas. Y si no se sabe comunicar, peor aún.
  3. Falta de capacidad de almacenamiento. Un punto clave es que las empresas no tengan problemas a la hora de almacenar los productos que fabrican. Para evitarlo, se recomienda disponer de almacenes intermedios entre aquellos procesos donde se puede producir un cuello de botella. La ubicación y distribución de la capacidad de almacenamiento puede ser determinante en la eliminación de cuellos de botella en el proceso productivo.
  4. Desinterés administrativo. ¡Sí, el desinterés administrativo y la falta de gestión pueden dar lugar a cuellos de botella! Los gestores y supervisores deben estar al tanto de todo el proceso de producción y de las fallas que puedan generarse. Tener este conocimiento les permitirá gestionar para mitigar daños y paralizaciones. Pero es claro que si éstos no muestran interés, difícilmente se podrá cumplir con los tiempos establecidos. Se perderá dinero y, sobre todo, prestigio frente a clientes, proveedores y los propios colaboradores.
Dos conceptos clave: capacidad de diseño y capacidad efectiva
Dos conceptos clave: capacidad de diseño y capacidad efectiva

Dos conceptos clave: capacidad de diseño y capacidad efectiva

Cuando hablamos de cuellos de botella, es importante distinguir qué es la capacidad efectiva de un proceso. Al respecto, diversas fuentes nos señalan que un cuello de botella en los procesos de una empresa es el que tiene la capacidad efectiva de operación más baja de todo el “sistema” y, por lo tanto, limita la producción.

Es decir, la capacidad efectiva del cuello de botella representa la capacidad real de todo el proceso. Aquí es importante distinguir entre capacidad de diseño y capacidad efectiva.

  1. Capacidad de diseño: es la máxima producción que puede tener, en teoría, una empresa funcionando en condiciones ideales, sin contratiempos de ningún tipo.
  2. Capacidad efectiva: es la capacidad que hace referencia al nivel máximo de producción que espera alcanzar una empresa, dadas las restricciones operativas que tiene.

Para entender estos conceptos veamos a continuación un sencillo ejemplo. Suponga que una panadería cuenta con un horno industrial que – según las especificaciones del fabricante – permite producir hasta 5 000 panes por día de trabajo. Sin embargo, tiene las siguientes situaciones:

  • El proveedor actual de harina no puede suministrarle la cantidad necesaria para producir 5 000 panes por día.
  • Tiene personal nuevo sin destrezas en el manejo y aprovechamiento de la capacidad del horno, por lo que se presentan tiempos muertos en su utilización.
  • Por estas 2 razones, la panadería puede producir como máximo 3 500 panes por día de trabajo y no 5 000.

Entonces, según lo planteado tendríamos lo siguiente:

  • La capacidad de diseño de la panadería es de 5 000 panes/día.
  • Pero la capacidad efectiva es de apenas 3 500 panes/día.

Este es un ejemplo de la existencia de diversas situaciones que producen cuellos de botella, por lo que la capacidad de diseño en un proceso no se aprovecha al máximo.

Alternativas para gestionar cuellos de botella

Salvo en organizaciones con un funcionamiento óptimo y una cultura organizacional de aprendizaje continuo, es muy difícil evitar la aparición de un cuello de botella. Si eres director de proyectos, puedes preverlos en la fase de planificación o en el proceso de seguimiento del mismo. Pero decir que estarás “blindado” contra ellos sería casi que mentir. Los cuellos de botella son consustanciales a los procesos y pueden aparecer en cualquier fase.

Por lo tanto, si los cuellos de botella en los procesos son inevitables, pues no queda otra opción que prepararnos para gestionarlos. Es decir, lo que sí podemos hacer es gestionarlos de tal forma que no supongan un obstáculo para la productividad en la empresa. ¿Cómo podemos gestionarlos? Algunos pasos básicos y algunas alternativas son las siguientes:

1. Identificar el obstáculo:

Es claro que lo más importante ante la presencia de un cuello de botella es identificar el “sitio” donde se ha producido. Además, conocer la causa principal de su aparición. Esto no siempre es fácil hacerlo, pues el “sitio” y las causas no son evidentes en muchos casos.

Demanda conocimiento del proceso, identificación de los recursos que intervienen, las prácticas involucradas y la calidad de los productos intermedios.

Aunque no lo creas, a veces el cuello de botella puede estar en el escritorio del empresario. Sobre todo, cuando la toma de decisiones no es oportuna. O en los casos en que el manejo financiero de la empresa no es el idóneo, retrasando compras, por ejemplo.

En cualquier caso, una buena herramienta son los mapas o gráficos de proceso, que nos brindan una forma de visualizarlos. Por supuesto, una vez identificado, el siguiente paso es eliminarlo.

2. Subordinar las tareas a la que no está terminada:

En el caso en que el obstáculo no haya podido eliminarse en una primera instancia, una estrategia es la de adaptar el resto del proceso al “ritmo” del cuello de botella. Esto no es lo ideal, pero ante una situación como tal, la adaptación nos ayudará a redistribuir recursos y evitar que se acumulen más tareas.

¿Te imaginas un caso en que el cuello de botella no puede ser eliminado de inmediato? Los hay de muchos tipos. Recuerda que puede incluir factores externos que afecten la capacidad de diseño del proceso.

3. Invertir nuevos recursos:

Es claro que en muchos casos no es sencillo eliminar el obstáculo ni aceptar que el proceso fluya según la capacidad efectiva, impuesta por el cuello de botella.

En tal caso, una opción es optar por elevar una petición a la “dirección” o jefatura correspondiente y solicitar nuevos recursos. Estos pueden ser colaboradores más capacitados, equipamiento de mayor rendimiento o simplemente, la aplicación de prácticas probadas, que aseguren la mayor fluidez en los procesos.

4. Reiniciar el ciclo de trabajo:

En algunos casos, lo pertinente para que el proceso recupere su ritmo esperado es reiniciar el ciclo de trabajo, eliminar las causas del cuello de botella y, sobre todo, retomar las acciones donde las habíamos dejado.

En algunas empresas, la gestión de cuellos de botella es un elemento competitivo
En algunas empresas, la gestión de cuellos de botella es un elemento competitivo

Comentarios para finalizar

Sin duda, aprender a identificar un cuello de botella en una empresa es una habilidad muy importante, dado que nos ayudará a poner nuestros esfuerzos en las tareas relevantes y donde las mejoras tendrán un mayor impacto.

En nuestro caso, consideramos que una opción para minimizar cuellos de botella en todo tipo de proceso (de producto, de servicio o administrativo), es basarnos en los siguientes aspectos:

  • Los colaboradores involucrados deben tener competencias técnicas y de comunicación. Cuando se trata de personal sin experiencia, este debe tener la oportunidad de una formación idónea del tipo aprender haciendo.
  • El conocimiento del proceso es clave. Los involucrados o el supervisor del mismo, debe tener claridad de cómo funciona el proceso, los puntos críticos y de decisión que le son propios, entre otros aspectos. Y claro está, deben existir métricas que den cuenta del rendimiento del mismo.
  • Para tener procesos confiables, un concepto interesante es el de elevar su capacidad de respuesta, para asegurar la calidad de sus productos/servicios con independencia de los obstáculos que surjan. Al respecto te invitamos a leer el siguiente artículo: ¿Cómo mejorar la capacidad de las áreas en tu mipyme?

Gracias por leernos. Hasta pronto.

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