Control de inventarios: indicadores y métodos para pymes

El propósito de este artículo es hablarte sobre indicadores y métodos para el control de inventarios en pymes del tipo «retail», fábricas y de distribución.

La experiencia nos señala que hay mipymes que fracasan por no tener el control de sus inventarios, tanto en insumos y materia prima, como en productos terminados.

Así que con la información que te compartimos, evitarás cometer tales errores.

Te adelanto lo que veremos:

  • ¿Qué es el control de inventarios?
  • ¿Cuándo iniciar el control con indicadores y métodos?
  • Factores claves del control de inventarios en pymes.
  • Indicadores del control de inventarios.
  • Métodos para controlar de manera eficiente el inventario.
  • Apoyo de herramientas de gestión.

Y sin más preámbulo, vamos a comenzar con una introducción a los factores clave en el control de inventarios en pymes. Más adelante en este mismo artículo profundizaremos en esto. Observa:

Factores claves para el manejo del stock de productos

¿Qué es el control de inventarios?

El control de inventarios es el mecanismo mediante el cual una empresa lleva la administración del movimiento y almacenamiento de las mercancías, así como el control del flujo de información que se genera.

El control de inventarios es el corazón de toda empresa que necesite almacenar materia prima y/o productos terminados, para la realización del producto o servicio.

De aquí la importancia del manejo correcto del inventario, pues su gestión impacta los costes y el éxito de la empresa, incluyendo los resultados financieros.

Dentro del tipo de empresas que necesitan el control de inventarios, tenemos las empresas comerciales.

En estas, las actividades económicas están organizadas en función de la compra y venta de productos. Puede tratarse de materias primas o productos terminados. 

Son empresas que cumplen la función de intermediarias entre los productores y los consumidores y, en muchos casos, no realizan ningún tipo de transformación a los bienes involucrados.

¿Qué beneficios tiene para la empresa el control de inventarios?

La gestión y control de inventarios es una actividad que tiene impacto en todas las áreas operativas de la empresa.

Por otra parte, es una subárea clave de la administración, ya que cuando no lo tienes controlado incurres en costes y pérdidas “ocultas”, que pueden poner en peligro el patrimonio de la propia empresa.

A parte de las pérdidas que pueden producirse por la ausencia de control, una mipyme no puede darse el lujo de tener dinero retenido en inventarios.

Es decir, es necesario un equilibrio, pues tampoco puede afectar el servicio al cliente, por fallas de productos en almacén.

Esto implica proponerse un objetivo para el control de inventarios:

  • Lograr el equilibrio entre la oferta y la demanda.
  • Además, tener confiabilidad en los tiempos de recepción de mercancía comprada a los proveedores y, por supuesto, en la entrega a los clientes.
¿Llevas las cuentas del stock en tu memoria?

¿Cuándo iniciar el control con indicadores y métodos?

Para responder a esta pregunta de manera breve, haremos referencia a dos modelos para mipymes:

  • Las áreas en que podemos dividir la organización de la empresa.
  • Las etapas que recorre una mipyme, desde la puesta en marcha hasta la etapa de «expansión».

En el artículo, Áreas funcionales de la empresa en la “etapa regular”, comentamos la importancia de definir las áreas para organizar y avanzar…

El modelo de etapas por las que pasa toda empresa en el camino del éxito lo definimos como se muestra en esta imagen:

Modelo de etapas por las que pasa una mipyme en el camino del éxito.
Modelo de etapas por las que pasa una mipyme en el camino del éxito.

Ahora bien, poner orden a las actividades da lugar, tarde o temprano, a lo que denominamos áreas funcionales.

Una definición sencilla de área funcional es la siguiente:

Tareas y actividades de la misma naturaleza, que se agrupan para aprovechar el esfuerzo y obtener excelentes resultados.

En empresas maduras, cada área tiene objetivos y metas. Algunas son especializadas; otras son de apoyo para toda la organización.

Una de estas 12 áreas es «producción y operaciones», dentro de la que ubicamos la gestión de inventarios.

Áreas funcionales de las empresas
12 áreas funcionales que pueden desarrollarse en una empresa.


Áreas que debe atender una empresa en funcionamiento regular:

  • Dirección estratégica.
  • Mercadeo y ventas.
  • Producción y Operaciones.
  • Contabilidad y Finanzas.
  • Talento humano.

Te preguntarás, ¿qué implica cada una de estas áreas? En este documento tienes un resumen: Áreas funcionales y subáreas involucradas (ejemplo).

Entonces, nuestra recomendación es que el empresario inicie el control de inventarios desde el inicio de sus operaciones.

Mientras que los indicadores y métodos, los puede iniciar según la etapa y la complejidad de la coordinación que necesite y del almacenaje. 

Área Producción y Operaciones:

En el caso particular de “producción y operaciones”, involucramos las siguientes subáreas:

  • Gestión de proveedores.
  • Manejo de inventarios.
  • Planificación de la producción.
  • Nivel tecnológico de equipos / maquinaria.

En tal sentido, el control de inventarios es parte del proceso productivo y de las operaciones de la empresa. 

Observe que en el caso de empresas consultoras, por ejemplo, el proceso productivo se basa principalmente en la aplicación intensiva de conocimiento especializado.

No demanda control de inventarios en el mismo nivel que empresas del sector minorista, fábricas o distribuidoras.

Artículo recomendado¿Cuáles son las áreas en una empresa ideal? Te lo explicamos…

Factores claves del control de inventarios

En un sentido general, la gestión de los inventarios está compuesta por el control y la planificación de los mismos, e involucra 3 factores:

  1. ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?
  2. ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor o proveedores?
  3. ¿Cuál es la cantidad óptima para cada artículo, minimizando costes de almacenamiento e inmovilizados?
control de inventarios

En las empresas comerciales y fábricas, el seguimiento y control de inventarios es una actividad medular:

  • Es necesario tener visibilidad confiable del mismo, para así tomar mejores decisiones. Lo que impacta, por ejemplo, la reducción de costes, al no incurrir en excesos o faltantes de mercancía.
  • Un buen control del inventario, además, apoya la calidad de la atención al cliente, pues el área de mercadeo y ventas podrá ofrecer un mejor servicio.
  • Y si manejas niveles “óptimos de inventario”, favoreces la gestión del área de finanzas, con relación al flujo de efectivo, para atender otras necesidades.

Como ves, tener un buen control del inventario va mucho más allá de saber qué entra, qué sale y cuánto hay de cada insumo, producto o mercancía.

Tiene gran impacto en diversas áreas de la organización, lo que justifica poner atención y el mayor esfuerzo posible a su control.

Indicadores del control de inventarios

Comprender bien cómo se mide el control de los inventarios, requiere que tomes en cuenta 3 indicadores:

1. Stock máximo:

¿Qué es el stock máximo?

Es la cantidad máxima de un determinado artículo que necesitas mantener en almacén, según el coste que representa y el tiempo que toma venderlo a tus clientes.

Los criterios que se aplican para definir el stock máximo dependen de diversas variables.

Algunos empresarios consideran conveniente contar con un inventario “grande” en casos como:

  • Productos o artículos de muy alta rotación.
  • El coste de almacenamiento es bajo, mientras que el del transporte es alto.
  • El tiempo de envío por parte del proveedor es largo.
  • La confiabilidad en la entrega por parte del proveedor no es la mejor.
  • Existen constantes incrementos en el precio de los productos.

2. Stock mínimo:

¿Qué es el stock mínimo?

Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, sin que genere un problema de abastecimiento y pérdidas para la empresa.

¿Cuándo le interesa a una empresa mantener su nivel de inventarios bajo?:

  • Cuando el tiempo de entrega por parte del proveedor es inmediato.
  • Cuando los costes de realizar un pedido son bajos. Y no afecta la frecuencia o cantidad del pedido.
  • En el caso de mercancías o artículos con bajo movimiento, que además tienen alto coste.
  • Cuando la gestión de proveedores garantiza alta confiabilidad y pronta respuesta frente a un pedido.
  • Cuando existan razones para sospechar que habrá disminución en los precios del artículo.

3. Punto de re-orden

¿Qué es el punto de re-orden?

Es el nivel de existencias en el que se debe realizar el pedido para asegurar la disponibilidad en almacén.

Esto requiere tomar en cuenta los tiempos de respuesta de los proveedores y el tiempo de traslado, entre otras variables.

Indicadores del control de inventarios

Métodos para controlar de manera eficiente el inventario

Dada la importancia del control de inventarios, muchos se preguntan: ¿cómo controlarlo de manera eficiente y no morir en el intento?

Pues, ¡no existen recetas mágicas!

Aunque sí es posible aplicar métodos básicos para llevar un eficiente control de los inventarios.

Comentamos aquí 4 métodos básicos:

  • ABC (conocido como 80 / 20)
  • PEPS o FIFO.
  • CEP (Cantidad Económica de Pedido).
  • De conteo de inventarios cíclico.

Veamos los detalles de cada uno de estos métodos.

1. Método ABC:

Este método también es conocido como método 80/20.

Consiste en definir la importancia de tus productos con base en la cantidad y el valor que representan. Lo común es utilizar 3 categorías para los artículos:

  • Clase A. Suelen ser alrededor de un 20 % del total del inventario. Pero su valor llega a ser hasta el 80 % del mismo. Tienen, casi siempre, una baja frecuencia de ventas.
  • Clase B. Representan el 40 % del total de los artículos y pueden rondar el 15 % del valor total del mismo. La frecuencia de ventas suele ser moderada.
  • Clase C. Son el 40 % restante de los artículos. Representan el inventario de menos coste, con cerca de un 5 % a 10 % de su valor. Estos suelen tener una alta frecuencia de ventas.

Si aplicas este criterio, pueden identificar qué productos merecen mayor o menor atención.

Es claro que los porcentajes indicados son una guía. Por lo que será necesario precisar los valores propios para tu empresa.

2. Método PEPS (primero en entrar – primero en salir):

El método PEPS (conocido como FIFO por sus siglas en inglés), consiste en identificar los primeros artículos en entrar al almacén para que sean los primeros en ser vendidos o utilizados en la producción.

Es importante, por ejemplo, en el caso de bienes perecederos, pues así tendrán un movimiento constante.

Este tipo de método requiere herramientas de control de inventario cuando el número de productos es grande.

Pero si aún utilizas una plantilla tipo hoja de cálculo, es clave que la almacenes en la “nube”.

Con esto tendrás, al menos, acceso en cualquier momento. Además, la podrás mantener actualizada.

Por otra parte, los colaboradores que controlan el inventario tendrán opción de visualizarla en tiempo real.

3. Método CEP (Cantidad Económica de Pedido):

Este método busca determinar el monto de pedido que reduzca, en mayor medida, los costes de inventario; lo que en pymes de fabricación o comercialización es esencial.

El método se caracteriza por 3 supuestos claves:

  1. Primero, que la demanda es constante y la tenemos “a priori”.
  2. Segundo, que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
  3. Tercero, que los pedidos se reciben en el “momento exacto” en que los inventarios se agotan.

Los 3 supuestos no son fáciles de conseguir en la práctica, pero no debemos dejar de considerar este método en el caso de productos con demanda constante y conocida.

¿Cómo funciona el método CEP?

Consiste en realizar la solicitud de la cantidad económica de pedido, justo cuando se llega a un nivel de inventario determinado.

Métodos de control de inventarios

4. Método de conteo de inventarios cíclico:

Este método consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario, con el propósito de que todo se haya contado al menos una vez, en un lapso determinado.

Lo podemos utilizar junto al método ABC, pues a cada clase o categoría se le asigna una frecuencia de recuento propia.

Recomendamos este método porque mejora la exactitud y fiabilidad del control de los inventarios.

… propósitos que todo empresario quiere lograr y mantener, ya que permite corregir pronto las discrepancias que surjan, sin requerir de un conteo total.

Ahora, ¿qué método o métodos debemos aplicar?

Pues depende de diversas variables como el tipo de producto, los costes asociados, la rotación y la capacidad de almacenamiento.

Apoyo de herramientas de gestión

Para alcanzar los beneficios de un control de inventario es necesario contar con herramientas de gestión automatizadas.

Esto conlleva a lograr ventajas como:

  • Elevar la calidad del servicio al cliente. Reduces la pérdida de ventas por falta de existencia y generas lealtad, con un reabastecimiento oportuno.
  • Mejorar el flujo de caja. Al mantener el equilibrio, cuentas con una mayor rotación de inventarios, lo que provocará que el dinero no esté improductivo en tu almacén, sino produciendo.
  • Detectar artículos con poco movimiento. Esto te permite elaborar estrategias para desprenderte de ellos fácilmente. Lo puedes aprovechar en campañas comerciales, por ejemplo.
  • Reducir los costes en fletes por compras de emergencia.
  • Controlar las entradas, salidas y ubicación de la mercancía, para un manejo de tus almacenes más profesional.
  • Vigilar la calidad de los insumos y productos, al tenerlos identificados y bajo control.
  • Reconocer robos y mermas injustificables. La identificación de estos hechos a tiempo, es esencial
  • Liberar espacio para incrementar la rentabilidad por metro cuadrado en tus almacenes.

Conclusiones

Para finalizar este importante artículo sobre control de inventarios, queremos destacar que esta es una actividad clave para mipymes desde el funcionamiento regular.

Como comentamos, se trata de una de las subáreas de “producción y operaciones”, en nuestro modelo de áreas funcionales.

Esencial para empresas dedicadas a la compra y venta de insumos, materia prima o productos terminados. Y que no debe subestimarse en empresas de servicio, por cuanto puede impactar la calidad del mismo.

El inventario, para algunas empresas, determina su capacidad de respuesta. Es un área crucial.

La experiencia nos dice que en muchos casos, no hay control o este es empírico; lo que conlleva a sorpresas desagradables.

¡Hay empresarios que no aceptan consejos… y luego, aparecen los problemas ocultos del inventario!

Por esta razón, los gestores con experiencia ponen en práctica mecanismos de control de inventarios desde el propio inicio de las operaciones.

control de inventarios

Contar con una aplicación de gestión de inventarios trae múltiples ventajas, al brindar información oportuna en tiempo real a todo el equipo.

Sin duda, es un recurso para tener una mejor planeación, tomar las decisiones oportunas y ser más eficiente. Impacta al índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL que, seguramente, ya conoces.

En fin, para obtener los beneficios señalados en esta lectura, es importante que cuentes con una herramienta que te brinde el apoyo para gestionar tu inventario.

Con una aplicación puedes aplicar y establecer mejores prácticas en la planeación y ejecución de todo el proceso de inventarios.

Y de manera especial, que te facilite la constante revisión, el control y el seguimiento.

¡Muchas gracias por leernos!

Lecturas recomendadas:

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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