Control de inventarios: ¡tarea clave para el éxito!

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¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua! El propósito de este artículo es hablarte sobre la importancia que tiene el control de inventarios en todo tipo de empresas. Y de manera particular, en pymes comerciales.

¿Por qué esto es importante? – La experiencia nos señala que hay microempresas y pymes que fracasan por no tener control en sus inventarios. Tanto en insumos y materia prima como en productos terminados.

Entonces, reconociendo su importancia, comenzamos por responder a una pregunta básica: ¿qué es el control de inventarios?

El control de inventarios es el mecanismo mediante el cual una empresa comercial lleva la administración del movimiento y almacenamiento de las mercancías, así como el control del flujo de información que se genera.

Control de inventarios: ¡clave para el éxito!

Control de inventarios: actividad clave en empresas exitosas

El control de inventarios es el corazón de toda empresa que se dedique a la compra y venta de bienes o servicios. De aquí la importancia del manejo correcto del inventario, pues su gestión impacta los costes y el éxito de la empresa (resultados financieros).

Como sabes, las empresas comerciales son aquellas actividades económicas organizadas que se dedican a la compra y venta de productos. Puede tratarse de materias primas o productos terminados. Son empresas que cumplen la función de intermediarias entre los productores y los consumidores y, en muchos casos, no realizan ningún tipo de transformación a lo bienes involucrados.

Control de inventarios: esencial en las pymes

En el artículo Áreas funcionales de la empresa en la “etapa regular”, comentamos la importancia de definir las áreas para organizar y avanzar por las etapas de la empresa. El modelo de etapas por las que pasa toda empresa en su camino del éxito lo definimos como se muestra en esta imagen:

Modelo de etapas por las que pasa una empresa en el camino del éxito

Modelo de etapas por las que pasa una mipyme en el camino del éxito

Ahora bien, poner orden a las actividades da lugar, tarde o temprano, a lo que denominamos áreas funcionales. Una definición sencilla es la siguiente:

Tareas y actividades de la misma naturaleza, que se agrupan para aprovechar el esfuerzo y obtener excelentes resultados. En empresas maduras, cada área tiene sus objetivos y metas. Algunas son especializadas; otras son áreas horizontales, de apoyo para toda la organización.

Desde nuestra perspectiva, hay al menos 12 áreas funcionales en una empresa que mantiene el éxito:

12 áreas funcionales que pueden desarrollarse en una empresa

12 áreas funcionales que pueden desarrollarse en una empresa

Y antes de entrar en el punto sobre el control de inventarios, vamos a ubicar en qué etapa y a qué área pertenece esta actividad clave.

Áreas de una pyme en funcionamiento regular

Los tipos de empresas que consideramos aquí son básicamente 4. El desarrollo de sus áreas funcionales será diferente, según el tipo:

  • Empresas de fabricación.
  • Empresas de distribución.
  • Comercios o venta a particulares.
  • Servicios profesionales y consultoras.

Lo típico es que una empresa en la etapa de funcionamiento regular atienda, de las 12 áreas, al menos las siguientes: Dirección estratégica, Mercadeo y ventas, Producción y Operaciones, Contabilidad y Finanzas y Talento humano.

Te preguntarás, ¿qué implica cada una de estas áreas? – Para no desviar la atención del propósito del artículo, en algún otro momento puedes revisar el siguiente documento en formato pdf: Áreas funcionales y subáreas involucradas (ejemplo).

Por supuesto, cada empresa es única, tiene su propia organización formal e informal, lo que señala el camino a seguir y las áreas a desarrollar.

La habilidad y competencias del empresario es un elemento clave en este sentido. El avance por las etapas y la capacidad de las áreas funcionales que desarrolle, determinan el éxito de su empresa.

El en caso particular del área “producción y operaciones”, involucramos las siguientes subáreas:

  • Gestión de proveedores.
  • Manejo de inventarios.
  • Planificación de la producción.
  • Nivel tecnológico de equipos/maquinaria.

En tal sentido, el control de inventarios es parte del proceso productivo y de las operaciones de la empresa. Observe que en el caso de empresas consultoras, el proceso productivo se basa principalmente en el equipo y la aplicación intensiva de conocimiento especializado. Solo demanda un control de inventarios de insumos básicos, principalmente para consumo interno.

Control de inventarios en pymes comerciales

En un sentido general, la gestión de los inventarios está compuesta por el control y la planificación de los mismos, e involucra 3 factores:

  1. ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?
  2. ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor o proveedores?
  3. ¿Cuál es la cantidad óptima para cada artículo, minimizando costes de almacenamiento e inmovilizados?
Control de inventarios: ¡no permitas que tus estantes queden así!

Control de inventarios: ¡no permitas que tus estantes queden así, por fallas en el inventario!

En las empresas comerciales y fábricas, el seguimiento y control de inventarios es una actividad medular:

  • Es necesario tener visibilidad confiable del mismo, para así tomar mejores decisiones. Lo que impacta, por ejemplo, la reducción de costes, al no incurrir en excesos o faltantes de mercancía.
  • Un buen control del inventario, además, apoya la calidad de la atención al cliente, pues el área de mercado y ventas podrá ofrecer un mejor servicio.
  • Y si manejas niveles “óptimos de inventario”, favoreces la gestión del área de finanzas, con relación al flujo de efectivo, para atender otras necesidades.

Como ves, tener un buen control del inventario va mucho más allá de saber qué entra, qué sale y cuánto hay de cada insumo, producto o mercancía. Tiene gran impacto en diversas áreas de la organización, lo que justifica poner atención y el mayor esfuerzo posible a su control.

Indicadores del control de inventarios

Comprender bien cómo se mide el control de los inventarios, requiere que tomes en cuenta 3 indicadores:

1. Stock Máximo:

¿Qué es el stock máximo? – Es la cantidad máxima de un determinado artículo que necesitas mantener en almacén, según el coste que representa y el tiempo que toma venderlo a tus clientes.

Los criterios que se aplican para definir el stock máximo dependen de diversas variables. Algunos empresarios consideran conveniente contar con un inventario “grande” en casos como:

  • Productos o artículos de muy alta rotación.
  • El coste de almacenamiento es bajo, mientras que el del transporte es alto.
  • El tiempo de envío por parte del proveedor es largo.
  • La confiabilidad en la entrega por parte del proveedor no es la mejor.
  • Existen constantes incrementos en el precio de los productos.

2. Stock mínimo:

¿Qué es el stock mínimo? – Es la cantidad mínima de determinado artículo que deseas mantener en tu almacén, sin que genere un problema de abastecimiento y pérdidas para la empresa.

¿Cuándo le interesa a una empresa mantener su nivel de inventarios bajo?:

  • Cuando el tiempo de entrega por parte del proveedor es inmediato.
  • Cuando los costes de realizar un pedido son bajos. Y no afecta la frecuencia o cantidad del pedido.
  • En el caso de mercancías o artículos con bajo movimiento, que además tienen alto coste.
  • Cuando la gestión de proveedores garantiza alta confiabilidad y pronta respuesta frente a un pedido.
  • Cuando existan razones para sospechar que habrá disminución en los precios del artículo.

3. Punto de re-orden

¿Qué es el punto de re-orden? – Es el nivel de existencias en el que se debe realizar el pedido para asegurar la disponibilidad en almacén. Esto requiere tomar en cuenta los tiempos de respuesta de los proveedores y el tiempo de traslado, entre otras variables.

Control de inventarios: ¿qué tan clave es en una pyme?

¿Qué beneficios tiene para tu empresa el control de inventarios?

La gestión y control de inventarios es una actividad que tiene impacto en todas las áreas operativas de tu empresa. Arriba ya pudiste ver algunos ejemplos.

Por otra parte, es una subárea clave de la administración, ya que cuando no lo tienes controlado incurres en costes y pérdidas “ocultas”, que pueden poner en peligro a la propia empresa.

Según sea el tipo de empresa y el producto o servicio que ofrezca, las empresas no se pueden dar el lujo de tener dinero retenido en inventarios. Pero tampoco, afectar el servicio al cliente por fallas de productos en almacén.

Esto implica proponerse un objetivo: lograr el equilibrio entre la oferta y la demanda. Así como tener confiabilidad en los tiempos de recepción de mercancía de los proveedores, y por supuesto, en la entrega a los clientes.

Métodos para controlar de manera eficiente el inventario

Dada la importancia del control de inventarios, muchos se preguntan: ¿cómo controlarlo de manera eficiente y no morir en el intento? Pues, ¡no existen recetas mágicas! Aunque sí es posible aplicar métodos básicos para llevar un eficiente control de los inventarios. Comentamos aquí 4 métodos básicos:

1. Método ABC:

Este método también es conocido como método 80/20. Consiste en definir la importancia de tus productos con base en la cantidad y el valor que representan. Lo común es utilizar 3 categorías para los artículos:

  • Clase A. Suelen ser alrededor de un 20 % del total del inventario. Pero su valor llega a ser hasta el 80 % del mismo. Tienen, casi siempre, una baja frecuencia de ventas.
  • Clase B. Representan el 40 % del total de los artículos y pueden rondar el 15 % del valor total del mismo. La frecuencia de ventas suele ser moderada.
  • Clase C. Son el 40 % restante de los artículos. Representan el inventario de menos coste, con cerca de un 5 % a 10 % de su valor. Estos suelen tener una alta frecuencia de ventas.

Si aplicas este criterio, pueden identificar qué productos merecen mayor o menor atención. Es claro que los porcentajes indicados son una guía. Por lo que será necesario precisar lo valores propios para tu empresa.

Control de inventarios: ¡clave para el éxito!

Control de inventarios: ¡clave para el éxito!

2. Método PEPS (primero en entrar – primero en salir):

El método PEPS (conocido como FIFO por sus siglas en inglés), consiste en identificar los primeros artículos en entrar al almacén para que sean los primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. Es importante, por ejemplo, en el caso de bienes perecederos, pues así tendrán un movimiento constante.

Este tipo de método requiere herramientas de control de inventario cuando el número de productos es grande. Pero si aún utilizas una plantilla tipo hoja de cálculo, es clave que la almacenes en la “nube”. Con esto tendrás, al menos, acceso en cualquier momento. Además, la podrás mantener actualizada. Por otra parte, los colaboradores que controlan el inventario tendrán opción de visualizarla en tiempo real.

3. Método CEP (Cantidad Económica de Pedido):

Este método busca determinar el monto de pedido que reduzca, en mayor medida, los costes de inventario; lo que en pymes de fabricación o comercialización es esencial. El método se caracteriza por 3 supuestos clave:

  1. Primero, que la demanda es constante y la tenemos “a priori”.
  2. Segundo, que la frecuencia de uso del inventario es constante en el tiempo.
  3. Tercero, que los pedidos se reciben en el “momento exacto” en que los inventarios se agotan.

Los 3 supuestos no son fáciles de conseguir en la práctica, pero no debemos dejar de considerar este método en el caso de productos con demanda constante y conocida.

¿Cómo funciona el método CEP? Consiste en realizar la solicitud de la cantidad económica de pedido, justo cuando se llega a un nivel de inventario determinado.

Métodos para controlar de manera eficiente el inventario

Métodos para controlar de manera eficiente el inventario

4. Método de conteo de inventarios cíclico:

Este método consiste en el recuento frecuente de una parte del inventario, con el propósito de que todo se haya contado al menos una vez, en un lapso determinado. Lo podemos utilizar junto al método ABC, pues a cada clase o categoría se le asigna una frecuencia de recuento propia.

Recomendamos este método porque mejora la exactitud y fiabilidad del control de los inventarios. Propósitos que todo empresario quiere lograr y mantener, ya que permite corregir pronto las discrepancias que surjan, sin requerir de un conteo total.

¿Qué métodos aplicar? – Pues depende de diversas variables como el tipo de producto, los costes asociados, la rotación y la capacidad de almacenamiento.

Herramientas de gestión

Para alcanzar los beneficios de un control de inventario es necesario contar con herramientas de gestión automatizadas. Esto conlleva a ventajas como:

  • Elevar la calidad del servicio al cliente. Reduces la pérdida de ventas por falta de existencia y generas lealtad.
  • Mejorar el flujo de caja. Al mantener el equilibrio, cuentas con una mayor rotación de inventarios, lo que provocará que el dinero no esté improductivo en tu almacén, sino produciendo.
  • Detectar artículos con poco movimiento. Esto te permite elaborar estrategias para desprenderte de ellos fácilmente. Lo puedes aprovechar en campañas comerciales, por ejemplo.
  • Reducir los costes en fletes por compras de emergencia.
  • Control de entradas, salidas y localización de la mercancía, para un manejo de tus almacenes más profesional.
  • Vigilar la calidad de los insumos y productos, al tenerlos identificados y bajo control.
  • Reconocer robos y mermas injustificables.
  • Liberar espacio para incrementar la rentabilidad por metro cuadrado en tus almacenes.

Comentarios para finalizar:

Para finalizar este importante artículo sobre control de inventarios, queremos destacar que esta es una actividad clave para microempresas  y pymes desde el funcionamiento regular.

Como comentamos, se trata de una de las subáreas de “producción y operaciones”, en nuestro modelo de áreas funcionales. Esencial para empresas dedicadas a la compra y venta de insumos, materia prima o productos terminados. Y que no debe subestimarse en empresas de servicio, por cuanto puede impactar la calidad del mismo.

El inventario, para algunas empresas, determina su capacidad de respuesta. Es un área crucial. La experiencia nos dice que en muchos casos, no hay control o este es empírico; lo que conlleva a sorpresas desagradables. Por esta razón, los empresarios con experiencia ponen en práctica mecanismos de control de inventarios desde el propio inicio de las operaciones.

Contar con una aplicación de gestión de inventarios trae múltiples ventajas para tu empresa, al brindar información oportuna en tiempo real a todo el equipo. Sin duda, es un recurso para tener una mejor planeación, tomar las decisiones oportunas y ser más eficiente. Impacta al índice de eficiencia empresarial o índice IDEAL que, seguramente, ya conoces.

En fin, para obtener los beneficios señalados, es importante que cuentes con una herramienta que te brinde el apoyo para gestionar tu inventario. Con la cual puedas aplicar y establecer mejores prácticas en la planeación y ejecución de todo el proceso de inventarios. Y de manera especial, que te facilite la constante revisión, el control y el seguimiento.

¡Muchas gracias por leernos!

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