¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

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La gestión y el control de existencias es una de las actividades que genera más estrés a pequeños y medianos empresarios. Como señalan algunos, es uno de los caballos de batalla en muchas mipymes. En esta entrega queremos compartir algunos consejos sobre cómo mejorar este control. ¡Bienvenidos!

El control de existencias y de inventarios tiene varios propósitos importantes en la gestión empresarial. Dos aspectos que podemos resaltar son:

  • Una buena gestión de incidencias en el manejo del inventario nos permitirá minimizar costes.
  • Si el control de existencias es bueno, podemos satisfacer la demanda. Un objetivo clave es lograr que los productos siempre «lleguen a tiempo» a quienes nos han comprado.

No hace falta convencer a ningún empresario de que tener un buen control de existencias es fundamental para el éxito de la empresa.

¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

Si bien, existen sistemas que nos ayudan a llevar el control, como empresarios debemos tener conocimientos al respecto. Mucho de este conocimiento se logra con una de las formas más exitosas de aprender: “aprender haciendo”.

¿Qué pasa si sobrestimamos la reposición de artículos e insumos? Si nos pasamos, tendremos una cantidad de existencias en almacén, sin salida inmediata. Esto es, tendremos dinero paralizado.

Por otra parte, si el nivel de existencias es bajo, tendremos la rotura de stock, que implica retrasos en la producción, en el servicio, en las entregas. Una situación como esta puede llevar a la pérdida de ventas; o lo que es peor, a la pérdida de clientes y de imagen.

En tal sentido, gestionar y controlar las existencias supone muchas veces estar estimando y previendo ventas. Por lo que es necesaria una aplicación para tener capacidad de determinar qué cantidad es la óptima para nuestra empresa.

¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

El control de existencias tiene varios propósitos importantes…

¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

Para apoyarte en la mejora del control de existencias en tu pyme, listaremos 8 consejos que creemos claves, agrupados en tres secciones:

  • Consejos generales
  • Gestión de la información
  • Integración y seguridad

Consejos generales:

1. Conocer cuál es el nivel óptimo de existencias:

El primer consejo clave que queremos comentar es sobre la necesidad de conocer cuál es el nivel óptimo de existencias. En muchos casos, los datos “históricos” y el comportamiento de la demanda, es la clave.

Uno de los beneficios importantes al tener el nivel óptimo, es que los costes serán menores. Además, podemos tener a los clientes satisfechos sin tener almacenados, durante meses, productos e insumos que no tienen salida.

2. Aplicar la regla 80/20:

Sigue la regla del 80/20. Nos referimos a que el 80 % de los beneficios provienen de solo un 20 % de tus productos o servicios.

Es claro por lo tanto, que a la hora del control de existencias, es en esos productos o servicios en los que debemos focalizar la atención.

Por supuesto, no estamos diciendo que los restantes no merezcan atención. Si bien, no tienen tanta importancia o incluso suponen un problema para el control del stock, no olvidemos que hay clientes que lo demandan.

Una buena práctica es realizar cada cierto tiempo, una especie de “limpieza de productos” en existencia. Según el caso, se pueden rematar para sacarlos del inventario y liberar espacio en almacén.

 ¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

Aplicar la regla 80/20…

3. Automatizar el control de existencias:

Hay pymes que manejan una cantidad pequeña de productos, por lo que el empresario no tiene premura en automatizar. Es factible que un control en una hoja de cálculo sea suficiente.

Sin embargo, lo ideal es tener información desde las primeras etapas de la empresa bajo control, centralizada y con la seguridad del caso. Los datos históricos para generar indicadores y conocer su evolución, son importantes en toda gestión empresarial.

Por tal motivo, es ideal tener herramientas que nos faciliten automatizar el control de existencias. Con ellas podemos, además, evitar olvidos a la hora de generar órdenes de compra para reponer el inventario.

En cualquier caso, una vez identificados los productos que generan la mayor parte de los ingresos, es necesario pensar en automatizar la gestión de existencias, tanto como sea posible. Con esto, la actualización de los movimientos será automática, lo que permite colocar alarmas al bajar de una determinada cantidad. Así, la gestión de los nuevos pedidos será oportuna.

¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

Ideal tener herramientas para automatizar el control de existencias

Gestión de la información:

1. Registrar la información de forma exhaustiva:

Para tener un control de existencias óptimo, debemos registrar la información de forma exhaustiva. Todos los colaboradores involucrados deben tener acceso a la aplicación, para que este registro sea oportuno y de calidad.

Toda venta o todo retiro de los artículos del almacén, depósitos o estanterías, debe quedar registrado con los detalles del caso. Datos como la fecha, hora, motivo, cantidad, destinatario, responsable, etcétera; deben estar correctamente registrados.

En tal sentido, no solo se trata de conocer la existencia real de cada producto, artículo o insumo; sino también de tener el control de los movimientos que afectan el inventario.

Además, este registro detallado nos permitirá ver la evolución de ventas, hacer pronósticos y estar atentos a los cambios en el entorno. Por ejemplo, puede ocurrir que para un producto surja un sustituto de igual calidad y de menor precio.

2. Seleccionar la herramienta adecuada:

Como señalamos en otro punto, puede que la hoja de cálculo no sea la mejor herramienta. Sin duda, para gestionar pequeñas cantidades es útil. Pero por muy expertos que seamos con las hojas de cálculo, llegará el momento en que será ineficiente. Es cuando el empresario sale en búsqueda de opciones.

En este punto, recomendamos leer sobre la selección de herramientas, y cómo evitar errores que pueden tener altos costes. No solo en lo económico, sino también en la pérdida de información e impactos negativos para la organización. ¡No subestimes la importancia de elegir bien una aplicación para tu empresa!

Un artículo que te puede interesar al respecto es el siguiente: SaaS: software como servicio. Beneficios para las pymes.

En cualquier caso, lo ideal es buscar un sistema para la gestión de existencias, que se adapte a las necesidades reales de nuestra empresa. Sin duda, bien seleccionado será un medio que nos ahorrará tiempo en el día a día y mejorará la productividad.

3. Aprender de las grandes empresas:

Las empresas mipymes tienen mucho que aprender de los modelos de las empresas grandes. Según su tipo y contexto, la fabricación just in time o el método lean, son 2 de las soluciones importantes que pueden favorecer de manera notoria la gestión de empresas micro, pequeñas y medianas.

¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

Las mipymes tienen mucho que aprender de los modelos de las empresas grandes

En tal sentido, no dejes de indagar cómo otras empresas controlan y gestionan el inventario. Siempre habrá algo que aprender de ellas; prácticas que podemos aplicar en nuestra empresa.

Integración y seguridad de la información:

1. No cree islas de información:

Cuando el empresario no tiene experiencia gestionando una pyme, suele ir adquiriendo herramientas para las diversas áreas funcionales que se van creando. Son herramientas que pueden terminar formando «islas de información».

Por lo tanto, un punto muy importante es que nuestra empresa incorpore una herramienta para el control de existencias, que se relacione e intercambie información de forma automática con otras áreas. Por ejemplo, con ventas, marketing, posventa, producción… y por supuesto, con nuestra base de datos de clientes.

¿Necesitas mejorar el control de existencias en tu pyme?

No tengas duda de que muchas empresas funcionan con islas de información.

La clave es que todo debe estar integrado para que la empresa dirija sus esfuerzos de forma alineada. Este es un pilar para lograr la eficiencia y productividad del equipo de trabajo.

2. Seguridad de la información:

Este es un tema esencial. En la actualidad, cuando contratamos una aplicación en la nube, el tema de la seguridad es responsabilidad, principalmente, del proveedor del servicio.

Sin embargo, por ser la información un activo fundamental, no podemos dejarla en manos de terceros. Por lo tanto, el consejo es ocuparse y asegurar de que se cuenta con las prácticas apropiadas para su protección.

Una herramienta en la nube que te podría interesar y que puedes probar es la siguiente:

En las grandes empresas, se aplican políticas de seguridad para garantizar la disponibilidad de la información, ante un fallo, lo antes posible. Una de las medidas es contar con una copia fuera de las instalaciones o en la nube.

Más allá del control de existencias…

Disponer de una aplicación que nos permita ver – en tiempo real – nuestro inventario es una ventaja importante. Pero el asunto no queda allí.

Uno de los elementos que debe proveer el control de existencias, es información sobre el comportamiento de las entradas y salidas de los productos. Debe apoyarnos para asegurar la continuidad de las ventas de productos o servicios, sin incurrir en interrupciones.

Es por ello que el registro de la información debe cumplir ciertos estándares de calidad. Y que el control de existencias debe estar integrado a otras áreas, como ventas, facturación o marketing.

Una buena gestión, en este sentido, permitirá minimizar la cantidad de artículos inmovilizados en el almacén. ¿Qué es lo ideal? Comprar justo antes de vender. Así nuestro dinero retornará lo antes posible. Solo si tenemos información confiable, podemos ajustar tiempos. Lo que demanda además, una excelente gestión de proveedores.

Si nuestros tiempos no contemplan las variables relevantes, podemos incurrir en retrasos o en el incumplimiento de nuestras obligaciones.

Para cerrar, te dejamos una pregunta: ¿cómo va el control de existencias en tu empresa?

¡Hasta pronto!

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