¿Llevas los registros contables de tu centro de belleza y bienestar en tu ordenador? ¿Temes perder datos a causa de fallas en el equipo? NO TE PREOCUPES, llevar la contabilidad en la nube para un spa, es una alternativa ideal.
Puedes procesar la información financiera de tu pyme, de modo fácil y seguro, en la nube, con las hojas de cálculo de Google.
Si tu spa se encuentra en la etapa de puesta en marcha, esta opción te permitirá recobrar, modificar o descargar los registros contables desde un dispositivo electrónico con conexión a Internet y desde cualquier lugar.
No te pierdas el contenido:
Para iniciar la información te comento sobre los registros contables de un spa con Google Sheets. ¡Toma nota!
Entonces, sin más demora hablemos de la contabilidad en la nube, para que empieces a usar Google Sheets de forma efectiva en el registro de transacciones de tu spa.
Contabilidad en la nube con Google Sheets
Tener el control de la contabilidad de tu spa, en el lugar y momento que lo requieras, es posible gracias a los avances tecnológicos de hoy en día.
Llevar los registros e informes contables en la nube te permite almacenar datos en una plataforma online, que se encarga de resguardarlos en la web de manera segura y automatizada.
De este modo, puedes disponer de su uso y compartir la información financiera desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio con conexión a Internet.
Si deseas ampliar tus conocimientos sobre la contabilidad en la nube te sugiero el siguiente post: Contabilidad en la nube para pymes.
Durante la etapa de puesta en marcha de tu spa, transitas por la “travesía del desierto”. Tu pyme tiene “sed de recursos” por lo que requiere liquidez y financiamiento.
Ahora bien, también debes conocer que, hay una gama de programas contables alternativos para pymes, tanto de escritorio como en la nube, no obstante, para hacer uso de ellos requieres realizar desembolsos.
Por lo general, estos programas ofrecen funcionalidades rígidas, que no se adaptan a la medida de tu empresa.
En contraste, la aplicación Google Sheets se traduce en flexibilidad y ahorro, pues no deberás pagar por licencias y asistencia técnica, asociadas a los software contables.
Google Sheets es una aplicación gratuita, accesible, para llevar los registros contables en la nube. Sin duda, una excelente opción en tu spa.
Registros contables de un spa con Google Sheets
Al momento de hacer registros contables, una hoja de cálculo es lo mejor. Puedes usar columnas o filas para organizar el contenido y aplicar fórmulas precisas.
Con este programa podrás manejar en tu spa: la facturación, registros por entradas y salidas de dinero, compras a proveedores, gastos de funcionamiento. También, puedes generar reportes y balances de ingresos y gastos.
En este sentido, Google Sheets, la hoja de cálculo de Google Docs, dispone de diferentes herramientas online útiles para procesar: cálculos matemáticos, gráficos y datos alfanuméricos de tu spa.
Google Sheets posee las mismas fórmulas básicas del software del paquete de Office Excel para llevar las cuentas de tu empresa, pero, además, te ofrece seguridad y almacenamiento propio, sin ocupar espacio en el ordenador.
Asimismo, otra ventaja que te ofrece Google Sheets es que se trata de un programa en la nube, que no requiere instalación previa.
Puedes acceder directamente desde tu cuenta de Google y colaborar sobre la hoja de cálculo en línea.
Adicionalmente, el uso de formato condicional, gráficos y la facilidad de crear un diseño personalizado, serán de gran utilidad en la gestión y en la toma de decisiones.
Plantillas contables en Google Sheets para un spa
En esta sección, te presento las plantillas básicas, para llevar la contabilidad en la nube con Google Sheets. Para ello, utilizaré como ejemplo el emprendimiento spa “El Encanto”.
Plantilla de facturación con Google Sheets:
- Modelo de factura
Al poner en marcha el spa, comienzas a prestar servicios y a facturar.
En este sentido, las facturas deben contener: nombre del negocio, fecha del servicio, número del comprobante, datos del cliente, descripción del servicio prestado y su precio.
Luego, se desglosa en una casilla el porcentaje del IVA que corresponda.
Es importante tener presente la norma que aplica en tu localidad respecto a facturación e impuestos, para realizar los ajustes necesarios a la plantilla modelo que te presento.
Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:
- Relación de ingresos y gastos
Cada vez que realizas un masaje relajante o reductor, un tratamiento rejuvenecedor o cualquier otro servicio; representa un ingreso para tu empresa.
Por ejemplo, Spa El Encanto es un negocio familiar que ofrece: masajes relajantes en todo el cuerpo, masajes reductores, tratamientos para el rostro (peeling superficial, medio y profundo). Cuenta, además, con sauna, piscina termal y actividades terapéuticas.
Sus gastos se conforman principalmente por: compras de insumos, gastos de mantenimiento, sueldos y salarios, alquiler del local, impuestos, publicidad, servicio de gas doméstico, electricidad, agua, teléfono e Internet.
En la plantilla modelo con Google Sheets podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual, así sabrás si tu negocio gana o pierde dinero.
- Relación de ventas e inventarios
El inventario del Spa El Encanto tiene en su stock, artículos necesarios para prestar una buena atención y productos consumibles que se cargarán al importe que paga el cliente.
Algunos registros para los inventarios de un spa son: lociones, cremas, aceites, papel absorbente, artículos de limpieza, toallas, entre otros.
En este sentido, Google Sheets te brinda opciones para llevar detalles de cada rubro: cantidad en existencia, costes y consumo diario. Así conocerás el stock disponible y cuándo efectuar su reposición.
Plantillas de libros contables básicos con Google Sheets:
- Libro diario
Te permite registrar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu spa.
Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.
- Libro mayor
Te permite visualizar el dinero disponible en cada una de las cuentas de tu spa.
Facilita el control de los movimientos de las partidas contables por medio del traspaso de los montos generados en las cuentas del libro diario.
Se estructura en columnas donde se indica: el código de la cuenta, el nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.
Plantilla de reportes financieros con Google Sheets:
- Balance de comprobación
Se conforma por los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. A partir de este reporte podrás generar el balance general y el estado de resultados.
Puedes adaptar este sistema contable básico con Google Sheets a las necesidades de tu emprendimiento, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas. ¡Anímate y comienza a disfrutar de las ventajas de llevar la contabilidad de tu spa a través del cloud computing!
Conclusiones: Contabilidad en la nube para un spa
La contabilidad en la nube te facilita la gestión y el control de los registros financieros de tu spa.
Lo más valioso es que te permite el acceso en cualquier momento y lugar… solo requieres de una cuenta en Google y un ordenador o dispositivo con acceso a Internet.
En el presente post profundizaste aspectos clave para el manejo de Google Sheets y los registros contables que puedes realizar en tu spa.
Además, conociste las plantillas básicas para llevar la contabilidad de tu centro de belleza y bienestar, en su fase inicial.
Los costes de oportunidad de no llevar la contabilidad en la nube con Google Sheets son:
- Desembolsos por concepto licencias y soporte técnico de programas contables de escritorio o en la nube. Además, con frecuencia estos programas ofrecen funcionalidades rígidas, ya que no están diseñadas a la medida de tu negocio.
- Alta probabilidad de cometer errores al llevar la contabilidad en forma manual o no automatizada
- Posibilidad de perder datos en caso de averías del equipo donde se almacena la información.
Entonces: ¡mejora los procesos contables y los resultados de tu empresa!, ¡gestiona la contabilidad de tu spa con Google Sheets!
Muchas gracias por leerme.
