¿Necesitas gestionar la contabilidad en tu empresa agropecuaria?
¿No sabes que aplicación o herramienta utilizar?
¡Entonces, este post es para ti!
Aquí te enseñaré a llevar los registros contables de tu empresa agropecuaria y a elaborar los reportes financieros básicos con Google Sheets.
Así, aprenderás a registrar en la nube de manera fácil y segura: facturas, inventarios, libro diario, libro mayor y mucho más.
Se trata de una opción muy versátil cuando comienzas a facturar, es decir, durante la etapa de puesta en marcha de tu negocio.
¡Quédate conmigo! y no te pierdas el siguiente contenido:
La contabilidad en empresas agropecuarias permite registrar información que involucra al proceso productivo, a fin de establecer controles que faciliten la toma de decisiones.
Por lo cual, es frecuente la necesidad de una gestión integral que abarque el ámbito financiero, administrativo y técnico.
¿Piensas lo mismo?
Entonces acompáñame a conocer los principales registros que debes realizar cuando llevas la…
Contabilidad en la nube en empresas agropecuarias
Google Sheets te brinda versatilidad para registrar las operaciones financieras según cada área de tu empresa agropecuaria.
Entonces, primero mencionaré algunas transacciones administrativas que puedes registrar. Y después, las vinculadas con el área técnica.
¡Veamos!
En lo administrativo:
Google Sheets te será útil para registrar:
- Facturación por la venta de productos agrícolas, pecuarios o sus derivados.
- Compra de insumos biológicos, agroquímicos, alimentos concentrados para animales, vacunas, entre otros.
- Pagos por concepto de sueldos y seguridad social del personal.
- Honorarios profesionales a médicos veterinarios, ingenieros agrónomos y otros profesionales del área.
- Gestión de cuentas por cobrar o por pagar, órdenes de compra y presupuestos.
- Pagos de servicios públicos.
- Cálculo de impuestos agrícolas.
- Elaboración de estados financieros.
- Reportes de ingresos y egresos, así como la elaboración del balance de sumas y saldos.
- Registro cronológico en los libros contables básicos: libro diario y libro mayor.
Por su parte…
En lo técnico agropecuario:
Google Sheets es ideal para llevar los movimientos técnicos que tienen incidencia contable como:
- Primero, la gestión de existencias de semovientes, caprinos, ovinos, aves, otras especies menores, etc.
- Segundo, el movimiento entre rebaños. Por ejemplo: cuando el animal pasa de becerro a maute, si es seleccionado para reproducción u otras clasificaciones.
- Después, el control de costos de producción agrícola y cosechas.
- Además, los inventarios de insumos, alimentos, mobiliario y equipos para ordeño, arados y otros.
En fin, llevar un control eficiente y seguro, te permitirá el buen manejo de tu empresa agropecuaria.
Ahora bien, para que inicies el diseño de tu propio sistema contable, a continuación te presento las plantillas modelo.
¡Presta atención!
Plantillas con Google Sheets para empresas agropecuarias
Para iniciar, puedes usar las plantillas básicas.
Después, podrás incorporar nuevas hojas a medida que avances en tus registros.
Así, se fortalecerá tu sistema contable.
Para enseñarte de forma clara, usaré como ejemplo la experiencia de la pequeña empresa agropecuaria “Rancho Grande”, ubicada en Tabasco, México.
Su propietaria, Beatriz Vidal, se ha dedicado a la cría de ganado en un rancho que recibió como herencia de sus abuelos y, recientemente, incursionó en la venta de los derivados lácteos y cárnicos.
La empresaria posee 4 rebaños comerciales, con los cuáles empezó a ofrecer carne, leche y queso.
Actualmente, la empresa se encuentra en una fase muy avanzada de la etapa de puesta en marcha.
Ahora bien…
A continuación, te explicaré cada plantilla básica y cómo es usada por “Rancho Grande”, para gestionar la contabilidad.
1. Modelo para facturación
La emisión de facturas te ayuda a llevar la cronología y la exactitud de los ingresos de la empresa.
En este sentido, cada factura debe contener: identificación del negocio, fecha de emisión, número correlativo, datos del cliente, descripción del producto, precio, IVA y total del importe.
Entonces, observa el modelo que usa la empresa “Rancho Grande”, elaborado con Google Sheets:
Además, es fundamental que la factura se adecúe a la normativa que aplique en la localidad donde se emite.
¿Te gustaría adaptar este modelo de factura en tu negocio?
¡Atrévete!
2. Plantillas para ingresos y gastos
Aquí, puedes observar que “Rancho Grande” registra ingresos por venta de carne y productos lácteos.
Ahora, en lo que se refiere a los gastos, la empresa refleja:
- Compras de suministros agropecuarios.
- Honorarios profesionales.
- Sueldos y seguridad social del personal.
- Gastos administrativos en general.
- Amortización de la maquinaria y equipos.
- Pagos de servicios públicos.
- Fletes para distribución de mercancía.
- Impuestos, entre otros.
Ahora bien, puedes detallar todos los conceptos en la plantilla:
Según se observa, “Rancho Grande”, durante el mes tomado como referencia para el ejemplo, presenta:
- Ingresos totales por 16.320.000,00 pesos MXN.
- Gastos totales por 7.980.976,50 pesos MXN.
Ahora bien, al restar los gastos totales de los ingresos se obtiene un resultado operativo mensual de 8.339.023,50 pesos MXN.
Lo cual equivale a 341.544 euros y a 413.760 dólares US.
Entonces, te pregunto:
¿Cuáles conceptos agregarías a tu registro de ingresos y gastos?
3. Plantilla para gestionar inventarios
Los inventarios de empresas agropecuarias se llevan según la producción o el proceso.
En este sentido, conviene usar plantillas u hojas de cálculo separadas para:
- Materia prima.
- Productos agrícolas por rubros.
- Especies mayores según el destino (producción de carne, de leche, etc.).
- Especies menores.
- Insumos.
- Productos en proceso.
- Productos terminados.
En el ejemplo, podrás observar cómo la empresa “Rancho Grande” registra el inventario de suministros detallando cantidad en existencia, costes y consumo diario.
Así, la empresa conoce el stock disponible, programa los nuevos pedidos de insumos y planifica la producción.
Entonces, puedes guiarte por la plantilla que te he presentado y construir las que requieras según la dinámica de tu negocio.
4. Modelo de libros básicos para contabilidad en la nube en empresas agropecuarias
Observa los ejemplos de “Rancho Grande” para cada libro contable básico.
- Libro diario
Te permite registrar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan a diario en tu empresa.
Se estructura en columnas conformadas por:
- Primero, la fecha.
- Segundo, el código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable).
- Después, el detalle o descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento).
- Posteriormente, el folio del mayor.
- Por último, las columnas para debe y haber (expresadas en unidad monetaria).
Observa que en el ejemplo, “Rancho Grande” está registrando el ingreso por la venta de carne, leche y queso, así como las compras de alimentos y suministros.
- Libro mayor
En la contabilidad en la nube para empresas agropecuarias, el libro mayor permite visualizar el dinero disponible en cada cuenta.
En este orden de ideas, se estructura en columnas donde se indica: código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.
Fíjate qué “Rancho Grande”, traslada los saldos del período anterior y las cifras de las operaciones del mes, en cada cuenta:
De hecho, el libro mayor debe reflejar la misma información que fue registrada en el libro diario.
Con la salvedad de que en este libro se lleva según cada partida por separado.
En este sentido, tendrás mejor control de las entradas y salidas de dinero en tu empresa.
¿Cómo te parece el registro contable con plantillas de Google Sheets?
Útil, sencillo y práctico, ¿verdad?
Muy bien, acompáñame para explicarte la última plantilla de este post…
Plantilla para balance de sumas y saldos
Se conforma por los nombres y los saldos de las partidas contables.
Toma en cuenta la naturaleza acreedora o deudora de cada cuenta.
Así, a partir de este reporte podrás generar estados financieros como: Balance general o de situación financiera, Estado de Resultados o Ganancias y Pérdidas, entre otros.
Observa el ejemplo de plantilla elaborada en Google Sheets por la empresa “Rancho Grande”:
Esta plantilla también te permite detectar errores u omisiones, por ejemplo:
- Registros repetidos.
- Transacciones no contabilizadas.
- Transcripción errada de datos o cifras.
¡Te auguro una excelente gestión de tu emprendimiento!
Conclusiones
Ya lo sabes, la contabilidad en la nube te brinda la posibilidad de registrar y gestionar datos financieros de tu empresa agropecuaria, de manera fácil y segura.
En este artículo pudiste aprender que la aplicación de Google Sheets es útil para diseñar un sistema contable, según las necesidades de tu emprendimiento.
Especialmente, durante la etapa de puesta en marcha, cuándo aún no se amerita un software especializado ya que el volumen de operaciones es bajo.
Hoy te enseñé cómo llevar los principales registros de la contabilidad en la nube en empresas agropecuarias.
Asimismo, conociste por medio de un ejemplo, la estructura de las plantillas básicas modelo, para llevar los registros que te resumo a continuación:
Entonces…
¡Optimiza los procesos contables de tu empresa agropecuaria!
¡Gestiona la contabilidad con Google Sheets, una aplicación muy versátil!
Para cerrar, te invito a seguir formándote en materia de Contabilidad en la nube para pymes. ¡Hay mucho más para ti!
Muchas gracias por leernos.
¡Hasta la próxima!
