Contabilidad en la nube en consultoras de geología aplicada

¿No sabes cómo gestionar la información financiera de tu empresa?

¡Despreocúpate!

Te sugiero llevar la contabilidad en la nube en consultoras de geología aplicada con Google Sheets.

Esta es una alternativa que te permite registrar datos contables de manera sencilla y segura.

Especialmente, en la etapa de puesta en marcha, momento en el que inicias la facturación de tu empresa.

¿Quieres conocer de qué se trata?

Entonces, fíjate de lo que estaremos hablando:

  • Los registros de contabilidad más frecuentes con Google Sheets.
  • El diseño de las plantillas contables para que lleves:
    • La facturación.
    • Los ingresos y egresos.
    • Los inventarios.
    • El libro diario y libro mayor.
    • El balance de sumas y saldos.

La contabilidad en la nube en consultoras de geología aplicada tiene muchos beneficios que puedes aprovechar.

¿Quieres conocerlos?

Permíteme explicarte de qué se trata.

Registros de contabilidad con Google Sheets

Con esta aplicación puedes llevar los siguientes registros contables para una consultora de geología aplicada:

  • Facturación en orden correlativo.
  • Registro de los ingresos percibidos por concepto de: asesorías en prevención de riesgos, mitigación o control de riesgos geológicos; estudios geotécnicos; proyectos para obras civiles y minería.
  • Contabilización de las salidas de dinero: compras de consumibles y equipos a proveedores, pagos de servicios básicos, seguridad, publicidad, gastos administrativos e impuestos.
  • Gestión de pasivos: amortización de préstamos y cuentas por pagar a terceros.
  • Control de costos asociados al personal: nómina, bonificaciones y otros.
  • Administración de cobranzas: contratos pendientes de pago u obras en ejecución.
  • Registro de los inventarios: control del stock de insumos necesario para tus operaciones.
  • Asientos en los libros contables como el libro diario y el libro mayor.
  • Finalmente, elaboración del balance de sumas y saldos.

En fin… podrás realizar estos y otros registros generados en la dinámica de tu empresa.

Adicionalmente, te puedo mencionar la elaboración de presupuestos, planificación financiera, estados financieros y muchas cosas más.

¡Importante!

Con los registros adecuados podrás conocer si los ingresos percibidos que genera tu consultora son mayores que los gastos.

¿Te gustaría monitorearlo?

Entonces, sígueme para que aprendas a elaborar:

Plantillas Google Sheets en consultoras de geología aplicada

Las plantillas son hojas de cálculo básicas que facilitan el registro de la contabilidad en la nube.

Para ilustrar su uso, te señalaré la experiencia de la empresa consultora Geosama, cuyo campo es la geología aplicada.

Sus socios, 4 emprendedores con experiencia en distintas ramas de la geología, decidieron aunar esfuerzos para crear una oficina de consultoría especializada.

Actualmente, “Geosama” está en la etapa de puesta en marcha, es decir que ya inició su facturación.

Si quieres conocer más sobre la puesta en marcha de un negocio, haz clic en el siguiente vídeo: Etapas de las empresas

Bien, ¿seguimos?

Ahora, toma nota del contenido de cada plantilla, para que las implementes en tu empresa.

Facturación

Cuando comienzas a realizar tus asesorías debes elaborar facturas correspondientes al pago de tus clientes.

Entonces, es muy importante que las facturas contengan: identificación de la consultora, fecha de facturación, número de comprobante, datos del cliente, descripción del servicio, precio e IVA.

Observa el ejemplo de Geosama:

Modelo de factura para consultoras de geología aplicada
Modelo de factura en consultoras de geología aplicada

Te recomiendo consultar las disposiciones en materia fiscal vigentes en tu país, a fin de incorporar el porcentaje correspondiente al impuesto al valor agregado (IVA).

Igualmente, debes verificar las regulaciones referentes al contenido de la factura.

Relación de ingresos y gastos

Siguiendo con el ejemplo de Geosama, podemos apreciar que en lo que se refiere a los ingresos de una consultora, estos se producen cuando se realiza una asesoría o un proyecto.

Por su parte, en cuanto a gastos, Geosama refleja:

  • Compra de insumos para prestación del servicio.
  • Sueldos.
  • Alquiler.
  • Material de oficina.
  • Servicios públicos.
  • Publicidad.
  • Impuestos.

En la plantilla modelo con Google Sheets podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual.

Relación de ingresos y gastos en consultoras de geología aplicada
Relación de ingresos y gastos en consultoras de geología aplicada

Según pudiste observar, la empresa registra:

  • Ingresos por 20.178,00  €
  • Gastos totales en los que incurrió durante el mes por 13.720,11  €
  • Y, calculó el resultado operativo mensual, el cual arrojó un total a favor de 6.457,89  €.

¡Hazlo en tu empresa!, así sabrás si ganas o pierdes dinero.

Relación de inventarios

En vista de que las empresas consultoras generan productos intangibles, el inventario se relaciona principalmente con los insumos del proceso de asesoría y generación de informes finales.

Por ejemplo, Geosama registra papelería, carpetas, sobres, tóner, tinta y material de oficina.

consultora de geología aplicada
Relación de ventas e inventarios en consultoras de geología aplicada

Además, si cuentas con un laboratorio para realizar determinados análisis, también vas a necesitar el control de los inventarios de algunos materiales.

Sobre todo, consumibles.

Por ejemplo, lijas, discos de corte para metalografía y compuestos químicos para análisis de rocas, etc.

¿Qué te parece?

Y tú, ¿cómo llevas los inventarios?

Pero, en cualquiera de los casos…

Cada vez que prestas un servicio, debes registrar las salidas de insumos utilizados.

Así, conocerás la existencia disponible y el momento en que deberás efectuar el nuevo pedido.

En la plantilla de Google Sheets puedes detallar: número y descripción de las unidades en existencia, el coste y consumo diario.

Plantillas de libros básicos de contabilidad en la nube en consultoras de geología aplicada.

A continuación, podrás detallar los modelos utilizados por Geosama para libro diario y libro mayor.

  • Libro diario

En él, puedes registrar todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu empresa consultora de geología aplicada.

Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

Modelo de libro diario consultora de geología aplicada
Modelo de libro diario en consultoras de geología aplicada

Fíjate como Geosama está registrando una venta y una compra al contado en el libro diario.

  • Libro mayor

En esta plantilla podrás monitorear el dinero disponible en cada una de las cuentas de tu empresa.

Se estructura en columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Observa el modelo usado por Geosama:

Libro mayor para consultora de geología aplicada
Libro mayor para consultora de geología aplicada.

Este libro facilita el control de los movimientos contables, por medio del traspaso de los saldos del libro diario.

Balance de sumas y saldos

Se conforma por los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora.

Balance de sumas y saldos para consultora de geología aplicada
Modelo de balance de comprobación en consultoras de geología aplicada.

El balance de sumas y saldos te ayuda a identificar omisiones en caso de transacciones no contabilizadas, duplicidad de asientos o errores en el proceso de transcripción de datos.

Entonces, considera lo siguiente:

  1. Primero, para construir el balance de sumas y saldos debes tomar los saldos totales que se encuentran registrados en el libro mayor, correspondientes a cada cuenta.
  2. Segundo, lo puedes hacer en cualquier periodo y con cualquier frecuencia: quincenal, mensual o trimestral.
  3. Por último, la sumatoria de los saldos deudores debe coincidir con los acreedores.

Así, verificas el equilibrio contable y el registro correcto de todas las transacciones financieras efectuadas en tu empresa.

Puedes adaptar este sistema contable básico e ir agregando otras plantillas conforme a las necesidades de tu emprendimiento.

¡Anímate y comienza a disfrutar las ventajas de la contabilidad en la nube en consultoras de geología aplicada!

Conclusiones

Seguramente, estás por comenzar a percibir ingresos en tu empresa consultora de geología aplicada y necesitas facturar.

Pero… también, tienes algunos gastos.

En este sentido, hoy te enseñé las plantillas básicas de un sistema de registro práctico, fácil de usar, accesible y seguro para tu contabilidad.

Además, en este post aprendiste que Google Sheets es ideal durante la etapa de puesta en marcha, cuando el reducido volumen de operaciones, no amerita un software especializado.

Para finalizar, te dejo un resumen de lo que puedes hacer con esta aplicación:

Contabilidad en la nube en consultoras de geología aplicada
Conoce lo que puedes hacer con Google Sheets.

Entonces, mejora los procesos contables y los resultados de tu pyme, ¡gestiona tus registros contables con Google Sheets!

Antes de despedirme, te dejo más información sobre el tema en el post: Contabilidad en la nube para pymes. ¡Aprovecha esta herramienta al máximo!

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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