Contabilidad con Excel para una tienda de ropa

Al poner en marcha tu empresa, uno de los detalles más importantes es el registro de las transacciones. Si estás interesado en conocer sobre contabilidad con Excel para una tienda de ropa, acudiste al sitio preciso.

¡Bienvenido!

Y es que, en un mercado tan competitivo, usar las herramientas adecuadas para llevar las cuentas en orden es clave para el éxito.

En este sentido, Microsoft Excel es un programa líder a la hora de registrar las operaciones financieras, compras, ventas, pagos, gestionar inventarios, nómina y mucho más.

Es fácil de utilizar y se adapta perfectamente a la dinámica comercial de una tienda de ropa, sin necesidad de pagar altas sumas de dinero por la licencia de un software especializado.

Así que, diseñar un sistema contable es más sencillo de lo que crees. Tú asumiste el reto y yo estoy aquí para orientarte. ¡No te preocupes!

Estos son los puntos que revisaremos:

  • Lo que puedes hacer con Excel en tu tienda de ropa
  • Plantillas de contabilidad con Excel para tiendas de ropa
  • Contabilidad con Excel para una tienda de ropa. Ventajas
  • Conclusiones

Para comenzar, te dejo algunas ventajas de la contabilidad con Excel para tu negocio. Luego las abordaremos con mayor detalle. ¡PRESTA ATENCIÓN!

Ventajas de la contabilidad con Excel en tienda de ropa.
Ventajas de la contabilidad con Excel en tienda de ropa.

Si deseas registrar muy bien las finanzas de tu negocio desde el principio, nada mejor que Excel… a continuación te explico sus bondades.

Lo que puedes hacer con Excel en tu tienda de ropa

Al poner en marcha un negocio tan dinámico como una tienda de ropa, es preciso mantener el control de múltiples aspectos. Al igual que un “hombre orquesta”, diriges la administración, la contabilidad y la gerencia.

En este contexto, Excel te brinda la oportunidad de realizar las tareas contables y actualizar la información de manera periódica.

Además, te ayuda a almacenar e interpretar datos bajo esquemas muy profesionales, ya que genera tantos resultados como tú lo requieras. Los más usados son: las tablas resumen, gráficos, estimaciones porcentuales, indicadores, reportes y estados financieros.

En tu tienda de ropa que recién inicia, el uso de Excel será un gran aliado para la facturación, el control de los inventarios, así como los registros contables de entradas y salidas de dinero.

Además, algo muy importante es que no implica un gasto extra, a diferencia de los programas contables especializados, por los cuales debes pagar costosas licencias.

Así, Microsoft Excel es una alternativa que responde favorablemente a la necesidad de registrar, de manera ordenada y precisa, los movimientos de dinero y demás transacciones de tu empresa.

En tiendas de ropa, este programa es excelente para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu negocio de prendas de vestir con Excel!

Registros de contabilidad con Excel para una tienda de ropa

Usar hojas de cálculo para la contabilidad de una microempresa de ropa, representa una excelente relación coste/beneficio.

Con tan solo tener el programa instalado en tu ordenador podrás contabilizar, por ejemplo: compras a proveedores, cuentas por pagar, gastos operativos y de administración de la tienda, ventas, facturación, inventarios, cuentas por cobrar, obligaciones tributarias y otras transacciones.

El orden y la precisión que se obtiene al llevar los registros contables con Microsoft Excel, te ayudará a conocer si los gastos que genera tu pyme son mayores que los ingresos percibidos por la venta de ropa.

Esto te permitirá planificar y tomar decisiones oportunas.

Gestiona tu pyme en forma eficiente.
estiona tu pyme en forma eficiente.

Plantillas de contabilidad con Excel para tiendas de ropa

Hemos llegado a un punto muy importante, al que debes prestar especial atención, se trata de las plantillas para llevar el registro básico con Excel.

En ellas podrás registrar el flujo de dinero de tu pyme, dedicada al comercio de prendas de vestir.

Toma papel y lápiz.

Plantilla de facturación con Excel:

  • Modelo de factura

Al iniciar operaciones en tu negocio, uno de los primeros requerimientos es la emisión de facturas.

En este orden de ideas, una factura debe contener: el nombre de tu empresa, fecha de la venta, número de comprobante, datos del cliente, descripción de la prenda de vestir y el precio.

Asimismo, debes reflejar el porcentaje de IVA que aplique en tu país y las disposiciones de facturación contempladas en la normativa de comercio vigente.

Modelo de factura
Modelo de factura con Excel para una tienda de ropa

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Tus ingresos se producen cada vez que vendes una prenda de vestir.

Por su parte, los gastos dependerán de la modalidad de tu tienda.

Es decir, si funcionas online, los gastos más comunes serán: compras a proveedores de ropa, envoltorios, pagos de impuestos, electricidad, Internet y publicidad.

Ahora bien, si por el contrario, te manejas como tienda física, deberás adicionar gastos por concepto de sueldos a vendedores, personal de caja, vigilancia, alquiler, servicios públicos, entre otros.

Para conocer el resultado de tus operaciones mensuales y saber si tu negocio gana o pierde dinero, bastará con procesar los datos en la plantilla de Excel, restando los gastos totales de los ingresos.

Modelo de relación de ingresos y gastos para una tienda de ropa
Modelo de relación de ingresos y gastos para una tienda de ropa
  • Relación de ventas e inventarios

En la plantilla que te muestro podrás controlar el coste, el precio de venta y el stock de cada producto. Esto te ayuda a planificar las ventas, pero también a saber cuándo realizar pedidos a los proveedores.

Puedes llevar el inventario de forma separada, según el rubro u otros aspectos relevantes.

Por ejemplo: ropa para damas, caballeros o niños; existencias según la temporada, por talla, color o tipo (pantalones, camisas, ropa deportiva, formal y otros).

Además, Excel te permite la clasificación alfabética, alfanumérica o por medio de filtros; facilitando la creación de subconjuntos de datos que cumplan ciertos criterios.

Puedes sacar el máximo beneficio de esta función en la gestión de tus inventarios, aplicando filtros para ubicar rápidamente las prendas según detalles particulares.

En el momento en que vendes una prenda de vestir lo restas del registro, así conocerás su disponibilidad.

Modelo de relación de ventas e inventarios para una tienda de ropa
Relación de ventas e inventarios para una tienda de ropa

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

  • Libro diario

En este debes asentar todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu tienda de ropa. El registro debe ser cronológico.

Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

Modelo de libro diario para una tienda de ropa
Modelo de libro diario para una tienda de ropa
  • Libro mayor

Permite registrar los movimientos de cada partida contable de tu tienda de ropa, así puedes visualizar el dinero disponible.

El monto de las cuentas que se afectan en el libro diario debe traspasarse al mayor. Se compone de columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Modelo de libro mayor
Modelo de libro mayor para una tienda de ropa

Plantilla de reportes financieros con Excel:

  • Balance de comprobación

En la plantilla debes ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora de tu tienda de ropa. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Modelo de balance de comprobación
Modelo de balance de comprobación para una tienda de ropa

Con las plantillas modelo podrás crear tu propio sistema contable básico con Excel, ajustado a las necesidades de tu negocio de ropa.

¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

Contabilidad con Excel para una tienda de ropa: Ventajas

La contabilidad con Microsoft Excel ofrece innumerables ventajas para una empresa en la fase inicial del emprendimiento.

A continuación, te menciono las más resaltantes:

  • Admite gran cantidad de datos contables.
  • Es un programa flexible que se adapta al diseño que tu tienda requiere.
  • No exige conocimientos avanzados para su uso.
  • Permite generar reportes y estados financieros.
  • Puedes comparar variaciones de forma numérica y gráfica, identificando tendencias en la venta de ropa.
  • Los datos contenidos en diversas hojas de cálculo se pueden vincular dentro de un mismo libro de Excel u otro diferente, sacando el máximo provecho a los cálculos.
  • Reduce los errores de cómputo que ocurren con frecuencia al llevar registros manuales o no automatizados.
  • Te ahorra dinero, ya que no tienes que invertir en licencias para programas de contabilidad de escritorio o en la nube.
  • Puedes personalizar el formato de tus plantillas con diversos tipos de fuentes, líneas, insertar imágenes o colores para destacar datos.

Son muchas las ventajas de este programa. Así que, saca el máximo provecho a una herramienta que está al alcance de tu tienda de ropa.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes importar toda la información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de tiendas de ropa en fase inicial o con poco presupuesto.
Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de tiendas de ropa en fase inicial o con poco presupuesto.

Conclusiones

La contabilidad con Excel es una de las mejores funciones que las pymes le pueden dar a este programa, pues permite registrar y controlar sus transacciones de manera fácil y con la máxima precisión.

Su uso agrega valor a tu negocio.

Ya que Excel es una herramienta elemental para mantener la información actualizada y lograr una gestión contable eficaz.

Además, te ofrece ventajas como: la flexibilidad, exactitud, diseño personalizado, capacidad de manejar grandes volúmenes de datos y generar reportes financieros.

En sus hojas de cálculo puedes procesar: compra y venta de ropa, todo tipo de gastos, facturación, inventarios, nómina y otros movimientos contables.

Ten presente que en la etapa de puesta en marcha de tu tienda de ropa, tu principal objetivo es sobrevivir en el mercado y mantener la empresa en funcionamiento, transitando la famosa “travesía del desierto”.

Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros: el primero es la probabilidad de incurrir en errores si haces los cálculos manualmente; el segundo, se trata del dinero que tendrás que invertir en un software contable de escritorio o en la nube.

Así que ¡lleva la contabilidad de tu tienda de ropa con Excel! Ahorrarás tiempo, esfuerzo y dinero.

Si deseas conocer las estrategias para realizar un proceso de venta exitoso durante las distintas etapas que transita tu empresa, te sugiero el post: El proceso de ventas y las etapas de tu empresa.

¡Muchas gracias por leerme!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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