Contabilidad con Excel para una juguetería

Si estás buscando información sobre contabilidad con Excel para una juguetería, te tengo la orientación que necesitas.

Es muy común que cuando pones en marcha tu pequeña empresa, no dispongas de recursos para adquirir un software contable que te permita registrar las transacciones.

No obstante, Excel es un programa fácil de implementar y muy versátil, que se adapta a los requerimientos de negocios tan dinámicos como tu juguetería.

Si desconoces sus ventajas, ¡No te preocupes!

En este artículo te hablaré acerca del uso de Excel para la contabilidad en jugueterías. Además, te muestro plantillas diseñadas especialmente para tu negocio y otros puntos de tu interés.

Presta atención al contenido que seleccioné para ti:

  • Lo que puedes hacer con Excel en tu juguetería
  • Plantillas de contabilidad con Excel para una juguetería
  • Ventajas de la contabilidad con Excel para una juguetería
  • Conclusiones

Para entrar en contexto, te adelanto algunas ventajas de la contabilidad con Excel en pymes de juguetería. ¡PRESTA ATENCIÓN y toma nota!

Ventajas de la contabilidad con Excel en jugueterías
Ventajas de la contabilidad con Excel en jugueterías.

Con la información que te entregaré, podrás despejar tus dudas y sacar el máximo provecho de Excel para realizar los registros contables de tu juguetería.

Iniciemos…

Lo que puedes hacer con Excel en tu juguetería

Cuando pones en marcha tu empresa te apegas a un plan de acción.

Sin embargo, terminas por asumir varios roles y de repente te encuentras dirigiendo la administración, la contabilidad y la gestión de tu juguetería. Es decir, te conviertes en un “hombre orquesta”

En este sentido, uno de los aspectos más apremiantes para los dueños de pymes son: la facturación y  los registros contables; aspectos claves en el control de un negocio que inicia sus actividades.

Entonces, lo más conveniente es buscar soluciones prácticas, rápidas y sencillas.

Y si no implican un gasto, ¡mucho mejor!

Así, Microsoft  Excel es una alternativa que responde favorablemente a la necesidad de registrar, de manera ordenada y precisa, los movimientos de dinero de tu empresa sin pagar licencias de programas especializados.

Con Excel podrás generar facturas, reportes y estados financieros. A través de plantillas y fórmulas puedes realizar operaciones matemáticas o elaborar gráficos al instante.

En síntesis, con Excel creas un sistema contable básico, en la comodidad de tu ordenador y adaptado a las necesidades de tu juguetería.

En jugueterías físicas u online, este programa es excelente para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu negocio de juguetes con Excel! 

Registros contables con Excel para una juguetería

Las hojas de cálculo son ideales para preparar la contabilidad de un negocio pequeño o que recién inicia.

Puedes organizar, por ejemplo: registros de las ventas, facturación, compras de juguetes, cuentas por pagar o por cobrar, gastos de funcionamiento del negocio y pago de impuestos.

Así mismo, Excel te facilita la gestión de los inventarios, elaboración de estados financieros y otros aspectos que te permiten conocer el resultado entre ingresos y gastos.

Por lo que, este programa simplifica el trabajo contable en la etapa inicial de tu juguetería, facilitando la toma de decisiones.

¡Lleva las cuentas de tu juguetería con Excel! Gestiona tu pyme en forma eficiente.
¡Lleva las cuentas de tu juguetería con Excel! Gestiona tu pyme en forma eficiente.

Plantillas de contabilidad con Excel para una juguetería

Las plantillas que te presento a continuación, te servirán para llevar un registro básico con Excel, de las entradas y salidas de dinero en tu pyme dedicada al mercado de los juguetes.

Presta atención.

Plantilla de facturación con Excel:

  • Modelo de factura

Al abrir las puertas de tu negocio, empiezas a emitir facturas como respaldo a la comercialización de los juguetes.

En este orden de ideas, una factura debe contener: el nombre de tu empresa, fecha de la venta, número de comprobante, datos del cliente, descripción del juguete, el precio y el porcentaje de IVA.

Te recomiendo verificar las disposiciones de facturación que aplican en tu localidad y realizar los ajustes necesarios.

Modelo de factura para una juguetería con Excel
Modelo de factura para una juguetería con Excel

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Cuando concretas la venta de un juguete se materializa un ingreso para tu negocio.

Ahora bien, los gastos dependerán de varios factores. Te explico.

Primero, debes precisar la modalidad de tu negocio, es decir, si funcionas online o tienda física, si elaboras y vendes tus propios juguetes o si solo te dedicas a la compra-venta, o quizás te encuentras innovando en una nueva propuesta.

En todo caso, los gastos más comunes en una juguetería son: compras de juguetes a proveedores, empaques, envases, etiquetas, pagos de impuestos, servicios públicos, sueldos y salarios, alquiler de almacén, entre otros.

En la plantilla de Excel podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual, así sabrás si tu negocio gana o pierde dinero.

Modelo de relación de ingresos y gastos para una juguetería
Modelo de relación de ingresos y gastos para una juguetería.
  • Relación de ventas e inventarios

El inventario es un aspecto fundamental para tu negocio, por lo que te conviene asignar categorías a la variedad de juguetes en existencia.

Cada vez que vendas un juguete, lo restas del registro, así conocerás el stock disponible.

Algunos registros para inventario pueden ser: existencia de juguetes para niños o niñas, según la edad, según el tipo de materiales.

Si eres fabricante, debes agregar: inventario de materia prima (cartón, textiles, plástico, madera), juguetes en proceso y juguetes terminados.

Además, puedes indicar el coste de los productos y su precio de venta.

Modelo de relación de ingresos y gastos para una juguetería
Relación de ventas e inventarios para una juguetería

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

  • Libro diario

En él puedes asentar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu juguetería.

Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

Modelo de libro diario para una juguetería
Modelo de libro diario para una juguetería
  • Libro mayor

Te permite registrar los movimientos de cada partida contable de tu juguetería, así puedes visualizar el dinero disponible.

Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al mayor. Se compone de columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Modelo de libro mayor para una juguetería
Modelo de libro mayor para una juguetería

Plantilla de reportes financieros con Excel:

  • Balance de comprobación

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Modelo de libro mayor para una juguetería
Modelo de balance de comprobación para una juguetería

Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu negocio de juguetes, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas.

¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

Ventajas de la contabilidad con Excel para una juguetería

Microsoft Excel es un programa líder al momento de registrar cuentas.

A continuación, te menciono sus ventajas para una juguetería en la fase inicial del emprendimiento:

  • Es una alternativa que te ahorra dinero, ya que no tienes que invertir en licencias de programas de contabilidad de escritorio o en la nube.
  • Sus funciones son moldeables a las necesidades de una juguetería.
  • Es un programa fácil de usar, solo se requieren nociones básicas. Con la práctica irás descubriendo una amplia gama de funciones.
  • Permite diseñar un sistema contable personalizado para generar reportes y estados financieros.
  • Además, puedes comparar valores y visualizar variables por medio de los gráficos.
  • Admite vincular datos en diversas hojas de cálculo dentro de un mismo libro de Excel o diferentes. Así, se facilita la organización de registros. Por ejemplo: inventarios de juguetes, pagos, ventas, entre otros.
  • Reduce las posibilidades de errores de cálculo que ocurren, con frecuencia, al llevar las cuentas de forma manual.
  • Procesa gran cantidad de datos.
  • Por último, una ventaja especial para una juguetería es que, Excel te permite personalizar tus plantillas con diversos tipos de fuentes, líneas, insertar imágenes o colores de fondo para resaltar información.

Entonces, no esperes más para usar Microsoft Excel según tus necesidades y con la distinción de tu juguetería.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes importar toda la información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de jugueterías en fase inicial o con poco presupuesto.
Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de jugueterías en fase inicial o con poco presupuesto.

Conclusiones

La contabilidad con Excel permite registrar y dar seguimiento a las transacciones que se realizan en una pyme. Por lo que se posiciona como un programa muy útil, para lograr una gestión contable eficaz y exitosa.

Excel te ofrece muchas ventajas, entre otras destacan: su flexibilidad, precisión en los cálculos, diseño personalizado, capacidad de manejar grandes volúmenes de datos y generar reportes financieros.

En sus hojas de cálculo puedes procesar información de compras y ventas de juguetes; gastos operativos y administrativos; facturación, inventarios, nómina y otros movimientos contables.

Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros: en primer lugar, la probabilidad de incurrir en errores si haces los cálculos manualmente; segundo, el dinero que destinarías para la compra del software contable de escritorio o en la nube.

No olvides que en la etapa de puesta en marcha de tu juguetería, tu principal objetivo es sobrevivir en el mercado y mantener la empresa en funcionamiento, transitando la famosa “travesía del desierto”.

Así que ¡lleva la contabilidad de tu juguetería con Excel! Ahorrarás tiempo, esfuerzo y dinero.

Si deseas conocer las estrategias para realizar un proceso de venta exitoso durante las distintas etapas que transita tu empresa, te sugiero el post: El proceso de ventas y las etapas de tu empresa.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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