Contabilidad con Excel para una joyería

Si estás iniciando tu negocio y necesitas llevar la contabilidad con Excel para una joyería, no te puedes perder este artículo.

Ya que Microsoft Excel es una de las alternativas más seguras y fáciles de aplicar en joyerías, pues te permitirá registrar las operaciones contables que requieres, sin necesidad de incurrir en gastos para adquirir un software contable.

Si aún no conoces de qué se trata esta herramienta, NO TE PREOCUPES.

La información que te presento, contiene datos clave para que uses la contabilidad con Excel para una joyería y saques su máximo provecho.

Toma nota del contenido:

  • Lo que puedes hacer con Excel en una joyería
  • Plantillas de contabilidad con Excel para una joyería
  • Ventajas de la contabilidad con Excel para tu joyería
  • Conclusiones

Para comenzar, veamos algunas ventajas de la contabilidad con Excel para joyerías. PRESTA ATENCIÓN, porque más adelante volveré sobre el tema para profundizarlo.

Ventajas de la contabilidad con Excel para joyerías.
Ventajas de la contabilidad con Excel para joyerías.

Entonces, sin más demora hablemos de Excel, para que empieces a usarlo de forma efectiva en el registro de transacciones de tu joyería.

¡Acompáñame!

Lo que puedes hacer con Excel en una joyería

Cuando pones en marcha una joyería, son muchas las tareas de las cuales debes encargarte para garantizar el éxito.

En esta etapa te conviertes en un “hombre orquesta”, ya que diriges la administración, la contabilidad, la gestión y la toma de decisiones.

Es por ello que aspectos vinculados con trámites, facturación o registros contables; pueden crearte dudas e incertidumbre, pues se trata de elementos clave para el control y la buena marcha de tu negocio.

En este orden de ideas, recurrir al uso de Excel es una alternativa muy favorable para generar soluciones prácticas, inmediatas y productivas.

Ya que Excel cuenta con una serie de bondades que facilitan el registro de las transacciones, sin exigirte una amplia formación en materia contable, ni en el manejo de sistemas computarizados.

¿Cómo es posible? Presta atención.

Por medio de hojas de cálculo, fórmulas y plantillas, el programa Microsoft Excel te permite llevar las cuentas claras. Además, puedes realizar operaciones matemáticas, elaborar gráficos y calcular porcentajes de manera sencilla y precisa.

Así podrás crear tu propio sistema contable básico adaptado a los requerimientos de tu joyería.

Este escenario te ayudará a conocer en tiempo real el flujo de dinero que se produce en tu pyme, obtener reportes específicos y elaborar los estados financieros de tu joyería.

Además, ten presente que ahorrarás tiempo y dinero, pues no tendrás que invertir en costosas licencias de programas contables, ni gastar tiempo en aprender su funcionamiento especializado.

En las etapas iniciales de una pyme, Microsoft Excel es una opción estupenda para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu joyería con Excel!

Registros contables con Excel para una joyería

Para un negocio que recién inicia sus funciones, las hojas de cálculo son tan versátiles que puedes aplicarlas para registrar diversas áreas de la actividad contable, de manera ordenada.

Así, algunos de los registros que puedes realizar con Excel, son:

  • Compras a proveedores de joyería exclusiva, artística, de autor u otros.
  • Pagos por servicios de diseño y construcción de prototipos de joyas.
  • Gastos de funcionamiento.
  • Ventas y facturación.
  • Cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
  • Impuestos, nóminas e inventarios.
  • Reportes y estados financieros.

De esta manera, llevarás el registro de gran cantidad de datos de forma ágil y precisa, lo que contribuye a la toma de decisiones y al buen funcionamiento de los sistemas de ingresos y egresos.

¡Lleva las cuentas de tu joyería con Excel! Gestiona tu pyme en forma eficiente.
¡Lleva las cuentas de tu joyería con Excel! Gestiona tu pyme en forma eficiente.

Plantillas de contabilidad con Excel para una joyería

Observa las siguientes plantillas básicas, diseñadas específicamente para llevar la contabilidad con Excel para joyerías.

Plantilla de facturación con Excel:

  • Modelo de factura

Al poner en marcha tu negocio, empiezas a vender y, por ende, a facturar.

La factura debe contener: nombre de tu joyería, fecha de la venta, número de comprobante, datos del comprador, descripción de la mercancía y precio.

Luego, indica el porcentaje del IVA y realiza los ajustes en el formato, de acuerdo con las normas de facturación de tu país.

Modelo de factura en Excel para una joyería
Modelo de factura en Excel para una joyería

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Cada vez que vendes una joya representa un ingreso para tu pyme.

Ahora bien, los gastos dependerán de la manera como funciona tu joyería.

En este sentido, si operas online, los gastos se originan principalmente por: insumos para la fabricación de prendas, compras de artículos elaborados, empaques para joyas, costes de envío, servicio eléctrico, teléfono e Internet.

Si por el contrario, tu empresa es tienda física incurrirás, además, en gastos como: sueldos al personal, alquiler, impuestos, entre otros.

En la plantilla de Excel podrás registrar tanto entradas como salidas de dinero, restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo, así sabrás si tu negocio gana o pierde dinero.

Modelo de relación de ingresos y gastos para una joyería
Modelo de relación de ingresos y gastos para una joyería
  • Relación de ventas e inventarios

Por la naturaleza de tu emprendimiento, el control de los inventarios es un aspecto fundamental.

Al respecto, Excel es un excelente aliado para registrar los distintos inventarios, tales como materia prima, inventario de joyas exclusivas, piezas de autor, piezas artesanales de tirada limitada o el inventario según el tipo de prenda.

Todo dependerá de la organización que hayas dispuesto para tu negocio. De esta manera, puedes adaptar las hojas de cálculo según tus necesidades particulares, indicando tanto las cantidades como los costes.

Por ello, cada vez que vendas una joya, debes extraerla del inventario correspondiente. Así conocerás las existencias disponibles y cuándo efectuar nuevos pedidos.

Relación de ventas e inventarios para una joyería
Relación de ventas e inventarios para una joyería

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

  • Libro diario

En él puedes asentar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu joyería.

Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

Modelo de libro diario para una joyería
Modelo de libro diario para una joyería
  • Libro mayor

Te permite registrar los movimientos de cada partida contable de tu joyería y visualizar el dinero disponible.

Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al mayor. Se compone de columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Modelo de libro mayor para una joyería
 Modelo de libro mayor para una joyería

Plantilla de reportes financieros con Excel:

  • Balance de comprobación

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Modelo de balance de comprobación para una joyería
Modelo de balance de comprobación para una joyería

Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu joyería, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas.

¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

Ventajas de la contabilidad con Excel para tu joyería

Como has podido observar, Microsoft Excel es un programa bastante útil para llevar tus cuentas. A continuación, te señalo las ventajas más resaltantes:

  • Te permite ahorrar dinero en la fase inicial de tu joyería, ya que te evita gastos en costosas licencias de programas de contabilidad especializados.
  • Disminuye el riesgo de errores en los cálculos, los cuales suelen presentarse cuando se hacen de forma manual o no automatizada.
  • Economizas tiempo en el registro de transacciones contables y gestión de tu negocio de joyas.
  • Por tratarse de un programa flexible, puedes adaptarlo a los requerimientos de tu pyme.
  • Permite vincular datos contenidos en hojas de cálculo, dentro de un mismo libro de Excel o entre diferentes libros. Por ejemplo, al comprar nuevas joyas a tus proveedores, puedes dar entrada a los registros del inventario y concatenarlo con la salida de dinero en la cuenta de caja o banco… De esta forma, tendrás el balance inmediato de tus saldos.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu joyería aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes importar toda la información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Excel es una excelente opción para llevar la contabilidad en joyerías en fase inicial o con poco presupuesto.
Excel es una excelente opción para llevar la contabilidad en joyerías en fase inicial o con poco presupuesto.

Conclusiones

Después de poner en marcha tu joyería no debes descuidar los aspectos clave, uno de ellos es el registro contable.

En este sentido, hacer uso de la contabilidad con Excel representa una oportunidad fabulosa para tu emprendimiento, gracias a sus características de adaptabilidad, sencillez, fácil aplicación y bajo coste.

El programa Excel te permite registrar múltiples transacciones en tu empresa, tales como la compra y venta de joyas, gastos operativos, nómina, impuestos e inventarios; así como también, tus ingresos por ventas.

En consecuencia, es una herramienta que favorece una gestión contable eficaz para tu joyería.

Al aprovechar las ventajas de Microsoft Excel, te será más fácil y preciso el manejo de datos, facturación o generar los estados financieros de tu joyería, lo cual se traduce en ahorro de tiempo y dinero.

Recuerda que en la etapa de puesta en marcha de tu joyería, tu principal objetivo es sobresalir en un mercado muy competitivo y mantener la empresa en funcionamiento, recorriendo la famosa “travesía del desierto”.

Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros contables: el primero, son las grandes sumas de dinero que debes destinar a la compra de software de contabilidad de escritorio o en la nube; el segundo, se vincula a las altas posibilidades de incurrir en errores de cálculo, si llevas las cuentas de forma manual o no automatizada.

Así que ¡lleva la contabilidad de tu joyería con Excel! y ahorra el dinero que necesitas para que tu pyme crezca.

Si deseas conocer las estrategias para realizar un proceso de venta exitoso durante las distintas etapas que transita tu empresa, te sugiero el post: El proceso de ventas y las etapas de tu empresa.

¡Muchas gracias por leernos!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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