¿Deseas llevar los registros contables de tu nuevo emprendimiento de venta de frutas, y no sabes que herramienta utilizar? ¡Te tengo la solución! En este post, conocerás los detalles de cómo llevar la contabilidad con Excel para una frutería.
Excel es un software de gran utilidad para la gestión financiera de tu empresa. Es seguro y fácil de aplicar.
Además, te mostraré ejemplos de plantillas diseñadas en Excel que te servirán en el control de las operaciones diarias de ingresos y gastos de tu pyme.
Presta atención al siguiente contenido:
Empiezo contándote algunas de las ventajas de la contabilidad con Excel para una frutería. ¡PRESTA ATENCIÓN! Más adelante profundizaré el tema.
Por lo tanto, con Microsoft Excel puedes tener, de forma eficiente, los registros contables en la etapa inicial de tu frutería.
Ahora, es tiempo de avanzar en el tema. ¡Acompáñame!
Lo que puedes hacer con Excel en una frutería
Una vez que validas tu idea de negocio y pones en marcha tu empresa, comienzas a llevar sobre tus hombros las tareas y el proceso de toma de decisiones; y diriges, al igual que un “hombre orquesta”, la administración, la contabilidad y la gestión de tu frutería.
Al comienzo, te sentirás abrumado por la serie de operaciones que conllevan estas actividades: la facturación, los registros contables, inventario y hasta el pago de impuestos.
Por eso, con Excel podrás monitorear el crecimiento de tu pyme. Te servirá para registrar, de manera ordenada y precisa, las compras y ventas que se generen diariamente.
Además, Microsoft Excel es un software con el que puedes diseñar facturas, reportes y estados financieros. Lo bueno es que, ¡no requieres ser un experto!, en conocimientos de informática ni en contabilidad.
En definitiva, puedes crear un sistema contable básico con Excel, y ¡recuerda!, que lo harás de forma gratuita.
En las fases iniciales de una pyme, Microsoft Excel es una excelente elección para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu frutería con Excel!
Registros contables con Excel para una frutería
Microsoft Excel es una herramienta que te ayuda a gestionar la contabilidad por medio de hojas de cálculo, y tienes la opción de adaptarlas a tus requerimientos.
Puedes organizar tus gastos. Por ejemplo: los registros de compras a los productores de frutas, gastos de funcionamiento de tu negocio, cuentas por pagar, impuestos, alquiler y servicios básicos.
En lo que se refiere a tus ingresos, puedes organizar en tus plantillas, por ejemplo: las ventas por rubro, cuentas por cobrar, estados financieros, facturación por venta.
Además, las plantillas casi harán el trabajo por completo por ti, y en orden cronológico; solo tendrás que introducir los datos de tu frutería y la actividad diaria (ingresos / gastos).
Puedes conocer si los gastos que genera tu tienda son mayores que los ingresos percibidos, facilitando una gestión eficiente y la toma de decisiones.
Así mismo, es un software muy útil para el control de inventarios, la generación de reportes y estados financieros, los cuales puedes consultar cuando lo requieras.
Plantillas de contabilidad para una frutería
En primer lugar, después de iniciar las ventas y compras de frutas, es necesario que tengas un control de las finanzas. Debes conocer los ingresos y gastos de dinero generados en tu pyme.
A continuación, te mostraré las plantillas básicas en Excel que puedes usar para llevar la contabilidad en los primeros pasos de tu negocio.
Plantilla de facturación con Excel:
Modelo de factura. Al iniciar las operaciones en tu frutería, empiezas a vender y por ende a facturar.
Por ello, es necesario emitir una factura; así, tendrás un orden y control en las operaciones contables.
La factura debe contener los siguientes datos básicos:
- nombre de tu negocio
- fecha de la venta
- número de factura
- datos del cliente
- descripción del servicio
- precio unitario e importe
- forma de pago.
Además, debes indicar el porcentaje del IVA que aplica y realizar los ajustes en el formato, de acuerdo con las normas de facturación de tu país.
Ten presente que estos son datos básicos y que, según la legislación que aplique para tu pyme, debes agregar lo que esta exija.
Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:
Relación de ingresos y gastos. Cada vez que vendes tus productos (frutas) generas ingresos para tu pyme. Por eso, debes registrar cada venta, para el control de tus entradas reales.
Ahora, tus gastos más comunes son: las compras de frutas a tus proveedores, bolsas, empaques, el pago del servicio de Internet e impuestos.
Además, están los pagos de sueldos y salarios, alquiler de local, servicios de electricidad, agua y teléfono, suministros de limpieza y mantenimiento.
En la plantilla de Excel, con las entradas y salidas registradas, puedes deducir los gastos totales de los ingresos y obtener el balance neto mensual. Así conocerás si tu frutería gana o pierde dinero.
Relación de ventas e inventarios. Con esta plantilla, puedes llevar un control detallado de las ventas y del inventario de tu frutería, para brindar una buena atención al cliente.
Tienes la opción de adaptar las hojas de cálculo a tus necesidades, indicando los datos importantes, tales como:
- clase de fruta que has adquirido;
- cantidad en peso (gramos);
- descripción del rubro, coste, precio de venta, fecha de compra y de venta.
Ten en cuenta que, cada vez que vendas una fruta debes sacarla del inventario, de manera que puedas apreciar la existencia real; y así puedas hacer los nuevos pedidos, a tiempo, del producto que te falte.
Plantillas de libros contables básicos con Excel:
Libro diario. En él puedes asentar todas las operaciones económicas que ocurren, día a día, en tu tienda de frutas.
Se estructura en columnas conformadas por:
- fecha
- código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable)
- descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento)
- folio del mayor
- debe
- haber.
Libro mayor. Puedes registrar los movimientos de cada partida contable de tu frutería. Así, puedes visualizar el dinero disponible.
Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al mayor.
Esta plantilla se distribuye en columnas reflejando lo siguiente:
- código de la cuenta
- nombre de la cuenta
- saldo anterior
- debe
- haber, y
- saldo actual.
Plantilla de reportes financieros con Excel:
Balance de comprobación. Este reporte financiero te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, con esta plantilla pueden tener la base para generar el balance general y el estado de resultados.
Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu frutería, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, añadir otras plantillas.
¡No sientas temor, anímate a probar este programa!
Si deseas conocer más, sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?
Ventajas de la contabilidad con Excel para una frutería
Antes de cerrar esta corta lectura, te presento algunas de las ventajas más resaltantes:
- Primero, ahorras dinero en la fase inicial de tu frutería; así, evitas comprar programas contables que sean costosos.
- Segundo, ahorras tiempo porque llevas tu gestión contable de forma ágil y rápida.
- Tercero, es una herramienta dinámica y fácil de usar. Puedes vincular datos contables, entre las hojas de cálculos de un mismo libro de Excel o con otros archivos.
- Además, es un software flexible que se adapta a las necesidades de cualquier pyme.
- También, reduces a “cero” los errores en los cálculos de las operaciones, que son comunes cuando las realizas de forma manual.
- Por último, las plantillas en Excel son apropiadas para guardar toda la información de los registros básicos, en forma ordenada, de cada venta y compra en tu frutería.
Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que, si tu pyme aumenta el volumen de operaciones, puedes exportar toda tu información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos
Conclusiones
La contabilidad con Excel es, sin duda, una alternativa que facilita el registro y control de las operaciones contables y financieras que se realizan en tu frutería. Por consiguiente, puedes lograr, de forma eficaz, una excelente gestión de los ingresos y gastos de la pyme.
En consecuencia, Excel te brinda ventajas importantes, entre las que destacan:
- el ahorro de tiempo en el registro de las operaciones de compra y venta;
- la posibilidad de adaptarse a las necesidades de tu negocio;
- el fácil manejo de los datos financieros de tu frutería, relacionados con los ingresos y gastos.
Además, te ayuda a generar la facturación, los inventarios, balances y reportes gráficos, que son claves para llevar una buena gestión financiera y contable.
Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en las operaciones contables: en primer lugar, la probabilidad de cometer errores si haces los cálculos de forma manual; segundo, la inversión que destinarías para la compra de un software contable de escritorio o en la nube, que por lo general ofrecen funcionalidades limitadas o con reducida adaptabilidad a tu negocio.
En resumen, en el recorrido de la “travesía del desierto”, tu objetivo principal es sobrevivir y garantizar el funcionamiento de tu pyme. Por eso, la contabilidad con Excel te servirá como una fórmula ideal, en la etapa de emprendimiento de tu frutería.
Así que, ¡lleva la contabilidad de tu frutería con Excel! No esperes más…
Antes de despedirme, si deseas incluir, en tu frutería, la venta de flores y / o de tartas, te invito a leer:
Muchas gracias por leerme.
