Contabilidad con Excel para una floristería

¿Necesitas llevar la contabilidad con Excel para una floristería?

Sabemos que al iniciar un negocio de flores, requieres mucha motivación y fuerza de voluntad para sacar adelante cada detalle. Definitivamente, uno de los aspectos que determina el éxito empresarial es la correcta gestión de las cuentas.

En este artículo encontrarás la información clave para que realices tus registros con Excel, un programa útil, práctico y sencillo. 

En este sentido, Excel te ayudará a llevar en orden las ventas, emitir facturas, contabilizar gastos, calcular pagos, impuestos, inventarios y emitir los estados financieros de tu floristería.

Entonces, te interesará saber:

  • Lo que puedes hacer con Excel en una floristería
  • Plantillas de contabilidad con Excel para una floristería
  • Ventajas de la contabilidad con Excel para floristerías
  • Conclusiones

Toma en cuenta las siguientes ventajas que te ofrece Excel para registrar la contabilidad en un negocio de flores.

¡PRESTA ATENCI´´ON!

Ventajas de la contabilidad con Excel para floristerías.
Ventajas de la contabilidad con Excel para floristerías.

La contabilidad es imprescindible en toda pyme, ya que te permite conocer el resultado financiero de tus operaciones. Adicionalmente, si usas el programa adecuado, ganarás tiempo, esfuerzo y dinero.

Te cuento los detalles.

Lo que puedes hacer con Excel en una floristería

Primero, debo decirte que es indiscutible el valor que tiene el buen manejo de las cuentas en una floristería.

No obstante, cuando estás en la fase inicial de tu emprendimiento, te ocupas de tantas cosas a la vez que terminas siendo un “hombre orquesta”… y lo que menos deseas es descuidar las finanzas.

Por eso, es preciso que aproveches recursos tecnológicos como Microsoft Excel, para recibir los múltiples beneficios que puede darte.

Este programa se ajusta a las necesidades de muchas áreas funcionales en una floristería. Por ejemplo: puedes llevar el control de tus pedidos y entregas, y, los ingresos y los gastos propios de tu establecimiento.

En este contexto, Excel te lleva en orden y con exactitud, todos los cálculos matemáticos, porcentajes, gráficos y reportes que requieras.

Sin gasto de dinero extra ni profundos conocimientos informáticos, puedes crear un programa personalizado para registrar las actividades y transacciones, en particular, aquellas que implican la entrada o salida de dinero.

Lo que ahorrarás en costosas licencias de programas contables, lo podrás destinar para desarrollar otras áreas de tu negocio. ¡Te lo aseguro!

En floristerías, este programa es excelente para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu negocio con Excel!

Registros contables con Excel para una floristería

El registro contable será muy fácil y rápido con Excel. Ahorrarás tiempo importante, lo que te permitirá potenciar tu productividad.

Si funcionas en tienda física u online, puedes organizar, por ejemplo: registros de compras a proveedores de flores, gastos de personal, ventas, facturación, inventario de mercancía, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, impuestos y muchas cosas más.

Con el resultado de los registros, podrás generar estados financieros, así conocerás el balance entre ingresos y egresos.

Al determinar si los gastos que genera tu pyme son mayores o menores que los ingresos percibidos, tomarás decisiones oportunas. 

Gestiona tu negocio en forma eficiente.
Gestiona tu negocio en forma eficiente.

Plantillas de contabilidad con Excel para una floristería

El mercado de la floristería es muy competitivo, tiene alta demanda y la rotación de los productos es bastante dinámica.

Por ello, es indispensable tener un control detallado. Y para hacerlo, nada más práctico que las plantillas de Excel que te muestro a continuación.

Plantilla de facturación con Excel:

  • Modelo de factura

Al iniciar operaciones en tu negocio, uno de los primeros requerimientos es la emisión de facturas.

En este orden de ideas, una factura debe contener: el nombre de la floristería, fecha de la venta, número de comprobante, datos del cliente, descripción del producto, cantidad y precio.

Asimismo, debes reflejar el porcentaje de IVA que aplique en tu país y las disposiciones de facturación contempladas en la normativa vigente.

Modelo de factura. contabilidad con Excel para una floristería
Modelo de factura

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Tus ingresos se producen cada vez que vendes un arreglo floral o algún accesorio complementario (tarjetas, macetas, cestas, envoltorios y otros objetos).

Por su parte, los gastos dependerán de la modalidad de tu tienda.

Es decir, si funcionas online, los gastos más comunes serán: compras a proveedores de flores, envoltorios, insumos, servicios públicos, Internet, gastos de reparto y publicidad web.

Ahora bien, si te manejas como tienda física, deberás adicionar gastos por concepto de: pagos de impuestos, sueldos a vendedores y alquiler, entre otros.

Para conocer el resultado de tus operaciones mensuales y saber si tu negocio gana o pierde dinero, bastará con procesar los datos en la plantilla de Excel, restando los gastos totales de los ingresos.

Relación de ingresos y gastos para una floristería
Relación de ingresos y gastos para una floristería
  • Relación de ventas e inventarios

En la plantilla que te muestro podrás controlar la cantidad de unidades, descripción, coste y fecha de compra de flores y material vegetal.

Estos datos te ayudarán a planificar las ventas y a programar tus pedidos a los proveedores.

En el momento en que vendes un arreglo floral, restas del registro los materiales utilizados, así conoces la disponibilidad de cada rubro.

Algunos puntos para tus inventarios pueden ser: materia prima (que comprende el material vegetal según su especie), envases, cestas, insumos menores, artículos decorativos, existencia de contenedores.

También podrías manejar inventarios de arreglos florales en proceso y arreglos terminados para la venta. Esto dependerá de las políticas que establezcas en tu gestión.

Te recomiendo la función de filtros en Excel, con ella puedes clasificar en subconjuntos la diversidad de especies florales, arbustos y plantas con las que trabajas. Esto te permitirá visualizar información concreta mucho más rápido.

Relación de ventas e inventarios para una floristería.
Relación de ventas e inventarios para una floristería.

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

  • Libro diario

En él puedes asentar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu floristería.

Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

Modelo de libro diario para una floristería
Modelo de libro diario para una floristería.
  • Libro mayor

Te permite registrar los movimientos de cada partida contable de tu floristería, y puedes visualizar el dinero disponible.

Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al mayor.

Se compone de columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Modelo de libro mayor para floristerías.
Modelo de libro mayor para floristerías.

Plantilla de reportes financieros con Excel:

  • Balance de comprobación

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Modelo de balance de comprobación para una floristería
Modelo de balance de comprobación para una floristería

¿Te diste cuenta de lo sencillo que es diseñar tu propio sistema contable?

¡No sientas temor, anímate a llevar la contabilidad con Excel para una floristería!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

Ventajas de la contabilidad con Excel para floristerías

Según te he mostrado, llevar la contabilidad con Excel es una alternativa que se adapta a las necesidades de una empresa en su fase inicial.

A continuación, te señalo las ventajas más sobresalientes:

  • Primero, te ahorra dinero. ¡No gastes en costosas licencias para programas de contabilidad de escritorio o en la nube!
  • Segundo, te permite optimizar tu tiempo al registrar las transacciones en orden y con exactitud.
  • Además, puedes decidir el diseño que mejor se adapte a las características de tu empresa. Excel es un programa muy flexible y ofrece opciones para mejorar la presentación con gráficos, imágenes, colores, líneas, bordes, tipos y tamaños de letras.
  • Permite vincular datos contenidos en hojas de cálculo, dentro de un mismo libro de Excel o diferentes. Así, al vender un arreglo floral, se le da salida en el inventario.
  • También, puedes incluir altos volúmenes de datos y clasificarlos con números, letras o una combinación de ambos.
  • Te dará los estados financieros cuando lo requieras: a diario, semanal, mensual, trimestral, anual.
  • Por último, puedes resguardar tus archivos y respaldos de manera segura. Recuerda que en materia contable, los soportes de la actividad mercantil cobran especial relevancia.

Las ventajas de llevar la contabilidad con Excel pueden ser muchas, saca provecho de un programa ideal para tu floristería.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes exportar toda la información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de floristerías.
Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de floristerías.

Conclusiones

Los registros contables representan la manera más expedita para asentar las entradas y salidas de dinero de tu pyme.

En este sentido, escoger el uso de Microsoft Excel para procesarlos es una decisión acertada, especialmente en la fase inicial de tu floristería.

Y es que, cuando tu negocio se encuentra en la etapa de emprendimiento o puesta en marcha, no olvides que estás transitando la famosa “travesía del desierto”, en la cual el principal objetivo es sobrevivir y mantener la empresa en funcionamiento.

Por lo que, no debes perder tiempo, esfuerzo, ni dinero.

Entonces, llevar la contabilidad con Excel es una alternativa ideal para ti. Ya que te garantiza rapidez, orden y precisión al momento de registrar las transacciones. Lo cual es fundamental dentro de una gestión contable eficaz y exitosa.

Excel te ofrece muchas ventajas: es fácil de usar, se adapta a tus requerimientos, representa un ahorro, resguarda los soportes de tus operaciones y mucho más.

Por ende, en sus hojas de cálculo puedes procesar información de los ingresos por la venta de tus arreglos florales, los gastos propios de tus actividades, facturación, inventarios, nómina, entre otros movimientos contables.

Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros: en primer lugar, la probabilidad de incurrir en errores si haces los cálculos manualmente; segundo, el dinero que destinarías para la compra del software contable de escritorio o en la nube.

Así que, ¡lleva la contabilidad de tu floristería con Excel!

Si deseas conocer las estrategias para realizar un proceso de venta exitoso durante las distintas etapas que transita tu empresa, te sugiero el post: El proceso de ventas y las etapas de tu empresa.

¡Muchas gracias por leerme!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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