Contabilidad con Excel para un consultorio odontológico

¿Te encuentras en la etapa de puesta en marcha de tu negocio, y aún no cuentas con un programa contable especializado? ¡No te preocupes! En esta entrega, te describo cómo llevar la contabilidad con Excel para un consultorio odontológico.

Excel es una herramienta de ofimática segura y fácil de aplicar. Es una buena opción, con una excelente relación coste / beneficio, que te servirá para llevar la contabilidad de tu pyme.

En este post, encontrarás plantillas modelos que te servirán de guía, para llevar las cuentas y los registros contables en la fase inicial de tu negocio.

Por ello, te presento el siguiente contenido:

Para empezar, te voy a exponer las ventajas de la contabilidad con Excel para un consultorio odontológico. PRESTA ATENCIÓN, porque más adelante volveré al tema para profundizarlo.

¡Presta atención! Es hora de avanzar en el tema.

La contabilidad con Excel para un consultorio odontológico

Una vez que validas tu idea de negocio y pones en marcha tu empresa, soportas sobre tus hombros las tareas y el proceso de toma de decisiones. Al igual que un “hombre orquesta”, diriges la administración, la contabilidad y la gestión de tu clínica dental.

A menudo, las tareas de facturación, papeleo y los registros contables pueden generar cierto estrés en emprendedores y dueños de un consultorio en marcha.

En este caso, Excel es una herramienta efectiva que te ayuda a llevar el control de las operaciones de ingresos y gastos, haciendo más fácil tu día a día.

Además, puedes generar reportes y estados financieros, de forma rápida y simple, por medio de las hojas de cálculo.

Y lo bueno, es que no requieres ser un experto en conocimientos de contabilidad, ni en informática.

Con Excel, sin duda, puedes crear un sistema contable básico, adaptado a las necesidades de tu centro dental; además, con un valor agregado, ¡es gratis!

“En la etapa inicial de una pyme, Microsoft Excel es una excelente elección para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu consultorio odontológico con Excel!”

Por cierto, ten en cuenta que el servicio al cliente es importante, y en este blog puedes encontrar información al respecto.

Registros contables en Excel para un consultorio dental

Sin duda, las hojas de cálculos son muy versátiles para que lleves la contabilidad de tu negocio.

Organiza, por ejemplo: los registros de historial clínico de todos tus pacientes, ingresos económicos, costos de insumos, facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventario de material e instrumental, impuestos, estados financieros, entre otros.

En consecuencia, conocerás si los gastos que generas son mayores que los ingresos que percibes; así te ayudará a llevar una buena gestión y la toma de decisiones oportuna.

Plantillas de contabilidad para un consultorio odontológico

En primer lugar, cuando das inicio al servicio en tu consultorio, es necesario que lleves el control de las finanzas. Debes conocer las entradas y salidas de dinero.

En esta sección, te mostraré plantillas básicas en Excel que te servirán de guía para llevar la contabilidad.

Plantilla de facturación con Excel:

• Modelo de factura

Al poner en marcha la atención a tus pacientes, generas ingresos y, por ende, debes facturar.

En este sentido, la factura debe contener: los datos básicos de tu negocio, fecha de la venta, número de factura, datos del cliente / paciente, descripción del servicio, precio unitario e importe.

Además, debe indicar el porcentaje del IVA que aplica y, no olvides, realizar los ajustes en el formato siguiendo las normas de facturación de tu país.

¡Recuerda!, son datos básicos y, según la legislación que aplique para tu pyme, debes añadir lo que esta exija.

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

• Relación de ingresos y gastos

Cada consulta realizada a un paciente (cliente) produce un ingreso en tu consultorio.

Por otro lado, los gastos en que incides se reflejan, especialmente, por: compras de insumos e instrumentos a tus proveedores, pagos de salarios, alquiler de local y de servicios públicos (electricidad, agua, teléfono), entre otros.

En la plantilla de Excel puedes restar los gastos totales de los ingresos, y tendrás el resultado operativo mensual. De esta manera, sabrás si ganas o pierdes dinero.

• Relación de ventas e inventarios

Con esta plantilla, puedes controlar las entradas y salidas de insumos en cada servicio prestado. Llevarás una revisión detallada de tu inventario.

En esta guía puedes registrar, por ejemplo, los siguientes productos: composites dentales, material de endodoncia y ortodoncia, suturas para odontología, guantes desechables y servilletas baberos para una clínica dental; cada uno con su código de referencia.

Además, debes tomar en consideración la cantidad, el coste, la fecha de compra y venta de cada producto y la de consumo interno; de esta manera, conocerás lo que tienes en existencia. Sabrás cuando debes comprar más insumos.

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

• Libro diario

En él puedes asentar, en orden cronológico, cada ingreso por prestación de servicio y los gastos que se efectúan día a día en tu clínica dental.

Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

• Libro mayor

Te permite reflejar, en cada una de las cuentas contables, el saldo de las operaciones realizadas y registradas en el libro diario durante el ejercicio económico. En él podrás distinguir el dinero disponible.

Los montos de las cuentas que se afectan en el libro diario deben traspasarse al libro mayor. Esta plantilla se compone de columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre de la cuenta, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Plantilla de reportes financieros con Excel:

• Balance de comprobación

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Podrás adaptar este programa contable básico con Excel a las necesidades de tu consultorio odontológico, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, añadir otras plantillas.

¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más, sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel? 

Ventajas de la contabilidad con Excel en un centro dental

Sin lugar a dudas, Excel es un programa que ayuda a tu gestión financiera. Ahora, te presento algunas ventajas importantes:

1. Con Excel, en la etapa inicial de tu consultorio odontológico, evitas gastos en licencias de programas contables; así ahorras dinero.
2. Es una herramienta amigable y sencilla que te ayuda a gestionar de manera efectiva los procesos financieros. ¡Optimizas tiempo!
3. Puedes crear vínculos de datos, entre hojas de cálculo de un mismo libro de Excel o con otros archivos. Por ejemplo, al facturar tus servicios prestados, quedarán registrados en el “debe” de tu libro diario.
4. La plantilla incorpora diferentes botones y filtros que te facilitan el manejo de las operaciones. Puedes añadir, modificar y quitar la información contable de forma rápida. Se adapta a tus necesidades.
5. Disminuye los errores en los cálculos de las operaciones, que son comunes cuando las ejecutas de forma manual; además, puedes calcular las comisiones de tus colaboradores por el servicio prestado.
6. Puedes generar reportes gráficos que son claves para llevar una buena gestión financiera y contable.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Así que, cuando tu pyme se sitúe en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, podrás exportar toda tu información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Conclusiones

La contabilidad con Excel facilita el registro y control de las operaciones de ingresos y gastos que se efectúan en tu clínica dental. En consecuencia, lo puedes usar, de forma eficaz, para lograr una buena gestión contable.

Además, Excel te permite un sinfín de ventajas, entre las que subrayan: ahorro de tiempo en el registro de los ingresos y gastos, y se adapta muy bien a las necesidades de tu pyme.

De igual manera, te ayuda a automatizar la facturación, los inventarios y balances. Facilita el manejo de datos financieros.

En resumen, Excel es una buena opción para llevar la contabilidad, en la etapa inicial de tu consultorio odontológico. Tu objetivo primordial, en la “travesía del desierto”, es mantener y garantizar su funcionamiento.

Existen dos costes de oportunidad de no utilizar Excel para gestionar tus registros contables: el primero, la posibilidad de adquirir un software con funcionalidades limitadas y escasa adaptabilidad; el segundo, se vincula a la mayor probabilidad de incurrir en errores de cálculo, si efectúas tus registros en forma no automatizada.

Así que ¡lleva la contabilidad de tu consultorio odontológico con Excel!

Muchas gracias por leerme.