Contabilidad con Excel para lavanderías

Si estás buscando información sobre cómo llevar la contabilidad con Excel para lavanderías, significa que te gustan las cuentas claras y en orden, desde el inicio de tu empresa.

Un registro contable adecuado marca la diferencia entre una pyme exitosa y una que no sabe si gana o pierde dinero.

En este sentido, Excel es la mejor herramienta para llevar el control de las transacciones financieras, compras, ventas, facturación, pagos, gestionar inventarios y nómina, entre otros.

Su uso es sencillo, práctico y preciso. Además, te exime de pagar altas sumas de dinero por la licencia de un software especializado.

Si aún tienes dudas acerca de su aplicación en una lavandería… ¡No te preocupes!

Observa los puntos que desarrollaremos hoy:

  • Lo que puedes hacer con Excel en tu lavandería
  • Plantillas de contabilidad con Excel para lavanderías
  • Ventajas de la contabilidad con Excel para lavanderías
  • Conclusiones

Para un negocio que inicia su actividad, conocer los beneficios de la contabilidad con Excel, representa una oportunidad de aprovechar una herramienta muy versátil.

Aquí te señalo algunas ventajas para tu negocio de lavandería… más adelante las abordaremos con mayor detalle.

Ventajas de la contabilidad con Excel para lavanderías.
Ventajas de la contabilidad con Excel para lavanderías.

Entonces, si deseas usar herramientas para registrar muy bien las finanzas de tu negocio desde el principio, puedes confiar en Excel para que te ayude a manejar los números.

Lo que puedes hacer con Excel en tu lavandería

Decidirse a emprender una lavandería no es tarea fácil… pero cuando logras poner en marcha tu negocio, te conviertes en un “hombre orquesta”, que dirige la administración, la contabilidad y la gerencia.

Sin embargo, existen herramientas tecnológicas que te ayudan a realizar las actividades de manera más sencilla, práctica y confiable.

Una de ellas es Microsoft Excel, un programa donde puedes aplicar fórmulas, diseñar gráficas, ordenar datos, hacer análisis y procesar registros contables, entre muchas otras funciones. 

Gracias a su versatilidad, Excel te permite hacer calendarios de recepción y entrega de artículos de tus clientes, crear listas de tareas, diseñar formularios de uso interno y, lo más importante, llevar la contabilidad de tu negocio.

Así, tendrás el control de los ingresos, facturación, inventarios, pagos al personal y compras. Facilitando el orden y precisión al registrar los movimientos de dinero.

Además, no implica un gasto extra, a diferencia de los programas contables especializados, por los cuales debes pagar costosas licencias.

En lavanderías, este programa es excelente para gestionar los registros contables. Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu negocio con Excel!

Registros de contabilidad con Excel para una lavandería

Excel te abre un abanico de posibilidades para tu microempresa. Podrás controlar gran cantidad de transacciones, por ejemplo:

  • Ingresos por lavado, secado, planchado y otros servicios.
  • Facturación.
  • Compras a proveedores y cuentas por pagar.
  • Gastos operativos: insumos, detergentes, electricidad, agua.
  • Gastos administrativos: pago de personal, artículos de oficina.
  • Gestión de inventarios.
  • Cuentas por cobrar.
  • Impuestos.
  • Libros formales (diario, mayor e inventario).
  • Reportes y estados financieros.

Así, Microsoft Excel te ayudará a conocer si los gastos que genera tu pyme son mayores que los ingresos percibidos, esto te permitirá planificar y tomar decisiones oportunas.

Gestiona tu pyme en forma eficiente.
Gestiona tu pyme en forma eficiente.

Plantillas de contabilidad con Excel para lavanderías

Las plantillas son hojas de Excel previamente diseñadas para facilitar el registro contable.

Presta atención a la descripción de cada una, para que saques su máximo provecho.

Plantilla de facturación con Excel:

  • Modelo de factura

Al comenzar tus operaciones deberás emitir facturas. Así se genera la información detallada de la operación. 

En este orden de ideas, una factura debe contener: el nombre de la lavandería, fecha de emisión, número de comprobante, datos del cliente, descripción de las prendas para lavar, cantidad, precio del servicio e impuestos.

Modelo de factura para lavandería
Modelo de factura con Excel para una lavandería

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos

Tus ingresos se producen cada vez que un cliente te paga por el servicio de lavado, secado, planchado o tintorería; de acuerdo con las distintas modalidades que ofrezcas.

Por su parte, los gastos más comunes serán: compras de insumos y químicos para limpieza de telas, mantenimiento de maquinaria, servicio eléctrico, agua, alquiler de local, bolsas, cuentas por pagar, nómina e impuestos.

Ahora, para conocer el resultado de tus operaciones mensuales y saber si tu negocio gana o pierde dinero, bastará con procesar los datos en la plantilla de Excel, restando los gastos totales de los ingresos.

Relación de ingresos y gastos  para una lavandería
Modelo de relación de ingresos y gastos para una lavandería
  • Relación de ventas e inventarios

En esta plantilla vas a controlar el coste y la cantidad de insumos comprados y consumidos; cuyo cálculo te ayudará a conocer el estado de tus existencias.

Algunos rubros para inventario pueden ser: detergentes, suavizantes, blanqueadores, quitamanchas, jabones en seco, perchas, bolsas de polietileno (tipo cubrehombros, rectangulares, otras).

Modelo de ventas e inventarios
Relación de ventas e inventarios para una lavandería

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

  • Libro diario

En este puedes asentar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu lavandería.

Se estructura en columnas conformadas por:

  • Fecha;
  • Código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable);
  • Descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento);
  • Folio del mayor;
  • Debe;
  • Haber.
Modelo de libro diario para una lavandería
Modelo de libro diario para una lavandería
  • Libro mayor

Te permite registrar los movimientos de cada partida contable de tu lavandería y visualizar tanto los ingresos como los egresos.

Así, el monto de las cuentas que se afectan en el libro diario debe traspasarse al libro mayor. Se compone de columnas donde se indica:

  • Código de la cuenta;
  • Nombre;
  • Saldo anterior;
  • Debe;
  • Haber;
  • Saldo actual.
Modelo de libro mayor
Modelo de libro mayor para una lavandería

Plantilla de reportes financieros con Excel:

  • Balance de comprobación

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, este reporte es la base para generar el balance general y el estado de resultados.

Modelo de balance de comprobación para una lavandería
Modelo de balance de comprobación para una lavandería

Por último, podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu lavandería, durante la etapa de puesta en marcha y, luego, ir agregando otras plantillas.

¡No sientas temor, anímate a probar este programa!

Si deseas conocer más sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel?

Ventajas de la contabilidad con Excel para lavanderías

Llevar en orden los registros contables de una lavandería en la fase inicial, se traducirá en mejoras competitivas para tu desempeño empresarial.

En este sentido, la contabilidad con Excel ofrece las siguientes ventajas:

  • Fácil de usar. No se requiere preparación especializada para operar un sistema básico.
  • Moldeable. Las hojas de cálculo se adaptan a los formatos que necesites para los registros de ingreso y gastos.
  • Explicativo. Excel te permite hacer análisis con datos gráficos, numéricos y alfanuméricos.
  • Cumplimiento. Puedes llevar libros obligatorios y generar estados financieros con cifras precisas y claras.
  • Ahorro en la fase inicial del emprendimiento. No tendrás que invertir en licencias de programas de contabilidad de escritorio o en la nube. Dinero que podrás dirigir a otras áreas.
  • Exactitud. Reduce las posibilidades de errores de cálculo que ocurren con frecuencia al llevar cuentas de forma manual.
  • Presentación. Puedes mostrar datos claros y darle un estilo profesional a tus plantillas con diversos tipos de fuentes, líneas, imágenes o colores de fondo para resaltar información.

De esta forma, son muchos los beneficios que puedes obtener al llevar la contabilidad con Excel en una lavandería, ¡aprovéchalos!

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes exportar toda la información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de lavanderías.
Excel es una opción ideal para llevar la contabilidad de lavanderías.

Conclusiones

Realizar los registros contables con un programa tan versátil como Microsoft Excel, sin duda será una decisión muy acertada en tu gestión.

Si tu lavandería se encuentra en la etapa de emprendimiento o puesta en marcha, no olvides que estás transitando la famosa “travesía del desierto”, en la cual el principal objetivo es sobrevivir y mantener la empresa en funcionamiento.

Por lo que, debes procurar ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero.

Así, llevar la contabilidad con Excel es una alternativa ideal para ti. Ya que te permite registrar todas las transacciones de forma ordenada y precisa. Esto es fundamental dentro de una gestión contable eficaz y exitosa.

Excel te ofrece muchas ventajas, pues es un programa fácil de usar, se adapta a tus requerimientos, es exacto en los cálculos y es explicativo.

Por consiguiente, en sus hojas de cálculo puedes procesar información de ingresos, gastos operativos, administrativos, facturación, inventarios, nómina y otros movimientos contables.

Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros: en primer lugar, la probabilidad de incurrir en errores si haces los cálculos manualmente; segundo, el dinero que destinarías para la compra del software contable de escritorio o en la nube.

Así que, ¡lleva la contabilidad de tu lavandería con Excel!

Si deseas conocer las estrategias para realizar un proceso de venta exitoso durante las distintas etapas que transita tu empresa, te sugiero el post: El proceso de ventas y las etapas de tu empresa.

¡Muchas gracias por leerme!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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