Contabilidad con Excel en tiendas de accesorios para damas

¿Pusiste en marcha tu negocio de artículos femeninos, pero no cuentas con los recursos para adquirir un software contable? ¡No te preocupes! Hoy dedicaré este apartado a la contabilidad con Excel en tiendas de accesorios para damas.

Cuando buscas una solución rápida, económica y segura para llevar los registros contables en la etapa inicial de tu empresa, nada mejor que usar Microsoft Excel.

Ya que se trata de un programa con un alto grado de confiabilidad y precisión.

Su uso, en tiendas de accesorios para damas, te permite realizar los registros por ventas de artículos, gastos del negocio, pago a proveedores, impuestos, inventarios o emitir facturas y estados financieros.

El contenido de esta entrega se trata de:

  • ¿Qué hacer con Excel en tiendas de accesorios para damas?
  • Plantillas de Excel para tiendas de accesorios para damas
  • Ventajas de la contabilidad con Excel
  • Conclusiones

Empecemos por destacar algunas de las ventajas que ofrece Excel para registrar la contabilidad en una tienda tan especial como la tuya, dedicada al target femenino.

¡PRESTA ATENCIÓN!

Ventajas de la contabilidad con Excel para una tienda de accesorios para damas.
Ventajas de la contabilidad con Excel para una tienda de accesorios para damas.

¿Estás listo para conocer los datos clave de la contabilidad con Excel y empezar a gestionar, de forma efectiva, las transacciones y reportes de tu tienda?

Entonces, ¡sígueme!

¿Qué hacer con Excel en tiendas de accesorios para damas?

Lo primero que necesitamos puntualizar es que, no se puede dejar al azar el proceso de registro contable en una pyme que recién inicia sus operaciones.

¿Por qué?

Porque los temas de facturación, inventarios, nómina, ingresos por ventas o los gastos propios de tu actividad comercial son aspectos que determinarán el resultado de tu gestión.

En este sentido, con Excel puedes poner en orden y con la mayor precisión, todos estos aspectos y mucho más. Ya que te permite generar reportes, gráficos, porcentajes, tendencias y estados financieros.

Tal como lo digo en mis charlas y artículos…

Una vez que pones en marcha tu empresa, soportas sobre tus hombros tantos compromisos que te asemejas a un “hombre orquesta”, no te queda más que asumir la dirección, la administración, la contabilidad y la gestión de tu tienda.

En este transitar, aparecen aspectos que pueden preocuparte. Entre los más comunes se encuentran la emisión de facturas, el inventario y los registros contables de ingresos y gastos.

Ante este escenario, Excel representa un recurso efectivo que no te exige poseer profundos conocimientos de contabilidad o el manejo informático especializado.

De esta manera, con Microsoft Excel podrás solucionar el problema de los registros, obteniendo resultados inmediatos, a través de hojas de cálculo y plantillas. Lo que te permite crear un sistema contable básico y eficiente para tu tienda de accesorios.

Si aún no lo has usado, ¡anímate!, ¡lleva la contabilidad de tu negocio con Excel!  

Registros de contabilidad con Excel en tiendas de accesorios para damas

Los registros contables darán cuenta tanto de los ingresos que se producen cuando vendes algún accesorio, como de la salida de dinero por las operaciones regulares en tu tienda.

En consecuencia, puedes conocer si los gastos que genera tu pyme son mayores que los ingresos percibidos.

Cada movimiento de dinero implica un nuevo registro, el cual puedes procesar en las hojas de cálculo de Excel. Por ejemplo: registros de compras a proveedores de accesorios, gastos administrativos de la empresa, ventas, facturación, inventario y pago de impuestos.

Por lo que, Microsoft Excel es una de las opciones informáticas más versátiles, seguras y de bajo costo, que facilita la tarea de los registros contables en la etapa inicial de tu tienda de accesorios.

¡Lleva las cuentas de tu tienda de accesorios para damas con Excel! Gestiona tu negocio en forma eficiente.
¡Lleva las cuentas de tu tienda de accesorios para damas con Excel! Gestiona tu negocio en forma eficiente.

Plantillas de Excel para tiendas de accesorios para damas

Las plantillas pueden contener datos de tipo texto, numéricos, alfanuméricos y también fórmulas. Lo cual es ideal para una tienda de accesorios por lo minucioso de sus inventarios.

En esta sección, te mostraré las plantillas básicas que debes conocer para llevar tu contabilidad con Excel.

Plantilla de facturación con Excel:

Luego de abrir al público tu tienda de accesorios para damas, se inicia el proceso de ventas y facturación.

Así, la factura debe contener: el nombre de tu negocio, fecha de la venta, número de comprobante, datos del comprador, descripción del accesorio vendido, su precio y el impuesto que aplica.

Adicionalmente, es necesario que realices los ajustes en el formato, de acuerdo con las normas de facturación de tu país.

Modelo de factura
Modelo de factura

Plantillas para controlar ingresos, gastos e inventarios:

  • Relación de ingresos y gastos.

Cada vez que vendes un accesorio representa un ingreso para tu pyme.

En una empresa online, tus gastos se originan principalmente por: compras de mercancía a tus proveedores, publicidad, servicio de Internet, gestión de tu página web e impuestos.

Si tu empresa es tienda física incurrirás, además, en gastos como: sueldos al personal, alquiler de local, pago de servicios de electricidad, agua, teléfono, entre otros.

En la plantilla de Excel podrás restar los gastos totales de los ingresos y obtener el resultado operativo mensual, así sabrás si tu negocio gana o pierde dinero.

Relación de ingresos y gastos para una tienda de accesorios para damas
Relación de ingresos y gastos para una tienda de accesorios para damas
  • Relación de ventas e inventarios.

Debes registrar todos los modelos, unidades y especificaciones de los accesorios disponibles para la venta, indicando lo que te costó al comprarlo a tus proveedores.

Cada vez que vendas un artículo de bisutería, una bufanda, cinturones, relojes, lentes de sol, carteras, cosméticos, sombrillas u organizadores de accesorios debes registrar el ingreso de dinero a caja o banco.

No olvides extraer el accesorio vendido de tus existencias. Así sabrás cuánta mercancía tienes disponible, la tendencia de los rubros más cotizados y cuándo efectuar nuevos pedidos.

Relación de ventas e inventarios para una tienda de accesorios para damas
Relación de ventas e inventarios para una tienda de accesorios para damas

Plantillas de libros contables básicos con Excel:

  • Libro diario.

En él puedes asentar, cronológicamente, todas las operaciones de compra, venta, ingresos y gastos que se efectúan diariamente en tu tienda de accesorios para damas.

Se estructura en columnas conformadas por la fecha, código de la cuenta (de acuerdo con el plan contable), descripción de las cuentas (donde se realiza el asiento), folio del mayor, debe y haber.

Modelo de libro diario con Excel
Modelo de libro diario para tiendas de accesorios para damas
  • Libro mayor.

Te permite registrar los movimientos de cada partida contable de tu tienda de accesorios para damas y visualizar el dinero disponible.

El monto de las cuentas que se afectan en el libro diario debe traspasarse al mayor. Se compone de columnas donde se indica: el código de la cuenta, nombre, saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

Modelo de libro mayor para tiendas de accesorios para damas
Modelo de libro mayor para tiendas de accesorios para damas

Plantilla de reportes financieros con Excel:

  • Balance de comprobación.

Te permite ubicar los nombres de las partidas contables y los saldos de cada cuenta, de acuerdo con su naturaleza acreedora o deudora. Por ello, esta plantilla es la base para generar los estados financieros de balance general y estado de resultados.

Modelo de balance de comprobación para una tienda de accesorios para damas
Modelo de balance de comprobación para una tienda de accesorios para damas

Podrás adaptar este sistema contable básico con Excel a las necesidades de tu tienda de accesorios para damas, durante la etapa de puesta en marcha y luego añadir otras plantillas.

¡No sientas temor, anímate a probar las hojas de cálculo!

Si deseas conocer más, sobre las herramientas que Excel pone a tu disposición para gestionar los registros contables de tu pyme, te sugiero este post: ¿Cómo llevar la contabilidad con Excel? 

Ventajas de la contabilidad con Excel

Llevar la contabilidad con Excel es una elección ideal para pymes en su fase inicial. A continuación, te señalo sus ventajas:

  • Te permite ahorrar dinero en la fase inicial de tu emprendimiento de accesorios para el mercado femenino. ¡No gastes en costosas licencias de programas de contabilidad!
  • Gracias a su practicidad, optimizas el tiempo dedicado al registro de operaciones contables y a la gestión administrativa de tu tienda.
  • Se adapta a la dinámica de tu negocio. Por ejemplo: puedes incorporar las cuentas que requieras y diseñar un sistema de inventarios, de acuerdo con las especificaciones de los productos que ofreces.
  • Permite vincular datos contenidos en hojas de cálculo, dentro de un mismo libro de Excel o diferentes. Así, al vender un artículo, se le da salida en el inventario de mercancía.
  • Te brinda precisión y rapidez en el manejo de gran cantidad de datos.

Como puedes ver, son muchas las ventajas de hacer la contabilidad con Excel en tiendas de accesorios para damas, pues se adapta a sus requerimientos de la manera ideal.

Microsoft Excel es compatible con diversos programas contables de escritorio o en la nube. Por lo que si tu pyme aumenta el volumen de operaciones y se sitúa en la etapa de funcionamiento regular o en la etapa de funcionamiento estable, puedes importar toda la información desde las hojas de cálculo hacia un software de contabilidad, sin perder datos.

Excel es una opción muy atractiva para llevar la contabilidad en tiendas de accesorios para damas en fase inicial o con poco presupuesto.
Excel es una opción muy atractiva para llevar la contabilidad en tiendas de accesorios para damas en fase inicial o con poco presupuesto.

Conclusiones

La contabilidad con Excel facilita el registro y control de las operaciones de compra y venta que se realizan en una tienda de accesorios para damas. Por consiguiente, es un programa de gran ayuda para lograr una gestión contable eficaz en tu negocio.

Microsoft Excel te ofrece muchas ventajas, entre las que destacan: su flexibilidad, así como el ahorro de tiempo y dinero en el registro de las transacciones.

Además, las hojas de cálculo te permiten simplificar el manejo de datos e información financiera de tu tienda, vinculadas a compras y gastos, ventas e ingresos. También, te ayuda a gestionar la facturación, los inventarios, nómina, balances y muchas cosas más.

No olvides que en la etapa de puesta en marcha de tu negocio, tu principal objetivo es sobrevivir en el mercado y mantener la empresa en funcionamiento, transitando la famosa “travesía del desierto”.

Existen dos costes de oportunidad de no usar Microsoft Excel en tus registros: en primer lugar, la probabilidad de incurrir en errores si haces los cálculos manualmente; segundo, el dinero que destinarías para la compra del software contable de escritorio o en la nube.

Así que ¡lleva la contabilidad de tu tienda de accesorios para damas con Excel! y ahorra el dinero que necesitas para que tu negocio crezca.

Si deseas conocer las estrategias para realizar un proceso de venta exitoso durante las distintas etapas que transita tu empresa, te sugiero el post: El proceso de ventas y las etapas de tu empresa.

¡Muchas gracias por leerme!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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