Contabilidad administrativa para una panadería

¿Estás interesado en llevar la contabilidad administrativa de tu panadería?

Hoy, te mostraré cómo llevarla usando dos herramientas de registro administrativo-contable.

De este modo, podrás monitorear las operaciones de tu panadería y, con ello, orientar a tu equipo de trabajo, en la consecución de las metas que tengas propuestas.

¿Interesado?

Bien, presta atención, porque este es el contenido que he preparado para ti:

  • ¿En qué consiste la contabilidad administrativa?
  • Contabilidad administrativa: herramientas que puedes usar.

Te explico los detalles…

¡COMENCEMOS!

¿En qué consiste la contabilidad administrativa?

En líneas generales, se trata de un sistema de registro contable que proporciona -a sus usuarios- información básica para:

  • Planificar.
  • Controlar las operaciones de la panadería.
  • Y, tomar decisiones.

Además, la contabilidad administrativa, te ofrece un soporte informativo CONFIABLE, sobre el cual evaluar tu equipo de trabajo, y motivarlos a alcanzar las metas del negocio.

Ahora bien…

Para cumplir con estos objetivos, la contabilidad administrativa te ofrece dos herramientas que puedes adaptar a tu panadería.

¿Cuáles?

Te las explico en el siguiente apartado…

Contabilidad administrativa: herramientas que puedes usar

La contabilidad administrativa cuenta con dos herramientas:

  • La primera es el PRESUPUESTO ESTÁTICO.
  • La otra es el PRESUPUESTO FLEXIBLE.

Te explico en qué consisten y cómo puedes usarlas, en tu negocio, para sacar el máximo provecho…

Presupuesto estático de una panadería

Es una herramienta que muestra, en términos monetarios, la ruta que debes seguir para alcanzar los objetivos del negocio.

Puedes elaborar un presupuesto mensual, trimestral e inclusive anual.

En esta oportunidad, te voy a mostrar cómo se elabora un presupuesto mensual.

A continuación, te explico los pasos:

Paso 1. Estima el volumen de producción de tu panadería

Esto es prever la cantidad de panes que vas a producir durante el periodo presupuestado.

El volumen de producción se estima tomando en cuenta la capacidad instalada de tu panadería.

Por ejemplo, la Panadería “Rey del Pan” tiene una capacidad de producir un máximo de 1.000 panes diarios.

No obstante, supongamos que la administración de la panadería -para el mes de noviembre- decide ser conservadora en sus proyecciones, y estima una producción diaria de 750 panes.

Entonces, el VOLUMEN DE PRODUCCIÓN MENSUAL a presupuestar es:

Volumen presupuestado para el mes de noviembre = 750 panes diarios x 30 días = 22.500 panes.

Antes de continuar con el paso 2, es importante recordarte que fijes un precio, ya que este junto con el volumen de producción te permiten estimar los ingresos.

Puedes usar como referencia el precio promedio de los panes que más comercializas en tu establecimiento.

Por ejemplo, la Panadería “Rey del Pan” utilizará como referencia un precio equivalente a 0,40 euros la unidad.

Paso 2. Identifica y clasifica los costos de tu panadería

Para este segundo paso, apóyate en los registros contables de tu negocio.

Una vez identificados los conceptos que integran los costos de la panadería, clasifícalos en costos variables y costos fijos.

A continuación, te explico…

a. Costos variables de una panadería

Son aquellos costos que fluctúan (cambian) según el número de unidades que produzcas.

Son costos variables en una panadería, por ejemplo:

  • La materia prima (los ingredientes).
  • La mano de obra directa (el panadero).

b. Costos fijos de una panadería

Son aquellos costos que permanecen constantes, independientemente que se produzca o no en la panadería.

Son costos fijos, por ejemplo:

  • El salario mensual del colaborador de soporte (en la Panadería “Rey del Pan” se trata de la persona que atiende el público y realiza la limpieza del local).
  • Los servicios básicos que apoyan el funcionamiento de la panadería (agua potable, electricidad, gas y teléfono).
  • La depreciación en línea recta del local donde funciona la panadería, la maquinaria, el mobiliario y las herramientas.

Una vez que tienes la información señalada en los pasos 1 y 2, procedes a elaborar el presupuesto estático de tu panadería.

A continuación, te muestro el presupuesto de la Panadería “Rey del Pan”:

Contabilidad administrativa: presupuesto estático de una panadería.
Presupuesto estático de una panadería.

Ahora bien, quizás en este punto te interese saber…

¿Para qué sirve el presupuesto estático de una panadería?

Un presupuesto estático te permite medir el IMPACTO que han tenido las operaciones de la panadería sobre la UTILIDAD ESPERADA.

Esto lo puedes conocer calculando la variación entre los saldos reales (saldos registrados en la contabilidad de la panadería) y los saldos presupuestados.

Te explico;

Supongamos que la Panadería “Rey del Pan” -para el mes de noviembre- produjo 24.000 panes y queremos evaluar el impacto que tuvo sobre la utilidad esperada.

El reporte de desempeño -usando un presupuesto estático- muestra lo siguiente:

Reporte de desempeño de una panadería usando el presupuesto estático.
Reporte de desempeño de una panadería usando el presupuesto estático.

Tal como lo observas, el reporte de desempeño de la Panadería “Rey del Pan” nos muestra que un incremento en el volumen de producción, trajo consigo un aumento en las utilidades por 580 euros.

Dicho esto, pasemos a la segunda herramienta de la contabilidad administrativa de una panadería.

Presupuesto flexible de una panadería

Este presupuesto se utiliza, al final del periodo, cuando tenemos toda la información registrada en la contabilidad del negocio.

¿Cómo se elabora?

Se elabora ajustando la información estimada, en el presupuesto estático, al volumen de producción real de la panadería.

Observemos esto con el siguiente ejemplo:

Suponte que el volumen de producción REAL de la Panadería “Rey del Pan”, para el mes de noviembre, fue de:

Volumen de producción real = 800 panes diarios x 30 días = 24.000 panes

El presupuesto ajustado al volumen de producción real sería el siguiente:

Contabilidad administrativa: presupuesto flexible para una panadería.
Presupuesto flexible para una panadería.

Tal como lo puedes observar, esta herramienta toma información del presupuesto estático (ver Columna B) y la ajusta al nivel de producción del mes de noviembre (ver Columna C).

¿Para qué sirve el presupuesto flexible de una panadería?

Un presupuesto flexible te permite evaluar:

  • La EFICIENCIA con que empleas los recursos (humanos, materiales y financieros) de la panadería.
  • La EFICACIA con que cumples los objetivos de venta.

Observemos cómo aplica al ejemplo de la Panadería “Rey del Pan”,

a. Eficiencia

La eficiencia se mide comparando los saldos registrados en la contabilidad de la panadería (saldos reales) con los saldos del presupuesto flexible.

Te lo muestro con el siguiente ejemplo:

Reporte para medir la eficiencia en el uso de los recursos de una panadería.
Reporte para medir la eficiencia en el uso de los recursos de una panadería.

Como lo puedes observar, el reporte de la Panadería “Rey del Pan” muestra las variaciones en el ingreso, los costos variables y los costos fijos.

Dado que no hay diferencias entre el ingreso real y el ingreso presupuestado, nos enfocamos en las diferencias existentes entre los costos reales y los costos estimados.

Es allí, donde se observan variaciones, en los costos relacionados con la materia prima y los servicios públicos.

Para analizar estas variaciones, considera lo siguiente:

  • Una variación con signo negativo (-) indica que el costo real (Columna B) es menor al costo estimado (Columna C). Por lo tanto, hablamos de una VARIACIÓN FAVORABLE.
  • Una variación con signo positivo (+) indica que el costo real (Columna B) es mayor al costo estimado (Columna C). En consecuencia, hablamos de una VARIACIÓN DESFAVORABLE.

b. Eficacia

La eficacia se mide comparando los márgenes de contribución estimados en el presupuesto flexible y el presupuesto estático.

A continuación, te muestro el ejemplo de la Panadería “Rey del Pan”:

Reporte para medir la eficacia en una panadería.
Reporte para medir la eficacia en una panadería.

El reporte de la Panadería “Rey del Pan” muestra que el sobrepasar la meta establecida trajo consigo un incremento de la ganancia por 345 euros.

Conclusiones

La contabilidad administrativa trae consigo grandes ventajas para una panadería.

Pues, tal como lo comenté, este sistema contable te provee de la información que necesitas para planificar, y controlar las actividades que realizas en tu negocio.

Recuerda las herramientas que te expliqué y utilízalas en tu emprendimiento.

De esta manera, tomarás tus decisiones sobre una base cierta y aumentarás las probabilidades de tener éxito.

Si te pareció interesante el contenido de este post, y deseas ampliar tus conocimientos, aquí comparto otros que te orientarán en el tema:

Gracias por leernos.

¡Hasta la próxima!

Autor
David Polo Moya
David Polo Moya

Nacido en Madrid, de 43 años. Licenciado en Business por la Universidad de Portsmouth (Reino Unido) MBA por el Instituto de Empresa en Madrid (España) e Indian Institute of Management en Calcuta (India). Emprendedor recurrente, David Polo es el fundador de Time Management, consultora de sistemas de gestión con más de 10 años de experiencia y por otro lado los blogs emprender-facil.com y gestionar-facil.com. Consultor independiente de emprendedores y empresas, en análisis, gestión y medición de datos, David Polo se enfoca en el desarrollo empresarial a través del uso de Plataformas de gestión, consultoría estrategia y de innovación y ayuda a emprendedores y empresarios. Visita mi perfil en about.me: https://about.me/davidpolomoya


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