Cambio de oficina ¿sabes cómo hacerlo?

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Cambio de oficina, un momento que le llega a muchas empresas, lo cual es muy buena noticia. Sin embargo ¿sabes cómo hacer el cambio de oficina correctamente?

Hola amigos gestores, emprendedores y empresarios. En este artículo voy a ofreceros unas ideas a tener en cuenta a la hora de hacer este cambio físico y psicológico, ¡empecemos!

El cambio de oficina ¿dónde ir?

Estas de enhorabuena y hay que afrontar un cambio positivo. ¿Qué puede pasar?

Aparte de tener que enfrentarse al embalaje y expedición de los materiales de cada uno de la oficina, hay que enfrentarse a muchas otras cuestiones

¿Dónde estará la oficina?

Si quieres aprovechar la oportunidad para democratizar la solución y alinear el equipo ante un buen evento, no siempre es buena idea. Cada miembro del equipo tiene sus preferencias, y tarde o temprano te puede salir el tiro por culata.

Cambio de oficina ¿sabes cómo hacerlo?

Evita que se formen corrillos y separación del equipo por intereses

Lo más sensato es ajustarse a las necesidades del negocio y sacar una serie de argumentos que justifiquen la decisión del cambio tales como:

  1. Espacio disponible
  2. Comunicaciones
  3. Ubicación (sea por prestigio o por la tranquilidad que se busque)
  4. Imagen de la empresa

El cambio de oficina ¿cómo ubicar a los compañeros?

Otra de las cuestiones delicadas es la ubicación de los compañeros en la nueva oficina. Si bien es cierto que cada vez más se acceden a espacios diáfanos para fomentar la comunicación, nosotros no lo recomendamos en todos los casos.

Una oficina, es un lugar de productividad. Para ser productivos tienen que estar las condiciones para ello. Si parte del equipo necesita privacidad para concentrarse, puede recurrir a escuchar música o estar retirado del resto. Algunas oficinas diáfanas cuentan con varias salas para conseguir tener reuniones privadas y el resto del tiempo estar todos juntos. En algunos casos esta configuración funciona correctamente, en otros no.

¿Qué configuración escoger?

Depende de lo que seas y cómo sea la empresa. Has de tener en cuenta que se trata con personas y que tienen sus propias agendas internas. Es una ocasión para fomentar el trabajo en equipo y para dar un nuevo aire a la organización. Sin embargo, el crecer no quiere decir siempre cambiar la esencia de la empresa que ha conseguido avanzar. Al menos no de golpe.

Así, hay que evitar el efecto google en la mudanza pensando que tener un billar y salas de diversión va a fomentar el trabajo en equipo. En google y otras tecnológicas quizás sea así, porque los ingenieros se divierten trabajando. Para muchos de ellos, es un juego y el hecho de llevarles a una mesa estándar en un cubículo, puede estropear la magia. Si tu empresa es una empresa más tradicional, puedes generar un shock demasiado grande y crear riesgos innecesarios.

Así, un punto intermedio puede ayudar a manifestar donde está el camino pero de manera progresiva. Imagina que la empresa es un fabricante de zapatos artesanos que vende online. Quizás quieras tener por un lado a los artesanos y por otro lado a los trabajadores separados por un cristal. Podría ser una solución, integradora, pero que no invada un espacio de concentración con el ruido de las máquinas. Por su parte, el equipo de marketing y programación puede estar en la misma sala, mezclado con atención al cliente, ya que se trata de estar en contacto con el comprador lo máximo posible.

El cambio de oficina, ¿cuándo hacer la mudanza?

No hay un consenso sobre esta materia, pero recomendamos que sea durante un fin de semana, compensando a los trabajadores para ello.

Es una ocasión para fomentando el trabajo en equipo, hacerlo de manera pausada. Así, cada uno ha de embalar sus enseres y seguir las indicaciones del responsable del cambio que se haya asignado.

Cambio de oficina ¿sabes cómo hacerlo?

Una mudanza de oficina no tiene por qué ser aburrida

Para hacer un día redondo, se puede hacer una comida informal en las oficinas nuevas entre cajas y demás enseres para celebrar el cambio, pero dando la sensación de «estar manos a la obra». No está de más que la comida informal, de pie o en las mesas improvisadas, pueda ir acompañada de licores para brindar y algún speech del jefe.

En una ocasión presencié unos premios al equipo que había conseguido realizar la mudanza de la manera más eficaz. Es decir, es una ocasión diferente, que es aprovechable para muchas cosas, ¡no pierdas la oportunidad!

Cambio de oficina como símbolo. Sé delicado

El cambio de oficina supone en muchos casos un antes y un después. Recomendamos aprovechar los hitos del negocio para reforzar o redefinir las partes importantes. Así, puede que sea un momento para decorar la oficina con la misión y visión, pero sobre todo con las creencias y el por qué hacemos las cosas. Si no lo tienes muy claro en qué consisten estos términos te recomendamos ver el siguiente artículo:

Misión empresarial: Mitos, credos y realidades. Parte 1

Finalmente, te recomendamos que identifiques algún símbolo de vuestra personalidad y estilo como emprendedores. Todas las empresas lo tienen. Cada empresa, es una historia y siempre hay símbolos que surgieron en hitos específicos.

Por ponerte un ejemplo, Jeff Bezos, el fundador de Amazon (que todos conocemos), aún mantiene la mesa con la que empezó todo: una puerta (de una casa) con patas:

Cambio de oficina ¿sabes cómo hacerlo?

Jeff Bezos aún conserva su mesa original hecha con una puerta

Conclusión

Una mudanza de oficina es un hito, es una oportunidad. Ha de tener significado y alinear a todo el equipo. No pienses sólo en la logística de la misma, sino aprovecha el evento para solidificar el equipo. Aparte de ello, piensa en el impacto de tus acciones. Transmite con hechos y deja que la magia haga el resto.

¡Enhorabuena por crecer!

¡Gracias por leernos!

 

 

 

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