Buenas prácticas para mejorar la gestión de una pyme

. Oct 3, 2019.

En esta entrega nos ocupamos de comentar algunos consejos y buenas prácticas que puedes aplicar para la mejora de la gestión de tu empresa. Y para esto, haremos referencia a diversos artículos sobre eficiencia empresarial, en los que se plantean los 4 pilares de nuestra propuesta de Índice IDEAL, como herramienta para diagnosticar todo tipo de mipyme.

Mejorar o fortalecer los 4 pilares le permitirá a toda empresa ser más productiva y avanzar con paso firme, en su camino del éxito. En otras palabras, minimiza la posibilidad de caer en una situación de estancamiento o desaparición, como ocurre con un alto porcentaje de emprendimientos. Y responde en buena parte a la pregunta, ¿cómo mejorar una empresa?

Es muy probable que ya conozcas los 4 pilares del índice de eficiencia empresarial: foco, control, colaboración y mejora continua.

Buenas prácticas para mejorar la gestión de una pyme
Si aplicas buenas prácticas no se derrumbará la empresa que construyas…

Vale la pena destacar en este punto, que las ideas que aportamos en este blog, junto con las experiencias de diversas pymes, tienen como propósito crear las bases para una gestión ágil y orientada al logro de objetivos y metas. Logros que deben estar enfocados por etapas, apoyados en los 4 pilares señalados.

Como lo vemos nosotros, el foco, el control, la colaboración y la mejora continua representan “competencias” que son necesarias para la gestión exitosa de empresas en el mundo actual. Son competencias que todo empresario debe desarrollar, desde la Etapa de la Idea, cuando comienza a declarar y entender el modelo de negocio.

¿De manera general, cómo evalúas en tu empresa las 4 áreas del índice: foco, control, colaboración y mejora continua? – ¡No tienes que responder a esta pregunta ahora mismo! Te invitamos a leer esta entrega y luego podrás reflexionar al respecto.

Buenas prácticas para mejorar, pero ¿para quién?

Quizás una opción que reta al equipo es la que centra las mejoras en el cliente. Por ejemplo, a partir de la oferta de mejores productos y servicios, siempre buscando su fidelidad a partir de una gestión eficiente.

Esto lo podemos enfocar a partir de 2 preguntas, planteando respuestas que nos lleven a aplicar buenas prácticas. Estas preguntas son:

  • ¿Cómo entregar más valor al cliente?
  • ¿Qué hacer para entregar más valor al cliente utilizando menos recursos?

¿Cómo mejorar la eficiencia de una empresa?

Hay muchos enfoques que podemos aplicar para mejorar la eficiencia. Uno de ellos, ampliamente comentado en este blog, es el círculo virtuoso de la calidad. También conocido como PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar).

PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar)
PDCA (del inglés plan-do-check-act, esto es, planificar-hacer-verificar-actuar)

Como hemos señalado en diversos artículos sobre el índice de eficiencia empresarial, uno de los requisitos clave de la mejora continua es el compromiso. Cualquiera sea el enfoque que utilices para mejorar el resultado de la empresa, el compromiso es una condición necesaria.

Si existe compromiso, sin duda será posible mejorar la organización. Además de ir creando un lenguaje propio sobre la calidad del trabajo, del producto y/o del servicio.

Si el empresario logra alcanzar la etapa de funcionamiento estable, dejando la administración en manos de colaboradores contratados, tendrá tiempo para aplicar mejores prácticas de gestión e impulsar estrategias de mejora continua.

Aunque debes saber que las buenas prácticas para responder a, ¿cómo mejorar una empresa?, podrás aplicarlas desde la puesta en marcha. ¿No te parece ideal comenzar a “cultivar” desde temprano, la práctica de «hacerlo cada vez mejor»?

Buenas prácticas para mejorar una pyme

1. Evitar los desperdicios:

Todo lo que se hace en tu empresa sigue una secuencia de actividades y tareas “ordenadas”, que utiliza recursos y tiempo. Un buen ejercicio para las actividades medulares es “modelar el proceso”. Esto no es otra cosa, en su esencia, que listar las tareas, ponerlas en orden cronológico y describirlas. ¡Claro, hay otros elementos! Pero para comenzar, lo indicado estará bien.

Cuando se describe ese encadenamiento de actividades, es posible que podamos identificar tareas que no aportan valor. Es decir, tareas que restan eficiencia a la secuencia de actividades, lo que hace perder dinero al desperdiciar recursos. Te preguntarás si esto puede pasar…

Pues la respuesta es que sí. Sobre todo cuando el «cómo hacer las cosas» es heredado sin cuestionar, de un colaborador a otro. Al preguntar por qué, surge la típica respuesta: ¡siempre lo hemos hecho así!

Otro caso de desperdicio es el retrabajo. Por ejemplo, cuando en la organización diferentes áreas transcriben los datos de un cliente en su aplicación (software), por tener diferentes soluciones aisladas. Es decir, por existir en la organización áreas con islas de información.

Buenas prácticas para mejorar la gestión de una pyme
La información debe estar integrada. Evite “islas de información”

Es común, especialmente en empresas que crecen rápidamente, que a los responsables de un departamento o área funcional “les guste” un determinado software, mientras que otros prefieran uno diferente. Si no hay control, se utilizarán 2 o más soluciones. Y en muchos casos, no compatibles.

En este sentido, haga un inventario de todas las herramientas que se utilizan en la empresa, normalícelas y elimine lo que es redundante, subutilizado o innecesario. Te sorprenderás de la cantidad de gastos recurrentes que se pueden eliminar con pocos días de trabajo.

2. Externalizar los servicios:

Esta actividad, conocida en el sector empresarial como outsourcing, tiene como propósito encargar parte de las actividades de una empresa, a un tercero. Es decir, a un proveedor especializado en las labores que se quieran delegar (subcontratar).

Una posible fuente de ineficiencia en una empresa, es el dedicar recursos a áreas funcionales que no son parte de la actividad principal de la misma. Puede ocurrir que distraiga el esfuerzo y haga que el empresario pierda el foco. Son áreas de apoyo, factibles de delegar en un proveedor especializado.

El outsourcing encarga parte de las actividades de una empresa a un tercero
El outsourcing encarga parte de las actividades de una empresa a un tercero.
Por ejemplo, la contabilidad…

Si usted no dirige una agencia de publicidad, puede ser más interesante enfocar el tiempo y el talento de sus empleados de mercadeo en la planificación de sus campañas, y no en la creación de layouts. En este caso, los sitios de crowdsourcing y creación colaborativa son ágiles y ofrecen soluciones de calidad, a precios excelentes.

Esa es una idea fácil de aplicar para mejorar la gestión de la empresa. Según el caso, es sencillo de implantar y se aplica a diversas áreas funcionales como la contabilidad, la mensajería o, incluso, áreas de servicios de mantenimiento y limpieza.

Recurrir a un proceso de outsourcing para gestionar la parte administrativa, de talento humano o tecnológica, es algo común en muchas empresas. Sin embargo, no todas las áreas están abiertas a la externalización. En especial, cuando son procesos medulares en la empresa o, simplemente, por la falta de una cultura en tal sentido.

3. La práctica home office:

El llamado home office se basa en la flexibilidad de las empresas al establecer horarios y determinar los espacios de trabajo. Es una alternativa que ofrece múltiples ventajas a los empleados. Se ha demostrado que favorece el aumento de su productividad, siempre que haya control y un alto compromiso por parte del colaborador.

Según el tipo de empresa, es una opción interesante y factible para reducir costes y mejorar la eficiencia. En muchos casos, los empleados estarán muy felices (y serán más productivos) si pueden trabajar desde casa. Por otra parte, algunos costes se reducirán, como el de la energía, suministros de oficina y el desgaste de equipos. ¡Y en alguno casos… el café!

Buenas prácticas para mejorar la gestión de una pyme
Home office: flexibilidad al establecer horarios y determinar espacios de trabajo

Ideas para mejorar la satisfacción de tus clientes

1. Investigar el mercado y atender la satisfacción del cliente

Todo lo que se puede medir se puede mejorar. Esta frase, atribuida a Peter Drucker, te ayudará a entender mejor nuestra idea para mejorar la gestión de la empresa. En particular:

Sin medir la satisfacción del cliente o averiguar lo que quieren y necesitan, no sirve para mucho mejorar tu organización interna.

Recoger información del cliente no implica costes enormes ni mucho menos. Puede elaborar formularios básicos para preguntar. Lo que sí es importante es formular preguntas sencillas, no ambiguas, cortas y bien elaboradas, que den información relevante.

Hay excelentes plataformas de investigación en línea, algunas incluso con opciones gratuitas, tales como Google Forms, Typeform y SurveyMonkey, entre muchas otras.

2. Capacitar a tu personal (¡sí, a todos!):

Para capacitar al personal no es necesario contratar cursos tradicionales costosos. Parte de la formación, inclusive, la puedes llevar adelante con colaboradores propios. Un artículo interesante en este sentido es el siguiente: Microlearning: modelo para empoderar a los colaboradores.

Por otra parte, existen excelentes alternativas gracias a las TIC, que te permiten aprender en línea. Es más, tú y los “expertos” en la empresa pueden crear contenidos y compartirlos con el resto del personal. Es una opción interesante, que puede llegar a constituirse en parte de una base de conocimiento.

Y para hacerlo más dinámico, pueden complementar los materiales con vídeos. Lo que hace menos probable que el personal abandone la lectura. ¡Claro, tienen que ser vídeos cortos! Por ejemplo: observe cómo en este vídeo de menos de 2 minutos, se explican detalles del registro de una oportunidad en el software de gestión Platzilla (caso de la empresa Geosama):

Clic en la imagen para ver el vídeo...
Clic en la imagen para ver el vídeo…

Además, existen excelentes canales como TED Talks, con información que puedes divulgar en tu empresa. También, múltiples plataformas de aprendizaje a distancia, con opciones de cursos gratuitos, a menudo impartidos por universidades como Harvard, MIT y Berkeley, entre muchas otras.

En resumen, para mejorar la satisfacción de tus clientes puede aplicar muchas buenas prácticas. Una es empoderar al equipo de mercadeo y ventas, fijando metas para mejorar la relación con los clientes, midiendo su fidelidad. Para ello debes capacitar y desarrollar competencias técnicas y sociales en todos los colaboradores.

Conociendo las necesidades de tus clientes y con un equipo capacitado, sabrás en qué etapas del proceso invertir más, para entregar el mayor valor posible a tus clientes.

Gestionar-Fácil.

Conclusiones

Hoy mejor que ayer, mañana, mejor que hoy, es una frase que representa la esencia de la metodología Kaizen. Pues de eso se trata, de mejorar. Y para tal fin, es necesario aplicar buenas prácticas.

Aprovechando esta metodología, te dejamos las siguientes declaraciones para responder a la pregunta, ¿cómo mejorar la gestión de la empresa?:

  1. Aprender con la práctica. A mayor práctica más competencias. Esto implica la estrategia «aprender haciendo».
  2. Todo desperdicio debe ser eliminado. Por lo tanto, hay que identificarlo.
  3. El equipo debe estar comprometidos con la mejora continua; debe proponer oportunidades de mejora.
  4. El aumento de la productividad debe basarse en acciones que no exijan una alta inversión.
  5. Las mejoras obtenidas se deben divulgar. La comunicación es un elemento clave.
  6. El esfuerzo y las acciones se deben concentrar en el área o lugar que más las necesite. Por ello, es necesario aprender a diagnosticar la organización.
  7. Dar prioridad a la mejora de las personas debe ser una de las cosas más importantes en todas las etapas que transite la empresa.

Como se ha indicado en muchos otros artículos, el contexto de la empresa, las competencias del empresario y la actitud del equipo juegan un papel determinante en la mejora continua. Así que no encontrarás recetas mágicas para mejorar, pero sí consejos, buenas prácticas y experiencias, a partir de las cuales aprender.

Lecturas par aprender más:

¡Muchas gracias por leernos!

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