Todo empresario o gestor sueña con algo como la “excelencia empresarial”. Esta expresión – excelencia empresarial – puede ser interpretada de muchas formas. Pero quizás, lo interesante no solo sea reflexionar sobre el qué es, sino también sobre el cómo avanzar en su búsqueda en nuestras pymes. Y creemos que la clave está en dar un paso a la vez. Este es el tema que nos ocupa hoy. ¡Bienvenidos(as)!
Por excelencia podemos entender una virtud, un talento o cualidad, que resulta extraordinariamente buena. Es también un objetivo para el estándar de rendimiento y algo “perfecto”. Al entender esto podemos tener una idea válida de lo que significa excelencia empresarial.
Por otra parte, es probable que estés de acuerdo en lo común que es plantearnos cambios en diversos ámbitos, como en el individual o en el empresarial. En tales casos, siempre comenzamos con mucha energía, pero luego la vamos perdiendo en el camino. Las razones son muchas. Una de ellas es que a veces nos agotamos física y mentalmente.
También ocurre que en el proceso, podemos fallar en el logro de objetivos, lo que nos puede desanimar al punto de abandonar. Porque no se cumplen las altas expectativas de lograr los cambios deseados.
Una alternativa para gestionar el cambio, entonces, en pro de la excelencia es el conocido método Kaizen. Como seguramente sabes, es una filosofía que se basa en crear pequeños cambios diariamente. Al lograr esto en el día a día, los cambios se acumularán, lo que nos acercará a grandes e importantes mejoras.
Excelencia empresarial: un paso a la vez
La excelencia nos exige nuevas formas de hacer, nuevos conocimientos y habilidades, y formas diferentes de pensar y relacionarnos. Y para esto, parece que las empresas que tengan más control serán las más proclives a avanzar hacia el reto de la excelencia empresarial. Hablamos de avanzar y no de alcanzar, porque es difícil decir que la hemos alcanzado.
En otras palabras, para saber que hemos logrado la excelencia empresarial tendríamos que definir qué es. Además de fijar criterios que nos señalen que fue alcanzada. Pero en nuestra opinión, en la empresa deberíamos hablar de avanzar, pues todos los días podemos fijar criterios más exigentes.
En cualquier caso, las empresas que creen y avanzan hacia la excelencia empresarial, son organizaciones que están en disposición de:
- Aumentar sus capacidades para optimizar sus procesos.
- Rediseñar lo que sea necesario para ser, cada día, más eficientes.
- Aplicar enfoques centrados en dos tipos de clientes: el externo y el interno.
Y todo esto nos lleva a pensar en que debemos cambiar de manera permanente, por lo que deberíamos incorporar un plan de mejora continua en la organización. Un plan que no se detiene, sino que se evalúa y se ajusta para avanzar en la dirección de la excelencia.
“Para que las cosas cambien tú tienes que cambiar, para que las cosas mejoren tú tienes que mejorar”.
J. Rohn.
Entonces, ¿qué podemos hacer…?
El primer paso hacia la excelencia empresarial es saber cómo se están haciendo las cosas. Implica evaluación y autoevaluación. ¡Pero cuidado! Que esto no nos lleve a querer todo perfecto, porque puede venir la paralización.
Por ejemplo, si queremos que el software a comercializar esté libre de errores en un 100 %, no saldremos nunca al mercado. Sí, hay que probarlo y garantizar que funcione. Pero los que construyen aplicaciones y los que las usamos, sabemos algo: todo software puede fallar. No importa si te has gastado una fortuna en pruebas.
Caminar en la dirección de la excelencia en una empresa implica dar visibilidad a todos sus procesos. También implica medir el desempeño de todos los recursos destinados a cada uno de ellos. Con ello tendremos el conocimiento para establecer pautas y tomar decisiones, para empezar a dar pasos con confianza.
Un paso a la vez sugiere tener foco y control. Además de la colaboración en el equipo, porque solos no llegaremos lejos. De hecho, poner la vista en la dirección de la excelencia demanda sinergia y una cultura de mejora continua.
Excelencia empresarial: “hoy mejor que ayer…”
Suponga que tu empresa mejora en un aspecto todos los días. Uno solo. Si la mejora es asimilada y las prácticas asociadas pasan a formar parte de la cultura, en un año habrá mejorado en 365 “aspectos”.
¡Claro, no son 365! Digamos que son 260 días en el caso de empresas con 5 días laborables por semana. ¡260 tareas que al final del año se hacen bien! Y que generará cambios positivos en otras tareas. ¿Te parece mucho, te resulta indiferente o es poco?
Por supuesto, es relativo porque depende del área funcional y del tipo de tarea. Así que no se puede decir algo concluyente. Sin embargo, si el equipo participa en la decisión de qué mejorar cada día, en hacer seguimiento y corregir, sin duda habrá un gran impacto en la organización.
¿Y qué pasaría si se mejora solo una tarea por semana en cada una de las áreas funcionales? Asumiendo que tu empresa está en funcionamiento estable con 6 áreas definidas, hablamos de más de 300 tareas que se realizarán con calidad.
Pues bien, todo esto es posible si asumimos una estrategia de mejora continua, dando pasos simples pero bien pensados. Para los japoneses existe un término que se aplica a esto: Kaizen (una antigua filosofía japonesa aplicada de manera sistemática para la excelencia).
El concepto ha sido aplicado durante mucho tiempo en el mundo empresarial. Y ya abarca otras áreas, como el ámbito individual. ¡Imaginen su poder aplicado a nuestra vida diaria! En fin, la idea central es que hoy podemos hacer las cosas mejor que ayer, y mañana mejor que hoy.
Prácticas básicas para comenzar:
A continuación veremos prácticas básicas para dar pasos y avanzar hacia la excelencia empresarial:
- Reuniones Kaizen. En estas reuniones con los colaboradores, podemos crear “situaciones” para brindar la oportunidad de exponer ideas. Nos referimos a ideas para mejorar en tareas específicas dentro de los procesos. Con ello podemos mejorar, además, el ambiente laboral. Cada colaborador sentirá que es parte del cambio.
- Cuando sea pertinente (al menos 2 veces por año), podemos organizar concursos de proyectos de mejora. Dada una situación, se elige la mejor propuesta. O la que tenga mejores beneficios, si se puede “ensayar”.
- Compartir herramientas simples para lograr un trabajo efectivo, eliminando desperdicios. De hecho, es esencial la habilidad de identificar tareas que no agregan valor. Demanda pensamiento crítico, capacidad para la observación; tener la inquietud de hacer lo mismo con menos esfuerzo. O reducir el tiempo de realización de tareas sin perder calidad.
- Capacitar de manera permanente a los colaboradores de todas las áreas (técnicas, de ventas, administrativas y mandos medios y altos). Una estrategia válida es aprender haciendo, con apoyo del microaprendizaje.
- Organizar espacios de trabajo bajo la metodología 5s, sobre la que hablaremos en otro momento.
- Reducir los gastos de la empresa conociendo los costes ocultos. ¿Has trabajado este tema en tu mipyme? ¿O crees que en tu caso no es relevante? Por ejemplo, si has perdido clientes por mala atención o por un mal servicio, ¡entonces tienes costes ocultos!
- Aplicar políticas que aseguren la calidad tanto en el producto o servicio como en el sistema de actividades (procesos medulares y de apoyo).
Recuerda, un cambio grande empieza con pequeños pasos:
Para llevar este principio a la práctica, podemos apoyarnos en Robert Maurer, quien sugiere algunas estrategias:
- Hacer preguntas “pequeñas” para disipar temores e inspirar creatividad.
- Tener pensamientos sobre desarrollar nuevas habilidades y hábitos (pensarlos, soñarlos, sin mover un músculo).
- Realizar acciones pequeñas: un paso a la vez, un día a la vez.
- Resolver problemas pequeños aun en el caso de estar frente a una crisis abrumadora.
- Conceder premios pequeños, a ti mismo y a tus colaboradores.
- Reconocer los pequeños momentos donde puede hacerse una diferencia.
En tal sentido, la idea es partir por pequeñas cosas que nos lleven a saltos gigantes. La clave está en que los pequeños pasos van venciendo la resistencia natural del cerebro ante el cambio.
Y esto crea nuevas conexiones neuronales y emocionales que alimentan la sensación de que “lo estamos logrando, vamos por más”. Así, lograremos la energía necesaria para sostenerlo y seguir avanzando.
Comentarios para finalizar
Si lo pensamos con detenimiento, dar pasos para avanzar en la excelencia empresarial es aplicar el modelo de mejora continua, aprendiendo de la autoevaluación. Porque con ella detectamos puntos fuertes, que hay que mantener o fortalecer; y áreas que pueden mejorarse con pequeños “incrementos” o pasos.
Aunque en las primeras etapas, un empresario anda atendiendo decenas de requerimientos y tareas, lo ideal es hacer pausas para mirar cómo mejorar. Porque lo peor que puede pasar a la organización es que se convierta en un “apagafuegos”. Así que debemos mejorar en todos los campos. Por ejemplo:
- en las competencias y habilidades del personal;
- en la utilización eficiente de los recursos en los procesos;
- también en las relaciones con clientes y proveedores;
- en el clima de la organización y con la sociedad, etcétera.
En definitiva, todo es susceptible de mejora; todo cuanto se le ocurra en la organización puede mejorarse. Al hacerlo, se traducirá en calidad para el producto o servicio que prestamos, entre otras cosas.
Para reflexionar: si es evidente y necesaria la mejora continua, ¿por qué muchos empresarios se niegan a adoptarla? Sin incurrir en costes se pueden aplicar prácticas para hacer mejor las cosas, todos los días. Es cuestión de intentarlo con la constancia que sea necesaria.
“El éxito es simplemente la aplicación diaria de la disciplina”. J. Rohn.
¡Muchas gracias por leernos!
