¡Bienvenidos a esta nueva entrega sobre mejora continua y gestión empresarial! En este artículo abordamos un componente clave en toda empresa, que forma parte del índice de eficiencia empresarial: el trabajo colaborativo. Fomentar un entorno colaborativo es esencial para el éxito en toda organización. Aplica para micro, pequeñas y grandes empresas.
En artículos recientes hemos hablado de 2 componentes del índice: el foco y la mejora continua:
- Eficiencia Empresarial. Medición con el ÍNDICE lDEAL.
- La mejora continua. Medición con el ÍNDICE lDEAL.
Como se indicó en sendos artículos, las 4 áreas que permiten estimar el Índice de Eficiencia Empresarial o índice IDEAL, son:
Con respecto al foco, lo que se evalúa es qué tan centrado y enfocado está el emprendedor en el objeto de su empresa.
- Para ello nos fijamos, entre otros elementos, en qué tan clara está la misión y la visión. No solo en el empresario, también en su equipo, si ya lo tiene. Y si las actividades que desarrolla están alineadas con las mismas.
En cuanto a la mejora continua, lo que se evalúa es si existen prácticas, aunque sean básicas, para mejorar. Es decir, si hay esfuerzo para corregir deficiencias, eliminando desperdicio y el retrabajo. Además de entregar un producto o servicio de calidad al cliente.
- En este punto no necesariamente hablamos de modelos de calidad. Lo que sería ideal, claro está. El punto clave es el foco en la mejora, haciendo cada vez mejor las tareas y operaciones, agregando valor y eliminando lo que no aporta. Todo esto, mediante planes de acción, que pueden ser básicos, pero con metas que permitan medir el logro del plan.
El entorno colaborativo
Como hemos indicado en diversas oportunidades, el propósito con nuestros artículos es crear las bases para una gestión ágil, orientada al logro de metas. Y para ellos no solo hablamos del paso por las etapas de una empresa y sus áreas funcionales; también de su eficiencia empresarial.
Como se indicó arriba, la “colaboración” es uno de los componentes que nos permiten evaluar el Índice de Eficiencia Empresarial. Se trata de una competencia clave para asegurar el avance de las empresas.
De hecho, el trabajo colaborativo es una de las competencias más valoradas en el personal de empresas como Google. En un artículo publicado en The Washington Post (dic/2017), una de las 7 características claves del personal en Google es la de “tener empatía y apoyar a los colegas”. Se trata de una de las habilidades blandas o soft skills, muy valorada en las empresas hoy día.
Tener un entorno colaborativo en la empresa, favorece a los empleados en su trabajo individual y colaborativo. Implica aspectos organizacionales, técnicos y sociales. La relación entre los participantes es estrecha, porque hay compromiso.
Un entorno apropiado da lugar y facilita el trabajo colaborativo, que supone poner en común conocimientos, técnicas, materiales e ideas con la finalidad de compartirlos. Y así colaborar para construir un conocimiento común, aprovechable por todos.
En el caso de las empresas, se trata de “procesos” intencionales para alcanzar objetivos específicos, por área funcional y para toda la organización.
Trabajo colaborativo y las TIC
En la actualidad, es común asociar trabajo colaborativo con las nuevas tecnologías de la información y comunicación. Esto, gracias a las posibilidades que ofrece Internet para desarrollar actividades en forma colaborativa, ya sea de manera síncrona o asíncrona.
Sin embargo, no solo se trata de los medios, sino también, de la ejecución de buenas prácticas para colaborar, creando valor para todos.
Áreas: foco, mejora continua y colaboración
En los artículos referidos arriba, describimos la mejora continua y el foco, como 2 pilares que van de la mano en el índice IDEAL.
El foco aplica en todo. Y una forma de evaluarlo es en función de la misión y visión de la empresa:
- Misión: ¿para qué existo?, ¿qué hago?
- Visión: ¿qué quiero ser? y ¿a dónde vamos, en 5 o 10 años?
Con respecto a la mejora continua, hicimos referencia a los valores de la empresa, que necesariamente reflejan, los del empresario y su equipo:
- Valores: ¿en qué creemos?, ¿cómo lo hacemos?
En parte, el componente “mejora continua” del índice está ligado al “cómo se hacen las cosas en la empresa”. Según sean ejecutadas las tareas y se produzcan los bienes y servicios, se reflejarán los valores, declarados o no, de la empresa.
Hacer las cosas bien y con calidad, no solo aplica para el cliente externo; también aplica al cliente interno. Con igual “peso” o importancia.
Observe que la misión, la visión y los valores son parte del área funcional que denominamos Dirección Estratégica. Un área que se desarrolla desde la etapa de la idea.
Cuando el empresario logra contratar personal, lo hace para que atienda tareas o áreas específicas. Ya sea porque estas demandan conocimientos técnicos que no tiene o porque necesita tiempo para otras actividades.
Así se conforman las áreas funcionales…
… que en la etapa de la puesta en marcha o funcionamiento regular, apenas comienzan a organizarse.
En este proceso organizativo, la colaboración es un valor implícito. Se da por sentado que el personal que ingresa viene a colaborar, ¿cierto?
Pero, ¿realmente es así? – Cuando la empresa crece, la colaboración puede “disminuir” porque surge la burocracia y, en muchos casos, grupos de poder.
Grupos que rivalizan y entorpecen la colaboración, por “celos” o simplemente egoísmo. O por defender su área funcional, sin tener una visión completa de la empresa y su misión.
Área del índice: colaboración
¿Cuántas veces has tenido que lidiar con la falta de colaboración del equipo, para lograr una meta? – ¡Ninguna! Bueno, en ese caso perteneces a una clase de empresario muy, pero muy, afortunada.
Por diversas razones que no discutiremos acá, hay organizaciones en las que la colaboración no es un valor declarado ni practicado. Como no lo es, por ejemplo, el hacer las cosas bien, sin importar la actividad de que se trate.
Una organización exitosa, necesariamente tiene un equipo que trabaja de forma colaborativa. Las grandes empresas no pueden ser exitosas sin la colaboración entre personas, áreas funcionales, unidades, e inclusive, con otras empresas.
El logro de la misión demanda el engranaje de las actividades, que siempre implica un grupo de personas. Puede ser muy pequeño, en cuyo caso es fácil coordinar el trabajo colaborativo. Pero, en la mayoría de los casos, no es así.
¿Te imaginas una empresa exitosa, en funcionamiento óptimo, en la que la colaboración no sea un valor?
Motivar el trabajo colaborativo implica atender factores como los siguientes:
- Sentido del compromiso entre los colaboradores.
- Relaciones basadas en la confianza, aspecto clave en toda sociedad sana.
- Fomento de la empatía.
- Forjamiento de un liderazgo con dos cualidades: capacidad de relación y gestión de las capacidades.
- Diseño de una estructura organizacional ágil (flexible), con roles bien definidos.
- Apoyo al proceso productivo.
- Formas claras de delegar para todos.
- Planteamiento de retos, tareas y funciones estimulantes.
- Formación con relación al “trabajo con otros” y formas ideales de dar feedback, que aporte valor.
Evaluación del entorno colaborativo
En el caso del Índice IDEAL, la medición de la colaboración involucra la gestión de la información en dos niveles:
- A nivel interno, entre los colaboradores de la empresa.
- A través de la visibilidad de la información que se brinda a nivel externo, para el cliente, que participa según el caso.
En tal sentido, el entorno colaborativo sienta las bases para la medición del componente colaboración, orientado a la gestión del registro de la información, que pasa por diversos estatus en el flujo de las tareas de la empresa.
Los detalles sobre la evaluación del componente colaboración, los comentamos en el artículo: Área “colaboración” en el índice lDEAL. ¡No te lo pierdas!
Para finalizar, queremos resaltar que las competencias del empresario juegan un papel importante en el modelado de la organización y de sus valores. Por ello, el trabajo en equipo, apoyado en un feedback de calidad, es parte importante para este componente del índice de eficiencia empresarial.
Lo ideal es que el entorno colaborativo sea un tema permanente, en la que los colaboradores participen aprendiendo a trabajar con otros y con herramientas idóneas para tal fin. ¡Lo que hará más fácil la gestión! En cualquier caso, la práctica será la que permita un valor óptimo del índice IDEAL.
“El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo gana campeonatos”. Michael Jordan.
Sobre cómo trabajar en un entorno colaborativo con herramientas de gestión, aplicando técnicas básicas, lo hablaremos en otra oportunidad.
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