Automatización de tareas y excusas para no abrazar el cambio

Automatización de tareas es una de las claves para mejorar la productividad de manera sencilla.

Hola amigos empresarios, gestores y emprendedores. Probablemente, en vuestra cabeza os estaréis planteando automatizar ciertas tareas gracias a la tecnología y así aumentar la productividad.

Es evidente que una máquina es mucho más rentable que una persona haciendo tareas. Claro está, depende del tipo de tareas. Tareas de análisis qualitativo, opiniones y ciertas decisiones no pueden ser tomadas por máquinas. Sin embargo, hay otras muchas tareas que sí que es posible, que son sencillas, repetitivas y no aportan un gran valor en el día a día. Sin embargo, estas mismas, ocupan mucho espacio en la agenda de los equipos.

¿Por qué no todo el mundo se suma a la automatización de tareas?

Si es tan fácil y tiene tantos beneficios, ¿porque no lo hace todo el mundo? Esta pregunta tiene un valor muy escaso. Es una afirmación para justificar miedos. Al contrario, es posible y es mucho más fácil de lo que se piensa.

No hace falta que se intente llegar a los extremos de tenerlo todo automatizado y trabajar sólo 4 horas por semana. No os fijéis en el ejemplo del libro “la semana laboral de 4 horas” donde el protagonista automatiza absolutamente todo. Esto no quiere decir tampoco que desaproveches la oportunidad de la automatización por ejemplo del 20% de tus tareas de algún tipo, dando más tiempo para que se avance en otra dirección o simplemente, no puedas automatizar ciertas tareas.

Los motivos más comunes por los cuáles aún no os habéis animado a dar el salto son:

Motivo 1 para la no automatización de tareas: Desconfianza

El miedo a lo desconocido o quizás conformarse con lo que hay es una razón muy común para no abordar procesos de automatización de tareas. Me he encontrado muchos clientes con una confianza ciega en sus empleados. Ésta a veces les hace pensar que son personas con capacidad ilimitada.

Así, se llega a situaciones donde “a Pepito se le da de todo” y una persona que era buena en su trabajo se convierte en alguien ineficaz. Estamos hablando del multitasking o multitarea y es un hecho que hacer varias cosas a la vez no es eficaz. En el siguiente artículo si lo deseas puedes consultar la razón pseudo-científica de por qué es así:

• Mentiras del multitasking, no te dejes engañar por modas

¿De donde proviene esa desconfianza a lo nuevo? Esto es innato en el ser humano. La recomendación es que vayas probando cosas, poco a poco para quitarte dicha desconfianza. En el siguiente artículo abordamos este asunto.

Motivo 2 para la no automatización de tareas: Pensar que es complicado

Nada más lejos de la realidad. Es mucho más fácil si encuentras quien te asesore. Al final, los proveedores quieren clientes e intentan facilitarte la vida. Nosotros a nuestros clientes, al instalar Platzilla intentamos por todos los medios facilitarles las cosas y explicar todo.

Quizás la clave esté en hacer las cosas de modo gradual y con tiempo para evaluar resultados y “pensar”.

Las situaciones de querer pasar de 0 a 100 y querer poner todo en la nube o informatizar todo, no son buenas. Es cierto que el pensamiento es “ya que me pongo, lo hago de una vez”. Sin embargo, no ha de ser así. No es “ponerse”. Estar adaptándose es una postura constante. El mundo no es como hace 20 años, hay que entrar en dinámica de constante adaptación. Constante pero no estresante. Un pasito cada vez y ¡llegarás muy lejos!

Motivo 3 para la no automatización de tareas: boicot interno

Mucho más común de lo que nos imaginamos. Nuestros propios empleados se niegan a adoptar medidas para incrementar la productividad. Es muy común que en empresas estables, los empleados se sientan cómodos haciendo lo de siempre de la misma manera.

Al final de cuentas, esas personas van a cobrar lo mismo haciéndolo como siempre que complicándose la vida. Esto unido a un temor que puedan ser despedidos o que su tarea sea menos por estar automatizadas algunas, tienden a negar evidencias.

Esto en muchos casos llega al punto que mismo sabiendo que existen esas opciones, no lo comunican a sus superiores.

Peores escenarios me he encontrado donde un jefe propone una mejora que el empleado obviamente acepta. Sin embargo, a la hora de implementar se convierten en enemigos de la misma boicoteando la implementación (haya consultor de por medio o no). Se trata que al final, su manera de hacer las cosas sea la que “funciona” y no lo nuevo. Así refuerzan su postura.

Este tipo de empleados son tóxicos para la organización ya que no contribuyen al avance de la misma en la correcta dirección, perdiendo oportunidades de mejora para todos.

La labor de jefe es identificar esas personas y eliminarlas. En una organización, no deben existir egoísmos y sí trabajo en equipo. Por desgracia, el ser humano es así y esta situación tiende  a ser más común de lo que pensamos.

Una estrategia propicia para esto es ofrecer al empleado nuevas tareas, más interesantes una vez se automaticen tareas y se avance con la tecnología. Sin embargo, esto no suele funcionar en muchos casos ya que el empleado piensa que es un cebo para hacerle cambiar su manera de trabajar. Siento ser tan negativo en este aspecto, pero a nosotros como consultores, nos ocurre con frecuencia.

¿Qué tareas se pueden automatizar?

Se pueden automatizar tareas de:

• Contabilidad
• Atención al cliente
• Marketing
• Operaciones
• Gestión de calidad

En realidad, se puede llegar a automatizar prácticamente toda la empresa, aunque el proceso es largo. Para no hacer este artículo muy extenso, abordaremos esto en siguientes artículos.

Cualquier duda, por favor pónganse en contacto conmigo en: dpolo@timemanagement.es

¡Muchas gracias por leernos!