Administración del tiempo en las empresas. 5 tácticas eficaces. Táctica 2: Ajuste de la capacidad

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Administración del tiempo en las empresas: ¿Consciente que el día tiene 24 horas?

Hola amigos empresarios, emprendedores y gestores. En el artículo de hoy de la serie de administración del tiempo en las empresas vamos a hablar del ajuste de la capacidad como media excepcional para sacar el máximo partido. Anteriormente hablamos del alcance del trabajo, su definición y ejecución para la administración efectiva del tiempo. Puedes consultar el artículo aquí:

Gestión del tiempo en las empresas: 5 tácticas infalibles. Táctica 1: Alcance del trabajo

Sin más dilación, vamos a hablar del tema de hoy

¿Qué es y qué no es la capacidad en la empresa?

La capacidad en la empresa muchas veces se confunde con la capacidad productiva. La capacidad productiva responde a la cantidad de producto o servicio que se puede producir o despachar en un momento determinado. Según wikipedia, la capacidad productiva es:

“La capacidad productiva hace referencia al máximo nivel de producción que puede soportar una unidad productiva concreta, en circunstancias normales de funcionamiento durante un periodo de tiempo determinado. Se expresa en unidades relacionadas con periodos de tiempo: horas máquina diarias, horas hombre por semana, volumen anual, etc”

Esta claro, ¿verdad? Sin embargo, para nosotros nuestra capacidad no es esa. Estamos hablando de la empresa en general y de lo que puede llegar a hacer en términos de administración de tiempo. ¿Cuántas cosas se pueden ejecutar con tu intervención con un nivel de calidad óptimo? Ahí es donde tenemos que intentar optimizar. En el artículo anterior hablamos de cómo en nuestra experiencia conseguimos producir más con 8 personas que con 40. Si nosotros lo hemos hecho, ¿por qué no podrías hacerlo tú?

La diferencia en tiempos. La administración del tiempo en las empresas cobra vida.

Piensa en la diferencia entre algunas empresas de distintos países. Se “dice” que los Alemanes y Suecos son más productivos que los españoles o latinos. ¿Realmente es así? ¿Es una cuestión cultural? Quizás sí, quizás no. En realidad es una mezcla de cosas:

  1. Creación de procesos directos con poca burocracia.
  2. Concentración de tareas en poco tiempo, pero aprovechado sin pausas.
  3. Enfocarse en el objetivo y no en el proceso.

Así, al estar enfocados en el objetivo se “encuentran maneras de lograrlo en el menor tiempo posible” y disponer de tiempo para disfrutar la vida fuera del trabajo.

Si yo trabajo sin parar 8 horas o inclusive más

¿Te es familiar esta afirmación? Un empleado o compañero de trabajo no consigue los objetivos y te mira con “cara de cordero degollado” para darte pena o inclusive él mismo se da pena con esta afirmación.

Administración del tiempo en las empresas. 5 tácticas eficaces. Táctica 2: Ajuste de la capacidad

Para él, estar en la empresa es “cumplir con el tiempo y hacer el máximo en su tiempo”, lo cual no está mal pero es ridículo.

Lo importante es hacer lo máximo con tu capacidad sin morir en el intento. Hay que ser más inteligente y buscar crear procesos y apoyarse en herramientas (como Platzilla) para aprovechar más el tiempo.

Cuando pones el objetivo como foco y no el trabajo como foco, intentas adaptarte para lograr el objetivo con menos trabajo.

Por ejemplo, si tienes 8 horas para salir de viaje y todavía tienes que:

  1. Hacer la maleta.
  2. Comprar cosas para un viaje.
  3. Recoger a los niños del colegio.
  4. Llevar a la suegra al médico.
  5. Hacer una revisión al coche

Te organizas de tal manera que consigas realizar todo ello antes de salir. Tienes claro tu objetivo y la administración del tiempo en las empresas o en este caso, en tu vida, es la metodología para conseguir salir de viaje con todo hecho.

¿Cómo ajustas la capacidad?

De manera casi intuitiva piensas en aquellas tareas que pueden ser hechas de manera más fácil y rápido. Quizás organizas las tareas de un modo más sencillo de hacer en un orden diferente. Quizás te reúnes con el equipo para coordinar mejor las tareas, quizás…

Al final la capacidad no son las horas, sino lo que puedes llegar a hacer en esas horas si optimizas tu trabajo.

La Capacidad dinámica en la administración del tiempo en las empresas

Adquirir una dinámica de mejora contínua en procesos y operaciones, además de apalancarnos en las tecnologías ayuda a mejorar la capacidad día a día.

Lo ideal es que cuando nuestra capacidad estuviera “llena” buscar medios para hacer las tareas de modo más eficaz y en menos tiempo. Sólo con esta mentalidad de mejorar el rendimiento de nuestro tiempo, somos más flexibles en la administración del tiempo en las empresas.

En resumen del artículo la administración del tiempo en las empresas basado en la capacidad no es un hecho:

ES UNA ACTITUD DE MEJORA

Eso es todo por hoy amigos. En el siguiente artículo seguiremos mostrando técnicas de mejora de la administración del tiempo en las empresas. Puedes verlo aquí:

Gestión del tiempo en la empresa. 5 técnicas. Técnica 3: Proyectos y priorización

Cualquier duda, estoy a vuestra disposición en: dpolo@timemanagement.es

¡Gracias por leernos!

 

 

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