Administración de ventas en empresas de servicios

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La administración de ventas es un área muy amplia que requiere un cuidado particular. En el caso de empresas de servicios más aún. Esto ocurre ya que muchas veces la ejecución del servicio no se realiza sincronizadamente. Es decir, la venta o el acuerdo de venta o el contrato de servicio va por un lado y por otro lado, va el cobro de los servicios.

¿Cómo podemos organizarlo? Opciones de administración de las ventas:

En empresas grandes:

Aquí solemos tener:

  • Un departamento de marketing que realiza acciones de marketing para validar el prospecto.
  • Un departamento comercial que hace la oferta y firma el contrato.
  • El departamento técnico que realiza el servicio.
  • Tras ello la ejecución del servicio o en distintos momentos antes y durante la ejecución, el cobro de los servicios lo hace el departamento administrativo. Aquí pueden haber variaciones en el cobro en función de la naturaleza del servicio. Puede ser un contrato de servicios recurrentes, donde se cobra mes a mes. Podría ser un contrato de una obra donde se cobre en varios momentos a lo largo de la ejecución del servicio.

En empresas de consultoría:

Hay una excepción a esta regla en empresas grandes de consultoría, donde el consultor muchas veces consigue al cliente, es decir realiza la acción comercial.

En empresas MiPymes:

En empresas MiPymes, es diferente. No se tienen tantos departamentos. Usualmente la labor la hacen inclusive la misma persona o dos personas diferentes. En cualquier caso, hemos de diferenciar y poner fronteras a cómo realizamos la administración de las ventas.

La frontera entre comercialización, administración de las ventas y desarrollo del servicio en MiPymes

Muchas veces confundimos ventas con comercial y con administración. Por administración de ventas, entendemos el proceso de venta, no las campañas comerciales (que son previsas a la venta), las cuales se incluyen en el apartado correspondiente de los materiales que proponemos.

Así la administración de la venta empezaría desde que tenemos un prospecto validado o preparado (ver infografía abajo). Desde ahí empezamos la labor comercial generando una «oportunidad de venta« en nuestro software de gestión Platzilla

Administración de ventas en empresas de servicios
La frontera entre comercialización y ventas

El caso de una empresa consultora llamada Geosama:

Para ilustrar la administración de las ventas en el caso de las empresas de servicios usamos la empresa de servicios y consultoría de geología aplicada «Geosama»

Para los que no estén familiarizados con este sector la Geología aplicada es lo concerniente a diseño de excavaciones (estudios geológicos) y el seguimiento de las obras. Esto aplica a excavaciones para crear pozos petrolíferos, pozos de saneamiento, túneles de metro, obras de edificios y un largo etcétera.

Experiencias y casos de éxito: Consultora Geosama
Experiencias y casos de éxito: Consultora Geosama

La administración de las ventas en Geosama: fase previa, comercialización

Las posibles interesados (prospectos validados o inclusive preparados) muchas veces llegan a Geosama por el boca a oreja. Realmente en el país que opera Geosama no hay muchas empresas con este nivel de especialización luego es fácil que sean contactados.

Estos interesados son los llamados «prospectos validados» los cuales puedan pedir un catálogo o algo de información de Geosama. Esta es la situación típica anterior a pasar a una fase de estudiar una oferta (prospecto preparado).

A pesar de ello, Geosama, realiza acciones de comercialización previas a la administración de ventas. Estas son:

  • Envío periódico de emails a empresas del sector.
  • Solicitud de reuniones de presentación de los servicios.
  • Alianzas con otras consultoras de construcción.
  • Envío de catálogo de servicios a posibles empresas interesadas.

El proceso de administración de ventas de PROYECTOS en Geosama.

La Consultora Geosama desarrolla servicios en la rama de la ingeniería geológica, a través de proyectos. Estos pueden ser: pequeños (1 a 4 semanas); medianos (5 a 8 semanas) y grandes (más de 8 semanas).

Cuando se recibe una solicitud, se elabora una cotización. Esta contiene los servicios (fases o etapas) que implica la solicitud del cliente. La solicitud suele venir de empresas constructoras (vías, carreteras, urbanismos, represas…).

Una cotización para la Consultora Geosama puede tener revisiones por parte del cliente. Lo que conlleva a modificaciones para precisar dos cosas:

  • Las tareas (partidas/servicios) involucradas.
  • Los entregables por etapa y al finalizar el mismo.

Cuando el cliente aprueba la cotización, Geosama realiza dos acciones: registra un contrato y crea un proyecto. El contrato es opcional, pues muchos clientes asumen la cotización como el documento formal de contratación del servicio.

Administración de ventas en empresas de servicios
Procesos de la venta en Geosama

La realización del servicio implica para Geosama monitorear el proyecto, desde su inicio hasta el cierre que implica sacar lecciones aprendidas y evaluar al cliente. Según el cliente, la consultora Geosama da visibilidad al registro del proyecto.

Si Geosama realiza proyectos, éstos pueden implicar 3 tipos de esquemas de pago de los mismos

  • Pago al inicio del proyecto: es poco habitual, ya que el cliente prefiere ir viendo resultados
  • Pago a medida que se van cerrando partidas (hitos del proyecto). Este es el modelo más habitual. Geosama tiene en Platzilla creada una tarea oculta para generar facturas y enviarlas al cliente, además de crear tareas de seguimiento de los pagos. Esto lo veremos en el próximo artículo.
  • Pago al final de proyecto: es menos habitual, pero también se da para clientes nuevos en proyectos pequeños, para ganar la confianza del cliente.

El proceso de administración de ventas de PEDIDOS en Geosama.

En algunos proyectos, la consultora Geosama hace pedidos específicos a otras empresas de servicio, para la ejecución de los mismos. Por ejemplo: servicio de transporte del personal de campo (acceso a zonas rurales o montañosas).

También, Geosama puede requerir apoyo para obtener imágenes aéreas de terrenos o espacios en zonas de difícil acceso (levantamiento de terrenos para estudios…)

El método de cobro por parte de Geosama es enviar la factura asociada con la cotización previa del servicio

Conclusión

La administración de las ventas en empresas de servicios requiere cierta flexibilización, dadas dos premisas:

  • Las empresas de servicios no suelen tener procesos rígidos como en las empresas productoras o de venta al por menor. Los proyectos pueden variar y dependen de cada cliente. Muchas veces son un «traje a medida».
  • Dicha customización exige que los procesos de facturación asociado a la venta tengan que ser activados por el propio consultor en muchos casos.

En Platzilla, las empresas de servicios pueden encontrar un apoyo flexible y adaptable a cada situación que les puedan surgir. Los sistemas de gestión han de adaptarse a quien lo usa y no al contrario.

Gracias por leernos y ¡felices ventas!

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