Actividad empresarial: ¿está tu pyme “estancada”?

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¿Has evaluado cómo anda la actividad empresarial en tu pyme? ¿Percibes que podrías estar logrando más? El día a día consume recursos y energía en toda empresa. Por esta razón, es común perder el foco en medio de cientos de tareas urgentes. En tal sentido, vale la pena revisar con frecuencia cómo va la empresa. Es un tema clave para el éxito, al que dedicamos este post. ¡Bienvenidos(as)!

¿Qué entendemos por actividad empresarial? En términos sencillos, son las acciones que desarrolla una organización para obtener ganancias y ser sustentable. Sin duda, son actividades muy diversas, algunas comunes y otras específicas, que dependen de sus características y sector industrial.

En su acepción más amplia, las actividades empresariales son todas aquellas actividades realizadas por la empresa con el propósito de producir y comercializar los bienes o servicios que le permiten generar ingresos.

Actividad empresarial: ¿está tu pyme “estancada”?
Actividad empresarial: ¿está tu pyme “estancada”?

Es claro que hablamos de todo tipo de actividad, incluyendo las tareas que realizan sus áreas internas para gestionar y organizar los recursos materiales y humanos.

Por otro lado, cuando hablamos de atender al desarrollo de la actividad empresarial, hay una razón principal. Nos referimos a la necesidad de verificar que la mipyme no esté estancada. Porque el hecho de que estés facturando e, inclusive, atendiendo más clientes, ¡no indica que no esté estancada!

Por ejemplo, tu mipyme está en funcionamiento estable, lo que es bueno. Pero, ¿qué estás haciendo para avanzar a la etapa de funcionamiento óptimo? ¿Y cómo está respecto a la competencia?

Toda empresa inicia con una idea y pasa por diversas etapas
Toda empresa inicia con una idea y pasa por diversas etapas

Actividad empresarial: ¿está tu pyme estancada?

¿De qué manera podemos evaluar la actividad empresarial? En principio, por el cumplimiento de las metas declaradas para cada área funcional. No hablamos solamente de metas de ventas, conversión de prospectos en clientes o de producción. Es decir, no se trata solo de las actividades primarias o de la cadena de valor.

También nos referimos a las actividades de apoyo, sin las cuales no pueden ser ejecutadas con eficiencia las primarias.

Ahora tal vez te preguntes con qué medios se puede realizar la evaluación. Al respecto, una alternativa es considerar 2 herramientas:

  1. Una, aplicar un grupo de indicadores para evaluar resultados que den cuenta de la actividad y del logro de metas.
  2. Otra, aplicar un diagnóstico para “aprehender”, comprender o percibir cómo va la organización, mirando por dentro.

(1) Aplicación de indicadores por área funcional

La aplicación de indicadores podría ser un camino “rápido” para conocer, a la luz de valores cuantitativos o cualitativos, la situación de la empresa. En este caso, es claro que es necesario tener metas definidas, a partir de las cuales analizar el logro o no de las mismas.

Es decir, hablamos de una evaluación de la actividad empresarial aplicando el concepto de caja negra. Este viene de la teoría de sistemas y de física. Se trata de “estudiar” un elemento (área funcional, por ejemplo) desde el punto de vista de las entradas que recibe y las salidas o respuestas que produce. En este caso, no se tiene en cuenta el funcionamiento interno.

En consecuencia, si las metas no se están logrando, es posible que tengamos un estancamiento en la ejecución de actividades. Y como los indicadores están por áreas, es posible poner el foco en aquellas que lo demanden.

Si las metas no se están logrando, es posible que tengamos un estancamiento en las actividades
Si las metas no se están logrando, es posible que tengamos un estancamiento…

Además de lo indicado, es importante que atendamos con detenimiento la información financiera de la mipyme. Pues es necesario verificar que el estancamiento de la empresa no sea por falta de financiamiento.

¿Por qué te hacemos esta precisión? Porque una de las causas comunes de la falta de crecimiento está allí. En muchos casos, no optar por créditos es parte de las causas que detienen el crecimiento. Y un buen análisis de los estados financieros, con base en indicadores, pueden corroborarlo.

Tipos de indicadores aplicables

Clasificar los indicadores es una tarea sujeta a la crítica, porque existen diversas interpretaciones sobre los criterios aplicados. Esto es, definir las categorías y establecer qué indicadores pueden aplicar a cada una no es sencillo. Sin embargo, en el contexto orientado a los procesos en mipymes, un indicador puede ser de proceso o de resultados.

En el primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades. Mientras que en el segundo, se quiere medir cómo son la salidas del proceso. Por lo tanto, para una evaluación tipo caja negra, los indicadores a aplicar son principalmente de resultados.

Los indicadores deben ser aplicados para conocer cómo va la empresa
Indicadores… para conocer cómo va la empresa

Otra forma de clasificar los indicadores es en términos de eficacia y de eficiencia.

El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Por tal motivo, en la definición de un indicador de eficacia es necesario conocer y definir los requerimientos del cliente del proceso, para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera.

Por su parte, los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso. Se concentran en el cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados.

En cualquier caso, para ordenar las ideas, abordemos la descripción de algunos tipos de indicadores tanto de proceso como de resultados.

Indicadores de cumplimiento:

Son indicadores de cumplimiento los que tienen que ver con el logro de una actividad concreta. Estos están relacionados con las mediciones que indican el “grado” de logro de metas para trabajos clave. Por ejemplo, el grado de cumplimiento con los pedidos en un período dado.

Indicadores de evaluación:

Los indicadores de evaluación están relacionados con las mediciones que ayudan a identificar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Un ejemplo es la evaluación del proceso de gestión de pedidos.

Indicadores de eficiencia:

Si partimos de que la eficiencia tiene que ver con la capacidad para llevar a cabo una tarea con el mínimo de recursos, los indicadores de eficiencia están relacionados con las mediciones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas.

Por ejemplo, el tiempo promedio de fabricación de una prenda de vestir (para el cual se conoce un estándar). También, la razón de piezas/hora en una fábrica de tornillos de acero es un ejemplo de indicador de eficiencia.

Indicadores de eficacia:

El término eficaz tiene que ver con hacer efectivo un propósito. Por lo tanto, los indicadores de eficacia están relacionados con las mediciones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.

Evalúa la competitividad empresarial de tu mipyme
Evalúa la competitividad empresarial de tu mipyme
Indicadores de gestión:

Se conoce como indicador de gestión a las mediciones que reflejan cuáles fueron las consecuencias de las acciones tomadas en el marco de una organización. Estos indicadores sientan las bases para tomar acciones en el presente y en el futuro.

Otra forma de definirlos es la siguiente: generan información para analizar el desempeño de cualquier área de la empresa y verificar el cumplimiento de sus objetivos en términos de resultados.

(2) Diagnóstico de la actividad empresarial

La otra forma de acercarnos a la actividad empresarial es a través de un diagnóstico. Estos pueden ser de diversos tipos. Por ejemplo, pueden ser rápidos (autoevaluación) o integrales.

  • Diagnóstico rápido. Con un diagnóstico rápido podemos ubicar “puntos fríos” en los que se pierde esfuerzo, afectando la actividad empresarial. Utilizando una lista de chequeo o un cuestionario rápido, podemos indagar cómo están operando las áreas clave. Y con ello, determinar oportunidades de mejora o fallos que deban ser corregidos para asegurar mayor productividad.
  • Diagnóstico integral. Hablamos de diagnóstico integral cuando involucramos a toda la mipyme. Es decir, a todas las áreas que conforman la organización, además del entorno. Estos diagnósticos suelen aplicarse con participación de entes externos, especialistas en organizaciones.

Sobre este tema en particular, encuentras una serie de artículos en este blog. Haz clic en la imagen…

Empresarios mipyme. Diagnóstico para mejorar
Empresarios mipyme. Diagnóstico para mejorar

En fin, un diagnóstico es una vía para determinar si una empresa está estancada. Porque no siempre esto es evidente, dado que puede estar logrando metas, lo que no significa que esté avanzando.

Un caso típico de estancamiento se da cuando el equipo de trabajo cae en zona de confort. En este caso, la competencia puede estar avanzando, dejando a nuestra empresa en un «estancamiento relativo».

Sí, un estancamiento relativo. Piense en esta metáfora: estás en tu coche y alcanzas una velocidad de 100 km/h. ¿Cómo te sentirías si ves pasar a la distancia al tren japonés Shinkansen Serie L0, con una velocidad de 600 km/h? Con seguridad, te sentirás muy lento. Pues, si la competencia va como un tren bala, tal vez estemos estancados, ¿cierto?

¿Cómo te sientes al ver al tren japonés Shinkansen? ¿Lento? ¡Eso pasa con la empresa estancada, respecto a la competencia!
¿Cómo te sientes al ver al tren japonés Shinkansen? ¿Lento? ¡Eso pasa con la empresa estancada, respecto a la competencia!

Comentarios finales

Para cerrar esta entrega queremos destacar que las competencias del empresario y su experiencia en gestión, le permitirán detectar dónde hay problemas en la actividad empresarial.

De hecho, puede adelantarse a situaciones de estancamiento por las señales que percibe. Señales que pueden provenir no solo del interior de la empresa, sino también del entorno.

Es por ello que hay empresas que siempre están adelante, marcando la pauta. Sobre todo, empresas que creen en la innovación. Un área cada vez más importante en mipymes.

En tal sentido, no solo se trata de verificar que la empresa esté en movimiento, logrando metas por su actividad. Sino asegurando la competitividad, porque de otra forma podría estar «estancada», lo que ocurre más de lo que imaginamos.

Gestionar Fácil

Tal como lo comentamos, cuando el empresario no cuenta con la experiencia para percibir cuellos de botella o puntos críticos, 2 opciones válidas son evaluar indicadores y aplicar diagnósticos. De hecho, son actividades complementarias.

Sin duda, los indicadores son una herramienta fundamental para las empresas. Su correcta aplicación permite una visibilidad de la situación del desempeño de los elementos que se miden, lo que proporciona información objetiva para la toma de decisiones.

Por su parte, los diagnósticos permiten indagar por las causas que originan problemas que restan capacidad al equipo. Descubrir las causas es clave para asegurar el avance cuando la actividad empresarial no logra la productividad esperada.  

Por último, vale la pena recordar que la actividad empresarial debe apuntar a la sustentabilidad. Porque, como afirma Jesús Esparza: “ser sustentable es un deber, no una opción”.

Jesús Esparza, vicepresidente global de Enactus.

¡Muchas gracias por leernos!

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