Que es crm. Explicación con un caso de éxito: Eco Pro, una agencia ecológica de publicidad

. May 10, 2017.

Qué es crm: Lo explicamos con un caso de éxito para que entendáis su funcionalidad. Suponemos que os suena este término: es un software de gestión de clientes y gestión comercial. Vayamos al ejemplo

Eco Pro es una reconocida agencia de publicidad que intenta dar un toque ecológico en sus servicios y en su forma de trabajar. Hasta ahora, ha superado la línea de rentabilidad y se ha posicionado como uno de los referentes en su industria.

Eco Pro surgió de la unión de 6 amigos  que querían montar su propia empresa: José Castro (editor y fundador), su novia Diana (publicista), Carlos (especialista en fotografía), Diego (camarógrafo), Ingrid (producción) y Pedro (sonidista).

Que es crm. Explicación con un caso de éxito: Eco Pro, una agencia ecológica de publicidad

Que es crm. Explicación con un caso de éxito: Eco Pro, una agencia ecológica de publicidad

Todo empezó 2 años después de graduarse de la universidad, cuando José tenía 22 años. Querían montar algo relacionado a la producción audiovisual y todos tenían algo más en común: eran activistas del medio ambiente.

José se dio cuenta que podía usar sus conocimientos de edición y su amor por el medio ambiente para cambiar el mundo y ganar algo de dinero. Así que se reunió con sus amigos y decidieron lanzar Eco Pro.

Qué es un crm para EcoPro

Para todos ellos fue una decisión difícil dejar su salario mensual asegurado y aventurarse a invertir dinero en una empresa desde cero.

No tenían mucho dinero entre los 6 y lo único que podían pagar con sus ahorros fue un local que parecía abandonado y muy viejo.

Lo bueno es que los chicos de Eco Pro decidieron convertir este local abandonado en una agencia de publicidad ecológica que usará muebles reciclados, con una decoración bastante minimalista con la que podían empezar a trabajar.

Eco Pro ya tenía su concepto de negocio, el equipo de trabajo y su oficina.

Cuando Eco Pro empezó a atraer sus primeros clientes, ninguno de ellos sabía nada sobre negocios. Llevaban los contactos de clientes y la información de los proyectos en hojas de Excel o en el celular de cada uno de ellos.

El proceso era bastante caótico: no tenían una cartera de clientes, no tenían una lista de posibles clientes ni de posibles aliados.

La mejor opción era tener a un administrador que les ayudara a organizarse, pero no tenían dinero para contratar a nadie más.

Así que mientras buscaban soluciones hicieron una búsqueda en Google y encontraron que había algo llamado “CRM” que les podía ayudar.

Hay vida después del CRM

Los chicos de Eco Pro descubrieron que los CRM eran aplicaciones que ayudaban a las empresas a gestionar toda su información y que habían muchísimas opciones con distintos precios y funciones.

Se registraron a la versión de prueba de 15 días de un CRM y decidieron probar qué tal les iba.

Con el CRM pudieron registrar en el sistema el nombre y número de sus antiguos clientes, el monto del proyecto y el nombre. Además, podía dividirlos entre quienes eran clientes y las personas que mostraron interés (clientes potenciales).

Sin embargo, mientras más revisaban el CRM descubrían más funcionalidades.

Por ejemplo podían…

  • Conectar las redes sociales de Eco Pro y de los contactos al CRM.
  • Enviar y programar correos electrónicos a un grupo de contactos específico.
  • Registrar las tareas de cada proyecto con el responsable y la fecha de entrega.
  • Guardar todas las interacciones con un cliente potencial y recurrente en la ficha del contacto para que cualquier en la empresa supiera qué se había dicho, cuándo y con quién.
  • Crear módulos de sus servicios (características, precio, etc.) y enviar el catálogo a los clientes que lo pidieran en la página web.
  • Vincular su página web con el CRM para que se registrara automáticamente lo que la gente miraba en su página web para enviar recomendaciones más personalizadas vía correo electrónico.

Además, el CRM les permitió separar cada proyecto en 3 etapas:

  • Pre-producción (30 % del pago).
  • Producción (50 % del pago).
  • Post-producción (20 % del pago).

De esta manera empezaron a manejar mejor su tiempo para dedicarse a cada proyecto y a los clientes más rentable. El negocio empezó a tomar mejor forma…

Marketing

Que es crm. Explicación con un caso de éxito: Eco Pro, una agencia ecológica de publicidad

Que es crm. Explicación con un caso de éxito: Eco Pro, una agencia ecológica de publicidad

Después de algunos meses Eco Pro se dio cuenta que muchas personas mostraban interés y pocas terminaban comprando sus servicios.

El equipo buscó una solución bastante drástica: se dieron a la tarea de redefinir quién era su cliente ideal y crearon una campaña de marketing para que esos clientes se enteraran de ellos.

Los criterios que usaron fueron:

  • Personas en la ciudad y de alrededores.
  • Empresas con un perfil ecológico y sustentable.
  • Estudiantes de publicidad.
  • Empresas pequeñas y medianas que estén dispuestas a invertir en ecología y publicidad.

Una vez que tenían al público definido, se dieron a la tarea de hacerse notar.

La solución no fue muy costosa: solo necesitaron de las redes sociales, del CRM y de un poco de creatividad.

La campaña se llamó “Si no se publica, no existe” y buscaba transmitir el mensaje de cómo ayuda una agencia de publicidad a otras empresas.

La campaña consistía en lo siguiente:

  • Un webinar sobre la importancia de la publicidad para las empresas y el impacto ecológico (que incluía material de apoyo, un pequeño descuento si contratan servicios y sesión de preguntas).
  • Invitar a los posibles interesados en el webinar por Whatsapp, correo electrónico y redes sociales.
  • El precio era suscribirse al boletín de su blog y dar Nombre y apellido, número de teléfono, nombre de la empresa, sector de la industria, cantidad de empleados e intereses.

Enviaron la invitación a 100 personas y solo se registraron 25 al webinar. Nada mal para ser su primera “segmentación”.

Resultados de la campaña de marketing. Para qué es un crm (entre otras cosas).

De las 25 personas que asistieron al webinar surgieron 10 posibles clientes a futuro (interesados pero indecisos) y 4 oportunidades de ventas concretas como:

  • Productos Nebel (una empresa de lápices labiales ecológicos).
  • Bebidas Refresh (pequeña empresa de jugos y malteadas).
  • Escuela Central de Publicidad y Mercadeo (que usó el webinar como parte de su pensum).
  • La academia de modelaje “Top 10 (para hacer un documental sobre la academia).

En resumen, las ganancias de “Si no se publica, no existe” triplicaron su inversión (lo que la hizo muy rentable) y la repitieron 2 veces al año.

Hoy en día, Eco Pro es una de las empresas de publicidad más famosa de la ciudad y siempre son invitados a los grandes eventos de sostenibilidad y del medio ambiente.

Los 6 fundadores de Eco ya están a punto de incorporar a otras cuatro personas en su empresa (programadores web, atención al cliente) y han expandido su rango de acción hacia otros países.

Que es crm. Explicación con un caso de éxito: Eco Pro, una agencia ecológica de publicidad

Que es crm. Explicación con un caso de éxito: Eco Pro, una agencia ecológica de publicidad

El uso de las herramientas indicadas

Eco Pro tenía un flujo de proyectos tan grande que se vieron en la obligación de borrar proyectos hechos para liberar el espacio en el disco.

El problema surgió cuando varios clientes perdían las copias del material que les habíamos entregado y ya no los tenían.

Después de tanto pensar en cómo podían solucionarlo, les llegó un correo electrónico de parte de la empresa del CRM con un apartado que les recordaba que podían contactarse con el equipo del CRM para pedir modificaciones personalizadas para cada empresa.

Diana decidió llamar al número de telefónico que y descubrió que podía activar un módulo en el CRM llamado “Biblioteca” el cual consistía en un espacio extra para archivar documentos de respaldo espacial para una empresa como Eco Pro.

En la actualidad Eco Pro sigue creciendo poco a poco con el mismo CRM desde que empezaron. En la industria las personas creen que son una empresa más grande de lo que son, pero el secreto es usar la herramienta de los grandes sin gastar tanto dinero.

 

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