Plan económico financiero de una empresa (1): sus partes explicadas de manera fácil.

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Las partes del plan económico financiero son piezas a realizar fácilmente, pero que sin embargo, pensar el contenido de las mismas es todo el plan de negocio.

Hola amigos empresarios, emprendedores y profesionales. Hoy vamos a aprender a realizar nuestro plan de tesorería, pero antes vamos a contextualizarnos un poquito. Así, en el artículo anterior sobre el plan financiero, abordamos cómo se ha de hacer pero con especial énfasis en las distintas fases de la empresa. Esto no se trata de hacer un plan por hacerlo, hay que hacer el plan que se ajusta a tu fase de la empresa.

Es importante, tener esto siempre en cuenta y pensar más en nuestra capacidad a la hora de proyectar que rellenar hojas de excel sin mucho sentido.

Plan Financiero: cómo hacerlo y verdades y mentiras del mismo

Dicho esto, (estáis avisados) vamos a hablar de las distintas partes del Plan económico financiero de una empresa.

Partes del plan económico financiero: Las proyecciones, el plan de tesorería

Creo que esta sin duda es la parte más importante, por la cual se empieza y por la cual se termina. Consiste en poner en una hoja de excel los ingresos y los gastos clasificados en capítulos. Esto también se llama plan de tesorería, al final de cuentas es lo más importante en pequeños y medianos proyectos.

En otras palabras, el plan de tesorería o proyecciones es EL DINERO, ¿al final podre pagar las facturas? ¿es rentable el negocio? Ese tipo de cosas. El resto, de inversiones, contabilidad, etc, es importante pero no es la clave, luego centrémonos primero en lo crítico.

Obviamente, la contabilidad es algo que no se puede descuidar, y para ello os facilitamos un vídeo explicativo a nivel general de la contabilidad y las finanzas:

Cuando estamos hablando de realizar un plan financiero lo normal es que sea para proyectos nuevos.

Si es un plan financiero para una empresa consolidada, suele llamarse más “plan presupuestario” (porque ya puedes presuponer basado en la experiencia, lo que te vas a gastar y lo que vas a ganar) aunque también se utilice el término “plan económico financiero”.

Formato del excel de tesorería del Plan económico financiero

Vamos a ello y hagámoslo juntos. Mejor hacerlo así, que hacer que te bajes una plantilla y rellenes sin descubrir para qué es cada celda. Así que, agarra una hoja de excel y haz lo siguiente. Pon columnas con los meses. Te sugiero si es un proyecto nuevo que pongas al menos 2 años. Sé que quizás en tu proyecto haga falta menos tiempo para llegar al punto de equilibrio, donde los ingresos son iguales a los gastos, pero vamos a ser conservadores y hagamos el ejercicio.

Así tenemos lo siguiente:

Registro de ingresos en el Plan de tesorería

¿Lo tienes? Venga pues continuemos. Ahora vamos a poner el dinero que nos entra: Los ingresos. Claro, lo que estimamos que entre.

También lo podemos dividir por tipos de ingresos. Supongamos que ingresamos dinero por ventas del producto A y producto B y ventas del servicio C. Esto podría ser cualquier empresa de venta de productos técnicos y mantenimiento (ej: aire acondicionado para empresas).

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Como puedes ver, hemos agrupado los ingresos en ventas totales. Podemos hacer después un total de ventas acumuladas para ver lo acumulado (valga la redundancia) en un período determinado.

Arriba puedes ver que hemos sacado un acumulado mes a mes de las ventas totales. Abajo mostramos el acumulado mes a mes por ventas de líneas de productos o servicios. Obviamente se hace algo más confuso de esta manera, pero puede figurar igualmente en el plan de tesorería:

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Personalmente no recomiendo tener una hoja excel donde aparezca todo clasificado. Mejor hacer una general y otras por cada tipo de ingresos. Así, es más detallado, profesional y fácil de consultar.

Bueno, ahora tocan los gastos ;-), ¿preparado?

Registro de gastos en el plan de tesorería del plan económico financiero

Gastos variables

Quizás la parte menos bonita… los gastos, pero es entretenida, ya verás. Al igual que en los ingresos vamos a clasificarlos, para saber en qué gastamos el dinero.

Si te parece, lo hacemos por gastos fijos y variables, ¿ok? Los fijos son los que no hay más remedio que pagar (luz, agua, nóminas, etc, etc) y los variables son los costes de venta. Los costes de venta son aquellos costes que se producen cuando vendes y que por lo tanto está directamente asociado a la venta. Puedes saber más en este artículo:

Costo de ventas: qué es y cómo mejorarlo

Vamos dibujándolo el plan económico financiero

Vayamos a ver cómo va quedando nuestro excel. Para no liarlo mucho le quitamos los acumulados de ventas por producto, ¿ok?

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Aquí he puesto lo siguiente:

  • Gastos de lo que vendemos o compra de mercaderías (tenemos que comprarlo para venderlo). He indicado en este caso un precio que es un 60% del valor de todas las ventas. Es decir, si el producto lo vendo a 10, a mí me cuesta 6. Mi margen es un 40%. Tú no puedes cambiar el coste pero sí el valor de tus productos, luego asegúrate de tener un buen margen para que ganes dinero tras pagar todos los gastos. Con esta hoja excel podrás “jugar” para establecer el precio que te permita ganar dinero.
  • Gasto en publicidad. En este caso, le he puesto un 10% sobre el gasto de nuestro producto. ¿Por qué he hecho eso? Porque es más probable que varíe tu precio de venta al público que el de tu proveedor, sobre todo si estás en las primeras fases que no sabes muy bien cómo será tu plan económico financiero.
  • Finalmente, los gastos de almacén están imputados al coste de producto de media. Es cierto que es un gastos que puede considerarse fijo… pero… ¿tendrías almacén si no tuvieses productos a almacenar? Probablemente no, luego por eso preferimos de momento considerarlo un coste de ventas.

Ahora pensarás… y ¿por qué no se dividen los costes por producto? podría ser, pero se queda el excel algo “complicado”

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Es preferible que el excel esté simplificado y luego hagas un excel diferente por cada producto particular, así completas tu plan económico financiero con explicaciones y texto de por qué cada cosa. Esa es la manera más profesional sin duda alguna.

Gastos fijos

Para completar el excel incluimos los gastos fijos de la empresa en grandes partidas. Ojo! si luego se quiere desglosar se puede hacer pero ya en un apartado aparte, como hemos visto en los gastos variables por producto. De lo contrario se hace caótico. Vayamos a ver cómo nos quedan:

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Como podéis ver, hemos añadido que tanto los ingresos como los gastos son en “miles de euros” para que las cifras tengan sentido. No quería poner todos los ceros porque “ensucian” y no queda el documento como debe ser: limpio y claro.

Tampoco he puesto todos los gastos fijos, partidas como seguros podrían ir, mantenimientos y cosas así. Si he puesto servicios profesionales como puede ser servicios externos como contabilidad o asesoría. Ojo! amortizaciones NO VA. A pesar que es un gasto, es un gasto contable y esto es un plan de tesorería: el movimiento del dinero, vamos.

¿Qué nos queda ahora?

Resultados de la tesorería del Plan económico financiero:

En el siguiente cuadro, podemos ver que restamos al total de ingresos por mes, el total de gastos por mes:

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Partes del Plan económico financiero de una empresa (1)

Si se queda el resultado por cada mes en números negros, ganamos dinero, si aparece rojo, perdemos. fácil, ¿verdad?

Como se observa destacado en amarillo es la pérdida total acumulada, esto es la cantidad que tenemos que financiar, que será lo máximo que hayamos perdido al iniciar el proyecto (si es que hablamos de un proyecto).

Bueno amigos, eso es todo por hoy de momento. En el siguiente artículo os ayudaré a interpretar los planes de tesorería para que el vuestro sea congruente y realista y, si no lo es, dónde y cómo podéis corregirlo. Aquí lo tenéis:

Plan de tesorería y sus ajustes: Plan económico financiero (2)

 

Una vez tengamos esto claro, ya creamos las distintas piezas del plan económico financiero 🙂

Gracias por leernos.

Cualquier duda estoy disponible en: dpolo@timemanagement.es

Hasta el siguiente artículo

 

 

 

 

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