Plan de ventas de una empresa: los ciclos de venta

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Plan de ventas de una empresa, el camino hacia la rentabilidad.

Hola amigos empresarios, emprendedores y gestores. La actividad de vender no es algo trivial. Se invierte en recursos humanos y materiales. Se hace una apuesta con una propuesta de ventas y hay que ver de qué manera vendemos. Podríamos decir que hay 4 factores clave a analizar para la realización del Plan de ventas de una empresa eficaz. Éstos son :

  1. Canales de venta.
  2. El ciclo o los ciclos de venta por canales.
  3. Los recursos humanos a emplear.
  4. La monitorización y seguimiento del plan comercial de una empresa.

En el artículo anterior definimos el Plan de ventas de una empresa y explicamos los posibles canales de venta y los comparamos con los canales de marketing (no siempre suelen coincidir).  Puedes consultarlo en el siguiente enlace:

Plan Comercial de una empresa: qué es y qué canales de venta usar.

Hoy vamos a hablar de los ciclos de venta por canales.

La importancia de los ciclos de venta en el plan de ventas de una empresa.

Vamos a poner de ejemplo a la empresa Ecopro, una consultora de proyectos de Responsabilidad Social Corporativa. Realizan proyectos de RSC y por otro lado tienen una web marketplace donde listan proyectos para que participen las empresas.

Previamente a desarrollar el portal web marketplace, donde se accede con una cuota, dependían de las ventas en proyectos.

Estas ventas llevaban mucho tiempo, pero podrían llevar mucho más aunque no estaban seguros si podrían llevar menos.

Los ciclos de venta, son los tiempos y pasos hasta cerrar una venta. Es importante y a veces vital, reducir los ciclos de venta. En empresas pequeñas como “Ecopro” los ciclos de venta pueden significar la diferencia entre salir adelante o fracasar como empresa. Veamos su ciclo de ventas:

Plan de ventas de una empresa: los ciclos de venta

En este ciclo de ventas, algo largo, podemos estar varios meses,  en las fases últimas de negociación de la propuesta y cierre o no cierre. Estos últimos pasos llevan mucho tiempo porque las propuestas son “a medida” para cada cliente. El ciclo de ventas de este tipo de empresas lleva mucho tiempo.

¿Cómo de importante es el ciclo de ventas? Mucho, en casos como el de Ecopro es más importante que la ejecución del servicio. Ecopro puede conseguir en un año varios proyectos, pero entre proyecto y proyecto las necesidades de tesorería se pueden llegar a poner muy complicadas. ¿Cómo conseguir hacer más proyectos sin perder el carácter de “a medida”?

¿Qué podría hacer Ecopro en estos casos? Probar otros ciclos de ventas sin modificar el producto y probar a modificar el producto y el ciclo de ventas.

Veamos las Matemáticas del ciclo de ventas en el Plan de ventas:

Supongamos que un proyecto tiene un valor medio de 40.000 dólares y tardamos 4 meses en cerrar el trato. Supongamos que con nuestros recursos comerciales pueden gestionar en paralelo hasta 5 propuestas y que el coste del equipo son 5.000 dólares al mes.

Si se cierran las 5 propuestas cada 4 meses, al año se consiguen 15 propuestas a 40.000 dólares y un total de facturación de 600.000 dólares / año, con un coste del equipo comercial de 60.000 dólares al año. El coste del equipo de desarrollo / ejecución de propuestas y trabajos son otros 60.000 dólares al año. Así tenemos:

Suponemos 4 casos, donde tenemos dos casos positivos de eficacia:  uno de 100% (se cierran todas las propuestas) y otro de 50% (se cierran la mitad). Como negativos tenemos los dos casos de la parte baja, de 25% y 12,5% respectivamente.

A pesar que en el caso 3 se gane 30.000 de margen bruto, ese dinero es posible que no llegue a pagar los costes de la empresa aparte de los de personal.(oficina, agua, luz, suministros, impuestos, etc).

Tendríamos 2 opciones para limitar el riesgo:

  1. Bajamos costes de personal, pero podemos perder capacidad crítica para operar, lo cual puede ser peor
  2. Reducimos el ciclo de ventas en una tercera parte para que en lugar de 4 meses de media tardemos 3 y así poder negociar en lugar de 15 propuestas al año, 20 propuestas al año.

Optimización de ciclos de venta

Como hemos visto en este caso, si reducimos el ciclo de ventas podemos con nuestra capacidad vender más. Así de simple y así de complejo. Para reducir el ciclo de ventas sin perder calidad, tenemos que homogeneizar ciertos procesos, para que la parte “a medida” sea lo más reducida posible. Así tenemos:

Plan de ventas de una empresa: los ciclos de venta

Las opciones a reducir los tiempos son los pasos 4, 5, y 6.

¿Qué podríamos hacer? Algunas propuestas son:

  1. Evitar reuniones de conocimiento y tener reuniones directamente de propuesta. Para evitar que el cliente no se sienta sin información nuestra, en la página web sería interesante hacer un vídeo, poner contenidos extra, white papers, y todo tipo de informaciones afín de generar confianza.
  2. En las negociaciones ir con varios modelos pre-establecidos, afín de que no haya muchas reuniones de definición. Es decir, hacer un trabajo a medida, pero basándose en unos patrones ya marcados. Con estas medidas se pueden reducir los tiempos de este paso a la mitad según qué casos.
  3. Ofrecer opciones de pago o dividir el proyecto en varias fases, afín de evitar que el cliente pueda declinar o negociar un proyecto más veces. Quizás, pueda aceptar parte y luego negociar la otra parte. En cualquier caso, reduciría los tiempos de implementación.

Hay muchas otras maneras de optimizar los ciclos de venta, esto son sólo propuestas.

Como veremos en otros artículos, la monitorización con herramientas como Platzilla puede ayudar a medir los tiempos de los proyectos. Con la experiencia y estando abiertos a mejorar, se pueden encontrar muchos puntos de mejora de cara al proceso de ventas.

Conclusión:

En el plan de ventas de una empresa, además de planificar, se trata de usar dicho plan para mejorar. A su vez, al hacer el plan, vemos puntos de mejora a ser aplicados según lo ejecutamos.

En los casos que aún no se hayan comenzado las ventas al ser un producto nuevo o servicio, hay que identificar los posibles puntos donde pueda haber mejora y re-planificar según vamos mejorando.

Un Plan ha de ser algo dinámico en el 80% de los tipos de empresas. El otro 20% de empresas, las que venden productos comoditados (commodities) o estandarizados durante mucho tiempo, hay un margen muy reducido de mejora en los tiempos que se consumen en los ciclos de venta. Aún así, en estos mercados, todavía se innova no en mejora de productos, sino en costes de los mismos al reducir tiempos en la distribución, al reducir intermediarios o agilizar los procesos en el ciclo de ventas.

Amigos, eso es todo por hoy. En el siguiente artículo hablaremos de los recursos humanos a usar en el plan de ventas:

Equipo de ventas en la empresa y su alineación con el plan comercial

¡Muchas gracias por leernos!

 

 

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