10 pecados capitales en la administración del tiempo

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Los días y las horas son de los recursos más escasos hoy en día en las empresas. Retrasos en la entrega de los proyectos, cansancio y falta de resultados, falta de reconciliación entre trabajo y vida familiar, son sólo tres de sus síntomas más comunes cuando existen problemas de administración del tiempo.

Es por ello que para los directores de empresas y de recursos humanos es cada vez más importante ayudar  sus colaboradores a desarrollar competencias para mejorar la gestión del tiempo.

Hoy, para hacer amena esta lectura, hemos creado 10 pecados capitales que roban el tiempo de las personas, que no son más que hábitos que las personas y las empresas tienen que aprender a gestionar para mejorar sus resultados y su bienestar.

¿Listo para hacerte un autoexamen de administración del tiempo?

¡Seamos honestos! El que esté libre de pecados capitales en la administración del tiempo, que tire la primera piedra. 

La definición de pecados capitales reza que son aquellos vicios que dan origen a muchos otros. Lo que quiere decir que es el inicio de una cadena “y no de favores” sino de “pecados”. Pero realmente ¿existen los pecados capitales en la administración del tiempo? ¡Juzgue usted y no se lave las manos! Lea sin miedo y siéntese en el banquillo de los acusados.

¡Vamos estoy bromeando! tranquilo, verás que no es tan difícil superarlos.

10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

 

#1 Desorientación

Uno de los pecados es estar desorientado de los objetivos y prioridades que tienes en la empresa, por tanto mucho menos sabes cuáles son las tareas que te van a llevar a tener resultados eficientes.

Pecados capitales en la administración del tiempo

 

Tips de absolución

  1. Conversa con tus superiores para tener bien claro lo que se espera de tí.
  2. Identifica las tareas clave que te van a ayudar a tener resultados eficientemente.
  3. Agrúpalas para dedicarte 100% a ellas y “no ir del timbo al tambo”.
  4. Delega tareas que no sean las primordiales para cumplir con tus objetivos. Pero eso sí, delegar supone también confiar. Fíjate bien en quién vas a confiar.

#2 Distracción

Las distracciones son todas aquellas cosas que te roban el tiempo para dedicarlo a ser más productivo en el trabajo. Distracciones siempre hay, pero debes estar preparado para no “pecar”.

10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

Tips de absolución

  1. Tener respuestas prefabricadas. Que no te tomen desprevenido y tengas salidas elegantes a todas las distracciones posibles.
  2. Establece un horario para la revisión de correos y redes sociales. Bien sea una o dos veces al día.
  3. Desactiva las notificaciones.
  4. Agenda las reuniones y no te dejes sacar de tu plan del día. A menos por supuesto que sea extremadamente urgente. David Heinemeier Hansson es el enemigo número 1 de las reuniones innecesarias.
  5. No acostumbres a las personas a que eres “el incondicional” que a todos ayuda, pero cuando va a rendir sus cuentas no tienes nada que reportar.

Revisa en esta infografía cuál de los ladrones del tiempo te tiene preso…

10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

#3 Autoexplotación

Se trata de sobrecargarte de trabajo al punto que la administración del tiempo se hace inmanejable. Descuidas tu energía física y mental y por supuesto tu rendimiento en tu trabajo y en tu vida en general no es óptima.

Puedes ser muy productivo si sabes organizar tu tiempo.

10 pecados capitales en la administración del tiempo

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Tips de absolución

  1. Utiliza un software de gestión para que te de una idea global de la empresa. Como por ejemplo Platzilla, que tiene un gestor de contactos (CRM), contabilidad, facturación, RRHH, etc completamente integrados y fáciles de usar.

    10 pecados capitales en la administración del tiempo

    10 pecados capitales en la administración del tiempo

  2. Automatiza las actividades repetitivas.
  3. Deja tiempo libre para tí.
  4. Crea plantillas para los documentos.

#4 Creer que todo “yo lo hago mejor”…

Típico pensar que “no existe nadie que lo haga mejor que yo.” O también que quieres hacer cosas difíciles de una sola vez, pero no terminas ni empezando. Pues este también es motivo para llenarte de más responsabilidades que no puedes manejar.

Pues, es cuando no delegas actividades que aportan poco valor y que restan tiempo para lo realmente importante.
Observa la siguiente infografía:

10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

 

Tips de absolución

  1. Clasifica las tareas: importantes y urgentes.
  2. Delega.
  3. Tener una mano derecha.
  4. Practicar el método kaizen.
  5. Responde las tareas a tu ritmo.

#5 Postergación

Se trata entonces de no saber identificar cuáles son las tareas que impulsan el resto de las actividades.

Si te dejas llevar por el Principio de Pareto, que indica que el 20% de las cosas son las responsables de que el 80% restante se cumpla, entonces, la postergación es perder tiempo en el 80% que no tiene gran impacto en lo demás.

10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

Tips de absolución

  1. Usa la norma 80/20 o Principio de Pareto: Concentra tus esfuerzos en el 20% de las actividades que van a impulsar el 80% restante. Puedes revisar el siguiente artículo para que veas de qué va esta norma

Te recomiendo este artículo: ¿Qué es procastinar?

 

#6 Desorden

Querer sentir de que estoy haciendo de todo un poco, es una ilusión en la que caí muchas veces. Al terminar el día tenía como resultado un montón de cosas iniciadas pero no terminadas.

El desorden es cuando no planificas el tiempo en bloques diarios. También cuando saltas de una tarea a la otra sin haber culminado con éxito.

10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

Tips de absolución

  1. Planifica primero lo que vas a hacer.
  2. Anota tus ideas.
  3. Termina tus tareas con eficiencia antes de iniciar otras.
  4. Construye un hábito de trabajo.

Sigue este consejo para crear hábitos de trabajo.

10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

#7 Improvisación

Improvisas cuando no tienes objetivos claros y vas avanzando por inercia. No tienes idea de cuáles son tus tareas claves y no las cumples en el momento más productivo de tu día.

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Tips de absolución

  1. Tómate tu tiempo para tomar decisiones complejas. Más vale perder un poco de tiempo enfocándote que un montón después por estar improvisando.
  2. Ten plan B: siempre debes anticiparte ante la posibilidad de que los escenarios puedan cambiar.
  3. Crear agendas y verificar que se cumpla.
  4. Organizar reuniones productivas.

#8 Improductividad

 

Que pese a la organización, agenda y cumplimiento de tareas, no aproveches el máximo de tiempo para lograr resultados productivos. Por ejemplo, cuando en una reunión se comienzan a tocar temas que no están agendados y se van por la tangente.

multitask

Tips de absolución

  1. Cumplir las agendas de trabajo.
  2. Aprovechar el “tiempo muerto”: Por ejemplo mientras te trasladas en transporte público, puedes responder correos electrónicos.
  3. Establecer horarios para las actividades, reuniones y entregas de productos.
  4. Nombrar responsables de tareas para tener a quién solicitar información precisa.

Según un estudio se afirma que trabajar más horas diminuye la productividad

10 pecados capitales en la administración del tiempo

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Tips para hacer tu día más productivo:

10 pecados capitales en la administración del tiempo

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#9 Desorganización

No tener pautas ni hábitos de trabajo para el cumplimiento de tareas diarias, semanales y mensuales. Si no tienes pautas y metas no puedes realizar el debido seguimiento y evaluación de los procesos.

10 pecados capitales en la administración del tiempo

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Tips de absolución

  1. Despiértate temprano y realiza en tu mente una posible agenda del día.
  2. Toma breves descansos durante el día y una pausa mediana para tu alimentación.
  3. Hacer mapas de procesos.
  4. Utilizar herramientas de calidad para optimizar los productos y servicios.

Revisa también este artículo: Six Sigma – Calidad industrial para Pymes

#10 Descontrol

No hacer seguimiento de responsables, procesos, tareas acordadas en los diferentes departamentos. No tener una visual global de la empresa.

10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

Tips de absolución

  1. Contar con un control de gestión eficiente.
  2. Mejorar procesos.
  3. Mejorar producción.
  4. Mejorar la gestión de costes.
  5. Usar el modelo Plan, Do, CHECK, ACT
10 pecados capitales en la administración del tiempo

10 pecados capitales en la administración del tiempo

Lee este artículo El control de gestión sencillo eficiente y fácil
Bien para finalizar te dejo 10 frases como gestión del tiempo. Y la próxima vez que se te crucen uno de los 10 pecados capitales para la administración del tiempo, ya tienes herramientas para no reincidir.

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