INTRODUCCIÓN

La empresa Todo Ruedas, con 10 años en el mercado de ventas de todo tipo de cauchos, repuestos automotrices, lubricantes, pintura para carros y una amplia línea de accesorios, ha estado entre los primeros distribuidores del país. Alcanzar esto fue fácil tiempo atrás, cuando la tecnología no había alcanzado tanto auge, pero ahora con el BOOM de la tecnología el equipo de comerciales no ha estado rindiendo por estar en desventaja. Por esta razón el dueño de la empresa el señor Roberto Ramírez (un señor enchapado a la antigua), decide reunirse con su equipo de comerciales, el cual lideraba el mismo, para escuchar sus inquietudes y buscar una solución.

Roberto luego de reunirse con sus empleados, quienes le aclararon el panorama y le mostraron las fallas que se les están presentando, dio en el clavo, y decide contactar a su primo Ramón Méndez (Nuevo Jefe Comercial de Todo Ruedas), quien con su experiencia en el manejo de un CRM como herramienta de trabajo, logro pulir al equipo de comerciales, para le correcta gestión de la empresa mediante un CRM.

COMERCIAL

Su equipo les mostraba apatía, y alegaban que el trabajo no era tan sencillo, que no se sentían cómodos con el sistema de trabajo que estaban utilizando. Entonces uno de los comerciales comenta.

Reunion

Diego:– Con todo respeto señor Roberto, tengo varias acotaciones que hacer.

En primer lugar estamos utilizando viejos mecanismos de recopilación de datos de las ventas y los clientes, que no nos permite tener una base de datos global y conectada.

Roberto: a que te refieres con eso Diego: me refiero a que esa relación la realiza cada vendedor manualmente, llevando un registro en sus computadoras de los clientes a los que atiende y la mercancía que se les vende. Esto ocasiona una pérdida de tiempo en la organización y relación de estos datos entre todo el equipo, y deja poco tiempo para pensar en nuevas campañas de ventas.

Diego: en segundo lugar, nuestras actividades y ventas destacadas aún se muestran y se asignan en esa vieja pizarra de la oficina de reuniones, que en ocasiones  la señora de limpieza borra accidentalmente cuando limpia. En definitiva señor Roberto, pienso que nos estamos quedando atrás.

Todos sabemos los grandes esfuerzos que ha realizado usted para levantar a esta empresa, y traerla hasta este punto, pero me temo que si continuamos así no avanzaremos más.

Roberto: que propones como solución Diego.

Diego: bueno, en la última reunión del equipo comercial, el compañero Pablo nos mostró a todos, como funciona un CRM, y las ventajas que este nos puede ofrecer.

Señor Roberto allí es posible tener una base de datos de todos los clientes de la empresa, también tiene un calendario donde podemos asignarnos nuestras actividades, hasta da un informe semanal, mensual, quincenal, anual, como usted lo requiera, de las actividades que se realizaron, y de este modo poder estudiar nuevas estrategias comerciales en conjunto.

Roberto: bueno muchachos, ustedes saben que la tecnología no es mi fuerte, así que les pediré paciencia, y les prometo atacar estas inquietudes lo más pronto posible.

De esta manera finalizó la reunión. Y el señor Roberto ya sabía a quién acudir.  El tenía un primo experto en gestión comercial, y conocedor de los CRM, así que lo contacto.

Gracias a la buena amistad entre los dos, Ramón Méndez accedió a trabajar con su primo en la empresa Todo Ruedas. Y al cabo de 2 meses la empresa ya tenía un CRM activo y funcional como sistema de gestión.

Ramón Méndez nuevo gerente comercial de Todo Ruedas, tiene a su cargo un buen equipo de trabajo de comerciales, el cual dividió en 2 grupos: (los vendedores que se encuentran en la tienda, y los vendedores por teléfono), quienes trabajan enfocados en una sola meta, “Incrementar las ventas en un 20%” (luego de haber incorporado el CRM).

Ramón Méndez comenzó por evaluar las capacidades de sus vendedores, ya que estos periódicamente registran en el sistema sus actividades, las  interacciones con los clientes y sus ventas. Esto permitió que el sistema generase automáticamente informes personales, registros de ventas de cada uno de ellos, para de esta manera Ramón Méndez evaluarlos a todos. Como resultado de esa evaluación pudo destacar un empleado de cada departamento, José Torres por los vendedores de la tienda, y Mery Ríos por los vendedores vía telefónica.

José Torres en un día de trabajo, fue capaz de identificar una buena oportunidad de venta con el Señor Pérez, quien para ese momento había comprado solo 1 caja de liga de freno y 3 potes de pasta profesional para pulir, pero José Torres se basó en un argumentario de ventas, haciéndole ciertas preguntas al Señor Pérez.

José Torres: ¿Con que finalidad lleva estos productos? ¿Para su uso personal?

Señor Pérez: estoy probando en mi taller esta nueva línea de productos, con la finalidad de cambiar los que uso a diario, que últimamente no me rinden como antes.  

José torres: entiendo ¿Es usted mecánico o pertenece a alguna empresa que presta servicios mecánicos?

Señor Pérez: si soy mecánico y tengo un taller, llamado Servicios mecánicos Pérez Puerta.

José torres: ¿Presta servicio mecánico de que tipo?

Señor Pérez: de todo tipo, aunque desarrollamos más los mantenimientos de motores y todo lo que eso implica.

Gracias a este argumentativo de venta, se identifico que la empresa Servicios mecánicos Pérez Puerta puede llegar a ser un cliente potencial, y para eso debe de ser incluida en el sistema, con miras a desarrollar con ellos nuevas ventas en el futuro inmediato.

Ramón Méndez está a cargo de asignar a sus comerciales estas empresas clasificadas en el sistema como desarrollo de nuevas oportunidades de venta,  así que decide asignar este nuevo Cliente a la vendedora por vía telefónica Mery Ríos, quien desde ese momento se encargaría de agendar en su calendario llamadas cada cierto tiempo, con la finalidad de ofrecerles las diferentes líneas de repuestos de motores, y de este modo realizarle un seguimiento que le permitiera mantener abiertas nuevas oportunidades de ventas.

Mery Ríos inicio el seguimiento llamando en 3 oportunidades, sin éxito, no le contestaron, (Mery las registro en el sistema y clasifico el estado del Cliente como: Intentando contactar), luego realizó 2 llamadas más donde Yolanda la encargada de la tienda le informaba que el Dueño no estaba en las instalaciones, y quien solo le facilito un correo electrónico del mismo, así Mery aprovechó y envió la información vía correo y lo clasificó en sistema como: (Enviada información), en vista que no había logrado comunicarse efectivamente Mery opto por pedirle ayuda a Yolanda, siendo amable con ella y dejando clara la intención de la llamada, no busco venderle nada al Señor Pérez, solo estoy segura que nuestra gama de productos no los consiguen tan fácil ni con tan buenos beneficios como se los estamos ofreciendo nosotros hoy día, porque somos Distribuidores directos” y mi intención es ayudar al Señor Pérez ya que días a tras nos realizo una compra directa en nuestras instalaciones. De este modo Mery  logro que Yolanda le consiguiera un lugar en la agenda del Señor Pérez, y este la atendería.

MARKETING

A punto de conversar Mery con el señor Pérez de la empresa “servicios mecánicos Pérez Puerta”, se le ocurrió a ella una campaña de ventas (Ganamos todos), esta campaña consistía en ofrecerle al Señor Pérez, el 20% de descuento por haber realizado ya la compra en la tienda física, en productos de su interés y a su vez un 5% más, por facilitar los datos de un prospecto que conozca, y de este modo ganaban ambas partes. Oferta a la que el señor Pérez no pudo decirle que no, y Tanto él como Mery salieron ganando. Él se llevo un descuento del 40% sobre una cuantiosa compra de repuesto para motores, y ella alcanzo los datos de 4 posibles Prospectos.

Ahora el estado de la empresa Servicios mecánicos Pérez Puerta, se clasifico en el sistema como (Segunda venta realizada) y por el interés mostrado por el Señor Pérez, Mery acoto en el registro, Interesados en firmar contrato. De esta manera el cliente Servicios mecánicos Pérez Puerta pasó por una serie de estados en el sistema, y en miras a Firmar contrato, para servirles como proveedores directos de diversos productos.  

Y de este modo se posicionó como un Cliente estable y prospero para la empresa Todo Ruedas, gracias a la correcta gestión de los comerciales, y una buena campaña implementada por Mery, la cual dio a conocer a Ramón Méndez, y desde ese momento no solo Mery la desarrollaba, también el resto de los vendedores vía telefónica, arraigándose y resultando en el incremento del 20% de las ventas, la meta trazada al inicio de la gestión comercial con el CRM.

Vimos el giro que dio la empresa Todo Ruedas al implementar un CRM como sistema de gestión, y de pasar de la era de los pica piedras agendando actividades en una vieja pizarra, a hacerlo en el calendario del CRM, donde es posible relacionar las ventas, con los clientes de manera automática ahorrándole tiempo al equipo de comerciales, el cual dedicaron a desarrollar nuevas campañas de ventas. Ahora el equipo comercial está conforme y animado para seguir trabajando en Todo Ruedas, y el señor Roberto quedo contento con este CRM, no se imagino que le traería tantos beneficios.

POSVENTA

El CRM-Fácil,  tiene entre sus clientes a la empresa Todo Ruedas, quienes están iniciando con el uso de su CRM para gestionar su empresa y clientes. Esta empresa está presentando problemas a la hora de la carga automatizada de sus datos en el sistema, esto proceden a reportar una incidencia en el sistema “Al realizar la carga automatizada de la lista de clientes que tenemos, el sistema los carga repetidos y no los carga completos, necesitamos nos ayuden a solucionar está incidencia”.

De esta manera al reportar esta incidencia, el equipo de soporte queda al tanto, y procede a determinar las posibles irregularidades que pueden estar involucradas en dicho error.

Después de revisar los datos suministrados por el cliente, los datos a cargar, se dieron cuenta que estos tenían errores de formato, no se guardaron en el formato compatible con el sistema, y la depuración de los mismos no se había realizado, a demás los datos que tenia la empresa en hijas Excel estaban incorrectos, sin numeración, con datos duplicados y errores ortográficos fruto de haber registrado los datos de manera poco profesional, definido esto, el equipo de soporte le responde los motivos de la incidencia al personal de Todo Ruedas, y se procede a realizar la depuración de la información.

Ya con toda la información lista, se procede a cargar la misma en el sistema. Esto resulta de un reporte de incidencia, la idea es llegar a la raíz del problema, solventarlo y dar una respuesta oportuna a los clientes. El personal de Todo Ruedas quedo satisfecho con el trabajo y pronta solución por parte de  CRM-Fácil.

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