INTRODUCCIÓN

Geosama, una consultora cuyo campo es la geología aplicada, fundada por un grupo de jóvenes amigos inseparables en la universidad, quienes se vieron obligados a partir de su país natal en busca de una nueva y mejor calidad de vida, con la visión de adquirir experiencia en su carrera (Ingeniería Geológica) en las diferentes ramas que esta carrera brinda.

Ahora ellos son profesionales con experiencia en distintas ramas de la geología aplicada, Samuel: realizo un Máster Universitario en Recursos Geológicos e Ingeniería Geológica. Adriana: Viajo por todo el mundo cumpliendo con su trabajo y llego a ser supervisora de geología aplicada en una importante trasnacional.  María Eugenia: adquirió experiencia en el área de la prospección minera, y se desempeño también coordinadora de estudios hidrogeológicos.  Antonio: realizó un Máster en la Universidad de los Andes en vialidad y a la par logró sacar su segunda carrera (Ingeniería Civil).

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Este grupo de amigos siempre se mantuvieron en contacto, y pasaron 10 largos años para volverse a reunir en su país natal. Se reunieron el verano del 2005, todos ya tenían sus familias y querían regresar a su país con ellas.

 

COMERCIAL

Antonio y Adriana se dedicaron a estudiar las empresas que Antonio obtuvo a lo largo de los años y las necesidades de cada una de estas, sacando una lista de las empresas como: posibles clientes y los servicios que esas empresas ameritan.

Por otro lado María Eugenia y  Samuel, se dedicaron a buscar un local modesto pero estratégicamente bien ubicado y encontraron uno en el edificio Boscan, donde se encontraban las oficinas comerciales más destacadas de la ciudad.  También buscaron todo lo referente a los implementos de oficina que necesitarán.

Al pasar unos meses, ya con el local y los implementos de oficina tenían casi todo listo. Y Antonio y Adriana habían encontraron un CRM que les ofrecía versatilidad en los módulos que adoptarían, dándole opción a modificaciones según sus necesidades. Por dar un ejemplo: en vez de un módulo de Marketing pidieron un módulo de proyectos, que se vinculara con los clientes, para poder evaluar cuantos proyectos se tienen con cada cliente, en que área, y cuál es el estado de dichos proyectos.

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El primer paso que Antonio y Adriana dieron en el CRM fue cargar la lista en excel de los 150 posibles clientes en el sistema, definiéndolos en este como Prospectos. Esta carga resulta casi automática en el sistema, y a cada Prospecto le detallaron los servicios que pueden ameritar, y de esta manera clasificarlos por áreas de desarrollo (hidrogeología, geotecnia, prospección minera, cartografía). Y quizá un Prospecto abarque proyectos que impliquen servicios de dos o más áreas de desarrollo.

Estos amigos, desarrollaron una campaña de correos electrónicos, para iniciar y darse a conocer, entre sus 150  Prospectos.

Como mediante el CRM enviar correos era muy sencillo, les quedo tiempo libre para aprender el manejo del CRM.

Para esto Adriana contacto al equipo de soporte del CRM que contrataron, y les pidió habilitar un módulo de Formación, donde se incorporaran videos tutoriales de cómo manejar su CRM, para que sus compañeros se nutrieran y aprendieran a utilizarlo. Y así fue, recibió una respuesta casi inmediata de su pedido, el cual pudieron comenzar a utilizar en las siguientes horas.

En esos cursos de formación, sus compañeros vieron como agendar actividades en el calendario, como registrar a los prospectos, como generar facturas de sus servicios. Y de esta manera aprendieron las nociones básicas para  comenzar a manejar el CRM.

Nociones que aplicarían en el futuro inmediato, ya que la campaña de correos electrónicos que habían iniciado está rindiendo sus frutos.

Veamos el caso particular de una empresa: Empresa Constructora Arquiteck.  Esta empresa contrato los servicios de la consultora Geosama, requerían un estudio de suelos, de un área pequeña de la ciudad, para establecer las condiciones y aptitudes del área para realizar una construcción Civil. El estudio de suelo se realizo y se les entrego un informe detallado al ahora Cliente puntual (prospectos que contrataron 1 o 2 servicios) registrados así en el sistema “Constructora Arquiteck”. Pero estos nuevos clientes puntuales siguieron contratando diferentes servicios a la consultora, y eso los convirtió en Clientes Fijos (quienes contratan 2 o más servicios diferentes, entablando una relación perdurable en el tiempo), luego de varios meses claro está, pero de esta manera se clasificaban los clientes en la Consultora Geosama y les ha dado resultados.

Los clientes se clasificaban en 3 estados:

Prospectos (ya registrados en el sistema, y no han contratado servicios).

Cliente puntual (prospectos que contrataron 1 o 2 servicios).

Clientes Fijos (quienes contratan 2 o más servicios diferentes, entablando una relación perdurable en el tiempo).

El cambio en los estados se buscaba mediante llamadas en frío,  a los prospectos y los clientes puntuales, ofreciéndole a los mismos promociones en los servicios, y esto despertaba su interés, y a medida que pasaban los días se iban incrementando gradualmente las contrataciones de servicios en Geosama.

MARKETING

Ya en funcionamiento el CRM y la oficina física de Geosama, la consultora en geología aplicada, inicia su primera campaña (envió de correo electrónico a su lista de 150 Prospectos en el sistema) con el lema ” La experiencia y medios tecnológicos permiten que la calidad de los trabajos sea nuestro principal objetivo” para atraer su interés y dar a conocer la Consultora.

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Con el pasar de los días, entre sus cursos de formación, fueron recibiendo respuesta de esa primera campaña que realizaron, surgiendo interesados en contratar sus servicios, de esos 150 prospectos solo 6 les dieron respuesta por correo electrónico (Prospectos). De los cuales 3 resultaron contratando servicios sencillos (Clientes puntuales) como: un estudio de suelos, y la elaboración de la cartografía de una zona.

Mediante el desarrollo de la campaña de envió de correos,  también se realizaban llamadas en frio a los prospectos, ofreciéndoles ofertas en los servicios. Esto dio pie para que se desarrollara una nueva Campaña llamada “Descuento por más de 2 servicios contratados” a esto consistía en brindarles 2 o más servicios, y a partir del 3er servicio los clientes obtendrían un 5% de descuento, por cada servicio contratado. Esta campaña ayudo al incremento en las contrataciones de los servicios, ya que las otras consultoras de la competencia no ofrecían descuento por números de servicios.

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Después del desarrollo progresivo de estas campañas, esta nueva consultora, fue dándose a conocer poco a poco, y así transcurrieron 2 años, donde se dedicaron a desarrollar compañas de envío de correos y otras más, ofreciéndole a sus prospectos combos de servicios,  y en ese tiempo adquirieron 8 clientes fijos que les demandaban servicios puntuales.

Y gracias a su carta de presentación (sus buenos trabajos realizados a lo largo de esos 2 años a diferentes empresas), fueron recomendados por un cliente fijo, a una empresa extrajera que realizaba trabajos en el país.

Este grupo de profesionales amigos emprendieron en este proyecto (el más ambicioso desde sus inicios), donde la empresa extranjera requería saber de que manera afectaba la inestabilidad de los taludes de la zona de Tapipa, en la construcción de una carretera aledaña a esa zona, y de que forma podían mitigar esa inestabilidad de taludes que abarcaba un 40% del total de la zona donde se construiría la carretera.

Este proyecto les llevo varios meses en desarrollarlo, y al terminarlo dejaron contento a su Cliente (si su nuevo cliente), el cual tenía ya varios proyectos a futuro y le propuso al cuerpo de profesionales de Geosama prestarle sus buenos servicios.

Ahora es cuando queda trabajo por hacer en esta Consultora, pero vimos como su lema se consolido ” La experiencia y medios tecnológicos permiten que la calidad de los trabajos sea nuestro principal objetivo”, sacando el mayor provecho a sus años de experiencia y a su CRM.

POSVENTA

Estos amigos han implementado un sistema de posventa, ya que se han dado cuenta que la posventa es fundamental para el crecimiento de su negocio. Para esto implementaron un Call Center, el cual tenía como finalidad, realizar llamadas a sus clientes puntuales y fijos, informándoles el avance de los servicios contratados por esos mismos, y a su vez se les envía un correo electrónico detallando tal avance.

Este servicio pos venta les brindo ganancias, ya que sus clientes puntuales y fijos, se adueñaron de la marca Geosama, y los referían a otras empresas.

Como por ejemplo, la empresa Arquiteck, conforme con los servicios prestados por la consultora Geosama, ha comentado en una reunión con otras Constructoras, que la nueva consultora Geosama brinda un buen servicio, en las diferentes áreas de la geología, y que a su vez están muy pendientes del avance de cada proyecto que tienen en común, no solo destacando sus servicios, sino que también prestan toda su experiencia y dan orientaciones en cómo se deberían ejecutar las siguientes acciones. Gracias a la posventa que estos amigos prestan, sus clientes quedan conformes y contentos, y de esta manera obtienen más prospectos nuevos para su Consultora.

Por otra parte, el manejo de facturas y la contabilidad de la consultora se estaban tornando engorrosas. De este modo el grupo de amigos deciden activar el módulo de facturación y adicional contrataron el servicio de contabilidad que su CRM les ofrecía, todo esto con la finalidad de facilitar un poco más el trabajo.

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Y así fue, ahora las facturas se podían enviar vía correo a sus clientes, y el módulo de contabilidad les brindo ese control que estaban buscando, gracias a su facilidad de uso y su funcionalidad la cual les brindaba un mejor orden en sus cuentas.

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