Organización del tiempo en la empresa: 5 tácticas. Táctica 4: Análisis de datos.

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Organización del tiempo en la empresa no es lo mismo que gestión del tiempo en la empresa. En artículos anteriores de la serie de gestión del tiempo hemos indicado tácticas de la gestión del tiempo que se pueden consultar en los siguientes artículos.

Hola amigos empresarios, emprendedores y gestores. En este artículo vamos a hablar de cómo organizar el tiempo basado en los datos y la información. Quizás pueda ser considerado el punto de partida para la mejora de la efectividad. Mientras la gestión del tiempo trata de priorizarlo, la organización es la base para el inicio de la mejora. Esta base se sustenta en información y datos, de otra manera, ¿cómo íbamos a tomar decisiones?

Organización del tiempo en la empresa: 5 tácticas. Táctica 4: Análisis de datos

La información como base de la organización del tiempo en la empresa

Parece obvio que es así, pero, ¿realmente se hace?

Según mi experiencia en consultoría, el procedimiento del ser humano es bien distinto. Se suele pensar qué es lo que se ha de hacer antes de argumentar por qué hacerlo. Quizás sea por miedo a analizar, quizás sea porque se quiere dar un “primer paso y luego ir viendo como mejorar, como si el ser pequeño justifique tener comportamiento de bebés”

Organización del tiempo en la empresa: 5 tácticas. Táctica 4: Análisis de datos

Organización del tiempo en la empresa: 5 tácticas. Táctica 4: Análisis de datos

Lo cierto es que hay 3 tipos de personas en la vida:

Organización del tiempo en la empresa: 5 tácticas. Táctica 4: Análisis de datos.

Estos porcentajes son simplemente indicativos. El punto al que quiero llegar es que aquellas personas que aprenden de los errores y aciertos de otros se hubieran informado antes de dar los primeros pasos.

Pongamos como ejemplo una empresa de fabricación de bolsas de plástico llamada “plasticplus”. En dicha empresa, se decide crear una jerarquía, una serie de departamentos y unas tareas divididas por áreas de la empresa:

  • Operaciones se encarga de la fábrica.
  • Administración se encarga de las facturas a los clientes cuando se les envían productos. También se encarga de hacer pedidos a los proveedores cuando falta materia prima según la información de operaciones.
  • El departamento contable contabiliza las facturas que entrega administración y gestiona las necesidades de fondos para operar (ya que la empresa requiere de un fuerte circulante para comprar materia prima).

Hay mucho campo de mejora

Hasta aquí parece todo correcto, ¿verdad? ¿quién pensaría que lo que ha planificado es un tremendo error? Quizás no sea un error pero claramente no se aprovecha el tiempo. Esta claro que es una organización improvisada y no generada de un análisis de la capacidad de cada persona y aprovechamiento de recursos.

Si tuviesen información de cómo son las mejores prácticas se hubieran dado cuenta que:

El uso de un software de gestión como Platzilla u otro software transversal podría ayudar a:

  • Operaciones hace los pedidos automáticamente a proveedores sin pasar por administración. Así se ahorra tiempo y se evitan roturas en stock. Esto es filosofía Lean y usa herramientas Kanban
  • Comercial puede enviar automáticamente las facturas a los clientes las cuales se contabilizan también.
  • Financiero maneja tiempos de producción y necesidades de materias primas. Con una matriz de previsión habría tiempo para poder negociar con proveedores y posiblemente recurrir a financiación de circulante.

Esto, pensándolo un poquito por encima. Si profundizamos seguro que veremos muchas más maneras de aprovechar nuestra capacidad actual.

La ejecución de las tareas y el análisis del resultado para volver a la organización del tiempo en la empresa

Si eres de las personas que aprenden de los errores y aciertos de los otros y te fijas en las mejores prácticas, verás que la empresa perfecta es la que aprende constantemente de su experiencia.

Mucho hemos hablado en este blog sobre gestión de calidad y mejora continua. Todo ello basado en el análisis de la información. Si no has leído artículos anteriores sobre gestión de datos tienes toda una serie de los mismos que comienza en este artículo:

Análisis de datos en la empresa: qué es y cómo empezar

Básicamente, se trata de un proceso de entrada de información, análisis y toma de decisiones a partir del mismo análisis para entrar en el círculo virtuoso de la mejora continúa. Para que puedas saber más con ejemplos, tenemos un vídeo formativo que te recomiendo firmemente que lo visualices:

Como puedes imaginar, al analizar continuamente y entrar en los círculos de mejora constante, se mejora constantemente la organización del tiempo en la empresa para ajustarse hacia las mejoras proyectadas.

La organización del tiempo en la empresa ha de convertirse en un proceso natural para triunfar

Muchos empresarios se emocionan con una idea y la quieren aplicar inmediatamente. Aplican todo su esfuerzo para lograrlo y de hecho, lo consiguen.

Sin embargo, esto es algo puntual y poco natural. La presión no hace mejorar las cosas en el largo plazo. Los hábitos si. Los hábitos hacen que la organización del tiempo en la empresa sea algo natural.

¿Cómo fuerzo para crear un hábito nuevo?

Hay varias formas, pero nada como usar software para implantar procedimientos nuevos. Al final el compañero tiene que ejecutar unas tareas y el camino disponible es a través de dicho sistema.

¿y si no todo es con software?

Aquí entra la comunicación en práctica y la definición de procesos. Es muy importante, que el análisis de datos se haga compartido entre los responsables de la organización, del departamento o área y a su vez éste lo haga con el resto.

Al entrar en esta dinámica de organización del tiempo en la empresa de manera recurrente ellos mismos adquieren el hábito de buscar la mejora continúa y excelencia.

No hay mejor manera de generar un hábito que hacer que quien ejecuta las tareas disfrute gracias a su motivación. Al final es un círculo virtuoso: analizo datos -> comunico con mi equipo -> aplicamos mejoras -> nos motiva el resultado positivo ->queremos seguir mejorando y seguimos analizando datos.

La clave de todo es la inercia… genera esa inercia de mejora contínua y la empresa crecerá sola… y para ello apóyate en el análisis de datos.

Muchas gracias por vuestra atención y ¡hasta el siguiente artículo!

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