Organización de una empresa. Elementos claves

. Mar 26, 2018.

Toda empresa tiene una estructura que da orden a las actividades que realiza. Sin ir muy lejos, el hogar es un buen ejemplo de “estructura organizacional”, en el que hay un arreglo ajustado de manera continua, que minimiza el caos. Pues bien, en este artículo te hablaré de la organización de una empresa y sus elementos claves. Es un tema relevante.

¡Bienvenidos a una nueva entrega sobre gestión empresarial y mejora continua!

Cuando una empresa crece, la estructura organizacional debe ser tal, que le permita producir los servicios o productos, con orden y con un adecuado control para alcanzar sus metas. Es decir, con eficiencia.

¿Qué ocurre con esa estructura organizacional cuando el empresario está en la etapa de la puesta en marcha? – Durante la puesta en marcha, el empresario crea un modelo en su mente de cómo será el funcionamiento de su empresa. Este modelo mejora durante el funcionamiento regular. En muchos casos, lo hace de manera no consciente.

Pero para alcanzar el funcionamiento estable, deberá atender de forma explícita la organización de su empresa. Esto es clave para asegurar el crecimiento de las áreas funcionales y dar respuesta, con calidad, al cliente.

Sobre la organización de una empresa consigues millones de documentos. ¿No lo crees? – Escribe en la caja de búsqueda de Google, la frase: organización de una empresa. Millones de entradas te reportará el buscador. ¡No es cualquier cosa!

Para simplificarlo y hacerlo fácil, acá te presento un plan de acción para crear la estructura organizacional de tu empresa. Es un plan aplicable estando en la etapa de funcionamiento regular.

¿Recuerdas que la estructura organizacional es una de las 12 áreas funcionales de las que hemos hablado?

Organización de una empresa. Elementos claves.

Áreas funcionales en una empresa.

Para nosotros, las áreas funcionales son los grupos de actividades de la misma naturaleza, que constituyen los puntos de apoyo para el logro de los objetivos de la empresa.

La estructura organizacional, por su parte, trata sobre la división de todas las actividades que se agrupan para formar las áreas. Lo que da lugar al establecimiento de “autoridades”, que a través de la organización y de la coordinación, deben lograr los objetivos.

Organización de una empresa

En los artículos previos a este, hemos planteado que para pasar de funcionamiento regular a estable, puedes crear planes de acción para las áreas funcionales. Así, al mejorar en cada una, aumentarás la capacidad y, por tanto, la empresa mejorará como un todo.

Organización de una empresa. Elementos claves.

Pasar de etapa es subir de nivel, al mejorar las áreas funcionales

Una empresa en funcionamiento estable demanda una cierta estructura organizacional. Tal estructura se conforma, al menos, por 2 subáreas:

  • Organización del trabajo
  • Poder de decisión

Es claro que las empresas, sin importar su tamaño, no nacen ni se estructuran por sí mismas. Durante la puesta en marcha, el o los empresarios definen cómo se organizará de cara a su actividad comercial, para el logro de los objetivos.

En función de esto, y dependiendo del tipo de empresa, existen distintos tipos de organización empresarial.

En el artículo denominado “organización empresarial. De funcionamiento regular a estable”, te hablamos de 2 tipos de organización empresarial: la formal y la informal.

a) Organización formal

Es una organización estática, casi siempre jerárquica, que suele plasmarse en documentos de carácter oficial conocidos por todos los integrantes de la empresa. Es parte de los manuales de normas y procedimientos.

Organización de una empresa. Elementos claves.

Parte de la organización formal es el organigrama de la empresa

b) Organización informal

Se trata de la estructura social que complementa a la estructura empresarial formal. En palabras simples, son los comportamientos, las interacciones y las relaciones personales que se tejen en el día a día.

La organización informal es flexible y está en permanente cambio. La experiencia de los empresarios y de los empleados, junto con sus valores, dan forma a este tipo de organización. Por ello, de alguna forma es una organización regulada.

Y en muchos casos, los objetivos de la organización informal no son los mismos de la organización formal. Es una de las razones por las que, cuando se realizan diagnósticos, surgen planes para redirigir la empresa a sus objetivos formales.

Organización de una empresa. Elementos claves.

La construcción de la organización informal está en manos del empresario y sus colaboradores

En cualquier caso, la regulación de la organización informal debe darse a partir de la organización formal. Esta, de alguna forma, se convierte en el marco de las interacciones tanto en lo interno como en la relación externa de los integrantes de la organización.

Tipos de estructuras organizacionales

Existen muchos tipos de divisiones o estructuras, que puedes adoptar para tu empresa. Por supuesto, el más idóneo dependerá del tipo de producto o servicio que tengas y la forma en que operes. Los tipos más comunes son los siguientes:

División por funciones

En la división por funciones se divide a la empresa en departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar una determinada función básica para la empresa.

Si enfocas a la empresa por áreas funcionales, estarás creando este tipo de estructura. Es importante que observes que de las 12 áreas funcionales que mencionamos arriba, algunas dan lugar a divisiones o departamentos. Mientras que otras, no. Son áreas transversales, como “gestión de la información”.

División por productos

En la división por productos, se divide a la empresa en unidades, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para producir o comercializar un determinado producto o servicio.

Una empresa que tiene dos o más productos y servicios muy diferentes entre sí, crea una estructura de este tipo. De manera particular para las actividades de producción y mercadeo. Mientras que áreas como la de talento humano, puede ser una división que atiende las necesidades de las divisiones para cada producto.

Organización de una empresa. Elementos claves.

División por productos… (organización de una empresa)

División por ubicación geográfica

En este caso se divide a la empresa en unidades, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para operar en una determinada zona geográfica.

División por ubicación clientes

En la división por clientes se divide a la empresa en unidades, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para atender un determinado tipo de cliente.

División por proceso

En la división por proceso, la empresa tiene unidades o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar la etapa de un determinado proceso.

Por ejemplo, en la fábrica de JM Sports (un caso comentado en este blog), la fabricación se divide por procesos: diseño, corte, confección y acabados de prendas de vestir.

División por proyectos

En la división por proyectos, se divide a la empresa en unidades, departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias para realizar un determinado proyecto de la empresa.

Pero, ¿qué ocurre en la práctica?

En la práctica no encontrarás una empresa que cuente con un solo tipo de estructura. Y de manera especial, en la organización informal, que puede responder a diversas formas para hacer ágil el funcionamiento.

Estructura básica de Geosama

Estructura básica de la empresa Geosama.  ¿A qué tipo de división corresponde?

Lo común es que las empresas cuenten con una división principal en su nivel más alto, según las actividades esenciales. Por ejemplo, en una empresa que fabrica bienes o servicios de diferente naturaleza, es común que se divida por productos o tipo de servicio. Mientras que una empresa que opera en mercados dispersos geográficamente, es común que se divida por ubicación geográfica.

También, una empresa en su nivel más alto podría tener una división por funciones. Y dentro del área de producción y operaciones, tener una división por productos. Y para cada división de producto, puede tener una división por proceso. En este caso, es una organización compleja.

La recomendación al respecto es mantenerse con una organización lo más simple posible. Para que la gestión no demande recursos extraordinarios y no se fomente una organización burocrática.

Plan de acción para crear la organización de una empresa

Un plan de acción para crear la organización de una empresa, incluye una serie de pasos según las 2 subáreas que involucra: organización del trabajo y poder de decisión.

Organización del trabajo:

Esta subárea implica los siguientes pasos:

  1. Definir roles necesarios
  2. Asignar responsabilidades
  3. Fomentar el trabajo en equipo, apoyados en el área “talento humano”
  4. Crear instrucciones de trabajo y un manual de normas y procedimientos
  5. Engranar las actividades claves y hacer seguimiento constante.

La organización de una empresa es una actividad dinámica, que demanda ajustes constantes. El empresario o gestor debe estar vigilante de que la organización esté cumpliendo con sus objetivos. Por ejemplo, es inevitable cambiar cuando los parámetros económicos del país son modificados o se producen disrupciones en los mercados.

Una empresa en funcionamiento estable puede contar con herramientas automatizadas, que facilitan modelar la organización del trabajo y crear una relación entre las áreas. Evitando así islas de información, que será perjudicial para el funcionamiento de la empresa, como un todo.

Poder de decisión:

Para esta subárea, debes ejecutar los siguientes pasos:

  1. Decidir qué decisiones se delegan para los diversos roles
  2. Establecer una “jerarquía”, en correspondencia con la organización del trabajo

Cuando el emprendedor no tiene experiencia, la organización de la empresa puede crecer sin orden. Esto lo puede llevar a un caos, que le hará perder recursos y tiempo.

Por tal razón, desde la “puesta en marcha” debe ir organizando las actividades, sobre todo para los casos en que no es natural el rol responsable. Sistematizar las actividades por rol, puede ayudarlo a organizar el trabajo, y a desarrollar el plan para delegar, cuando corresponda hacerlo.

Al establecer un sistema de actividades, estando en funcionamiento regular, debe considerar la distribución “jerarquizada” de las responsabilidades, asignando recursos y poder de decisión, al menos, en el nivel administrativo.

Lectura recomendada para aprender más:

¡Hasta el próximo artículo!

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