¿Cuándo crear un manual de procedimientos?

.

El manual de procedimientos: La excusa que tenemos los empresarios para pensar que con ello llegaríamos lejos.

Hola amigos empresarios, gestores y profesionales. En el artículo de hoy vamos a hablar de eso que se os pasa por la cabeza. Probablemente, hayáis oído hablar de los procedimientos y hayáis pensado, ¡Es una buena idea! Si, si, seguro… veamos qué suele pasar:

La idea del manual de procedimientos

Si has creado tu empresa, enhorabuena, eres todo un héroe. Normalmente, los empresarios suelen ser perfiles que no son tan técnicos y no son tan procedimentados. ¡Ojo! esta es la tónica general, no quiere decir que no pueda haber empresarios que no tienen un perfil técnico nu mucho menos. Si ese es tu caso, te ruego me disculpes y me permitas continuar con mi argumentación.

Creas la empresa o entras en la empresa como gerente para darle un nuevo impulso. Entras y decides que la idea del manual de procedimientos es el punto de partida. A fin de cuentas, vas a cumplir varios propósitos con el mismo:

  1. Descubres qué se hace al preguntar qué hace cada uno.
  2. Piensas como hacerlo mejor.
  3. Involucras al equipo.

Hasta ahí todo fantástico. Si eres el empresario, te dará tiempo a ver las cosas desde una perspectiva alejada, al ver qué hace cada persona en la empresa. Sin embargo, la idea del manual de procedimientos es algo que puede que a tu equipo no le haga mucha gracia. A fin de cuentas, ¡el jefe va a ver si hago bien las cosas!

¿Cuándo crear un manual de procedimientos? Parte 1

¿Cuándo crear un manual de procedimientos? Parte 1

 

Decides externalizar el diseño del manual de procedimientos para no “cagarla”

Esta decisión es a priori interesante parece normal. He visto en mi carrera de consultor muchas empresas que así deciden hacerlo. Y realmente lo tienen bien, los manuales de procedimientos están bastante bien hechos, peeeeeeeeeero.

La mayoría de los primeros manuales de procedimientos sirven para tirarlos a la basura. La razón de esto es que parten de una premisa, que es el diseño de un plan de procesos erróneo al estar alejado de la realidad.

Ahora estarás pensando ¿se ha vuelto loco este hombre? Nada más lejos de la realidad. Para que te des cuenta de ello voy a ilustrarte lo que ocurre en la mayoría de los casos. Vamos a verlo como si fueran distintos capítulos, ¿ok?

Capítulo 1: La entrevista del Gerente o el empresario con la empresa que hacer el manual de procedimientos.

El Consultor entra por la puerta. Tú o tu gerente le muestra orgulloso la empresa ¡y no es para menos!

Le comentas que, a pesar que la empresa va razonablemente bien o inclusive muy bien ves que es momento de organizarla, porque no sabes muy bien lo que está ocurriendo. Piensas que lo mejor es profesionalizar y para ello comenzar por el manual de procedimientos.

Probablemente estés en la etapa empresarial de “funcionamiento regular” y quieres pasar a “funcionamiento estable”. Es decir, ta va bien, pero no sabes exactamente qué esta ocurriendo y no tienes la sensación del control total. Por otro lado piensas que puede que no estés aprovechando las oportunidades que pudieran darse al no “verlas”.

No soy un genio y tampoco soy adivino, simplemente, como esto es una consulta “normal”, probablemente tu situación sea la misma. A continuación te muestro un vídeo donde te detalla las etapas de las empresas, desde el inicio, hasta que se vende o termina. Así sabrás donde estás:

Volviendo al tema de la entrevista, comentas tu situación y ya el consultor sabe dónde estas perfectamente.

El consultor te propone que ya que se plantea hacer un manual de procedimientos, hay que hacer antes un mapa de procesos.

Así, el consultor te comenta que es posible hacer un estudio y diseñar cada uno de los procesos de la empresa, lo cual se traduce en…. tan ta ta chaaaan:

¡Dinero por servicios de consultoría! Y bastante… diseñar todos los procesos en la empresa es un trabajo que puede constar en muchas horas.

 

 

¿Cuándo crear un manual de procedimientos? Parte 1

¿Cuándo crear un manual de procedimientos? Parte 1

 

Capítulo 2: La definición de los procesos como base para crear el manual de procedimientos

El consultor llega a la empresa y se entrevista con los trabajadores. Su misión es definir que hace cada uno y qué cosas podrían hacer mejor.

Así hace un breve diagnóstico área a área y crea los procesos y las personas envueltas en cada uno de los procesos. De la misma manera, sugiere mejoras, un plan de acción y un seguimiento por parte de los consultores.

Todo esto está perfecto, con la salvedad que la empresa tiene demasiadas situaciones que no se tienen en cuenta. Una cosa es “cómo debería ser” y otra cosa es “cómo es en estos momentos”.

El consultor hace el entregable y éste se compone de documentos de este tipo (disculpa porque esté en portugués, es parte de una empresa portuguesa):

¿Cuándo crear un manual de procedimientos? Parte 1

¿Cuándo crear un manual de procedimientos? Parte 1

Este es un documento actual de un cliente, donde detalla cada proceso y su estado. En paralelo, probablemente, haya otra hoja excel con las metodologías aplicadas a este proceso o lo que es parecido, el manual de procedimientos. ¿Qué fino todo no? yo lo llamaría: “profesional, muy profesional”:

Al final de este documento, se desglosan todos los procesos y de esos procesos los manuales de procedimientos. Veamos un ejemplo de un documento de 1 sólo proceso, donde hay un flujograma y posteriormente una explicación del mismo y asociado el manual de procedimientos de ese proceso:

¿Cuándo crear un manual de procedimientos?

¿Cuándo crear un manual de procedimientos?

Como puedes ver, es un proceso diseñado de manera profesional (disculpas por estar en portugués). Sin embargo, tú y tu equipo habéis sacado la empresa, de manera eficaz hasta ahora, de manera quizás desorganizada para los consultores pero a fin de cuentas, EFICAZ.

Nosotros y nuestro personal estamos acostumbrados a trabajar para sacar adelante la empresa y ésto supone profesionalizarla a niveles muy técnicos. ¿Cómo podemos hacer esto? ¿Cuándo y cómo creamos un manual de procedimientos?

En todo caso en el artículo jamás pretendo desacreditar a los profesionales que realizan el manual de procedimientos. Eso está perfecto. El problema normalmente está entre el manual y la ejecución. Puede que el profesional haga seguimiento periódico, pero no está en el día a día. Por lo tanto:

¿cómo implementar correctamente el manual de procedimientos? Míralo en el siguiente artículo:

Implementar procedimientos en la empresa. Consejos para lograrlo. Parte 1

Mientras tanto, cualquier duda, por favor escríbeme a: dpolo@timemanagement.es

¡Gracias por leernos!

 

Comentarios

Comentarios

Más de Diseño de procesos

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR