Las Pymes: clasificación básica para la gestión

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¡Bienvenidos a este nuevo artículo sobre mejora continua y gestión de empresas! Tal vez te preguntes porqué establecemos una clasificación básica para las pymes. La razón principal es porque nos permite mostrar experiencias de diferentes tipos de empresas en el paso por las etapas, en su camino al éxito.

En el artículo anterior hablamos sobre una clasificación básica para la gestión que nos permite comentar experiencias de casos típicos.

En tal sentido, el propósito de este artículo es completar lo comentado allí, sobre la clasificación básica propuesta y sobre situaciones que ocurren en las diversas etapas por las que pasa una empresa.

Para establecer criterios de qué hacer y cómo gestionar una pyme, nos planteamos 4 tipos de empresas:

  • Empresas de producción o fabricación.
  • Empresas de distribución y venta (B2B).
  • Venta al por menor de productos y servicios.
  • Servicios profesionales entre empresas.

Esta clasificación permite delinear diferencias en los tipos de empresa respecto a qué hacer y cómo hacer la gestión, mientras pasa por las etapas de cada una.

Las Pymes: clasificación básica para la gestión

Como señalamos en el artículo referido, las pymes son unidades productivas con culturas, intereses y un espíritu emprendedor específico. Están prácticamente excluidas del sector industrial, por las grandes inversiones y por las limitaciones de la legislación en dicho sector.

Las pymes representan el 66 % de los puestos de trabajo, en términos generales. Por supuesto, hay países en que este porcentaje en mayor, por el alto nivel de emprendimiento que tienen.

Las 2 primeras etapas

Para la mayoría de las pymes, las 2 primeras etapas demandan esfuerzos importantes para el empresario. Algunos tipos de empresas requieren inversiones y gastos iniciales, necesarios para alcanzar a sus primeros clientes.

En otros casos, por el tipo de producto o servicio, alcanzar la etapa de funcionamiento regular o los primeros clientes, es menos exigente en ese aspecto.

En la etapa de la IDEA, el empresario está buscando validar la idea, sobre todo si es novedosa. Lo esperado es que su esfuerzo se centre en aclarar el modelo de negocio, buscando información y comentando sobre el mismo.

En esta etapa no hay diferencias, en la generalidad de los casos. Ya sea que se trate de fabricación, distribución B2B, ventas al menor o particulares, o servicios profesionales, la clave es buscar referencias. Con la información obtenida, podrá decidir si da el paso de ponerla en marcha o abandonar la idea.

 Las Pymes: clasificación básica para la gestión

La IDEA de negocio…. la primera etapa de una empresa

En la etapa de la puesta en marcha, parte del esfuerzo lo dedica al papeleo para crear una figura o sociedad acorde con el tipo de empresa.

Lo típico es que se trata de un período en el que hay gastos y ningún ingreso. Ya para esta etapa hay diferencias claves en los 4 tipos de empresas.

Por ejemplo, en las empresas de producción o fabricación y en las de distribución y venta (B2B), es necesaria cierta infraestructura o planta. Esto puede exigir inversiones y gastos. Aunque hay emprendimientos que comienzan con una fase artesanal y solo después de asegurar el éxito de la idea, pasan a una fase industrial o de mayor escala en la producción.

Etapa: funcionamiento regular

En nuestra definición, las empresas en funcionamiento regular son aquellas que han logrado sus primeros clientes y han podido facturar. Es decir, ya tienen ingresos. El producto o servicio comienza a ser adquirido por clientes con cierta regularidad.

Aunque al principio, lo más probable es que los ingresos no cubran los gastos de funcionamiento y los costos e inversiones que se estén realizando.

Sin embargo, comenzar a facturar es un hito para muchas empresas.

Las Pymes: clasificación básica para la gestión

Comenzar a facturar es un hito para muchas empresas

Para nosotros, esta y las 2 etapas anteriores, caracterizan al empresario como el hombre orquesta. Está haciendo de todo, y según el tipo de pyme, estará atendiendo la producción, las operaciones y la administración. Además de tomar las decisiones.

Como sabes, la dinámica de las actividades en la empresa para esta etapa, implica que existan áreas funcionales en desarrollo.

Por ejemplo, actividades como facturar, contabilizar, pagar impuestos, son propias del área de finanzas. Son tareas ineludibles para mantener la empresa en funcionamiento.

¿Qué otras áreas se definen en esta etapa?

Para las pymes en el sector de fabricación, áreas como producción y operaciones y talento humano demanda atención, por la dinámica del tipo de empresa. Además, actividades de calidad y de gestión de información, aunque sea de manera básica.

Las Pymes: clasificación básica para la gestión

Planificación de la producción, actividad clave en las pymes.

Para una empresa del tipo servicios profesionales, por ejemplo, la gestión de la información es un área que recibe atención y, por lo tanto, se desarrolla de manera más temprana que en una de ventas al por menor.

Es muy probable que estés cuestionando las afirmaciones de estos últimos párrafos. Si es así, ¡excelente! El pensamiento crítico es clave para el éxito de un empresario. Es una competencia del siglo XXI.

Si bien hay ciertos “comportamientos típicos” que pueden existir en cada tipo de empresa, todo dependerá en gran medida del empresario y de su equipo de socios, si los tiene.

Un ejemplo que comparto es el de la empresa Geosama. En ella, los 4 socios desarrollaron el área funcional “gestión de la información”. En poco tiempo, tenían un nivel alto de capacidad. Es decir, un conjunto de buenas prácticas articuladas, acordadas y aceptadas, que aseguraban:

  • Manejo de fuentes de información internas y externas.
  • Procesos para capturar, clasificar, preservar, recuperar, compartir y difundir la información.
  • Procesamiento de la información para la toma de decisiones.
  • Políticas, normas y herramientas para la comunicación entre los colaboradores, con flexibilidad en cuanto a la formalidad.
  • Registros y evidencias de reuniones, de decisiones y acuerdos internos y con los clientes.

Gestión de la información con un CRM. Caso: consultora Geosama

Área clave: mercadeo y ventas

En otro orden de ideas, quizás una de las áreas más desarrolladas en todos los tipos de empresas pymes – aunque de forma empírica, en muchos casos – es la de mercadeo y ventas. En funcionamiento regular, todas necesitan captar prospectos, convertirlos en clientes, fidelizarlos y hacer crecer las ventas.

Por lo tanto, el empresario dedicará parte de su esfuerzo a desarrollar las ventas y el mercadeo. Por ejemplo, realizará actividades para:

  • la atención, creación de relaciones y satisfacción del cliente,
  • la distinción de segmentos y definición de los principales clientes,
  • creación de planes para el desarrollo o la mejora de los productos y servicios;
  • la fijación de precios,
  • la valoración de la fuerza de venta, y
  • descubrir canales para la distribución.

Etapa: funcionamiento estable

¿Qué implica que una empresa esté en la etapa de funcionamiento estable? – Implica que el empresario ha logrado delegar parte o toda la ejecución de tareas o administración de la empresa.

Delegar es un elemento clave en las pymes. Muchos empresarios permanecen años en funcionamiento regular por no saber delegar.

Sobre este punto, te recomiendo este artículo de nuestro blog:

Cuando una empresa llega a la etapa de funcionamiento estable, el empresario dedica todo o gran parte de su tiempo a la gestión.

Es la “hora” de definir y empoderar diversas áreas funcionales. Es decir, mejorar las actividades que se estén ejecutando e incorporar otras, para seguir avanzando.

Las Pymes: clasificación básica para la gestión

Grupos de actividades en las empresas. Ejemplo de áreas funcionales

En función del conocimiento y de la experiencia del empresario, en esta etapa puede introducir elementos de la mejora continua. Cuestión que puede surgir al preguntarse qué se hace bien y qué no. Al tener inquietud por mejorar lo que no da resultado o no produce valor para el empresa.

Por ejemplo, puede ser de interés crear alianzas para mejorar la posición en el mercado o crear nuevos canales de distribución.

¿Aplica esto para todo tipo de empresa? – Creemos que sí. Por ejemplo, una empresa como Donas Redoma, de ventas al menor, en cierto momento pasó a vender a microempresas, que se interesaron en comercializar su producto. Esto surgió gracias al análisis del entorno y a la información procesada en las herramientas de gestión.

En el caso de una empresa de servicios profesionales, tal vez esto sea menos probable. Pero no puede descartarse. Los modelos de negocio no son estáticos.

Etapa: funcionamiento óptimo

Cuando la empresa supera la etapa que denominamos funcionamiento estable, ya la organización de las actividades ha alcanzado un nivel de capacidad alto. En algunos casos, toda la organización conforma una empresa madura, no en términos de su ciclo de vida, sino en términos del desarrollo de sus áreas funcionales o procesos.

Una característica distintiva en las empresas en funcionamiento óptimo, es que disponen de herramientas de gestión. Con estas, puede hacer seguimiento a las áreas funcionales con base en indicadores. Además, puede evaluar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la dirección.

Las Pymes: clasificación básica para la gestión

Ejemplo de una herramienta de gestión: Platzilla

Estar en la etapa de funcionamiento óptimo no es sinónimo de haber implementado las 12 áreas funcionales señaladas.

Pero sí implica que las áreas comunes como finanzas, producción, mercadeo y ventas, dirección estratégica, análisis del entorno, gestión de la información, talento humano, entre otras, estén desarrolladas.

En otras palabras, implica que son áreas con alto nivel de capacidad y por lo tanto, bajo control del equipo de trabajo.

En empresas de base tecnológica, es mucho más probable que un área como “gestión de la innovación”, sea desarrollada, inclusive desde etapas tempranas. Observe que puede tratarse de fábricas o de empresas de servicio.

Resumen

Como es natural, la administración y gestión de las pymes implica atender tareas obligatorias en cada etapa. El empresario capaz de detectar esas tareas obligatorias tendrá más oportunidad de superar las diversas etapas, optimizando los recursos disponibles.

Si no logra distinguir tales tareas obligatorias, puede poner en peligro la continuidad del negocio. Porque los recursos son destinados a actividades, que aun siendo importantes, no son claves en la etapa en que se encuentra.

Con la experiencia que compartimos, precisamente buscamos transmitir situaciones que sirven de apoyo para crear distinciones.

En tal sentido, dejamos algunos artículos y lecturas recomendadas, para aprender más sobre gestión de las pymes.

Es todo por ahora. ¡Hasta la próxima entrega!

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