Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas (parte 3)

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Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas: Por fin hablamos de lo que importa, ¿Mejoramos o no estamos mejorando?

Hola amigos empresarios, gestores y emprendedores. En el artículo de hoy vamos a cerrar la serie de estos días sobre calidad. En estos días hemos aprendido lo siguiente:

  1. Descubrir la causa raíz de las Incidencias afín de poder aplicar la solución correcta.
  2. Acciones correctivas sobre causas raíces y organización de causas raíces.
  3. Análisis preliminar de datos de las incidencias.
  4. Relación entre no conformidades y acciones correctivas.
  5. Indicadores de calidad relacionados primordialmente con incidencias.
  6. KPIs de calidad relacionados con No Conformidades.

Qué de cosas hemos aprendido, ¡madre mía! En el último artículo hablamos de los tipos de indicadores de No Conformidades. Vimos que había 2: No conformidades por proceso y evolución de las No Conformidades por proceso.

Sin embargo, la evolución está directamente relacionada con las acciones correctivas, que es lo que vamos a abordar hoy y rematarlo con un análisis completo de todos los indicadores KPI

Filosofía tras los indicadores KPI de acciones correctivas

Una acción correctiva puede arreglar varias cosas, al igual que un buen guantazo puede quitar la tontería a personas que no quieran:

  • Comer
  • Colaborar
  • Tranquilizarse
  • Escuchar
  • Pedir Perdón
Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas (parte 3)

Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas (parte 3)

No trato de ser banal o poco profesional, pero con tanto tecnicismo es difícil encontrar el punto de todo lo que se intenta trasladar en estos artículos:

Lo importante es descubrir las causas raíces de los problemas e incidencias y de ser posible ejecutar acciones correctivas que resuelvan varios problemas. En el artículo “Resolución de incidencias con acciones correctivas sobre causas raíces” vimos como la formación era una acción correctiva que resolvía causas raíces relacionadas con poco conocimiento. Esto a su vez, generaba problemas en facturación y operaciones en una empresa de neumáticos, llamada Todo Ruedas.

Podemos concluir que se trata de tener el mínimo de acciones correctivas con el máximo impacto y por lo tanto no tantos indicadores KPI.

Calidad y no cantidad en los indicadores KPI.

¿Cuanta información puedes procesar? Puede que 4 cosas a la vez, quizás 5 si eres muy inteligente, pero seguro que ¡no puedes procesar 10!

Estoy cansado de ver empresas que se empeñan en medir más cosas y nunca terminan por sacar conclusiones o dirigir bien sus recursos. Medir si, pero medir con foco es más importante. Peor es hacer cosas por hacer. Si puedes hacer menos con más, ¿por qué no hacerlo?

Así, ¿por qué no hacer acciones correctivas que solucionen varios problemas? ¿Por que no se suele hacer? (aquí viene mi crítica a la mayoría de las empresas): porque no hay tiempo nunca para PENSAR.

Cualquier Pyme mediana y grande sólo tiene 4 o 5 procesos, ¡no 25! Como mucho, subprocesos de los procesos de operaciones, formación y administración. Quizás si me apuras selección y calidad aparte. Pero de aquí no mucho más. Siendo esto así, las acciones correctivas en muchos casos son de formación, software y rediseño de procesos. Quizás no se tenga tiempo para abordar estas acciones correctivas generales siempre, pero si es importante adquirir una política de formación y mejora contínua: créeme, te ahorrará dolores de cabeza.

Indicadores KPI de acciones correctivas: 3 Tipos.

Llegados a este punto abordémoslo de una vez. Hay 3 tipos

Tipo 1 Indicadores KPI de acciones correctivas: Acciones correctivas por Tipo.

Claro, ¿no? Te recomiendo que sea un gráfico de torta ilustrativo:

Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas (parte 3)

Tipo 1.1 Evolución indicadores KPI acciones correctivas.

Al igual que el anterior, se trata de un gráfico de barras que indica la evolución de las mismas a lo largo del tiempo.  Como es obvio, se trata de ir reduciendo las acciones correctivas a lo largo del tiempo. Al haber varios tipos se recomienda hacer un gráfico por cada tipo:

Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas (parte 3)

Tipo 2. Tasa de ejecución de las acciones correctivas.

Pues si, es lo que piensas. No basta con registrarlas, sino que hay que ejecutarlas. Dicho esto, ¿quien las registra? Pues depende de cada caso. A veces es la misma persona que registra la No Conformidad, a veces es otra área y se le pide a la área afectada que busquen una Acción Correctiva. Otras veces, en organizaciones más maduras quien lo registra es el departamento de calidad pero desde luego: nunca jamás:

Prohibido que quien registre las Acciones Correctivas sea la misma área o persona que las ejecute.

¿Cómo han de ser estos gráficos? bueno, aquí recomiendo que sean varios gráficos de torta (como el primer indicador de acciones correctivas por tipo) acompañado de un cuadro resumen.

Tipo 3: Acciones correctivas Eficaces vs no eficaces por tipo.

Este es el gráfico más importante de todos. Se trata de cumplir con todo el proceso. Definir si las acciones correctivas han sido eficaces o no. ¿Cómo sabemos esto? bueno, hay que intentar reproducir el ejercicio que causó el problema inicial o esperar un poco a ver si se vuelve a dar el problema.

¿Qué gráfico usar? Recomiendo varios gráficos de torta.

Tipo 3.1. Evolución de la eficacia de las Acciones correctivas por tipo.

Como su nombre indica se trata de identificar si vamos mejorando. Nada más que añadir. Para ello usar gráficos de barra o inclusive en este caso de líneas como en el siguiente ejemplo:

Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas (parte 3)

 

Conclusión del análisis con los indicadores KPI.

La calidad en las empresas, en los procesos y en la vida es aprender de los errores. La matriz incidencia o hallazgo a partir de una auditoría, No conformidad (según el proceso donde esté) y acción correctiva, es algo Natural.

El problema con la calidad, es la falta de naturalidad en el lenguaje. La sensación que es un área complicada cuando en realidad no lo es. Es puro sentido común. De hecho, la definición de las políticas de calidad muchas veces se hacen con el criterio de los intervinientes a partir de unos lineamientos estándar.

La recomendación es hacer algo y asimilarlo, pero hacer poco. Muy poco. Menos es más. Cuando lo tengamos asimilado ir haciendo cada vez más cosas pero siempre alerta de no complicar la matriz.

¿Cuándo nos complicamos?

Nos complicamos en el momento que veamos que ya el control y el foco se dispersa demasiado y podemos empezar a tener la sensación de estar volviéndonos locos. Mucho cuidado con eso. Ante esos síntomas, mejor pensar “menos es más”. Simplifiquemos los indicadores KPI y tengamos una lectura clara.

Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas (parte 3)

Indicadores KPI con énfasis en acciones correctivas (parte 3)

Bueno amigos, eso es todo por hoy. Espero entre tanto concepto haberme explicado razonablemente bien. Cualquier consulta, estoy a vuestra disposición en dpolo@timemanagement.es

Muchas gracias por vuestra atención y ¡hasta el siguiente artículo!

 

 

 

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