7 Herramientas de calidad para la gestión de proyectos

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En este artículo te voy a describir las últimas novedades sobre las herramientas de calidad que aparecen la Guía de los fundamentos de gestión de proyectos  en su quinta y última edición.

Las herramientas de calidad también se usan en la investigación social

Yo que vengo de las ciencias sociales y humanísticas. Se me enseñó que éstas eran técnicas utilizadas en la investigación y por tanto me ha sorprendido también se usen en el área de producción de bienes y servicios y en la calidad. Por eso se me ha hecho fácil escribir este artículo, pues estoy familiarizada con estas ellas.
Veremos si me sirve esta experiencia para describirte las herramientas de calidad de manera didáctica.

Herramienta de calidad #1 Diagrama Causa-Efecto

También conocida como el Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado, es una herramienta que te sirve para plasmar de manera gráfica las causas principales y secundarias que explican un problema determinado.
Lo que necesitas para comenzar a diagramar es:

  1. Identificar el problema. (Tema central)
  2. Determinar las causas. (Causas principales y secundarias)
  3. Crear una línea horizontal principal de donde van a partir las flechas o las espinas.
  4. Rectángulo para plasmar el tema central.
  5. Flechas primarias o espinas para plasmar las causas principales.
  6. Flechas secundarias, que son a su vez sub causas de las principales o causas secundarias.

Observa cómo luce:

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¡Vamos!, que no tienes que dejar el pescado de fondo, te lo he puesto para que veas por qué le dicen también Espina de pescado. Sin el animal, se ve así:

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Un dato: Para encontrar fácilmente las causas, pregunta siempre ¿por qué? Por ejemplo. Si el tema central es “mala atención de los clientes”, pregunto ¿POR QUÉ? y la respuesta puede ser “Los comerciales no están bien formados” y allí tengo mi causa secundaria. ¿Lo tienes?

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¿Para qué te sirve el Diagrama Causa-Efecto?

Para aclarar las causas de raíz: Todas las causas son problemas en sí mismas. Y como tal, hay que solucionarlas, pero si no hay claridad en cuanto a cuál es el origen solo se atacarán los síntomas y no se solucionará el problema.

  1. Para agrupar las causas por categorías.
  2. Establecer relaciones entre causas y efectos: Eso te permite identificar cuál de las causas está ocasionando más ruido en tus procesos.
  3. Tener una visión más global de la situación.

Hay quienes se orientan mejor cuando las causas están predeterminadas. Por ejemplo:

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Si quieres ampliar mejor esta información te sugiero que consultes este enlace.

Herramienta de calidad #2 Diagrama de Flujo

Es una representación visual de un proceso utilizando una simbología específica para cada momento. Muestra una breve descripción de la etapa o acción que se debe ejecutar.
Estos símbolos (rectángulos, rombos, círculos, etc) están unidos a través de flechas que representan una secuencia ordenada de las etapas que se deben seguir en el proceso.
Observa el significado de algunos símbolos usados en el diagrama de flujo:

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Claro que cada organización puede establecer su simbología propia.
El objetivo de los diagramas de flujo es facilitar la comprensión del cumplimiento de un proceso dentro de una empresa.
Antes de diagramar ten presente lo siguiente:

  1. ¿Cuál es el proceso a diagramar?
  2. ¿Cuál es el nivel de detalle que vas a tomar en cuenta para hacer el diagrama?
  3. ¿Cuál es la secuencia que le vas a dar a cada proceso?
  4. ¿Cuáles son los símbolos que vas a utilizar para determinar las acciones a ejecutar.
  5. ¿Quiénes son los responsables?
  6. ¿Cuáles son los tiempos de entrega?

Ten un ejemplo sencillo:

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¿Para qué te sirve el Diagrama de flujo?

  1. Ordenar los procesos por entrada y salida para saber qué hacer si se da un escenario u otro. Con ello puede determinar fácilmente cuáles son los procesos que aportan más valor al proyecto.
  2. Definir límites en los procesos.
  3. Establecer una comunicación eficaz, porque todos los miembros de la organización, después de haber recibido la capacitación, comprenden el lenguaje.
  4. Establecer mecanismos de control y medición en los procesos.

Un dato. Mientras más sencillo sea el diagrama de flujo, más comprensible y manejable para aquellos que se van a familiarizar con él. Los diagramas de flujo son muy utilizados para mostrar el proceso de ventas en las empresas. Lee este artículo sobre cómo gestionar un proceso de ventas fácil y eficientemente 

Observa un ejemplo de diagrama de flujo de la empresa Novomanía

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Otro ejemplo de Somasoftware

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¿Qué te han parecido hasta ahora las herramientas de calidad que te he presentado?

Herramienta de calidad #3 Gráfica de control

Es otro diagrama que tiene la finalidad de mostrar por métodos estadísticos si un proceso se encuentra estable o ha perdido el control.
Se muestran en un gráfico que si la mayoría de los puntos se ubican dentro de los límites establecidos, se debe interpretar que el proceso está fuera de control y se hace necesario buscar el origen de su mal funcionamiento y tomar las decisiones pertinentes para volver a encauzar el proceso.
Para interpretar los datos de los gráficos de control, importante tomar en cuenta los límites superiores e inferiores para saber cuándo los puntos no están en su lugar.

¿Cómo funciona ésto?

La estadística parte de que los procesos pueden variar inevitablemente por causas aleatorias que se pueden deber a diferencias mínimas en la materia prima, variabilidad de las maquinarias, manipulación de la mano de obra.
Estas no son las causas que deben preocupar en una organización, porque se consideran que están dentro de los patrones esperados de variabilidad.
Pero, cuando las causas no son aleatorias ni predecibles y que además producen efectos negativos en los procesos, son las que se deben atacar para eliminar. Son entonces los puntos que están en los márgenes de la normalidad. Estas pueden ser: herramientas defectuosas, maquinarias desgastadas, etc.
Este es un ejemplo de un gráfico de control usando Minitab

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Herramienta de calidad #4 Histograma

Es un gráfico de barras dispuestos de manera vertical que muestra la distribución de unos datos relativos a los resultados de un proceso.

Las ventajas del histograma

    1. Ayuda a comprender las frecuencias de los valores en estudio.
    2. Muestra los datos en grandes cantidades para dar una visión clara de la distribución.
    3. Muestra un diagnóstico.

Si se te ha dificultado comprender lo que es el histograma, observa este video didáctico

Aquí unos ejemplos:

Herramienta de calidad #5 Diagrama de dispersión

Es la representación gráfica de la relación entre dos variables en cuanto a su correlación y a su dependencia. Se grafica en las coordenadas cartesianas a través de puntos que se posicionan en el eje de las X y las Y.
Si las variables están relacionadas entonces al aumentar el valor de una de ellas la otra bien puede aumentar o disminuir. En el caso de que aumenten ambas variables, se habla de que existe una correlación positiva. Pero, si la X aumenta y la Y disminuye, se interpreta como una correlación negativa. Por otro lado, si las variables se muestran independientes entre sí, no existe correlación.
Lo que le da el valor a las variables es el coeficiente de correlación que puede estar comprendido entre -1 y 1.
Mientras la variable se aproxima más a -1, la correlación es fuerte y negativa. Pero, si está más cercano a 1 es fuerte y positiva. Si los valores se acercan a 0, la relación es débil. Y finalmente, si el coeficiente indica el 0, entonces existe independencia entre las variables.
Si bien, este diagrama señala la correlación entre variables, no determina sus causalidad, por lo que se recomienda complementar este análisis con otra herramienta de calidad como por ejemplo el Diagrama Causa-Efecto.
A mi me encanta porque es una herramienta que ayuda a priorizar entre una serie de problemas.
Observa este ejemplo de uso del Diagrama de Dispersión en las ciencias sociales. En él están proponiendo un nuevo método para la medición el IDSE (Índice de Desarrollo Socioeconómico)

 

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Y en esta otra imagen puedes observar los diferentes comportamientos del diagrama de dispersión.

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Herramienta de calidad #6 Diagrama de Pareto

LLegamos a la quinta de las 7 herramientas de calidad, el Diagrama de Pareto. Es una técnica para tomar decisiones en función de la priorización. También llamada 80/20 y principalmente significa que la mayor parte de los problemas (80%) se resuelven con la solución de unas pocas causas (20%).
Se basa en el siguiente análisis:

  1. 80% de los problemas de una empresa se deben al 20% de las causas.
  2. 80% de los defectos de un producto están en el 20% de las causas.
  3. 80% del ausentimo laboral se debe solo al 20% de los empleados.
  4. 80% del atasco de los procesos se debe solo al 20% de errores.

Tenemos un artículo en Gestionar Fácil que trata el tema de la norma 80/20 para mejorar las ventas.
Te recomiendo descargar este documento Scrib donde te describen varios ejemplos sobre el diagrama de Pareto aplicado a la gestión de proyectos

Herramienta de calidad #7 Hoja de control

Las hojas de control sirven para clasificar información ordenadas por categorías, mediante el registro frecuente su comportamiento.
Se debe tener claro cuáles son las categorías a observar, y el registro del comportamiento debe ser fiel a la realidad para que tenga veracidad.
Su objetivo es observar un comportamiento fácil y automáticamente. Tienen muchas funciones pero las principales son:

  1. Agrupar variables por características: calidad, peso, volumen, etc.
  2. Clasificación de productos con defectos.
  3. Clasificación de defectos en cada pieza.
  4. Clasificación de causas de los defectos.
  5. Chequeo de mantenimiento.

¿Cómo se analizan los datos clasificados?

Cuando se determinen las categorías a observar es importante terminar de establecer los criterios para hacer el análisis. Por ejemplo:

  1. ¿La información que se va a registrar es cuantitativa o cualitativa?
  2. ¿Qué formatos se van a utilizar para registrar los datos?
  3. ¿Quién es el responsable?
  4. ¿Con qué frecuencia va a realizar la observación y el registro?
  5. ¿Dónde se va a efectuar?

Te dejo ejemplos de la hoja de control

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Otro ejemplo de categorías cualitativas:

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Con todos estos detalles, ya estás listo para hacer el análisis.
Bien, hasta aquí las 7 herramientas de calidad para la gestión de proyectos. Todas fáciles de usar e interpretar y muy útiles para detección, priorización, solución de problemas y toma de decisiones. ¡Hasta pronto!

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