Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

. Abr 13, 2017.

En esta lección, David Polo te enseña qué es la gestión del tiempo, como organizar bien tus proyectos y tareas rutinarias.

A partir de dos ejemplos de empresas, una que hace las cosas de manera errónea y otra que las hace mejor  y viendo las características de sus jefes y empleados, observaremos cómo el uso correcto de la gestión del tiempo beneficia en todos los sentidos a tu negocio.

Transcripción del video: Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

¡Hola amigos!

Bienvenidos a una lección más de Gestionar Fácil.

En la lección de hoy, que es apasionante, vamos a ver la fórmula mágica, la receta de Astérix y aquello que muchos de vosotros siempre estáis diciendo:

¿Por qué mi empresa va así de mal?, ¿Por qué hay unos que nacen con estrella y otros nacen estrellados?.

¿Por qué a pesar que me esfuerzo constantemente, no consigo que mi empresa cada vez vaya mejor, sino cada vez va peor y peor?

Entonces, lo vamos a ver aquí, porque esta lección es sobre la gestión del tiempo, sobre las tareas y sobre los proyectos. Y para ello, cómo en otros videos, vamos a utilizar dos ejemplos:

Dos ejemplos

Una empresa que se llama Todo Ruedas que empieza aquí (desde abajo) y va para allá (hacia arriba) y otra empresa que es Silver Wheels del mismo sector, que es la fabricación y ventas de neumáticos, que fue una empresa heredada y que cada vez está peor.

Vamos a ver cosas simples y todo esto es con sentido común, (el menos común de los sentidos también se ha dicho). Y todo esto que véis aquí en la pizarra:

(Si no ves las letritas, te recomiendo que le des clic derecho en la imagen y la abres en otra pestaña 😉

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias.

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias.

 

Tareas rutinarias

Lo primero que tenemos que hacer, es mirar hacia nuestra empresa las tareas rutinarias que tenemos.

Vamos a suponer que esto, que está pintado de todo azul, es la parte de Todo Ruedas que es la que lo está haciendo bien…

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

… y esto, que está en color rojo, es Silver Wheels que son los que los están haciendo todo mal.

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Ejemplo de tareas rutinarias: Todo Ruedas

En Todo Ruedas las tareas rutinarias las ha inventariado y las ha registrado como tareas de mantenimiento, y llamemos tareas de mantenimiento a cosas recurrentes, por ejemplo; mantenimiento a las máquinas que fabrican las ruedas

Dentro del mantenimiento podemos hacer llamar “tareas rutinarias” también, dentro de la fabricación, como veamos, pero que sea algo rutinario.

Luego, también tenemos las de marketing y comercial.

Planes de mantenimiento

Al tenerlo inventariado, tenemos los planes de estas tareas, los planes de mantenimiento donde tenemos pues:

  1. La tarea 1 del plan de mantenimiento 1 (T1M1).
  2. La tarea 2 del plan de mantenimiento 1 (T2M1).
  3. La tarea 3 del plan de mantenimiento 1 (T3M1).
Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Y así con el plan de mantenimiento 2, o las tareas del día a día que queramos poner otros tipos de planes, no le llamemos planes de mantenimiento, o como queráis.

Campañas de marketing y comercial

Y también de otras áreas de la empresa como es marketing y comercial:

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

La Campaña 1:

  1. La tarea 1 de la campaña 1 (T1C1).
  2. La tarea 2 de la campaña 1 (T2C1)
  3. La tarea 3 de la campaña 1 (T3C1).

Y así también con la campaña 2 pues, tareas 1, 2 y 3 de la campaña 2.

Capacidad de cumplir tareas: Empleados

Y aquí tenemos a María (que me ha salido un poco fea la pobre), pero trabaja muy bien es súper simpática y a Luis y vemos la capacidad que tienen.

En el caso de María, pues tiene todas estas tareas aquí inventariadas y están llenando su capacidad y el caso de Luis, todavía tiene un poco más de capacidad.

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

 

Entonces vemos que Luis todavía podemos aprovecharle para algo.

Y aparte, como tenemos estas tareas y los tenemos en un sistema de gestión, que pudiera ser Platzilla que os cubrirá todo esto, pero puede ser cualquier otro.

¡No hojas Excel! que eso no sirve para nada, porque esto ya es multidimensional.

Podemos tener las cosas calendarizadas y a su vez podemos tener gráficos de barras, de líneas, para ver cómo van las tareas.

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Bien, el trabajo del día a día, lo que hacemos, a lo que nos dedicamos, lo tenemos ahí y lo tenemos registrado en un sistema de gestión:

Punto número 1: Porque lo que no se registra, no se puede medir y si no se mide no existe. Luego, lo importante es que las cosas que se hagan las puedas medir, ¿Para qué? Para poder mejorar.

Recordando: Misión, visión y valores. ¿Qué es?

Si no habéis visto el video de Misión, visión y valores de Gestionar Fácil de este curso, aquí os lo explico rápidamente.

Se trata de que en la misión sepáis qué es tu empresa o para qué existe tu empresa. O más, puedes pensar el porqué de tu empresa.

Y luego tienes los valores de tu empresa, sobre las cuales esa misión está y la visión, qué es hacia dónde quieres ir.

El gerente de Todo Ruedas, que empezó la empresa desde cero, porque vio un hueco en el mercado, porque Silver Wheels lo estaba haciendo mal, sabía que el dueño (de Silver Wheels) había heredado la empresa, que era un niño mimado y que no tenía ni la más remota idea de gestionar esto. Él (Todo Ruedas) con poco dinero,  y algo de paciencia, proyectó una visión.

En otro video veréis que también, que se llama Proyecta tu empresa, dónde te dice cómo hacer las estrategias, las directrices, las tareas, etc.

Pero bueno, para resumir la cosa respecto a una visión y de eso tu visión, tienes tus objetivos.

Tú dices bueno…, tu visión es lo que tú quieres ser en; cinco años, diez, uno, dos …. Tú visualizas y tienes que visualizarlos con unos objetivos concretos.

Tú dices: “bueno pues estos son mis objetivos” y entonces los divides en directrices.

¿Cómo puedo llegar a estos objetivos? Pues a través de hacer distintas cosas en las distintas directrices.

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

 

Directrices como medio para lograr objetivos

La directriz de aumentar ingresos, la directriz de disminuir gastos, la directriz de formar mejor al personal, la directriz de eliminar la basura o todo lo redundante o todas aquellas cosas que están estorbándonos en el día a día. Las directrices es la forma para solucionar problemas.

Las directrices se desglosan en estrategias y éstas en proyectos y las tareas para lograr los objetivos que se persiguen. De estas directrices tú sacas objetivos:

Objetivos de la empresa

  • Aumento de ventas.
  • Reducción de costes.
  • Formación.

Estos objetivos al final contribuyen al objetivo final que es la visión, que es… “ Dentro de cinco años la empresa tenga una rentabilidad “x”, facture “x”, etc. y tenga un ambiente de trabajo positivo, energizante etc.

Entonces en estos objetivos tú lanzas las estrategias para conseguir los objetivos. En la directriz de aumentar las ventas te mueve hacia una estrategia de promoción interna y externa. Como ejemplos, podemos tener campañas en Facebook, campañas aquí y allá, llamar a potenciales clientes, lo que sea.

Estrategias y proyectos

La estrategia, como suelen ser acciones, éstas acciones se agrupan en proyectos. Una estrategia por lo tanto, puede tener varios proyectos para lograr el objetivo.

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Y esos proyectos los inventariamos:

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Entonces tenemos el proyecto 1, que podría ser este, tiene dos etapas o hitos que corresponde con las líneas rojas y las tareas que son las líneas azules.

Entonces tenemos todos los proyectos encajados, y ¡fenomenal!.

Ya tengo mi visión, tengo mis proyectos, ahora ¿Tengo capacidad para hacerlo?.

Bueno, si yo tengo y estoy midiendo lo que están haciendo mis empleados, pues evidentemente tengo criterio para hacerlo.

Luis me tiene un poco de capacidad y yo, a lo mejor puedo sacar un tiempo para hacer esto u lo otro, pero ya eres realista.

Se trata de que no intentes hacer algo más que tu capacidad no puede. O adquiere más capacidad, contratas más personas para hacerlo.

Parece que es sentido común ¿Verdad? Pues la gente no lo suele aplicar.

¿Qué es lo que suele ocurrir en muchísimos casos? Veamos ejemplos:

Ejemplo de proyectos: Silver Wheels

Pues lo que ocurre con el dueño de Silver Wheels, que es un desastre de persona.

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Este todos los días llega con una idea nueva diciendo tenemos que hacer “x”, “y”, “z”.

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Gestión del tiempo, proyectos y tareas rutinarias

Y aquí están sus empleados, uno de ellos con ojos achinados pensando en todas las tareas que ya tiene que hacer. Encima este “loco” está pidiendo más cosas.

Y también las cosas del día a día, que te dice que hoy hay que hacer tal, cuál, etc.

Y esté pensando (el empleado): “Pero si ya yo estoy haciendo todo esto, ¿Dónde quiere que haga esto y lo otro?”

Luego lo peor de todo, es que llega diciendo: “¿Dónde está esto que te pedí hace un mes?” que no están inventariado, ni medido, ni entró en proyecto, ni nada de eso.

Dice (el empleado): “¡No, pues no sé, tal, cuál, no sé qué!”, y hay más gente, más confusión y más tensión, y cada vez va peor. Luego si es así, no digáis que estáis gafados. No digáis que estás haciendo esto.

Error: Falta de planificación

Lo que suele ocurrir en estos casos, es que estas personas pues, están estresadas encima no planifican y es un círculo vicioso. Porque no planificas, no te salen bien las cosas. No te salen bien las cosas e intentas solucionarlo haciendo soluciones rápidas.

Nunca llegas hacer un plan de base, eliminar todo aquel desperdicio, todas aquellas cosas que no funcionan bien e intentar hacer las cosas bien desde un primer momento. Quitar todo el papeleo, quitar todo lo que sobra.

Ver aquellas tareas que te funcionan, ver aquellos productos o servicios en que te quieres enfocar. Hay un video sobre la gestión de la cartera de producto de servicio, que es muy interesante que lo veas después.

Y en definitiva quitar todo aquello que no funciona y dejar lo que funciona.

¿Por qué?

Porque si haces eso pues, lo que funciona ya lo puedes repartir entre la capacidad de tus empleados, y ya puedes intentar ver qué es lo que te sobra para emprender proyectos nuevos de mejora.

Y en vez de estar en esa espiral negativa haciendo las cosas mal, puedes estar en una espiral positiva y que cada vez vaya todo mejor.

Que tu empresa pase de ser el infierno en la tierra, a que sea el cielo en la tierra. Porque es un sitio donde quieres trabajar.

¿Quieres Saber cómo convertirte en un maestro organizador de las tareas diarias? Te lo explicamos en el siguiente artículo.

Adquiere el rol de organizador las tareas diarias. Gestión del tiempo, proyectos y rutinas II

Muchas gracias por tu atención. Cualquier duda por favor contáctame a dpolo@timemanagement.es

 

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