Gestión del tiempo en la empresa. 5 técnicas. Técnica 3: Proyectos y priorización

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Gestión del tiempo en la empresa: ¿una utopía o realmente podemos ser eficaces con nuestro tiempo y estar coordinados entre nosotros?

Hola amigos empresarios, emprendedores y gestores. El documento de hoy de la serie de gestión del tiempo en las empresa trata un tema excitante: La gestión de los proyectos.

Antes de continuar os informamos que en esta serie hemos hablado en otros artículos de las siguientes tácticas:

Dicho esto, profundicemos en la gestión de proyectos para la gestión del tiempo en la empresa.

¿Qué puedo hacer y qué debo hacer?

Esta es una de las claves en las empresas: saber qué es imprescindible y qué puede ser mejorado. Con esta manera de organizarnos podemos salvaguardar las tareas inevitables, poner otras tareas como optimizables y generar proyectos de mejora.

Gestión del tiempo en la empresa. 5 técnicas. Técnica 3: Registro información y priorización

En la ciencia de la gestión del tiempo en la empresa tenemos que establecer mecanismos para poder separar estos tipos de tareas. Para ello es fundamental tener el registro de lo que se va haciendo y para ello, recomendamos firmemente usar un software de gestión como Platzilla. En el siguiente vídeo ilustramos cómo se pueden registrar las tareas y cómo nos ayuda a gestionar los proyectos:

Los intrusos en la gestión del tiempo en la empresa con la excusa de los proyectos.

Como se ha indicado anteriormente en otros artículos, los proyectos pueden ser un ladrón del tiempo o por el contrario puede ser un incentivador para optimizar ciertas tareas y ejecutar proyectos. Esto depende de cómo se presenten dichos proyectos.

Recordemos en la serie de artículos sobre gestión del cambio que es muy probable encontrarnos con resistencia al cambio. Así, el hecho de tener un proyecto nuevo puede ser una excusa para los enemigos del cambio (aquellas personas o procesos que nos impiden cambiar a mejor) para no abordar el proyecto por falta de tiempo.

Es más, algunos enemigos del cambio sabotean sus propias tareas para argumentar que los proyectos de mejora están consiguiendo el cambio opuesto.

¿qué hacer en estos casos? ¿Cómo sé cuando abordar proyectos según la organización del tiempo en la empresa?

Quizás tú mismo te hayas contestado. Primero intenta tener registrado el tiempo de ejecución de las tareas y posteriormente clasificar las tareas como en el cuadro de arriba.

Es importante saber que un proyecto ha de poder ser ejecutado.

En función de cómo se presenten los proyectos, éstos pueden ser motivantes o no. Es una cuestión muchas veces psicológica. Por ello, es bueno que propongas con datos específicos y luego promuevas que el equipo de ideas y de ahí sacar el proyecto de mejora.

Se trata en conclusión, que el proyecto sea algo acordado entre todos y que genere motivación para hacerlo. Sólo así, el equipo identificará tareas optimizables para sacar tiempo para proyectos.

Ejemplo de gestión del tiempo en la empresa de cara a lanzar un proyecto

Pongamos un ejemplo. La empresa Cintillox se dedica a la fabricación de productos de limpieza. Es una empresa de un país en vías de desarrollo que aún no tiene mucho software instalado. Deciden que, para mejorar los tiempos de entrega de los productos, es necesario mejorar el funcionamiento del almacén.

El proyecto consiste en la modernización del almacén para mejorar la gestión del tiempo en la empresa. Van a comprar carretillas, toros elevadores, software de inventario y comprar pistolas de lectura de código de barras. Sin duda alguna, los tiempos van a reducirse considerablemente.

Para hacer esto, necesitan sacar un 30% de su tiempo diario. Es el momento de reunirse para estudiar, qué se puede eliminar, qué se puede optimizar y qué se puede cambiar para ahorrar ese tiempo.

Tras varias reuniones deciden que:

  1. Se harán compras recurrentes a los proveedores tras negociar con ellos. Así se ahorran la gestión de cada compra individual
  2. Se agrupan los pedidos y se recogen del almacén una vez por día. Antes se hacía de manera constante, perdiendo mucho más tiempo.
  3. Se elimina la mitad del papeleo innecesario y antiguo que no ofrecía valor agregado.

¿Cómo se gestionan los proyectos?

Aquí tenemos mucha literatura para hablar de gestión de proyectos. Para no alargar mucho el texto actual, vamos a indicar que:

  1. La definición de las tareas es fundamental
  2. Se ha de hacer un seguimiento diario y semanal con los responsables de cada área.
  3. Recuerda que lo importante es el objetivo y no el proceso

Un proyecto es como un árbol que está creciendo y hay que corregir para que crezca derecho. O si lo prefieres es conducir hacia un lugar y has de corregir las desviaciones con el volante.

Lo importante es el registro y seguimiento. Sin ello, el proyecto no es nada más que una idea que lo más seguro es que no acabe correctamente. En el artículo de proyectos y análisis de datos:

Seguimiento de proyectos: Razón #3 para el análisis de datos

Mostramos cómo el diagrama GANTT ayuda a la definición y seguimiento de los proyectos. Os mostramos un ejemplo debajo:

Gestión del tiempo en la empresa. 5 técnicas. Técnica 3: Registro información y priorización

Así, para responder a al objetivo de este artículo: el registro de información y la priorización, para mejorar la gestión del tiempo en la empresa, se trata de llevar todo al nivel de tareas.

Una vez estamos ahí, clasificarlas, eliminar lo poco importante y optimizar lo mejorable. Al final, como en el resto de artículos, queremos haceros ver que es una cuestión de hábito y actitud, más que de definición de cosas por hacer.

Para terminar, si os estuvierais preguntando sobre las tareas de mejora fruto de las auditorías, éstas pueden ser encuadrables en proyectos de mejora. Además de ello, al terminar estas tareas, hay que evaluar si al final estas tareas han mejorado el desempeño global de la empresa.

Bueno amigos, eso es todo por hoy. En el siguiente artículo seguiremos profundizando en este fascinante tema de gestión del tiempo en las empresas. Puedes consultarlo aquí:

Organización del tiempo en la empresa: 5 tácticas. Táctica 4: Análisis de datos.

Muchas gracias por vuestra atención

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