Hoy aprenderemos cómo facilitar los procesos mediante la factura electrónica. Y si la factura electrónica te ayuda a facilitar procesos y cobrar antes.
Quizás a día de hoy, ya en 2022 pueda parecer extraño que haya aún empresas que no tienen facturas electrónicas implementadas, dentro de algún tipo de sistema de gestión pero no es para nada descabellado, pensar que estamos dentro de lo que se llama la “segunda mayoría” en la curva de la innovación.
Esta segunda mayoría corresponde aún a un 34% de empresas que no han adoptado una innovación, y es que, a veces, es mejor ir a pasos seguros con ciertas innovaciones.
Por lo tanto, no te agobies por el retraso, si quieres implementar ya facturas electrónicas, clique aquí y si quieres saber más sobre las facturas electrónicas aquí te explicamos.
Ventajas de las facturas electrónicas
Para comenzar antes de conocer el ahorro en tiempos en el proceso de facturación quiero que conozcas las ventajas de las facturas electrónicas
Añado unas más:
- Optimiza la gestión de la empresa, al tener digitalizados documentos tan importantes como son las facturas.
- Facilita procesos administrativos. Pasamos las facturas del sistema de gestión al sistema de facturación, de manera automática.
- Permite detectar retrasos en los pagos, evitando así tiempos.
- Es un método responsable con el medio ambiente.
Recuerda que:
La factura electrónica es el documento tributario equivalente a la factura en papel, pero generado en formato electrónico.
Desventajas de las facturas electrónicas
Los inconvenientes que genera la factura electrónica están superados por las ventajas. Sin embargo, es importante tomarlos en cuenta:
- Las empresas deben contar con las aplicaciones informáticas necesarias para emitir y recibir las facturas.
- Debe haber compatibilidad entre los formatos de la empresa que emite la factura y quien la recibe en el caso de las facturas electrónicas estatales. Esto ocurre en pocos países, por lo general se respeta el formato de facturas en el mundo.
- En ocasiones, el sistema puede provocar retrasos si el personal no lo conoce bien, aunque, para ser francos… pasados los 15 minutos iniciales, es muy sencillo.
Procesos más ágiles con las facturas electrónicas
Yendo al grano de la agilización de los procesos con la factura electrónica vamos a poner un caso específico.
Katiuska es la propietaria de una empresa llamada “Donas Redoma”.
Esta empresa fabrica donas (donuts) en su fábrica y vende en sus tiendas, además de vender en numerosas tiendas de su ciudad. Al fin y al cabo sus Donas son uno de los productos frescos del día a día más valorados.
Al día entrega a cerca de 50 tiendas físicas las cuales pagan a 30 días. Esto quiere decir que emiten al mes cerca de 1.400 facturas que necesitan hacer seguimiento.
¿Cómo pueden hacer seguimiento automatizado?
Gracias a la factura electrónica, se puede revisar cuáles han sido pagadas (asumiendo que los contables revisen el banco con regularidad).
Hasta ahí, todo fácil y… ¿qué aporta de especial la factura electrónica si el contable ya va a entrar en el banco?
Sencillo.
No todo el mundo paga por bando. Algunas tiendas pagan al contado al recibir los productos. Es decir, no todo el mundo tiene crédito de 30 días.
Para las tiendas más grandes se les facilita el crédito a 60 días y para las pequeñas se les facilita bonos prepago para abaratar sus costes.
Así, tanto el contable que revisa el banco, como los repartidores que recogen dinero y como los comerciales que venden bonos prepago, pueden adjuntar justificantes de pago a su factura electrónica y cambiar el estado. Todo desde el móvil, claro.
Así, conseguimos tener por estados cada factura y dejar que el seguimiento automatizado nos alerte cuando alguna factura está vencida para que administración llame al cliente.
Ahora piensa… ¿y las facturas de empresas que compran packs de Donas en tiendas? Aquí añadimos otras 5 facturas más de media por día y tienda. Con 15 tiendas y 22 días laborables aproximadamente, se nos juntan otras 1.430 facturas que son emitidas desde el TPV.
En resumen, tenemos 2.830 facturas mensuales provenientes de las siguientes fuentes:
- Tienda donde compran empresas.
- Repartidores que entregan cajas de Donas a establecimientos y cobran al momento.
- Comerciales que venden crédito prepago.
- Crédito comercial a 30 días.
- Crédito comercial a 60 días.
Así, sin un control de estados a ser manipulado por los intervinieres + un seguimiento automatizado del sistema, sería imposible la gestión de todo esto.
Y eso… es la factura electrónica en esencia a mi juicio.
La teoría de la factura electrónica
Más allá del caso que hemos mencionado arriba, la factura electrónica común es una iniciativa que la administración quiere implementar para ayudar a la lucha contra el fraude.
También teóricamente, si el emisor como el receptor tienen el mismo sistema, la facturación, ordenamiento y clasificación y seguimiento es automática. De no tener exactamente el mismo sistema, ambos han de contar con facturas en formato XML o su copia en XML que tenga el formato estándar para ser leído por ambas partes.
Si añadimos como ahora indicamos firma digital para tener autenticidad, el proceso es aún más seguro y veraz.
Sin embargo, la realidad muestra que las empresas van a velocidades diferentes. No se puede exigir a un autónomo implantar un sistema específico para facturar o, al menos, no ocurre eso en España entre empresas.
Sin embargo, para contratos con la administración si es de obligatorio cumplimiento contar con el formato de facturae.
En países como México o Perú el sistema de facturación electrónica es obligatorio para poder cumplir con los reglamentos fiscales del país.
Requisitos para emitir una factura electrónica
En primer lugar, hay que contar con la tecnología necesaria para emitir las facturas y además, se necesita el aval del ente tributario del país para poder hacerlo en caso de países que tengan un formato específico.
Si este es el caso, la empresa debe adquirir una firma digital que avale la autenticidad de la factura.
La factura electrónica, al igual que su par en físico debe ser legible, garantizar la autenticidad de origen y mostrar integridad en el contenido del documento; es decir, que la información no haya sido alterada.
¿Cómo puedo garantizar su autenticidad?
La legislación española permite tres procedimientos para garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido. Estos son:
- Firma electrónica.
- Intercambio Electrónico de Datos (EDI).
- Medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Aeat).
Puedes conocer más sobre las leyes y el proceso de facturación electrónica en España aquí.
En cualquier caso, si la factura provienen de tu proveedor, de su correo es una factura igualmente válida.
¿Qué se necesita para expedir facturas electrónicas?
De acuerdo con factura.es son tres las formas que hay para emitir una factura digital:
Primero mediante un programa informático al que se puedas acceder a través de Internet y que, normalmente, permite su descarga e instalación en los ordenadores de la empresa.
En segundo lugar…
Debido a que en España ya se implementó la obligatoriedad de emitir facturas para el sector público, algunos expertos consideran que a futuro también se hará para todos. En vista de que así pueden reducir el déficit fiscal.
Conclusiones
- Es difícil conseguir que todas las empresas usen un mismo formato de factura electrónica.
- Aún así es vital confiar en la digitalización para acelerar procesos y reducir costes.
- La factura electrónica, sea unificada, estatal o sea independiente con distintos proveedores ha venido para quedarse. Es una herramienta que hará dos cosas vitales para tu empresa: ahorrarte tiempos y costes de gestión.
¿Conoces el factoring? En este post, te lo explico: ¿Cómo funciona el factoring? Claves y consejos para pymes
