7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

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“Quiero contratar a un equipo de trabajo a distancia porque me han dicho que es la forma más barata de iniciar una empresa”. Seguramente has escuchado esto alguna vez o tú mismo lo has dicho.

En esta era de los autónomos y del trabajo a distancia es normal que cada día haya más empresas que tengan al menos a un empleado que trabaje a distancia.

Ya sea un desarrollador web, un community manager o un redactor pueden ser las opciones más viables para que otros se ocupen de tareas en las que no eres muy bueno.

Aunque además de dejar en manos de expertos algunas tareas, ¿qué otros beneficios trae tener un equipo de trabajo a distancia?

Un equipo de trabajo a distancia, ¿por qué?

¿Por qué querrías tener un equipo de trabajo a distancia si puedes “vigilar” a todo el mundo en la oficina? Bueno, te dejo una imagen que resume los puntos:

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

¡Muy bien! Todo suena de lujo… pero la verdad es que gestionar un equipo a distancia puede desorganizar toda tu empresa si no lo sabes manejar desde el principio.

Imagínate, un redactor allá, el desarrollador aquí y el jefe que no está. Mientras todos concuerdan para reunirse a una misma hora se pierde tiempo valioso para tomar decisiones o despachar a tus clientes.

Así que lo primero que debes hacer es indagar qué tipo de equipo de trabajo quieres.

3 tipos de equipos de trabajo a distancia

Hay tres formas básicas de organizar equipos de trabajo a distancia:

  • Parcial: cuando tu equipo de trabajo va unos días la oficina y otros trabaja desde casa.
  • Completo: son servicios contratados a autónomos o empresas. Puedes pagar por hora o por proyecto.
  • Mixto: un equipo de trabajo que tenga una combinación de ambos.

Bien. Ahora depende de ti escoger cómo quieres que sea tu equipo de trabajo a distancia o si no lo quieres para nada 😉

¿Sigues allí? Me lo imaginaba.

Ahora, te dejo 7 consejos de empresas que han probado con un equipo de trabajo a distancia.

7 Consejos prácticos para gestionar un equipo de trabajo remoto

Algunas empresas nos cuentan cómo fue su travesía en la gestión de equipos de trabajo remoto y nos dejan sus consejos:

#1 Identifica los servicios que puedes contratar con autónomos

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia. [Chris Strong Getty Images]

A Un Solo Click del Sí es una agencia de citas y matrimonios que funciona solamente por Internet. En los inicios, su fundador Alexis Gutiérrez pensó que la mejor idea era tener a alguien todo el día disponible para trabajar en la aplicación móvil.

Alexis se encontraba atareado con todas las tareas de la empresa y decidió alquilar una oficina para tener a todo su equipo de desarrolladores web en un solo lugar.

A medida que la aplicación tenía más descargas y necesitaba más funciones, el equipo de trabajo de A Un Solo Click del Sí se hacía más grande. A pesar de ser buenas noticias, Alexis estaba atareado porque todo el mundo hacía de todo un poco y trabajar en su aplicación se volvía más tedioso.

Lo que pasaba era que A Un Solo Click del Sí contaba solamente con los desarrolladores web que vivían en la ciudad y que no necesariamente tenían las habilidades que necesitaba.

La solución de Alexis fue fácil: tener a un desarrollador y un analista en la oficina y el resto del personal (marketing, atención al cliente, diseño de página web, community manager trabajan a distancia).

Cómo solucionarlo:

Puedes ayudarte respondiendo estas preguntas:

  • ¿Cuál puesto de trabajo puedes mejorar contratando a alguien a distancia?
  • ¿Cuáles son las tareas que puedes contratar como servicio? (Por ejemplo, que sea más barato llevar un Community manager externo que interno).

Recuerda: tú eres el responsable de contratar a empleados por razones de calidad, de reducción de costos o ambas.

#2 Escoge al menos 2 canales para conversar*

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia.

Por ejemplo, Vacuno Vacuno decidió contratar a alguien que se encargara de las campañas de email marketing, pero aunque se notaban los buenos resultados, la comunicación era una pesadilla.

Se dieron cuenta que el problema es que usaban todas las herramientas y al final eso desorganizaba la comunicación entre los trabajadores a distancia y la empresa.

La entrevista se hizo Skype, pero a menudo se reunían por Hangouts porque funcionaba mejor para las videollamadas. Los documentos se enviaban por Google Drive y después en Dropbox.

Probaron aplicaciones de CRM, Trello, Slack y cuando alguno quería comunicarse tenía que enviar mensajes por el chat de Gmail, por Whatsapp y hasta por mensaje directo de Instagram. Era un desastre total.

¿Cómo solucionar la comunicación en el trabajo a distancia?

Según Vacuno Vacuno una empresa del sector agropecuario que usa servicios de testing en su web y un comnunity manager es necesario:

  • Escoger solo una herramienta de comunicación que tenga audio, vídeo, chat y soporte el envío de archivos. Preferiblemente que tenga aplicaciones móviles y una versión web.
  • Definir otro medio de comunicación por si el primero falla (un teléfono móvil, fijo, correo electrónico o Whatsapp).
  • Guardar la información en un solo servicio de almacenamiento web. Antes de escoger cualquier plataforma, debes ver cuánto espacio ofrecen, cuánto dinero cuesta y cuántas personas pueden participar.

#3 No asignes tareas como “urgente”

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

En A Un Solo Click del Sí asignaron un calendario de Google Drive con las fechas límites de cada tarea, la descripción y la prioridad de la tarea.

Los primeros días, como siempre, todos cumplían las fechas. Pero poco a poco, surgían contratiempos en el desarrollo de los algoritmos de la aplicación y los empleados a distancia se enfocaban más en las tareas marcadas como “urgente” y se olvidaban de las demás.

Este es un buen ejemplo de lo que sugieren los gurús del trabajo como Jason Fried: asignar únicamente las tareas necesarias.

Sabemos que puede ser difícil despegarse de la idea de una tarea con más prioridad que otra. Sin embargo, puedes probar en asignar las tareas en los tiempos que has acordado.

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“Lo mismo pasa con el despertador. Si te entrenas que la primera alarma no es importante me voy a levantar 2 horas después”, A Un Solo Click del Sí.

 

Solución:

  • No clasifiques las tareas como “urgente” y “menos urgente”.
  • Asigna actividades puntuales con una fecha límite. La idea es asignar actividades de una a una. Si no termina una tarea, no podrá pasar a la siguiente.

Puedes probar los consejos de David Polo en el control de gestión sencillo, eficiente y fácil y sus simples pasos del Plan, Do, Check, Act para gestionar tu equipo de trabajo a distancia:

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

Sencillo:

1.- Planificar (Plan): el qué hacer.
2.- Hacer (Do): pues eso, hazlo.
3.- Verificar (Check): lo que esté mal, márcalo para mejorarlo o corregirlo.
4.- Actuar (Act): corrige o mejora lo anterior.

y vuelve a planificar

#4 No vigiles tanto, mira los resultados

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7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

Dime qué importa más: ¿las horas de trabajo que pagas o los resultados que obtienes?

La primera duda al gestionar un equipo de trabajo a distancia es cómo saber si un empleado trabaja las horas que pago.

La primera reacción en tu puesto sería pedir informes diarios para llevar el control, sin embargo, esta tarea incluye redactar el informe, enviarlo (con copia).

Después otra persona debe leerlo, analizarlo, comprobarlo y dar feedback. Un montón de tareas que parece dar más trabajo y menos resultados tangibles para ti.

Juan Méndez, fundador de Franelas JM afirma que “uno no puede convertirse en la niñera de los empleados a distancia”. Precisamente, el hecho de contratar a alguien a distancia es reflejo de que no quieres estar pendiente de cada paso que dé.

En Franelas JM se dieron cuenta que contrataban a diseñadores por hora, pero esas horas no parecían ser rentables. Juan tenía que pedir informes, verificar que los diseñadores estuvieran conectados y pedir el progreso de las propuestas.

Por supuesto, esto le quitaba muchísimo tiempo, así que con un poco de ayuda de las matemáticas y ganas para afrontar el reto, Juan decidió contratar a diseñadores para trabajar por proyecto para ver qué tal le iba.

Al final, Juan se dio cuenta que tenía que pagar un poco  más caro (pues estaba pagando por un resultado final y no por el proceso), pero se ahorraba toda la ‘vigilancia’ a los diseñadores.

Consejos para solucionarlo:

  • Cuando contrates a un autónomo para que te haga un servicio, pide el presupuesto a base de los resultados o del proyecto y no por hora.
  • Puedes llevar el tiempo en cada proyecto para sacar el promedio del tiempo de trabajo. Así podrás comparar con precios en el mercado en relación tiempo-resultados.

El punto a favor de medir la eficiencia del trabajo a distancia según los resultados es que pagas por “asegurar” un fin y no el proceso. Por el contrario, si quieres tener el ‘saber-hacer’ quizá debas pensar en servicios de consultoría (como por ejemplo: el manejo de redes sociales para empresas).

 

#5 Acorta las reuniones

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia. [ChrisDag en Flickr]

¿No te ha pasado que tienes pensado hacer una reunión de 10 minutos que terminan siendo 2 horas?

Reunirte con un equipo de trabajo remoto implica reunirte con personas con distintos husos horarios que el tuyo, con otro idioma o con distinta velocidad de Internet. Todos son factores que alargan las reuniones.

Soluciones:

Lamentablemente hay aspectos que no puedes controlar, pero si puedes tratar de aliviarlo un poco según explican los encargados de A Un Solo Click del Sí:

  • Envía un recordatorio con los puntos a tratar: así darás tiempo para que sepan a qué atenerse en la reunión.
  • Envía con anticipación el material de apoyo de la reunión: como una lista de ejemplos, una descarga, una presentación o un artículo. La idea es que todos en la reunión estén en la misma página (y no perder tiempo en ver el material).
  • Crea un documento en Google Drive para almacenar toda la información en línea: toda la información vital está disponible desde cualquier dispositivo. Además, se pueden descargar, editar y sin llenar la bandeja de entrada. Eso sí, recuerda asignar una contraseña y definir los usuarios que pueden ver el documento.
  • Es muy importante que al final de la reunión repitan las tareas necesarias, los responsables y para cuándo las necesitas. Así hayan hablado por vídeo llamada, es necesario pasarlo por texto en el chat o en un correo.
  • Evita tener conversaciones repetidas.

Recordatorio: quienes hacen el trabajo a distancia no conocen necesariamente a todos los miembros de la empresa. Así que deja claro a quién puede llamar en la empresa en caso de que tenga una duda urgente. Trata de que sea alguien que esté a tiempo completo y que tenga la capacidad de resolver problemas.

#6 “¿Qué pasa si alguien falla?” Ten un plan B

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7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

En un equipo de trabajo remoto no puedes evitar que los autónomos tengan otros trabajos, que estudien o que quieran pasar tiempo con su familia.

Los chicos de Franelas JM se dieron cuenta que tener un equipo de trabajo a distancia conlleva lidiar con otras situación que no pasan en una oficina.

Por ejemplo, cuando un empleado tiene un fallo de conexión a Internet u otro problema que no pueda controlar ¿qué vas hacer?

Si se trata de tareas pequeñas puede que no importe, pero ¿y  si resulta que es tu diseñador estrella y necesitas que te envíe las propuestas porque están reunido con los clientes?

Ayuda para solucionarlo:

Una de los mejores consejos es tener un plan B. Sin embargo, ese plan (o planes) pueden ser llamados de distintas formas:

  • Formar a tus empleados de planta en dichas tareas.
  • Quedarte con el ‘saber-hacer’ del empleado remoto.
  • Contratar a más gente para poder hacer rotaciones.

Con el punto de las rotaciones, es bueno tener un equipo de trabajo remoto con distintos horarios porque así puedes disponer de uno cuando falle el otro.

#7 No comuniques, ¡conversa!

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7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

Y digo ‘conversa’ porque no tiene que ser un monólogo en el que hablas y hablas y después preguntas si tienes dudas. ¡No!

Me refiero a una conversación fluida, como con un empleado de planta, como si fuera un amigo. Ten en cuenta que ese ‘autónomo’ es parte de tu empresa mientras trabaje contigo (o para ti).

Si el empleado es muy extrovertido supongo que no tendrás problema. Pero el problema puede surgir con las personas introvertidas.

Nuestro consejo es que sigas con los puntos anteriores (ser claro, usar 2 canales de comunicación y reuniones cortas) todo estará bien. Muéstrales confianza en las reuniones, para que se abra y puedan sacar los proyectos de manera más sencilla (evitando tantas revisiones y pruebas).

¿Pero cómo si los empleados están trabajando en tus proyectos? ¿Cómo puedes medir su rentabilidad para pagarles a tiempo?

Por suerte, encontramos una nueva aplicación que puede interesarte:

Prueba Hubstaff, una herramienta para equipos de trabajo a distancia

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7 Tips para gestionar un equipo de trabajo a distancia

Otra de las herramienta de colaboración para gestionar equipos de trabajo a distancia es Hubstaff.

Un programa que puedes instalar en Windows, Mac, Linux, iOS y Android que sirve para supervisar el tiempo que dedicas a tus trabajos.

Este es un programa que puede ser usado por una sola persona o por grupos mayores de 3 personas y lo que hace principalmente es:

  • Ver cuáles son las páginas que visitas.
  • Llevar un control del tiempo que pasas en ciertos proyectos.
  • Puedes hacer y enviar capturas de pantallas automáticas cada 10 minutos.
  • Registra el uso del teclado, del ratón y las sesiones inactivas.
  • Enviar reportes automáticos.
  • Está integrado con servicios de pagos como PayPal o Payoneer.

Puedes probarlo por 14 días gratis para ver si es la solución que te conviene.

 

Espero que con estos consejos puedas gestionar mucho más fácil a tu equipo de trabajo a distancia. Si estás dispuesto a contar tus experiencias puedes escribirnos aquí abajo en los comentarios de este artículo 🙂

Para terminar, quiero dejarlos con una charla TED de Jason Fried en la que explica “¿Por qué no trabajamos en el trabajo?” y te da otros consejos para tener equipos de trabajo remotos más productivos:

¡Recuerda activar los subtítulos!

Nos vemos en la próxima 😉

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