Empresas en funcionamiento regular. ¿Estás allí?

.

¿Está tu empresa en la etapa de funcionamiento regular? Las empresas en funcionamiento regular ya están facturando. Si es tu caso, lograste superar la travesía del desierto. ¡Felicitaciones!

¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre las etapas por las que pasa toda empresa, en su camino al éxito!

Superar las dos primeras etapas, la idea y la puesta en marcha, ya es una proeza. Un alto porcentaje de emprendedores abandonan temprano, principalmente por la falta de pasión por la idea.

En este artículo te recomendaremos algunas actividades claves que deberías estar atendiendo en esta etapa de funcionamiento regular. También, algunas orientaciones para pasar a un funcionamiento estable, es decir, a un nivel de mayor madurez en la empresa.

Este es el tercer artículo de una serie que trata sobre las etapas por las que pasa toda empresa. Estas etapas son:

En funcionamiento óptimo las empresas utilizan herramientas de gestión

Etapas por las que pasa toda empresa que alcanza el éxito

Las 2 primeras etapas en un emprendimiento son la idea y la puesta en marcha. Si aún no has visto los artículos, te recomiendo que le des un vistazo:

Empresas en funcionamiento regular

Si llegaste a esta etapa es porque has logrado atravesar el desierto y alcanzaste la meta de facturar. Es decir, hacer las primeras ventas, conseguir los primeros clientes.

En funcionamiento regular ya tienes clientes

Las empresas en funcionamiento regular ya tienen clientes

Facturar te ha permitido mantenerte a flote. Como hemos dicho en otro momento, has sobrevivido a la travesía del desierto con la poca agua que tenías.

Pero no tengas dudas, lo típico es que en una empresa en funcionamiento regular sigas siendo el hombre orquesta, resolviendo problemas, atendiendo las compras, la producción, a los clientes, etc. Ya te estás acostumbrado a ser el hombre orquesta.

Por ello, en el artículo que describe grosso modo las etapas de un empresa, se hace hincapié en que la palabra clave en esta etapa es aguantar.

Para las empresas en funcionamiento regular, la clave es ¡aguantar!

Para las empresas en funcionamiento regular, la clave es ¡aguantar!

Aguantar y facturar. El propósito es lograr una curva ascendente en los ingresos que permita contratar personal para comenzar a delegar tareas básicas. Lograr esto último es abrir la puerta de la siguiente etapa, que llamamos funcionamiento estable.

¿Qué le ocurre a muchos emprendedores cuando alcanzan el funcionamiento regular?

Como lo señalamos en el artículo sobre las etapas de un emprendimiento (parte 1), es común que los emprendedores se sientan cómodos en esta etapa. Dominan el rol de hombre orquesta y olvidan el mapa de ruta que, probablemente, trazaron en las fases iniciales del emprendimiento. Muchos empresarios se quedan en esta etapa. ¡Permanecen en una zona de confort peligrosa!

Se conforman con seguir facturando. Mejoran aspectos de la producción del bien o servicio gracias a la práctica diaria. Tienen poco personal apoyando y nunca pasan a delegar la administración.

Es decir, siguen haciendo las tareas, como por ejemplo, el pago de servicios del local, comprando insumos, atendiendo proveedores, realizando el inventario, atendiendo a los clientes y, posiblemente, sus reclamos; haciendo las órdenes de producción, etc.

Con seguridad has conocido empresarios que están corriendo todo el tiempo, “apagando fuegos”. Gestionan, administran y apagan los fuegos que van apareciendo. Mantiene a flote la empresa. Pero en lugar de controlarla, es la empresa la que lo controla a él. No tienen tiempo para organizar, para mejorar y para pensar en superar al hombre orquesta.

Empresario “apagando fuegos”

Empresario “apagando fuegos”. No hay tiempo para mejorar.

Esto es muy probable porque el empresario domina el negocio, controla la organización que aún no es muy compleja, y puede estar allí todo el tiempo.

Por supuesto, si se trata de un restaurant o una venta de equipos electrónicos, al permanecer en funcionamiento regular no podrá crecer. Porque en tal caso, ¿cómo creas una o varias sucursales si no has aprendido a delegar? ¡No puedes estar en todos lados al mismo tiempo!

¿Qué puedes hacer para pasar a la etapa siguiente, a la etapa de funcionamiento estable?

Mientras atiendes las actividades medulares para aumentar la producción, debes ir organizando el trabajo, teniendo claras las actividades de gestión, separadas de las administrativas.

Hay dos áreas claves que, en la mayoría de los casos, deben ser atendidas en los aspectos mínimos, para prepararse y dar un salto cualitativo a la siguiente etapa. Estas áreas son:

  • Finanzas
  • Mercadeo y ventas

Área funcional “finanzas”

Las recomendaciones para esta área funcional son:

  • Aplicar buenas prácticas para asegurar la calidad del registro contable
  • Realizar la facturación cumpliendo todos los aspectos legales exigidos
  • Atender con detalle el pago de impuestos

Con conocimientos mínimos y algunas buenas prácticas, estas actividades pueden ser ejecutadas sin contratiempo. Implica para el empresario organizarse y aprovechar al máximo el tiempo disponible. Es importante no dejar acumular la realización del registro contable y nunca dejar de pagar los impuestos.

También es muy importante tener el control de ingresos y gastos, y mantener el flujo de caja, que aunque sea mínimo, te permita dar respuesta en el día a día.  Además, el control y el orden de los documentos es clave.

Cuando la facturación se incremente y cubra los gastos y costes, debe considerar el apoyo de un especialista en el área contable. En principio, unas horas por semana podrían ser suficientes.

Área funcional “mercadeo y ventas”

Para esta área, el aspecto central es la relación con clientes. Establecer buenas relaciones, pedir opiniones sobre el producto, atender con diligencia los reclamos… son acciones importantes. El propósito es que el cliente nuevo regrese, y sobre todo, comente sobre nuestro producto. ¡Que sea nuestro promotor!

Además, debes pensar en atraer clientes sin incurrir en costos. Por ejemplo, con música. ¡Sí, con música! Pero ese es otro tema que luego abordaremos.

Lo importante acá es, como ya te comenté, mantenerse activo. En funcionamiento regular la clave es aguantar.

Si logras aumentar la facturación hasta tener holgura en los ingresos, podrás delegar parte o toda la administración. Esto te permitirá dedicarte a la gestión, a la toma de decisiones. Es decir, te permitirá pasar a la etapa funcionamiento estable.

¿Qué no deberías hacer en esta etapa?

Es natural que un empresario busque apoyo para pasar rápidamente de una etapa a otra, aunque no conozca sobre las etapas que recorre toda empresa. Quiere salir de donde está y mejorar, lo que es lógico. ¡Nadie querrá quedarse en la idea o en el inicio del negocio, sin facturar nunca!

Al buscar apoyo, inclusive de tipo profesional, es muy probable que le receten una serie de pasos y actividades sin que antes le realicen un diagnóstico. Lo que puede llevarte a perder tiempo y dinero. Y créanos, esto es muy frecuente en las primeras etapas del emprendimiento.

Por tal motivo, acá recomendamos para una empresa en funcionamiento regular, no enfocarse en actividades que no aporten a la superación de esta etapa, pues el propósito debe ser aumentar la facturación para cubrir los gastos y la compra de materia prima, y así tener holgura para contratar más personal en el que puedas delegar la administración.

Cuidado con las recetas

¡Cuidado con las recetas!

Algunos ejemplos de qué podría no aportar nada en esta fase son los siguientes:

  • Aprender a realizar evaluaciones de desempeño (¿valdrá la pena si tienes poco personal o, tal vez, a nadie?)
  • Elaborar un organigrama para la empresa (esta es una actividad de debes desarrollar más adelante. A menos que estando en funcionamiento regular, lo requieras. ¿Será posible?)
  • Buscar un software de gestión (no aporta porque aún no se tiene la organización para aprovecharlo)
  • Contratar a un agente aduanero para exportar (es difícil exportar si apenas estás comenzando. Aún no se tiene capacidad para tal fin)
  • Dedicar esfuerzo a captar información tecnológica del entorno, para aplicarla en los productos y servicios (es una actividad importante, pero en funcionamiento regular, el foco debe estar en producir bien y facturar).

¡No hay recetas!

Por supuesto, todo lo comentado dependerá del tipo de emprendimiento. Como lo explicamos en el artículo Puesta en marcha de una empresa, cada emprendimiento es único, tiene un contexto propio, se inicia por amor o por necesidad y depende en buena medida de las competencias (conocimiento + habilidades + valores) del emprendedor.

Lo importante es estar consciente de lo que estás haciendo y no perder tiempo en actividades que son importantes, pero que deben ser atendidas más adelante. Cada “actividad” en su momento.

Para finalizar…

La clave para todas las etapas está en mantener el enfoque en lo importante, sin perder de vista lo que debe abordarse para avanzar en la “madurez” de la empresa.

Madurez significa, hacer las cosas bien de manera constante, como un hábito. Es decir, no caer en olvidos o realizar las actividades de manera esporádica, por urgencia.

Estas y otras sugerencias, además de diversos tópicos relacionados con el funcionamiento regular, serán objeto de revisión próximamente, a través de actividades que estaremos compartiendo con todos. ¡Aprenderemos mucho! Y recuerde:

¡Hasta pronto!

Comentarios

Comentarios

Más de Gestión general

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR