Empresa exitosa: JM Sports en funcionamiento óptimo (parte 1)

. Nov 27, 2017.

¡Bienvenidos a un nuevo artículo sobre mejora continua en las empresas! Hoy compartiremos otra parte de la historia de una empresa exitosa: JM Sports en funcionamiento óptimo.

En el artículo las etapas de una empresa (casos de éxito: Franelas JM) comentamos parte de la historia de JM Sports, hasta alcanzar la etapa de funcionamiento estable.

En este nuevo artículo, hablaremos de las actividades realizadas por Juan Méndez y su equipo, para llevar a su empresa a una nueva etapa: funcionamiento óptimo.

Como sabes, toda empresa atraviesa en su camino al éxito, lo que acá denominamos etapas. Distinguimos 6 etapas por las que pasa toda empresa exitosa:

Además, durante el paso por estas etapas, especialmente a partir del funcionamiento regular, las empresas desarrollan áreas funcionales.

Recordemos que cada emprendimiento es único. Sin embargo, toda empresa exitosa pasa por las mismas etapas en su travesía hacia el éxito.

¿Cuáles son las áreas funcionales que distinguimos?

Nosotros distinguimos 12 áreas que pueden ser desarrolladas en una organización:

Áreas funcionales que se pueden identificar en una organización

Áreas funcionales que se pueden identificar en una organización

Cada una de las áreas recibe atención por parte del empresario, es decir, recursos y tiempo, según la etapa en que se encuentre la empresa y el tipo o sector al que pertenece. A su vez, cada una de las áreas tiene subáreas.

Por otra parte, como hemos señalado en otros artículos sobre mejora continua, todas las áreas funcionales de una empresa exitosa son susceptibles de mejora.

La mejora continua se logra a través de las etapas, en la medida en que el empresario y su equipo van desarrollando la organización que hace posible la empresa; es decir, que materializa la producción de bienes y servicios.

Las empresas en funcionamiento óptimo utilizan herramientas de gestión

Una empresa en funcionamiento óptimo ha atravesado 4 etapas. Es una empresa exitosa en la que el empresario ha delegado no solo la administración sino, probablemente, la gestión.

Las actividades y los procesos se ejecutan con regularidad y están organizados. La empresa funciona sin que el empresario deba estar supervisando de manera permanente la marcha de las actividades, porque cuenta con herramientas de gestión.

 En funcionamiento óptimo la empresa funciona sin que el empresario deba supervisar todo el tiempo

En funcionamiento óptimo la empresa funciona sin que el empresario deba supervisar todo el tiempo

Un término técnico pero fácil de entender es el de nivel de madurez. Cuando una empresa tiene poco nivel de madurez, su éxito depende de héroes. Es decir, si el empresario falta o el personal contratado se marcha, las actividades dejan de realizarse o ya no se hacen bien. Lo que afecta el funcionamiento de la empresa.

Si la empresa tiene alto nivel de madurez, el funcionamiento es el esperado, sin depender de las personas de manera exclusiva. Depende de la organización. Hay una cultura que permite continuar la buena marcha cuando las personas no están o se retiran.

En las primeras etapas por las que pasa toda empresa exitosa, el empresario lleva el peso del trabajo. Si deja de realizarlo, la empresa no funciona.

En este punto es clave recordar que una empresa puede quedarse en una etapa y permanecer allí años. Por ejemplo, en la etapa de funcionamiento regular.

Allí el empresario factura, lleva la gestión y la administración, y puede permanecer en ese estado mucho tiempo. Se acostumbra, crea una zona de confort y nunca da el paso de delegar. Por supuesto, no podrá crecer.

Una empresa puede quedarse en una etapa y permanecer allí años

Una empresa puede quedarse en una etapa y permanecer allí años

Empresa exitosa: JM Sports en funcionamiento óptimo

Juan Méndez, el dueño de JM Sports, tomó la decisión de incorporar una administradora para delegar todas las tareas de finanzas, que era una de las áreas más desarrolladas en la empresa. Además, la administradora apoyaría la supervisión administrativa del personal en la fábrica, lugar en el que estaría su oficina.

Al delegar la administración de la empresa y mejorar diversas áreas, JM Sports alcanzó la etapa de funcionamiento estable.

Juan delegó en particular las siguientes actividades: la contabilidad, la facturación, el control de ingreso, gastos y análisis de costes; pago de impuestos, elaboración del flujo de caja mensual. También, pago a proveedores, pago de la nómina y atención de los aspectos laborales según las normas vigentes; el pago de gastos fijos y servicios; entre otras actividades.

En funcionamiento estable, JM Sports logró avanzar en el desarrollo se diversas áreas funcionales

En funcionamiento estable, JM Sports logró avanzar en el desarrollo se diversas áreas funcionales

Al delegar, Juan pasó a realizar más actividades de dirección estratégica, gestión y organización.

Puso en marcha una segunda tienda. Pero antes creó una estructura organizacional que le permitiera delegar con orden y asignar responsabilidades a cada miembro del equipo.

Creó manuales básicos de operación para las tiendas, asegurando que los encargados tuvieran guías para desarrollar sus actividades de venta y administrativas. En esta supervisión involucró a la administradora.

Adquirió software para tener control de la administración de la empresa y aprovechar la información que se generaba en las tiendas, la fábrica y la oficina administrativa.

También estableció objetivos que apuntaban a diversificar la producción (incluir otras prendas deportivas), mejorar la calidad para posicionar la marca y crear 3 nuevas sucursales en los próximos 3 años.

JM Sports en funcionamiento óptimo

En el artículo sobre las etapas de las empresas, se establece que una empresa en funcionamiento óptimo, utiliza herramientas de gestión de empresas.

Es importante aclarar que el término “herramientas de gestión” lo utilizamos para referirnos a todo medio que ayuda a la gestión de una empresa en los siguientes aspectos generales:

  • Herramientas para el registro de datos en cualquier área funcional.
  • Herramientas para el control y mejora de actividades y procesos en las áreas funcionales. Puede incluir metodologías y modelos de buenas prácticas.
  • Herramientas para la consolidación de datos, presentación de información y toma de decisiones.

Áreas funcionales en funcionamiento óptimo

Una pregunta común en gestores y empresarios es si todas las áreas funcionales alcanzan el mismo nivel de desarrollo, en una misma etapa. La respuesta es no.

Lo común es que en una empresa se desarrollen ciertas áreas más que otras, en las diferentes etapas. Y es así, no solo por la gestión que se haga, sino por el contexto y la naturaleza de la empresa.

Sin embargo, en funcionamiento óptimo las áreas desarrolladas deben haber alcanzado un alto nivel de madurez. Esto es, realizarse en todos las subáreas que apliquen, y aprovechar los datos para tomar decisiones, utilizando herramientas de gestión.

Ejemplo de áreas funcionales en una empresa exitosa

Ejemplo de áreas funcionales en una empresa exitosa

En el caso de JM Sports, un área que no demanda atención especializada es la referida a la normativa ambiental. La razón, es que la actividad que realiza no genera desperdicios o contaminación que demande un tratamiento especial para minimizar el impacto. Si la comparamos con una fábrica de plásticos u hormigón, es evidente lo que estamos señalando.

JM Sports alcanzó la etapa de funcionamiento óptimo desarrollando las siguientes áreas funcionales:

Dirección estratégica

Juan y su equipo desarrollaron versiones mejoradas de la misión y visión de la empresa. Esto siempre fue importante para Juan. Eran “puntos” de referencia para tomar decisiones y avanzar. El equipo tenía claro para qué existía la empresa, qué hacía y cuál era el valor entregado al cliente.

Con relación a la visión, el equipo podía responder a preguntas como ¿qué queremos ser como empresa? y ¿dónde queremos estar en 5 años?

Por otra parte, el equipo fue internalizando ciertos valores como la calidad y la disciplina en la realización de toda actividad, de cualquier tipo y complejidad.

Además, Juan estableció objetivos estratégicos para orientar las acciones y tener puntos de referencia al evaluar a la empresa periódicamente.

Liderazgo y toma de decisiones

En esta área, JM Sports desarrolló un liderazgo basado en cumplimiento de objetivos.

Para la toma de decisiones, al contar con herramientas de gestión, pasó a realizar el proceso de manera formal. Las decisiones se documentaban y se daban a conocer según el caso, para asegurar que el equipo conociera sobre las mismas.

Como Juan había delegado la administración y parte de la gestión, especialmente en cuanto a la fábrica y el mercadeo de las franelas y demás productos, se aseguró de que la toma de decisiones se basara en buenas prácticas y una guía de trabajo.

En parte de las decisiones tomadas por el equipo, Juan no participaba directamente.

Análisis del Entorno

Sobre esta área comentamos en el artículo Análisis del Entorno: en la ruta hacia la mejora de JM Sports.

En síntesis, Juan y su equipo establecieron prácticas para recopilar información del entorno, y así, analizar de manera periódica la información de clientes, de proveedores y de potenciales distribuidores.

Lo anterior implica que el análisis del entorno para JM Sports era básicamente lo relativo a formar alianzas.

Una de las alianzas claves para el crecimiento de la empresa era con distribuidores en otras ciudades.

Mercadeo y ventas

Cuando Juan se planteó crear la empresa, ya ejecutaba actividades de ventas. Utilizaba dos canales para vender. Así pudo asegurar de que el producto tenía aceptación y un mercado potencial.

En sus primeros pasos, Juan fue mejorando el mercadeo con el apoyo de sus amigos músicos, quienes tenían una banda de rock llamada Los Jacks.

Luego, desarrolló varias subáreas de mercadeo y ventas, presentes en toda empresa exitosa de su tipo. Para esto, contrató una especialista que orientó las acciones y mejoró las ventas.

Además, establecieron una relación de feedback permanente entre producción y mercadeo.

El feedback permanente entre producción y mercadeo y ventas es clave

El feedback permanente entre producción y mercadeo y ventas es clave

Juan y su equipo atendieron de manera planificada las siguientes subáreas:

  • Relación con los clientes. Centraron esta relación en la calidad de la atención, la creación de relaciones y satisfacción del cliente.
  • Segmentación, mercado y posicionamiento. Dirigieron el esfuerzo a distinguir segmentos y definir sus principales clientes. También indagó sobre qué valoran los clientes del producto y para qué realmente lo utilizaban.
  • Desarrollo de productos. Juan y su equipo desarrollaron diseños para franelas y trabajaron en nuevos productos: uniformes deportivos, chaquetas y bolsos.
  • Precio de productos. La fijación de precios se basaba en la estructura de costes y el análisis de precios de la competencia (productos similares o sustitutos).
  • Gestión de venta. Los responsables de las tiendas disponían de capacitación en ventas y de material de apoyo.
  • Distribución. A partir del funcionamiento estable y con la adquisición de software para el control de la tienda, JM Sports pasó a tener una tienda en línea, integrada con el CRM adquirido para gestionar la empresa.

Producción y operaciones

En esta área, JM Sports avanzó en aspectos como la gestión de proveedores, el control del inventario y la planificación de la producción.

En cuanto a la gestión de proveedores, aplicaron criterios de selección y tenían dos o más proveedores para cada insumo clave.

Se analizaba la calidad del producto entregado por parte del proveedor y qué tan confiable era al momento de la entrega. Toda la información estaba en la herramienta de gestión que manejaba los datos de los proveedores.

En cuanto al control del inventario, JM Sports contaba con un proceso definido para la adquisición, recepción, sistematización y control de existencias.

La producción en JM Sportos alcanzó un nivel alto de desempeño

La producción en JM Sports alcanzó un nivel alto de desempeño

Además, al tener la información registrada era factible disponer de un plan de compras según el inventario de productos e insumos.

Respecto a la planificación de la producción, mercadeo y ventas suministraba información diaria de las ventas de los diferentes canales, de manera automática.

Con esta información, más la relacionada con el pronóstico de la demanda, las metas fijadas de ventas y la proveniente de finanzas, se programaba la producción.

¿Qué otras áreas fueron desarrolladas en funcionamiento óptimo?

Las otras áreas desarrolladas por JM Sports fueron:

  • Normas ambientales y Riesgo Laboral
  • Estructura organizacional
  • Finanzas
  • Talento Humano
  • Gestión de la Información
  • Gestión de la Calidad

De estas áreas hablaremos en el próximo artículo. Compartiremos detalles de lo realizado por Juan y su equipo, en las diversas subáreas para cada caso.

También, sobre cómo las herramientas de gestión permitieron un funcionamiento óptimo en JM Sports.

Como hemos dicho en otros artículos sobre mejora continua, una empresa es “perfecta” cuando la mejora no es algo puntual, sino que es parte de la cotidianidad de la empresa.

Y como sabemos, todas las áreas funcionales en una empresa exitosa son mejoradas de manera continua, a través de sus etapas. En particular, desde la etapa de funcionamiento regular.

¡Hasta pronto!

 

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