Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

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¿Diriges tu propia empresas y sientes que la cosa no va bien?. Gestionar los procesos en la búsqueda de la calidad total, es lo más importante para que te conviertas en una empresa eficiente.

Como empresarios a veces llegamos a un punto en el que necesitamos de la gestión de calidad de los procesos; para hacer de la nuestra, una empresa eficiente.

Probablemente necesitemos una metodología que nos ayude a organizar ideas; planificar acciones; ejecutar esas ideas y, a partir de allí, revisar y corregir lo que está fallando.

En esta lección, David Polo nos muestra que en el camino hacia el éxito de tu empresa no puede haber atajos; por ello nos plantea estrategias para gestionar la calidad de los procesos de nuestra empresa.

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Transcripción del video:

¡Hola amigos bienvenidos a una lección más de Gestionar Fácil!

El tema de hoy es apasionante y vais a ver la clave, de manera científica; de aquellas personas que triunfan y aquellas personas que no.

Y eso es con la gestión de la calidad de los procesos, lo cual es lo mismo que una empresa eficiente.

Nos sonará a chino: ¡No, mi empresa no necesita tener un sistema de gestión de calidad!,  ¡yo no hago productos alimenticios!, ¡yo no hago cosas de esto!…

Olvidad el concepto calidad. Al final se trata de ser eficaz y que las cosas vayan alineadas o que sea un caos.

 

Pero primero mira el video…

Tenemos en color rojo lo que no se va a hacer: un jefe que es un desastre. Y en color azul un jefe que es alguien que lo está haciendo bien.

Nosotros queremos que tú seas el de color azul; y vamos a ver las distintas partes para que tengas un mecanismo y una metodología para saber cómo se hacen las cosas bien.

Caótica gestión de calidad de los procesos

Idea

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Primero vemos que la idea de hacer cualquier cosa:

1.- Hacer una campaña comercial.

2.- Cómo hacer un proceso dentro de tu empresa.

3.- Tratar un cliente.

4.- Llevar una cosa de contabilidad.

5.- Hacer un albarán.

Lo que sea, se le ocurre al jefe cuando está durmiendo, por el parque, lo que sea.

Planificación

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Luego, llega la parte de la planificación. Y la planificación es simplemente llegar a la oficina y empezar a gritar a los empleados o a decirles lo que quiera hacer. La idea que se le ha ocurrido: por qué esto, por qué el otro, etc. etc.

Los empleados pues le miran, porque es el jefe y le tienen respeto; pero por dentro estarán pensando: ¡Otro invento más que tiene nuestro jefe!

 

 

Ejecución

Al final, ellos lo ponen en práctica: que es la ejecución.

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Pero, como vemos, este empleado lo que hace es que ejecuta, en vez de una línea recta, dando vueltas porque no está bien definido.

Porque es una idea sin haberse aprobado. Sin haberse planificado en condiciones y, ¡bueno! e intenta hacer lo mejor que puede; pero le sale así, el segundo empleado parecido y el tercer empleado parecido.

Revisión

Normalmente en gestión de calidad, lo otro, en vez de una fase de revisión; haces una cosa y revisas que esté bien hecha para luego mejorarla, pero no hay fase de revisión.

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Él llegó aquí, el jefe, y dijo: ¡hay que hacer ésto!; el resto lo hicieron de la  mejor manera posible.

No hubo una revisión y por supuesto no hubo una corrección y menos aún una vuelta a la planificación.

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Ejecución

Al final; cuando vuelven a ejecutar por segunda o por tercera vez: ¡vuelta a lo de siempre!. Porque esto aquí no ha funcionado:

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Y, claro, el empleado quiere sacar adelante el trabajo.

A lo mejor se le ha  ocurrido al jefe hacer este producto de esta manera diferente, o lo que sea. No es posible, el empleado, lo hace de la otra manera, llevando “la contraria al jefe”. Pero es que tiene que sacar el trabajo porque sino va a ser peor.

Total que al final es un poco ¡Desastre!.

Modelo replicable de gestión de calidad de los procesos

Idea

Sin embargo, nuestro ejemplo número 2, este jefe se le ocurre las ideas aquí.

Las escriben una pizarra como ésta (o cualquier otra); en un papel y se reúne con su equipo de una manera respetuosa, sin decir: ¡ésto es lo que hay que hacer o lo otro!

Sino que plasma las ideas y confía en su equipo de profesionales; escucha lo que quieren y dicen cada uno y está al tanto de ideas, mejoras, etcétera, etcétera.

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

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Planificación

Después lo que hace es que define los procesos. Y los procesos, si es posible, con un diagrama de procesos.

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

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Algo sencillo mejor; pero aquí el diagrama define distintos procesos: proceso comercial, operaciones, de atención al cliente.

Imaginemos que estamos en una fase inicial o inclusive en fases más avanzadas, donde siempre hay que prever las cosas introducir cosas nuevas y se ven por los distintos supuestos. Se hacen los famosos casos de uso.

¿Qué pasa? así pues primero tendrá que seguir las flechas:

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Es decir, una de manera organizada: lo pones en papel, porque si no lo pones en papel se te van a pasar muchas cosas; y, aparte, lo tienes que hacer alineado con lo que es tu empresa.

Hay un video dentro estas lecciones de la visión, de la misión, de los valores:

 

Y la visión aquí es de lo que se trata es ¿Cómo veo la empresa dentro un futuro?; la cual me baso en unas directrices de la parte comercial, en la parte operaciones, en la parte de lo que sea.

Los objetivos de cada una de ellas y las estrategias que son las acciones que voy a hacer para lograr mis objetivos; y además los indicadores para lograr esas estrategias. ¡Uff! esto suena complicadísimo ¿verdad?

Bueno, hay software para todo. Gracias a Dios tenéis Platzilla por acá para que lo probéis u otro tipo de aplicaciones; inclusive hasta hojas de excel, pero, ¡por favor! tenerlo por escrito, sino esta parte aquí no va a funcionar.

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Ejecución

Acto seguido, una vez que ésto se planifica se ejecuta; y como vemos pues la líneas un poco más recta que la de los compañeros de la empresa de arriba.

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

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Obviamente no es perfecto pero bueno, digamos que tiene menos desvíos. Y luego teníamos la fase de la idea la planificación, la ejecución.

Revisión

Y tenemos la revisión. Aquí ponemos la figura de este robot de optimus auditor prime. Pero bueno, digamos que siempre tiene que haber el bueno y el malo.

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

El auditor, no es que sea el malo. Pero si es alguien que de manera sistematizada tiene que ver lo que hemos quedado aquí; y comprobar lo que se ha hecho; y ver dónde han podido haber las fallas los puntos de mejora etcétera, etcétera.

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Gestión de calidad de los procesos = empresa eficiente

Entonces a nivel técnico esto se llama generar las no conformidades:

  • No conformidad 1, 2, 3 y 4

Es decir, lo que se ha dicho que se tenía que hacer y se ha plasmado en un proceso; un documento lo que sea no está conforme con lo que se ha hecho, por eso es la no conformidad.

Pero eso no quiere decir que estén mal. Muchas veces lo que se plasma hasta que no se pone en práctica, no se ven dónde están esas fallas.

No pasa nada si es que se trata de eso, de estar revisando y mejorándolo.

Este robot tiene que ser alguien en tu empresa que no sea el jefe; el emprendedor principal, pero que es alguien metódico.

Candidatos para llevar las “No conformidades”

Si es una empresa muy pequeñita puede ser, a lo mejor, la persona que lleva la administración; y puede rever lo que se ha acordado.

Si es una empresa un poco más grande, a lo mejor ya pueden adoptar la figura un auditor interno; que va haciendo auditorías de todo lo que se ha visto para ver qué tal se ha hecho.

Pero es importante que se revise y que no lo revise el jefe; porque si lo revisa el jefe se va a enfadar y no va a tener, a lo mejor, una actitud objetiva.

Muchas veces lo que tiene una persona la cabeza no es la realidad, y a lo mejor se tiene el riesgo de que digas: ¡no!, pero si quedamos en esto; ¿por qué no existe esta manera?; ¿de la otra? y pones en compromiso a tu compañero trabajo a tu empleado a quien sea.

Es mejor que sea un tercero, porque la reunión es más tranquila, es más sosegada; y se pueden ir viendo los puntos siempre desde el punto de vista constructivo.

Entonces, estas no conformidades generan; cada una de ellas, las acciones correctivas o las acciones preventivas.

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Porque a veces te puedes dar cuenta de algo que ¡epa! no está mal; pero hay un riesgo de que ocurra algo.

Corrección

Por ejemplo, estás diciendo: ¡a lo mejor cuando el proceso facturación a los clientes!; y decides enviarlo por correo postal.

Bueno el riesgo que puedes tener por correo postal al enviarles las facturas, es que a lo mejor se pueda dar el cliente por no aludido; y entonces tienes que, por una acción preventiva, que es una llamada para ver si ha recibido el correo. (Por poner un ejemplo tonto).

O enviarlo por correo electrónico, que es lo suyo; y que la persona una vez que lo vea pues reciba una notificación.

Entonces, estas acciones correctivas; estas acciones preventivas dentro estas acciones pues están el grupo de tareas; que las pones en el calendario de tu aplicación para que todo mundo las comparta.

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Y para que todo el mundo sepa que estás en ello; o todo el mundo envuelto en ello para que no le digan al trabajador: ¡esto no funciona!, y él diga: ¡no! ¡no! que estaba haciendo tal y cual.

No.. que la gente envuelta en ese proceso, si estamos dando las facturas; sería contable, serías tú como emprendedor, como empresario, sepa que tiene que hacer esas tareas de la acción correctiva que se ha definido.

Y para que también quienes las tienen que hacer no se agobien; o que tiene cosas por corregir más las cosas que hacer.

Las personas tienen su tiempo y hay que respetarlo.

Planificación

Bueno pues, una vez que se corrige se vuelve a la planificación.

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Como veis es el círculo de la calidad: planificación, ejecución corrección, revisión y corrección; y así continuamos.

Entonces, en la siguiente planificación pues aquí tenemos al auditor; que ya está al tanto de lo que es esta la primera fase.

Entonces en una mesa pues ya se pueden ir viendo las cosas: esto es lo que se hizo al principio; así es como se ha corregido; esto es lo que ha mejorado; vamos a introducir esta otra mejora.

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Entonces la planificación después de haber producido esas mejoras va a ser un poquito diferente; y luego se vuelve a ejecutar.

Y como veis ya la línea de este proceso pues es más recta. Digamos que no tiene tantos altibajos que no tiene tantas complicaciones es más fácil.

 

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Al final ves la diferencia entre ser metódico y no ser metódico.

Resultados de la gestión de calidad de procesos

Tú puedes ser el mejor empresario del mundo o el que tenga las mejores ideas; pero al final no basta sólo con la idea.

La ejecución es súper importante y la ejecución es una serie de procesos; y si estos procesos no los tienes definidos, medidos y los corrige es pues al final te saldrá todo pues hecho un lío; con los consiguientes resultados que los tenemos aquí.

Malos resultados = Empresa en caos

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Si lo haces de esta manera muy probablemente si estás desorganizado. Tendrás más costes.

Pero, no es lo mismo hacerlo de una vez que dar tantas vueltas. Obviamente es más tiempo y por consiguiente es más coste.

Aunque sea en coste de personal; pero seguro que en otros procesos tienen más costes de material; coste de oportunidad, que podría estar haciendo otra cosa, en vez de lo que estás haciendo ahora y otro tipo de costes.

Tienen menos ingresos. Es que es lógico; y si lo haces mal pues al final eso te va a repercutir en tus ingresos.

Tienes menos liderazgo como jefe; porque dices hoy una cosa y mañana dices otra.  ¿Cómo alguien va a tener confianza en ti y tú vas a ser un líder si no sabes ni tú cómo quieres las cosas?

Por supuesto, esto genera menor motivación y genera cansancio en el equipo. Al final esto se traduce en que es un círculo vicioso negativo y que termina muriendo la iniciativa; aunque sea muy buena, la mejor idea al mundo; si no está bien ejecutada no funciona.

¡Alto! antes de seguir, revisa esta lista de síntomas de una empresa en crisis.

Resultados deseables = Empresa eficiente

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Sin embargo, en el otro ejemplo los resultados pues son totalmente lo contrario: menos costes; porque cada vez las cosas las haces más rectas, aprovechas recursos, optimizar las cosas.

Más ingresos, más liderazgo por lo tanto más motivación de las personas; y menos cansancio o al menos les afecta menos el cansancio porque están motivados.

Luego al final es una espiral positiva y este modelo es un modelo replicable hagas un montón de cosas.

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Gestión calidad procesos=empresa eficiente

Verás emprendedores recurrentes o empresarios que tienen varias empresas que lo hacen todo bien. Fijaros en Virgin  todas las empresas están funcionando bien ¿Qué tendrán?

Pues probablemente que se haga las cosas de la manera correcta; y se intenten aprovechar las debilidades que hay en el mercado para intentar entrar y con una metodología buena, funcionar.

Experiencia

Esto, por ejemplo, en mi caso personal, yo lo puedo asociar a cuando empecé en el mundo las artes marciales.

Cuando era un adolescente; y yo era el que me tiraba en seguida por el otro, y era ágil y se me daba bien.

Pero mi contrincante; un compañero que iba siempre conmigo; iba muy despacito, aprendiendo de los pasos, las defensas, etcétera, etcétera, y al principio yo le daba por todos lados; pero con el tiempo aprendió las bases de todo.

Se fue corrigiendo y ya, llegó un momento que fue imparable; hasta el punto de llegar a competir y tener algún título. Luego supongo que esto lo asociarás a varios aspectos de tu vida.

Espero que en tu empresa, si estás viendo este vídeo es porque quizás no todo esté funcionando correctamente:

  1. Aplica las metodologías.
  2. Sé paciente.
  3. Escucha tus compañeros.
  4. Siempre planifica con tus compañeros.
  5. Ejecuta, revisa, corrige y vuelve a planificar.

Ese es el camino hacia el éxito. No hay atajos, es esfuerzo pero organizado y con metodología.

Muchas gracias por tu atención y hasta el próximo video.

¡Excelente! Ahora tu puedes aplicar La Gestión de calidad de los procesos dentro de tu empresa; para hacerla más eficiente cada día y continuar por el camino hacia el éxito. ¡Atrévete!

Transcripción, edición de textos e imágenes por: Karin Paola Pestano

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